Rammeavtale over Statens standardavtaler for IT-anskaffelser

Transkript

1 Rammeavtale over Statens standardavtaler for IT-anskaffelser Kjøpsavtalen Avtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser ved IT-anskaffelser Den lille Vedlikeholdsavtalen Avtale om vedlikehold og service av utstyr og programvare i mindre omfang Avtalenummer < > Avtaleperiode Avtalen gjelder fra til

2 Historikk Versjon Initialer Dato Merknader / Endringer Konkurransegrunnlag

3 Innhold 1 Innledning Deltakere Tilknyttede standardavtaler - begrepsforklaringer 4 2 Anskaffelsens formål, bakgrunn og omfang leveransen leie av multifunksjonsmaskiner Krav til Leveransen 5 3 Rangordning 5 4 Tildeling av avtaler 5 5 Ivaretakelse av Kundens formål og behov 6 6 Varighet og oppsigelse 6 7 Priser og betaling Priser Prisendringer 6 8 Sikringstiltak 7 9 Mislighold og sanksjoner Alminnelige ansvarsprinsipper Konflikter og tvister 7 10 Bilag 8 11 Signatur 8

4 1 INNLEDNING Rammeavtale for anskaffelse, service og vedlikehold av multifunksjonsmaskiner med rammeavtalenummer < > er inngått mellom: Sør-Trøndelag fylkeskommune (inkl. deltakere nevnt i pkt. 1.1) (heretter kalt Kunden) <Firma> (heretter kalt Leverandøren) Postadresse Postboks 2350 Sluppen Postadresse Besøksadresse Erling Skakkes gt. 14, Fylkeshuset. Besøksadresse Org.nr Org.nr. Alle henvendelser vedrørende denne avtalen rettes til: Hos Kunden: Hos Leverandøren: Navn: Lise Kahaki Navn: Stilling: Juridisk rådgiver Stilling: Telefon: Telefon: E-post: Lise.Kahaki@stfk.no E-post: Alle skriftlige henvendelser og all korrespondanse skal merkes med Avtalenummer < >. 1.1 DELTAKERE Oppdragsgiver for denne rammeavtalen er Sør-Trøndelag fylkeskommune, samt opplistede kommuner og enheter som fremgår av pkt. 1.2 og 1.3 i konkurransegrunnlaget og som er omfattet av innkjøpsordningen. Dette vil også være kunden etter rammeavtalens pkt. 1. Alle opplistede kommuner og enheter skal kunne foreta avrop under Rammeavtalen i avtaleperioden. 1.2 TILKNYTTEDE STANDARDAVTALER - BEGREPSFORKLARINGER «SSA» brukes som betegnelse på «Statens standardavtaler for IT-anskaffelser».

5 «SSA-K» eller «Kjøpsavtalen» viser til «Statens standardavtale for IT-anskaffelser». «SSA-V lille» eller «Den lille Vedlikeholdsavtalen» viser til «Statens standardavtale for ITanskaffelser SSA-V lille». Begreper brukt i Rammeavtalen og i de enkelte tildelingsavtaler (SSAer) skal forstås i samsvar med begrepene slik det fremgår av SSA avtalenes innhold og sammenheng. 2 ANSKAFFELSENS FORMÅL, BAKGRUNN OG OMFANG 2.1 LEVERANSEN LEIE AV MULTIFUNKSJONSMASKINER Anskaffelsen omfatter leveranse, service og vedlikehold av utstyr og programvare (SSA-K og SSA-V lille). Leveransen består av leie av aktuelle utstyr og programvare, med bruksrett som nærmere angitt i den enkelte SSA avtale. 2.2 KRAV TIL LEVERANSEN Kundens kravspesifikasjon, Bilag 1 under SSA-K, beskriver krav til løsningen for leie av multifunksjonsmaskiner levert til Kunden. Utdypende spesifikasjon av ytelsene service og vedlikehold er beskrevet i Bilag 2 under SSA-V lille. Løsningen som tildeles samtidig med inngåelse av Rammeavtalen skal dekke Kundens behov ved inngåelse av rammeavtalen. Dette omfatter leie av utstyr og programvare samt service og vedlikeholdstjenester tilknyttet løsningen. Løsningen skal kunne avropes med ytterligere leveranser av utstyrs- og programvareleie med tilhørende service og vedlikehold i henhold til Rammeavtalen. Leverandørens leveranse- og gjennomføringsansvar for slike ytelser er beskrevet og regulert i SSA-K og SSA-V lille med bilag, jf. også nedenfor. 3 RANGORDNING Dersom det oppstår motstrid mellom teksten i Rammeavtalen og den enkelte tildelte avtale under Rammeavtalen, går Rammeavtalen foran med mindre annet klart fremgår av sammenhengen. 4 TILDELING AV AVTALER Avtale om leveranser, service og vedlikehold (SSA-K og SSA-V lille) er inngått samtidig med nærværende Rammeavtale. Tildeling gjennomføres i form av et utfylt og underskrevet tildelingsskjema, med tilhørende tildelingsavtale(r), jf. Rammeavtalens Bilag 2, med den av de av SSA er (inklusive bilag) som gjelder for den aktuelle tildelingen. Partene har i fellesskap utarbeidet rutine for bestilling mv. som skal legges til grunn for tildelingene under nærværende Rammeavtale. Leieprisen løper fra tidligst 1.mars 2015, og utløper senest

6 Kunden forbeholder seg rett til å utføre hele eller deler av disse arbeidene i egenregi, eller å anskaffe dem fra andre leverandører i samsvar med regelverket for offentlige anskaffelser. 5 IVARETAKELSE AV KUNDENS FORMÅL OG BEHOV Leverandøren skal påse at Kundens formål og behov ivaretas på en helhetlig måte og at alle forpliktelser på tvers av de avtalene som tildeles under denne Rammeavtalen ivaretas konsistent og med tanke på samlet og koordinert opptreden for å ivareta Kundens behov. 6 VARIGHET OG OPPSIGELSE Rammeavtalen gjelder i fire år fra den datoen som er angitt på avtalens forside. Kunden kan i hele avtaleperioden si opp Rammeavtalen med seks måneders skriftlig varsel. Leverandøren kan ikke under noen omstendighet fremme noe krav om økonomisk kompensasjon ved oppsigelse av Rammeavtalen. Forpliktelser etablert gjennom avrop under Rammeavtalen før utløpet av avtaleperioden vil leverandøren være forpliktet til å gjennomføre selv om oppdraget strekker seg ut over avtaleperioden. 7 PRISER OG BETALING 7.1 PRISER Vederlag og betalingsbetingelser for Leverandørens ytelser fremgår av den enkelte SSA, og skal legges til grunn for hele avtaleperioden for Rammeavtalen. Avrop i henhold til Rammeavtalen skal ikke skje til betingelser som er mindre gunstige for Kunden enn hva som er avtalt i denne Rammeavtalen. I den utstrekning det i SSA for tildelinger i henhold til denne Rammeavtalen er avtalt egne priser og prisbestemmelser, går disse prisene foran de generelle prisene i Rammeavtalen. 7.2 PRISENDRINGER De avtalte prisene/prisendringsmekanismer er bindende. Prisene kan ikke økes første avtaleår Prisendringer skal begrunnes og dokumenteres skriftlig minst 2 måneder før ikrafttredelse, og kan ikke settes i kraft før Kunden har godkjent prisendringen. Det tas forbehold om retten til å be om forhandlinger om eventuelle varslede prisreguleringer. Prisene kan bare reguleres 1 gang pr. år Leverandøren kan ikke øke prisene utover dokumentert kostnadsøkning, f.eks. relatert til material- og lønnskostnader.

7 7.2.3 Eventuelle prisøkninger skal ivareta de rabatter STFK er innrømmet i forhold til offisielle prislister Leverandøren kan ikke endre prisene utover endringer i konsumprisindeksen. Basis er konsumprisindeksen pr. avtaleoppstart. Prisøkningen kan maks. utgjøre 90 % av konsumprisindeksendringen Etter at STFK har godkjent prisendringen, plikter leverandøren å sende oppdaterte prislister. Elektronisk versjon legges ved på epost eller minnepenn Hvis prisene på avtalte produkter faller i perioden, skal leverandøren uoppfordret gjøre de reduserte prisene gjeldende for Kunden Kunden skal ha innsynsrett i Leverandørens kalkyler og regnskaper for å kontrollere at avtalte priser og betingelser overholdes. Leverandøren forplikter seg til, som et ledd i kontrollen, å oversende sin innkjøpsfaktura på den leveransen som STFK til enhver tid ønsker å kontrollere. En eventuell kontroll vil bli gjennomført av intern eller ekstern revisor. 8 SIKRINGSTILTAK Leverandørens personell skal følge de samme regler som gjelder for Kundens personell med hensyn til sikring av informasjon og taushetsplikt. Dersom Leverandøren benytter underleverandør skal Leverandøren påse at underleverandøren skriftlig påtar seg tilsvarende taushetsplikt mv, og underleverandørens ansatte skal gjøres kjent med taushetsplikten og undertegne taushetserklæring. Nærmere krav til sikkerhet er beskrevet i den enkelte SSA. 9 MISLIGHOLD OG SANKSJONER 9.1 ALMINNELIGE ANSVARSPRINSIPPER Ved eventuelt mislighold av Rammeavtalen gjelder de alminnelige regler for erstatning i kontrakt. 9.2 KONFLIKTER OG TVISTER Dersom en konflikt oppstår om tolkningen eller den juridiske virkningen/konsekvens av Rammeavtalen, eller vilkår i denne, skal Partene søke en løsning i henhold til de alminnelige prosedyrer som er fastlagt i den enkelte SSA. Partene er omforente om at konflikter og tvister skal søkes løst tidligst mulig i tid, og på laveste mulige nivå/trinn.

8 10 BILAG Bilag til Rammeavtalen Bilag 1: Avtaler for tildelinger innenfor Rammeavtalen Bilag 2: Tildelingsskjema for kontrakt innenfor Rammeavtalen 11 SIGNATUR Denne Rammeavtalen er utferdiget i to eksemplarer. Begge eksemplarer signeres og samtlige bilag paraferes av hver av partene. Partene beholder hvert sitt eksemplar av Rammeavtalen. Sted og dato: Sted og dato: For Leverandøren For Kunden