RAMMEAVTALE vedrørende kjøp av

Transkript

1 RAMMEAVTALE vedrørende kjøp av Konsulenttjenester innen innen intern og ekstern kommunikasjon mellom Akershus universitetssykehus HF 1478 LØRENSKOG og Org. nr: (heretter kalt KJØPER) Org.nr: xxx xxx xxx (heretter kalt LEVERANDØR) Avtalen er undertegnet i to eksemplar hvorav hver av partene beholder ett. Oppdragsgiver: Leverandør: Heidi Iannetta Innkjøps- og forsyningssjef LØRENSKOG, den (sted), den Kontaktperson hos Oppdragsgiver: Navn: Christine Havreberg Fayen Tlf: E-post: chfa@ahus.no Kontaktperson hos Leverandør: Navn: Tlf: E-post: Side 1 av 10

2 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Formål Dokumentoversikt OMFANG Særskilte forpliktelser for Leverandøren BRUK AV RAMMEAVTALEN Økonomisk forpliktelse Avrop Rutiner ved avrop bestilling LEVERING Tilgjengelighet og varighet Disponering av personell Bruk av tredjepart Tids- og ressursrammer Kjøpers ansvar MISLIGHOLD OG SANKSJONER I FORBINDELSE MED TILDELTE KONTRAKTER PRISER Pris Prisendringer Prisgaranti BETALING Generelt Fakturering Betaling Betalingsmislighold KVALITETSSIKRINGSSYSTEM OG KONTROLL Kvalitetssikringssystem Kvalitetskontroll Lover og forskrifter RETTIGHETER TAUSHETSPLIKT HELSE, MILJØ OG SIKKERHET REKLAME VARIGHET OPPSIGELSE EVENTUELL OVERGANG TIL NY LEVERANDØR VED KONTRAKTSOPPHØR ENDRING AV RAMMEAVTALEN TVISTER KONTRAKTSADMINISTRASJON Kommunikasjon/kontaktpersoner Oppfølging av Kontrakten Språk UNDERLEVERANDØRER Generelt ansvar Valg og endring av underleverandører Videreføring av betingelser til underleverandører Ansvarsfrihet og skadesløsholdelse UNDERSKRIFT Side 2 av 10

3 1 Innledning 1.1 Formål Leverandøren og Kjøper har inngått en rammeavtale om kjøp av konsulenttjenester innen innen intern og ekstern kommunikasjon. 1.2 Dokumentoversikt Denne Kontrakten består av følgende dokumenter. Alle rubrikker skal være krysset av (ja eller nei) Ja Nei Dokumentrang Rammeavtale 12/07276 x 1 Leverandør leverte tilbud med vedlegg x 2 2 Omfang Denne avtalen er en rammeavtale mellom Kjøperen og Leverandøren om levering av konsulenttjenester knyttet intern og ekstern kommunikasjon. Avtalen er en parallell rammeavtale inngått med leverandører i en prioritert rekkefølge. Følgende leverandører er det inngått avtale med: Særskilte forpliktelser for Leverandøren Leverandøren forplikter seg gjennom rammeavtalen til å påse at Kjøpers formål og behov i tilknytning til leveransene ivaretas på en best mulig måte. Leverandøren er ansvarlig for å tilby programvare og tjenester som på en helhetlig måte dekker de formål, funksjoner og krav som fremgår av det enkelte oppdrag. Leverandøren skal holde Kjøper orientert om forhold som har betydning for en effektiv utnyttelse av rammeavtalen. Leverandøren plikter å varsle Kjøper dersom Leverandøren blir kjent med at kostnaden ved en tjeneste eller et produkt ikke står i rimelig forhold til Kjøpers nytte av tjenesten eller produktet. Leverandøren skal også informere Kjøper om øvrige forhold som kan få betydning for Kjøper, herunder forhold knyttet til Leverandørens virksomhet. Leverandøren skal holde seg informert om, og rette seg etter de til enhver tid gjeldende lover, forskrifter og andre reguleringer som gjelder for Kjøper. Leverandøren skal sikre at tjenester som leveres til enhver tid er i overensstemmelse med alle slike regler. Leverandøren kan ved endringer som inntrer etter inngåelse av rammeavtalen, og som Leverandøren ikke hadde eller ikke burde hatt kjennskap om, og som nødvendiggjør vesentlige endringer i Leverandørens forpliktelser etter avtalen, kreve slik endring i vederlaget som er rimelig ut fra den merkostnad endringen medfører for Leverandøren. Side 3 av 10

4 Leverandøren skal ha et dokumentert og fungerende kvalitetssystem for å sikre at kvalitetskravene og kravene til gjennomføring som er angitt i denne rammeavtale med vedlegg overholdes. Kjøper kan oppnevne en ekstern revisor som skal ha rett til å gjennomgå nødvendig og relevant informasjon hos Leverandøren for å kontrollere at Leverandøren overholder sine forpliktelser i henhold til denne rammeavtalen, herunder rett til foreta kvalitetsrevisjon og verifikasjon av Leverandørens og eventuelle underleverandørers kvalitetssikring. 3 Bruk av rammeavtalen 3.1 Økonomisk forpliktelse Dette er en rammeavtale som ikke forplikter Kjøper økonomisk. Kjøper blir først forpliktet i forbindelse med det enkelte avrop på Kontrakten (bestilling). 3.2 Avrop Tildeling av kontrakt under denne rammeavtalen kan skje i hele rammeavtalens avtaleperiode. Opphør av rammeavtalen har ingen innvirkning på avtaler som er inngått under rammeavtalen før opphørstidspunktet. Hver tildelte kontrakt innenfor rammeavtalen kan ha varighet utover rammeavtalens varighet, og da slik at bestemmelser i rammeavtalen som angår den enkelte tildelte kontrakt gjelder tilsvarende også etter rammeavtalens opphør. Bestilte ytelser som ikke er levert ved rammeavtalens opphør, skal leveres og betales på de betingelser som følger av rammeavtalen og den enkelte tildelingsavtale. Ingen avtale som er inngått under denne rammeavtalen kan løpe mer enn fire år etter utløpet av rammeavtalen. 3.3 Rutiner ved avrop bestilling Et avrop innenfor rammeavtalen består av utfylt og underskrevet tildelingsskjema. Tildelingsavtalene er i hovedsak ferdig utarbeidet ved inngåelse av rammeavtalen og skal legges til grunn mellom partene ved senere tildelinger. Ytelsens omfang, samt fremdrift- og tidsplan må fastsettes konkret i forbindelse med den enkelte tildeling med utgangspunkt i de krav og tidsfrister som følger av de fremforhandlede tildelingsavtalene. 4 Levering 4.1 Tilgjengelighet og varighet Leverandøren skal i hele rammeavtalens løpetid kunne levere tjenester innenfor de gitte områdene spesifisert i Leverandørens leverte tilbud. Tidsfrister for levering av tjenester skal avtales mellom Kjøper og Leverandør i den enkelte tildelingsavtale. 4.2 Disponering av personell Leverandøren skal stille personell til rådighet som sikrer at arbeidet utføres på en mest mulig effektiv måte og med den avtalte kvalitet. Leverandøren har ansvar for at tilbudt personell har relevant og tilstrekkelig kompetanse i forhold til de tjenester som det tildeles kontrakter for. Side 4 av 10

5 Leverandøren skal i forhold til hver tildeling av kontrakt innenfor rammeavtalen benytte det personellet som er avtalt. Dersom Leverandøren ønsker å benytte annet personell, skal Kjøper på forhånd gis anledning til å vurdere vedkommendes kompetanse og godkjenne vedkommende for deltakelse i arbeidet. Kjøper kan ikke nekte å godkjenne personell uten saklig grunn. Leverandøren bærer kostnadene for kompetanseheving av nytt personell. Kjøper forbeholder seg retten til å kreve at Leverandøren skifter ut personell. Kjøper skal begrunne et krav om skifte skriftlig eller muntlig etter Leverandørens ønske. Leverandøren skal i slikt tilfelle erstatte aktuelt personell så raskt som mulig. Leverandøren kan ikke uten Kjøpers samtykke bytte ut personell hvis det ikke er saklig grunn for dette. Saklig grunn i denne sammenheng kan for eksempel være at personellet slutter i sin stilling eller går ut i permisjon. 4.3 Bruk av tredjepart Leverandøren plikter å samarbeide med tredjepart i den utstrekning Kjøper finner dette nødvendig for levering av tjenester. Omfanget av slikt samarbeid, og eventuelt vederlag, avtales nærmere i forbindelse med den enkelte tildeling. Leverandøren plikter i slike tilfeller å ha en uavhengig stilling og opptre i samråd med Kjøper. Leverandøren er imidlertid fritatt for pliktene som er nevnt i dette punktet dersom Leverandøren dokumenterer at slikt samarbeid vil skade Leverandørens forretningsvirksomhet generelt eller forholdet til Leverandørens eksisterende underleverandører, forretningsforbindelser eller tredjeparter generelt. 4.4 Tids- og ressursrammer Leverandøren skal gjennomføre oppdrag og/eller levere ytelser som tildeles ved kontrakter som følge denne rammeavtalen innenfor de avtalte tids- og ressursrammer. Leverandøren er ansvarlig for overskridelser av tids- og ressursrammen som følge av forhold hos ham eller Leverandørens personell. 4.5 Kjøpers ansvar Kjøper skal til enhver tid sørge for å tilføre Leverandøren de opplysninger og personressurser som er forutsatt i den enkelte tildelte kontrakt og for øvrig oppfylle sine plikter etter avtalen innenfor de avtalte tids- og ressursrammer. 5 Mislighold og sanksjoner i forbindelse med tildelte kontrakter Nærmere regler om mislighold og sanksjoner i forbindelse med tildelte kontrakter følger reglene i den enkelte kontrakt. Eventuelle forsinkelser og andre avvik fra Leverandørens side knyttet til konkrete leveranser skal rapporteres til Kjøper. All rapporering skal skje skriftlig. Side 5 av 10

6 6 Priser 6.1 Pris Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kjøper skal betale for Leverandørens ytelser fremgår av Vedlegg A Prisberegningstabell, og i de enkelte tildelingsavtaler. I den utstrekning det i tildelingsavtalene er avtalt egne priser for særskilte personellkategorier, går disse foran de generelle prisene i rammeavtalen. Alle priser oppgis med spesifisert merverdiavgift. Prisene er faste og inkluderer alle kostnader. Overtid godtgjøres ikke. Utlegg dekkes bare i den grad de er avtalt. Diettkostnader skal spesifiseres særskilt, og dekkes etter Statens gjeldende satser hvis ikke annet er avtalt. Utgifter til kontorplass og kontorrekvisita dekkes av Kjøper når Leverandørens personell arbeider i Kjøpers lokaler. Andre kostnader enn de som er nevnt ovenfor, kan dekkes dersom de er godkjent av Kjøper på forhånd. Fakturagebyr og lignende kostnader dekkes ikke. Kjøper kan be om tilbud på en fastpris for kontrakt som tildeles innenfor denne rammeavtalen. 6.2 Prisendringer Prisene er faste i ett år fra kontraktssignering. Etter dette skal prisene fastsettes i forhandling mellom partene. Det skal drøftes hvorvidt prisene kan reduseres, og leverandøren plikter å legge frem forslag til kostnadsreduserende tiltak. Prisene skal uansett ikke økes utover konsumprisindeksen så langt denne kontrakt gjelder. 6.3 Prisgaranti Leverandøren skal sørge for at ytelses pris, alternativt forholdet mellom pris og kvalitet, til enhver tid er minst like gunstig for Kjøper som tilsvarende eller sammenlignbare ytelser andre kunder normalt kan oppnå hos Leverandøren eller underleverandører. Ved brudd på denne bestemmelsen skal Leverandøren tilbakebetale overprisen til Kjøper og redusere de aktuelle prisene forholdsmessig. 7 Betaling 7.1 Generelt Leverandørens faktura skal spesifiseres og dokumenteres slik at de på en enkel måte kan kontrolleres av Kjøper. Side 6 av 10

7 7.2 Fakturering For kjøp av løpende tjenester skal fakturering skje etterskuddsvis per måned. Fakturaen skal omfatte fakturerbar faktisk medgått tid i perioden fra forrige faktura og frem til faktureringstidspunktet. Detaljert timeliste for den måneden fakturaen omfatter, skal sendes sammen med faktura. Timelister må godkjennes av kunde før faktura betales. Manglende fakturering av timer som er påløpt i en måned kan ikke tas med på neste avregning, med mindre det dokumenteres særlige grunner for forsinkelsen eller på forhånd er akseptert av Kjøper. Ved kontrakter som gjennomføres til fastpris, kan betalingsmåten avtales nærmere ved tildeling av kontrakt innenfor rammeavtalen. Som hovedregel skal det betales ved levering med 30 dagers forfall. Annen betalingsmåte avtales særskilt. Leverandør skal tilby elektronisk fakturering. Det skal foreligge én faktura per bestilling. Kjøper har elektronisk fakturahåndtering og automatisk matching av faktura mot bestilling. Leverandøren skal tilpasse sine faktureringsrutiner til dette systemet og skal alltid oppgi kontraktsnummer og bestillingsnummer på faktura. Besparelser Leverandøren måtte få som følge av elektronisk fakturering skal komme Kjøper til gode i form av reduserte priser eller på annen måte som partene avtaler. 7.3 Betaling Betaling skjer per 30 dager etter mottak av korrekt faktura, forutsatt at varen er levert. 7.4 Betalingsmislighold Ved forsinket betaling kan Leverandør kreve forsinkelsesrente i henhold til lov av 17. desember 1976 nr. 100 om renter ved forsinket betaling. Hvis forfalt vederlag med tillegg av forsinkelsesrenter ikke er betalt innen 30 (tretti) kalenderdager fra forfall, kan Leverandøren sende skriftlig varsel til Kjøper om at avtalen vil bli hevet dersom oppgjør ikke er skjedd innen 60 (seksti) kalenderdager etter at varselet er mottatt. Heving kan ikke skje hvis Kjøper gjør opp forfalt vederlag med tillegg av forsinkelsesrenter innen fristens utløp, eller, hvis beløpet er omtvistet, betaler den ikke omtvistede del av beløpet innen fristens utløp. 8 Kvalitetssikringssystem og kontroll 8.1 Kvalitetssikringssystem Leverandøren skal ha et iverksatt og dokumentert kvalitetssikringssystem som sikrer ivaretakelse av de krav som er satt til de avtalte leveransene. 8.2 Kvalitetskontroll Kjøper har rett til å foreta kvalitetskontroll. Leverandør plikter å være behjelpelig med slik kontroll uten kostnader for Kjøper. Side 7 av 10

8 8.3 Lover og forskrifter Leveransen skal være i samsvar med krav stilt i de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter. 9 Rettigheter Rettigheter til det som leveres reguleres i den enkelte tildelingsavtale. 10 Taushetsplikt Taushetsplikt av forvaltningsloven av 10. februar 1967 nr til 13f kommer til anvendelse for Leverandørens personell. Det personell Leverandøren benytter skal gjøres kjent med taushetsplikten og undertegne taushetserklæring før arbeid påbegynnes. Leverandørens personell skal følge de samme regler som gjelder for Kjøpers personell i forbindelse med sikring av informasjon. Det vises til Kjøpers strategi for informasjonssikkerhet, som Kjøper skal har utarbeidet i henhold til eksterne rettslige krav, herunder helseregisterloven kap. 3, personopplysningsforskriften kap. 2 og/eller eforvaltningsforskriften 13, eller på eget initiativ. Kjøpers sikkerhetsstrategi og tilhørende regelverk/rutiner/retningslinjer utleveres i forbindelse med tildeling av kontrakt innenfor rammeavtalen. 11 Helse, miljø og sikkerhet Leverandører er forpliktet til å følge alle lovfestede krav innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). 12 Reklame Leverandøren må innhente forhåndsgodkjennelse fra Kjøper dersom Leverandøren ønsker å gi offentligheten informasjon om bestillingen ut over å oppgi leveransen som generell referanse. 13 Varighet Kontrakten er gyldig i to år fra kontraktsoppstart, med opsjon om ytterligere t (1+1) år. 14 Oppsigelse Kjøper kan si opp avtalen, helt eller delvis, med en måneds varsel. Oppsigelsen skal være skriftlig. Leverandøren kan ikke fremme noe krav om økonomisk kompensasjon ved oppsigelse av rammeavtalen. 15 Eventuell overgang til ny leverandør ved kontraktsopphør Ved et eventuelt skifte av leverandør som følge av kontraktsopphør er leverandør forpliktet til å bidra til at avvikingen av rammekontraktens forpliktelser, samt at overgang til ny leverandør foregår så smidig som mulig. Leverandør er inneforstått med at det i en overgangsfase (ca 3 mnd etter kontraktsopphør) kan bli en gradvis overføring til ny leverandør. 16 Endring av Rammeavtalen Eventuelle endringer av denne rammeavtalen inngås skriftlig mellom partene og vedlegges rammeavtalen. Side 8 av 10

9 17 Tvister Dersom der oppstår tvist om fortolkninger eller rettsvirkninger av kontrakten skal denne søkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlingene ikke frem skal saken avgjøres av ordinære domstoler, med mindre partene blir enige om avgjørelse ved voldgift. Voldgift må i tilfelle være begjært innen 14 dager etter at partene er blitt enige om voldgiftsbehandling. Ved voldgift oppnevner hver av partene en voldgiftsmann og de partsoppnevnte voldgiftsmenn oppnevner i fellesskap en oppmann. Unnlater en part å oppnevne voldgiftsmann eller blir voldgiftsmennene ikke enige om oppmannen, foretas oppnevnelsen av justitiarius i Oslo byrett. For voldgiften gjelder ellers bestemmelsene i lov om rettergangsmåte i tvistemål av 13. august 1915 nr. 6, kapittel 32 for voldgiftsrettens oppnevnelse og saksbehandling. I tilfelle søksmål er Akershus verneting for partene i kontrakten og garantistene og varsel skal gis som for innenbysboende bestemt. Ved løsning av tvister ved søksmål eller voldgift skal norsk rett legges til grunn. 18 Kontraktsadministrasjon 18.1 Kommunikasjon/kontaktpersoner All korrespondanse vedrørende Kontrakten skal være merket med kontraktsnummeret. All kommunikasjon skal stilles til følgende kontaktpersoner: Kjøper Postadresse: Merkantile forhold Akershus universitetssykehus HF Innkjøps- og forsyningsavdelingen 1478 Lørenskog Christine Havreberg Fayen Tel: e-post: chfa@ahus.no Leverandøren Postadresse: Merkantile forhold Tel: Faks e-post: Kommunikasjon mellom partene knyttet til konkrete leveranser skal adresseres til den personen som er angitt som kontaktperson på avtaledokumenter som er fylt ut i forbindelse med tildeling Oppfølging av Kontrakten Partene skal dekke sine egne kostnader i forbindelse med reisevirksomhet og møter. Når en av partene finner det nødvendig, kan parten med minst 14 dagers varsel innkalle til møte med den annen part for å drøfte avtaleforholdet og måten avtaleforholdet blir gjennomført på. Side 9 av 10

10 18.3 Språk All skriftveksling og kommunikasjon mellom avtalepartene skal foregå på norsk. Alle avtaler og øvrig dokumentasjon skal være skrevet på norsk. Unntaksvis kan Leverandøren benytte svensk, dansk eller engelsk språk, men bare etter skriftlig forhåndssamtykke fra Kjøper. 19 Underleverandører 19.1 Generelt ansvar Leverandøren har det totale ansvar for alle tjenester som leveres under denne kontrakt, herunder alle tjenester som skal leveres av underleverandører. Det vil si at eventuelle feil, mangler, forsinkelser, mislighold, osv. som har sin årsak i underleverandører faller inn under Leverandørens ansvar. Kjøper vil avtalemessig kun forholde seg til Leverandøren. Eventuelle aktiviteter som Kjøper utfører i forbindelse med innsyn, oppfølging og kontroll av underleverandører endrer ikke Leverandørens ansvar for sine underleverandører Valg og endring av underleverandører Dersom valg av underleverandør - uansett trinn - foretas etter at kontrakt er inngått, skal valget skriftlig meddeles Kjøper snarest mulig. Kjøper kan nekte å godkjenne valget dersom det godgjøres at nektelsen har saklig grunn 19.3 Videreføring av betingelser til underleverandører Leverandøren er ansvarlig for at denne Kontraktens betingelser i nødvendig grad blir videreført til underleverandører for å kunne ivareta intensjonen med denne Kontraktens bestemmelser Ansvarsfrihet og skadesløsholdelse Leverandøren skal holde Kjøper skadesløs for ethvert krav eller søksmål av hvilken som helst art som måtte oppstå under, eller i forbindelse med noen underleverandørs gjennomføring av kontrakten. 20 Underskrift Denne kontrakt er gyldig fra det tidspunkt siste signatur er datert. Kontrakten er utstedt i to eksemplarer ett til hver av partene. Side 10 av 10