Rammeavtale. leie og drift av multimaskiner/skrivere. mellom. SJØFARTSDIREKTORATET/KYSTVERKET (heretter Kunden)

Transkript

1 Rammeavtale om leie og drift av multimaskiner/skrivere mellom SJØFARTSDIREKTORATET/KYSTVERKET (heretter Kunden) og Navn på leverandør foretaksnr.: (heretter kalt Leverandør) 1. Avtalens formål og omfang Denne avtalen er en rammeavtale mellom Kunden og Leverandøren om leie og drift av multifunksjonsmaskiner med funksjonalitet for utskrift, kopiering og skanning etc. og skrivere som primært skal kunne skrive ut. Med drift menes at leverandøren skal ha totalansvaret for drift og vedlikehold (service) av multifunksjonsmaskinene/skrivere. Kunden er forpliktet til å kjøpe de produkter/tjenester som er beskrevet i bilag 1 og 2, men er ikke forpliktet til å kjøpe noen bestemt mengde produkter/tjenester i rammeavtaleperioden. Oversikt over bilag for denne rammeavtalen: - Bilag 1: Kundens beskrivelse av tjenestene som ønskes levert (Konkurransegrunnlag med vedlegg) - Bilag 2: Leverandørens beskrivelse av leveranser (Leverandørens tilbud) - Bilag 3: Statens standardavtale AKS-89 - Bilag 4: Skjema for tildeling av kontrakt innenfor rammeavtalen (tildelingsskjema) - Bilag 5: Priser (utfylt prisskjema) Leveranser skal tildeles etter reglene i rammeavtalens kapittel 4. En tildelt kontrakt innenfor rammeavtalen består av et utfylt og underskrevet tildelingsskjema (jf. bilag 4), med tilhørende kjøpsavtale (jf. bilag 3). Dersom det oppstår motstrid mellom denne generelle rammeavtaleteksten og den enkelte tildelte kontrakt innenfor rammeavtalen, går utfylt og underskrevet tildelingsskjema foran kjøpsavtalen, som igjen går foran den generelle rammeavtaleteksten med bilag (unntatt bilag 4, som er tildelingsskjemaet), med mindre noe annet er uttrykkelig spesifisert i den enkelte tildelte kontrakt. 2. Varighet Rammeavtalen gjelder fra kontraktssignering og i 3 år, med rett for Kunden til å forlenge avtalen med 1 år. Dersom Kunden ikke ønsker å benytte seg av opsjonen, skal Kunden sende melding til Leverandøren om dette senest 30 dager før avtaleperioden utløper. Rammeavtale for leie og drift av multimaskiner/skrivere

2 Kunden har rett til å si opp avtalen med skriftlig varsel innen 1. januar og med virkning fra 1. februar hvert år i avtaleperioden. Tildeling av kontrakt under rammeavtalen kan skje i hele rammeavtalens periode. Hver tildelte kontrakt innenfor rammeavtalen kan ha varighet utover rammeavtalens varighet, og da slik at bestemmelser i rammeavtalen som angår den enkelte tildelte kontrakt gjelder tilsvarende også etter rammeavtalens opphør. 3. Pris og betaling 3.1 Priser Ytelser på grunnlag av denne rammeavtalen gjennomføres etter de priser som er oppgitt i bilag 5 for aktuell segment. Alle timepriser er angitt i NOK inkludert merverdiavgift. Det godtgjøres ikke for eventuell reisetid og for deltakelse i samarbeidsmøter i henhold til punkt 9. For lokale reiser godtgjøres ikke reisekostnader. For andre reiser pålagt av eller på forhånd avtalt med Kunden, godtgjøres dokumenterte reise og oppholdsutgifter etter statens satser. Kunden kan gi pålegg om å benytte bestemte reisemåter og innkvarteringer. Andre kostnader kan dekkes dersom de er godkjent av Kunden på forhånd. Kunden kan når han finner det hensiktsmessig be om tilbud på fast totalpris for kontrakt som tildeles innenfor denne rammeavtalen. 3.2 Betaling Betaling skal skje i henhold til faktura med forfall pr. 30 dager etter fakturadato. Eventuelle fakturagebyr vil ikke bli dekket. 3.3 Prisgaranti Leverandøren skal sørge for at ytelsenes pris, alternativt forholdet mellom pris og kvalitet, til enhver tid er minst like gunstig for Kunden som tilsvarende eller sammenlignbare ytelser andre kunder normalt kan oppnå hos Leverandøren og underleverandører. Ved brudd på denne bestemmelsen skal Leverandøren tilbakebetale overprisen til Kunden og redusere de aktuelle prisene forholdsmessig, jf 3.4 (iii). Kunden kan til enhver tid kreve dokumentasjon og revisjon hos Leverandøren for å sikre at Leverandøren overholder prisbestemmelsene i dette kapitlet, eventuelt ved bekreftelse fra en uavhengig revisor eller fra Leverandørens revisor. 3.4 Prisendring Prisene angitt i Bilag 5 kan endres i følgende tilfeller: (i) (ii) (iii) Dersom endrede regler fører til endringer i offentlige avgifter eller skatter på slike tjenester som rammeavtalen omfattes av. Pr. 1. januar hvert år og tidligst januar 2012, begrenset til den økning som har funnet sted i den samlede konsumprisindeksen i perioden siden prisene ble avtalt/kontrakt inngått. Hvis avtale av tilsvarende karakter er inngått av Leverandøren med annen offentlig virksomhet til lavere priser, jf Tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen 4.1 Generelt 2

3 Leverandøren skal til enhver tid kunne levere maskiner og service av disse innenfor de segmenter som er beskrevet i Bilag 1 og 2 til denne rammeavtalen. Kunden skal gi Leverandøren en oversikt over fremtidig behov for uttak av maskiner i de møtene som avholdes etter punkt 9. Tildeling av kontrakt kan gjøres av følgende personer hos Kunden: For Sjøfartsdirektoratet: Underdirektør Svanhild Solhaug, e-post: svanhild.solhaug@sjofartsdir.no, dir. tlf Avdelingsdirektør John Malvin Økland, e-post: john.okland@sjofartsdir.no, dir. tlf For Kystverket: Stabsdirektør Lidvard Måseide, e-post: lidvard.maaseide@kystverket.no Hvis forespørsler om tildeling av kontrakt/bruk av rammeavtalen kommer til Leverandøren fra annet personale hos Kunden, skal forespørselen forelegges en av de ovennevnte personer for godkjenning. Hvem som har det daglige ansvaret for oppfølging av de enkelte tildelte kontrakter avtales i det enkelte tilfelle og skal fremgå av punkt 9 i tildelingsskjemaet, inntatt i Bilag Leie av maskiner Leie av maskiner på grunnlag av rammeavtalen gjøres ved tildeling av kontrakt i de aktuelle tilfellene. Før tildeling av kontrakt kan gjøres skal Kunden sende en forespørsel til Leverandøren om sitt behov for kjøp med beskrivelse av hva som skal anskaffes (hva som er objekt for kontrakt). Leverandøren skal stå for det totale ansvaret for drift og vedlikehold av maskinene, herunder blant annet kostnader knyttet til utskiftning av deler/toner og arbeid i tilknytning til dette. Kundens eneste ansvar skal kun være etterfylling av papir. En tildelt kontrakt innenfor rammeavtalen består av utfylt og underskrevet tildelingsskjema og kjøpsavtalen som er inkludert i rammeavtalens bilag 3, med eventuelle bilag. Hver tildelte kontrakt innenfor rammeavtalen skal ha en varighet på 3 år med opsjon på ytterligere 1 år. Ved bruk av rammeavtalen skal skjemaet for tildeling av kontrakt innenfor rammeavtalen i Bilag 4 fylles ut. Kundens forespørsel om bruk av rammeavtalen skal inngå som bilag til den tildelte kontrakten. Det skal spesifiseres hva som er forutsatt levert, tjenestens eller varens art og innhold, tids- og kostnadsramme, tidspunkt for start og slutt. 4.3 Service og vedlikehold Leverandøren skal stå for det totale ansvaret for drift og vedlikehold av maskinene, herunder blant annet kostnader knyttet til deler/toner og arbeid i tilknytning til maskinene. Kundens eneste ansvar skal kun være etterfylling av papir. Leverandøren skal stille personell til rådighet som sikrer at arbeidet med installering, service og support av maskinene utføres i henholdt til avtalt tid, innenfor oppsatt responstid og med den forventede kvalitet. Som beskrevet i rammeavtalens bilag 1 og 2. Leverandøren har ansvar for at service personell har relevant kompetanse i forhold til maskinene som det tildeles kontrakter for. Service avtalen tegnes per maskin og skal følge maskinens leieperiode. Hver tildelte kontrakt innenfor rammeavtalen skal ha en varighet på 3 år med opsjon på ytterligere 1 år. 4.4 Samarbeid Partene skal samarbeide på en konstruktiv måte for å realisere avtalen formål og gjennomføring i størst mulig grad. I en eventuell problemsituasjon skal begge parter være løsningsorienterte. 3

4 Leverandøren plikter å samarbeide med tredjepart i den utstrekning Kunden finner dette nødvendig for levering av maskiner/tjenester. Omfanget av slik samarbeid, og eventuelt vederlag, avtales nærmere i den enkelte tildeling. Leverandøren plikter i slike tilfeller å ha en uavhengig stilling og opptre i samråd med Kunden. Leverandøren er imidlertid fritatt for pliktene som er nevnt i dette punktet dersom Leverandøren dokumenterer at slikt samarbeid vil virke uheldig inn på Leverandørens forretningsvirksomhet generelt eller på forholdet til Leverandørens eksisterende underleverandører, forretningsforbindelser eller andre tredjeparter spesielt. 4.5 Tids- og ressursrammer Leverandøren skal gjennomføre oppdrag og/eller levere ytelser som tildeles ved kontrakter som følger denne rammeavtale med bilag innenfor de avtalte tids- og ressursrammer. Leverandøren er ansvarlig for overskridelser av tids- og ressursrammen som følge av forhold hos ham eller Leverandørens personell. 4.6 Kundens ansvar Kunden skal til enhver tid sørge for å tilføre Leverandøren de opplysninger og personressurser som er forutsatt i den enkelte tildelte kontrakt. 5. Etiske, sosiale og ytre miljø hensyn 5.1 Kontraktsklausuler for å sikre gode lønns- og arbeidsvilkår Det kreves at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Videre er det et krav om at Leverandøren og eventuelle underleverandører på forespørsel dokumenterer lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Utgiftene med fremskaffelse av slik dokumentasjon bæres i sin helhet av leverandøren. Dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår kan Kunden kreve at de personer som ikke har tilfredsstillende vilkår ikke får mulighet til å utføre arbeid før dette er i orden. Mislighold av kontrakten på grunn av dette bæres i sin helhet av leverandører uavhengig av om det er leverandøren eller en underleverandør som ikke oppfyller kravene. 5.2 Barnearbeid Oppdragsgiver skal ikke ha varer som er et produkt av barnearbeid. Brudd på denne bestemmelsen anses som vesentlig mislighold. Kostnader til retting tilfaller leverandør, uavhengig av kostnad. Leverandør har bevisbyrden for at de varer som leveres ikke er et produkt av barnearbeid. Jf. ILO-konvensjon nr 138 og 182 Leverandøren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon på de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underleverandører. 5.3 Bruk av farlige stoffer HMS-datablad Dersom en vare inneholder farlige stoffer, dvs kan medføre helsefare, fare for brann, eksplosjon eller ytre miljø skal merkes etter gjeldene regler og skal leveres med HMS-datablad for varen. Leverandør har informasjonsplikt i forhold til stoffer som står på myndighetenes prioriteringsliste over stoffer som skal utfases innen 2010 samt myndighetenes OBS-liste. 5.4 Kasserte produkter Leverandør skal ha returordninger for produkter som omfattes av avtalen. 5.5 Emballasje 4

5 Leverandør eller underleverandør skal være tilsluttet retursystem for emballasje eller ha eget innsamlingssystem for emballasje (se EU-direktiv 94/62 med endringer). 6. Risiko og ansvar Leverandøren påtar seg ansvar for feil og mangler ved alle leverte produkter i henhold til det til en hver tid gjeldende lovverk. Dersom Leverandøren ikke foretar det nødvendige for å avhjelpe mangelen, har Kjøperen rett til å heve avtalen. Dersom avtalen ikke heves kan Kjøperen enten la mangelen avhjelpe for Leverandørens regning og risiko eller kreve prisavslag. Ved brudd på rutine/responstid kan Kjøperen kreve dagmulkt av Leverandøren. Mulktens størrelse beregnes til NOK 500 pr. dag pr. maskin. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold selv innformere Kjøper og utbetale dagmulkt når en dagmulktsituasjon inntreffer. 7. Taushetsplikt Taushetsplikt etter forvaltningsloven av 10. februar 1967 nr til 13f kom mer til anvendelse for Leverandørens personell. Leverandørens personell skal følge de samme regler som gjelder for Kundens personell i forbindelse med sikring av informasjon. 8. Mislighold og sanksjoner i forbindelse med tildelte kontrakter Nærmere regler om mislighold og sanksjoner i forbindelse med tildelte kontrakter følger reglene i disse. 9. Møter Det skal holdes regelmessige møter for å gjennomgå hvordan rammeavtalen fungerer. I møtene skal partene gjennomgå de tildelinger av kontrakter som har vært i rammeavtalen, og legge frem de planer som foreligger hos Kunden og Leverandøren for neste periode. Kunden er ansvarlig for innkallelse til møter og møtene skal holdes i Kundens lokaler. Leverandøren kan på et selvstendig grunnlag invitere til slikt oppfølgingsmøte når han anser dette som nødvendig. Når en av partene finner det nødvendig, kan han med minst 3 dagers varsel innkalle til møte med den annen part for å drøfte avtaleforholdet og måten avtaleforholdet blir gjennomført på. 10. Endringer og tillegg til rammeavtalen Det kan ikke gjøres endringer eller tillegg til denne rammeavtale annet enn ved de forhold som er beskrevet under punkt. 3.4 og punkt. 4.2 siste avsnitt. 11. Tvister 11.1 Rettsvalg Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett Forhandlinger Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolkningen eller rettsvirkningene av avtalen, skal tvisten først søkes løst ved forhandlinger. 5

6 11.3 Mekling Dersom en tvist i tilknytning til denne avtalen ikke blir løst etter forhandlinger, kan partene forsøke å løse tvisten ved mekling. Partene kan velge å legge Den Norske Advokatforenings regler for mekling ved advokat til grunn, eventuelt modifisert slik partene ønsker. Det forutsettes at partene blir enige om en mekler med den kompetansen partene mener passer best i forhold til tvisten. Den nærmere fremgangsmåten for mekling bestemmes av mekleren, i samråd med partene Domstols- eller voldgiftsbehandling Dersom en tvist ikke blir løst ved forhandlinger eller mekling, kan hver av partene forlange tvisten avgjort med endelig virkning ved norske domstoler. Kundens forretningsadresse er verneting. Partene kan alternativt avtale at tvisten blir avgjort med endelig virkning ved voldgift i Norge. Hver av partene skal oppnevne en voldgiftsdommer. De partsoppnevnte voldgiftsdommerne skal innen 1(en) måned deretter oppnevne voldgiftsrettens tredje medlem, som er voldgiftsrettens leder. For øvrig gjelder reglene i lov om voldgift 14. mai 2004 nr. 25 (voldgiftsloven). *** Rammeavtalen er utferdiget i to eksemplarer, hvorav partene har hvert sitt. Dato/Sted... For Kunden: Dato/Sted... For Leverandøren:.. Sjøfartsdirektoratet/Kystverket.. 6