BILAG 1 Oppdragsgivers beskrivelse av oppdraget

Transkript

1 BILAG 1 Oppdragsgivers beskrivelse av oppdraget Plan- og bygningsetatens prosjekt «elektroniske tjenester» leverer digitale selvbetjeningsløsninger som skal forenkle våre kunders hverdag. Oslo kommune er på digitaliseringstoppen, og Plan- og bygningsetaten ligger i front med en rekke nye og fremtidige digitale tjenester men vet brukerne dette? Hensikten med kampanjen er å kommunisere at kommunen satser på brukerorienterte, moderne tjenestetilbud. Plan- og bygningsetaten har allerede gjort tilgjengelig flere løsninger, men disse er ikke en suksess før brukerne vet at tjenestene finnes og tar dem i bruk. Vårt hovedmål er: Det er enklere å bygge i Oslo: Økt kjennskap i befolkningen om kommunens digitale tjenester. Delmål 1: Flere velger selvbetjening på nett Delmål 2: Spare tid og ressurser i forvaltningen Oppdrag 1) Leskurkampanje rettet mot Osloborgere som eier bolig eller skal kjøpe bolig. I uke 16 har Plan- og bygningsetaten fått tildelt gratis reklameplass for tre ulike plakater i leskurene på buss- og trikkeholdeplasser gjennom en kommunal avtale. Oppdraget: - bistand fra et reklamebyrå for å utforme kampanjemateriell. Det skal leveres tre plakater innen 1. april 2016 i 36 eksemplarer. - Trykk av plakatene. Oppdrag 2) Forslag til profilartikkel for ny digital løsning for å søke rammetillatelse Denne tjenesten skal lanseres våren Målgruppen er arkitekt- og rådgiverfirmaer, utbyggere etc, i og med at det kreves en godkjenning som ansvarlig søker for å levere rammesøknad på enebolig. Oppdraget: - utforme en informativ og morsom profilartikkel som kan gi positiv oppmerksomhet i fagmiljøer, - Foreslå en leverandør som kan produsere og levere profilartikkelen innen 30. april. Profilartikkelen bør kunne brukes på stands og også sendes til firmaer. For begge oppdragene ønsker Plan- og bygningsetaten et samarbeid i den kreative fasen, og at byrået deretter leverer inntil tre utkast for valg av retning og ferdigstillelse. Milepæler for arbeidet avtales med oppdragsgiver.

2 BILAG 2 Leverandørens spesifikasjon av oppdraget Det vises tilbud av fra.

3 BILAG 3 Prosjekt- og fremdriftsplan Oppdraget skal påbegynnes etter avtale etter underskrevet kontrakt. Andre milepæler og datoer kan avtales etter behov. Leveringsdato Leveranse (2016) 15. februar Oppstart av begge oppdrag 10. mars Utkast til plakater leskurkampanje og profilartikkel 1. april Leveranse av trykte plakater 30. april Leveranse av profilartikkel 20. mai Sluttmøte og evaluering Rapportering Leverandøren skal levere ukentlige rapporter med oversikt over fremdrift, forbrukte timer og kostnader.

4 BILAG 4 Administrative bestemmelser Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter Bemyndigede representanter for partene: For Kunden Navn: Trude L. Isaksen Stilling: Kommunikasjonsdirektør Telefon: E-post: trude.isaksen@pbe.oslo.kommune.no For Leverandøren Navn:. Stilling:. Telefon:. E-post:. Dersom bemyndiget representant for en part skiftes ut, skal den andre part bli varslet om dette tre virkedager i forkant. Avtalen punkt 1.6 Nøkkelpersonell Konsulentens nøkkelpersonell: Navn Stilling Kompetanseområde Avtalen punkt 3.3 Bruk av underleverandør Ikke relevant Avtalen punkt 4.2 Bruk av tredjepart Ikke relevant Avtalen punkt 5.1 Møter Statusmøter Møter gjennomføres etter behov og nærmere avtale.

5 BILAG 5 Samlet pris og prisbestemmelser Avtalen punkt 6.1 Vederlag Avtalte priser inkluderer alle kostnader knyttet til oppdraget som er beskrevet i bilag 1 kravspesifikasjon, samt administrative leverandørens kostnader som går frem i bilag 4 til kontrakten. Alle priser er oppgitt NOK ekskl. mva. og andre avgifter som den norske stat eller kommune måtte kreve av leveransen. Sett inn priser i de åpne, hvite feltene i tabellen under. Nr Leveranse Timeforbruk Timepris 1 Kreativ utforming (oppdrag 1) NOK:.. 2 Kreativ utforming av profilartikkel (oppdrag 2) Gjennomsnittlig avtalt timepris NOK:.. NOK:.. Nr Leveranse Totalpris 1 Trykk av 36 plakater NOK:.. Leverandørens kostnader som inngår i oppgitte priser: Avtalt pris inkluderer alle kostnader i forbindelse med: - Leverandørens deltakelse i møter som er nødvendig for å utføre oppdraget - Reiser, diett og reisetid. - Leverandørens øvrige kommunikasjon med oppdragsgiver, for eksempel e-postkorrespondanse, telefon, m.m. - Administrative kostnader som kontorlokaler, utgifter til skriving, internkopiering, telefon/telefaks, porto, etc. Avtalen punkt 6.2 Fakturering Fakturering av oppdrag Fakturering av oppdrag 1 og 2 skjer etter at oppdraget er ferdig utført. Fakturering av trykking skjer etter ferdig utført trykking. Leverandørens fakturaer skal spesifiseres slik at fakturabeløpet kan kontrolleres mot antall leveranser og når leveranser har skjedd. Spesifikasjon av faktura Fakturaer skal spesifiseres slik at fakturabeløpet kan kontrolleres i henhold periodens utførte tjenester. Tilleggskrav til fakturainnhold -

6 Innleide konsulenter føres opp på varelinje med følgende data: leverandørens egendefinerte varenummer/artikkelnummer, navn på konsulenten, time, pris, antall og beløp (sum). I tillegg skal timelister vedlegges. Det skal benyttes elektronisk timeregistrering for bruttotid der dette benyttes i virksomhetene. Fra bruttotid skal det trekkes fra tid til lunsj og medgått tid til andre oppdrag som ikke inngår i konsulentens oppdrag. Betalingsfrist Oppdragsgiver skal betale innen 30 dager etter mottatt faktura. Betaling innebærer ingen godkjennelse av leveransen. Elektronisk handelsfaktura (heretter: EHF) Fakturering av varer og tjenester til Oslo kommune skal skje ved utstedelse av elektronisk handelsfaktura. Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje på den måten som Direktoratet for økonomistyring (DFØ) har fastsatt. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil konsulententen bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. Dersom konsulenten ikke oppfyller kravet til e-faktura påløper et gebyr pålydende kroner 50 pr faktura som kunden mottar på papir. Det skal utstedes månedlig kreditnota pålydende kroner 50 for hver faktura kunden mottar på papir. Informasjon om elektronisk faktura elektronisk faktura/article html Fakturaadresse: Oslo kommune Fakturasentralen Plan- og bygningsetaten Postboks 6532 Etterstad 0606 OSLO Ressursnummer: (oppgis ved bestilling og fakturering) OBS. Organisasjonsnummer: Ressursnummeret skal fremgå på side 1 i den elektroniske fakturaen i feltet: Deres ref (i dette feltet skal kun numeriske opplysninger føres inn) Avtalen punkt 6.5 Prisendringer Prisene er fast i avtaleperiode

7 BILAG 6 Endringer i den generelle avtaleteksten Punkt Erstattes med 3.3 Bruk av underleverandør. Utgår 3.5 Fri programvare. Utgår

8 BILAG 7 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Avtalen punkt 2.1 Endringer av avtalen Endringer av ytelsen etter avtaleinngåelsen skal avtales skriftlig. Konsulenten skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder