Bilag 1 Beskrivelse av Bistanden

Transkript

1 Bilag 1 Beskrivelse av Bistanden 1 BESKRIVELSE AV OPPDRAGET Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) ønsker å inngå en rammeavtale for området som omfatter grafisk design av trykksaker, tekstarbeid og fotografering. UKE har noen faste utgivelser på trykksaker som det er behov for hjelp til utarbeidelse av. I tillegg skal avtalen dekke utarbeidelsen/design av trykksaker som etaten får behov for i avtaleperioden. Det er et ønske om at leverandøren kan bistå med egne ideer og forslag når det gjelder det grafiske uttrykket til de ulike trykksakene. Leverandøren skal også i de fleste tilfeller stå for trykking, ferdigstilling og distribusjon av produktene. I noen tilfeller vil det kun være behov for bistand til grafisk utforming, da ikke alle produktene skal trykkes fysisk. De trykksakene som nevnes i kravspesifikasjonen er kun retningsgivende i forhold til volum, og ikke forpliktende for oppdragsgiver. 1.1 Grafisk profil Alle trykksaker skal være i samsvar med kommunens visuelle profil. For informasjon om farger, dekormønstre mv henvises til Oslo kommunes designhåndbok, se vedlegg 3. Designhåndboken er i stadig utvikling og en ny utgave vil utarbeides og gjøres gjeldende i løpet av OMFANG 2.1 Type tjenester Bistand til grafisk design av: o Trykksaker, brosjyrer/foldere o Rapporter o Oslospeilet (For eksempel, se; on/statistikk/oslospeilet%20nr%202% pdf) Skriving av artikler fortrinnsvis i trykksaker. o Nyhetsartikler o Bistå med å lese våre tekster og gi forslag til gode overskrifter, tekstlige forbedringer, etc. Fotografering o Bilder fotografert spesielt til kataloger og trykksaker o Portrettbilder av ansatte o Kjøp av bilder fra bildebank Trykkeritjenester o Trykking av ferdigstilt materiell o Renskjæring, falsing, stifting / liming i rygg Distribusjon av ferdigstilt materiale SIDE 1 AV 13

2 o Levering skjer etter avtale med Utviklings- og kompetanseetaten. 2.2 Utgivelser Oslospeilet (2-3 utgivelser i året, opplag ca. 1000). Oslospeilet er et magasin som kommer ut flere ganger i året og inneholder artikler om byens utvikling, særlig innenfor demografi og sosioøkonomi. Andre utgivelser Det vil ellers være bruk for bistand til utarbeidelse av diverse brosjyrer, rapporter, informasjonsskriv m.m. Omfanget av disse utgivelsene er ikke klart og vil variere. Ved alle typer utgivelser vil det være behov for bistand til grafisk design og for de fleste av utgivelsene vil det også være nødvendig med fotograftjenester og/eller bilder fra arkiv. Ved behov for bistand til å skrive artikkeltekster vil det være snakk om enkle artikler i forbindelse med utarbeidelse av trykksaker. 2.3 Anslått årlig forbruk Forbruk innenfor området er estimert til ca. kr pr år. Fordeling mellom grafisk design, tekst- og fototjenester og trykk/distribusjon antas å variere. 3 KUNDENS KRAV TIL BISTANDEN Krav Kostnadsoverslag. Før det gjennomføres avrop på rammeavtalen, skal tilbyder gi et kostnadsoverslag hvor det angis en totalsum på leveransen. Etaten skal godta kostnadsoverslaget før det inngås bindende avtale. Det skal utarbeides en framdriftsplan for det enkelte oppdrag der frister for korrekturlesing, godkjenning, ferdigstillelse etc. skal avtales. Leverandøren skal, uten ekstra kostnad, levere en versjon av trykksaken i pdfformat, slik at oppdragsgiver kan legge trykksaken ut på internett. Responstid: Det stilles krav om at leverandøren skal kunne bistå etaten og Ja/Nei Utfyllende forklaring SIDE 2 AV 13

3 påbegynne oppdrag innen maksimalt 8 dager etter at etaten har henvendt seg for bistand. Leverandør må kunne tilby et bredt utvalg av bilder av Oslo by. Det stilles krav om at trykkerikvaliteten på produktene skal være av den standard som er beskrevet i prisskjemaet. Miljøkrav til trykksaker: Det er et krav om at produktene skal tilfredsstille kravene til miljømerket Svanen eller tilsvarende ordning. Dokumentasjon: Leverandør skal bekrefte at kravet overholdes. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente dokumentasjon på at Leverandør oppfyller kravet i kontraktsperioden. Leveringstid trykking: Leveringstid etter siste godkjente korrektur skal være maksimalt 10 arbeidsdager, dersom ikke annet er avtalt. Leveringstid distribusjon: Leveringstid skal være maksimalt 4 arbeidsdager fra ferdigstilling av trykksakene, dersom ikke annet er avtalt. Ved distribusjon innebærer det at trykksakene skal pakkes, adresseres og fraktes ut til aktuelle adresser. SIDE 3 AV 13

4 Leverandøren må, eventuelt via underleverandører, kunne levere ferdige oppdrag på alle adresser i Norge. Behovet er først og fremst innen Oslo kommune. Samtlige krav i tabellen ovenfor skal besvares. Tilbud som ikke tilfredsstiller kravene vil bli avvist. Kolonnen «ja/nei» skal fylles ut av tilbyderne, og angir hvorvidt kravet er tilfredsstilt (ja) eller ikke (nei). Kolonnen «utfyllende forklaring» benyttes av tilbyderne til å beskrive bakgrunnen for at man har svart «ja» eller «nei». 4 ENDRING AV PRODUKT, TRYKKERITJENESTER Når det gjelder trykkeritjenestene kan spesifikasjonene på de ulike produktene endre seg i avtaleperioden og opplag vil kunne variere. De oppgitte produktene er eksempler som gir grunnlag for prissammenligning, produktene kan derfor endres etter behov. Ved bestilling av andre produkter, skal disse følge samme prisdannelse som produktene i prisskjemaet. Oppdragsgiver skal ha rett til innsyn i regnskaper/annen relevant dokumentasjon for verifisering. 5 TILDELINGSKRITERIER 5.1 Pris 40 % Se bilag 4 for nærmere informasjon og prisskjema for utfylling. 5.2 Kvalitet 60 % Tilbudt personells kompetanse (60 %) Gi en redegjørelse av nøkkelpersonell som vil bli benyttet for bistand til grafisk design, tekst og foto til oppfyllelse av oppdrag i en eventuell kontrakt. Det skal legges ved CV for en nøkkelperson innen hver av kategoriene grafisk design, tekst og foto. CV skal inkludere utdannelse og erfaring fra tilsvarende oppdrag Oppdragsforståelse (40 %) Gi en beskrivelse av hvordan arbeidsprosessen med utarbeidelse av en trykksak som Oslospeilet vil foregå. Det skal oppgis en tidsplan og timeforbruk for ulike konsulenter på hele prosessen, fra overlevert innholdsmateriale fra UKE til distribusjon. Ta utgangspunkt i at produktet skal ha samme omfang som denne utgaven av Oslospeilet: SIDE 4 AV 13

5 tistikk/oslospeilet%20nr%202% pdf. SIDE 5 AV 13

6 Bilag 2 Prosjekt- og fremdriftsplan Oppstart Bistanden vil løpe fra kontraktsignering. Oppdragsgiver vil gjøre avrop på avtalen etter behov. Det vises til bilag 1 punkt 3 for andre krav til tidsbruk og framdrift. Tidsrammen for Bistanden Oppdragsgiver skal kunne gjøre avrop på bistand i inntil to år fra kontraktsignering. For kontrakten gjelder opsjon for Oppdragsgiver til å forlenge kontrakten for ytterligere inntil år på uendrede vilkår. SIDE 6 AV 13

7 Bilag 3 Administrative bestemmelser Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter, Bemyndigede representanter for partene: For Kunden Navn: Stilling: Telefon: E-post: For Leverandøren Navn: Stilling: Telefon: E-post: Prosedyrer og varslingsfrister for utskifting av bemyndiget representant: Avtalen punkt 1.6 Nøkkelpersonell, Konsulentens nøkkelpersonell i forbindelse med utførelsen av Bistanden: Tilbudte ressurser iht. tildelingskriteriene: Navn Stilling Kompetanseområde E-post Telefon Avtalen punkt 3.2 Lønns- og arbeidsvilkår Leverandør forplikter seg til å framvise dokumentasjon på overholdelse av lønns- og arbeidsvilkår på oppfordring fra oppdragsgiver. SIDE 7 AV 13

8 Bilag 4 Pris og prisbestemmelser Avtalen punkt 4.1 Vederlag Alle priser skal oppgis i norske kroner eks. mva. Det aksepteres verken fakturagebyr eller andre typer gebyrer. Reise- og diettkostnader dekkes ikke. Prisene skal være faste i avtaleperioden, kun regulert av bilag 4, punkt 4.5. Prisbestemmelser ved tildeling De oppgitte prisene blir grunnlaget for prissammenligningen. Senere kjøp kan avvike fra disse produktene. Leverandøren skal prise alle lyseblå felter i prisskjemaet. Noe annet kan medføre avvisning av tilbudet. Prisene vil bli sammenlignet med en prosentvis fordelingsnøkkel. Trykkeri og distribusjon vil bli vektet med 40 % av priskriteriet. Tjenester i forbindelse med grafisk design, tekst og foto vil bli vektet med 60 % av priskriteriet. Trykkeri og distribusjon (Vekting innen priskriteriet, 40 %) Samtlige lyseblå felter under prismatrisene i 1, 2 og 3 vil bli summert og skaper tilsammen sammenligningsgrunnlag for Trykkeri og distribusjon. 1. Oslospeilet: Alternative opplagsmengder og varierende sideantall. Pris inkludert alle trykkekostnader. Format: A4 Sider omslag: 4 Farger omslag: Papir omslag: 250 gram, bestrøket papir, Algro design eller tilsvarende Farger papir: Papir materie: 100 gram, ubestrøket papir, Amber Graphic eller tilsvarende Antall eksemplarer - 4 sider 36 sider +4 sider Sum 1000 eks. kr kr kr kr 2. Brosjyrer, format A4, farger: Alternative opplagsmengder og varierende sideantall. Pris inkludert alle trykkekostnader. Format: A4 Sider omslag: 4 Farger omslag: Papir omslag: Galerie Art Silk 200g, eller tilsvarende. Farger materie: Papir materie: Galerie Art Silk 115g, eller tilsvarende Antall eksemplarer 500 eks. - 4 sider 8 sider + 4 sider kr kr kr SIDE 8 AV 13

9 1000 eks eks. Sum kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr 3. Distribusjon: Angi distribusjonskostnader for de ulike produkter. Prisen skal inkludere pakking, adressering og utsendelse. Leveringstid: Maks 4 arbeidsdager etter ferdigstilt produkt. Distribusjon av Oslospeilet: Oslospeilet skal per i dag distribueres til 300 ulike adresser i Norge, (ca. 250 adresser i Oslo og 40 adresser i resten av landet). Ca. fem eksemplarer skal sendes til Norden. I tillegg skal 600 eksemplarer leveres til rådhuset i Oslo og 50 eksemplarer til Utviklingsog kompetanseetaten på Helsfyr. Trykksak Oslospeilet Samlet pris iht. ovenstående beskrivelse kr Distribusjon av andre trykksaker: Det vil også være behov for distribusjon av andre trykksaker. Eksemplene nedenfor er kun retningsgivende for behovet. Distribusjon av trykksaker med andre spesifikasjoner skal følge samme prisoppbygging. Trykksaker <20 ulike adresser i Norge 20<60 ulike adresser i Norge Ant stykk Vek: Opp til 175 gram kr kr Ant stykk Vekt: Opp til 500 gram kr kr Sum kr kr kr Grafisk design, tekst og foto (Vekting innen priskriteriet, 60 %) Grafisk design, tekst og foto vil bli vektet med henholdsvis 70 % - 10 % - og 20 %. Innen priskategorien grafisk design er det åpnet for en differensiert timespris for de ulike funksjonene. Pris per time for grafiske tjenester vil bli vektet slik tabellen viser og summert. Score med relativ vekting i 1, 2 og 3 blir summert og danner til sammen grunnlaget for Grafisk design, tekst og foto. SIDE 9 AV 13

10 1. Grafisk design (70 %). Her skal det oppgis en pris for hver kategori. Hvis prisene er de samme under alle kategorier, settes lik pris i alle tre boksene Pris pr time Vekting Timespris x vekting Tilrettelegging m.m. kr 10 % Grafisk design (layout, korrektur) kr 70 % Prosjektledels e/ konsulent kr 20 % Sum kr 100 % kr 2. Tekst (10 %). Her skal det oppgis pris per time for artikkelskriving mm. Inkludert i posten tekst ligger også research og intervjuer dersom det er behov for det. Tekst Artikkelskriving og redaksjonell behandling. Pris pr time for konsulent kr 3. Foto (20 %). Her skal det oppgis pris per time for fotografering m.m.. For kjøp av bilde fra bildebank, skal det oppgis enhetspris. Pris pr time Enhetspris Fotografering og etterarbeid. Kjøp av bilde fra bildebank kr kr Avtalen punkt 4.5 Prisendring Avtalt prisendring: Prisendring kan skje en gang i året. Første gang det er mulig å endre prisene er 12 måneder etter kontraktsoppstart. SIDE 10 AV 13

11 Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 5, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til. Leverandøren bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Punkt Endring 3.7 Tillegg til avtaleteksten: «Leverandøren skal sørge for at det i hele kontraktsperioden benyttes minst en lærling ved utførelse av arbeid knyttet til denne kontrakten. Leverandøren skal dokumentere at kravet er oppfylt ved oppstart av arbeidet, og ellers på oppdragsgivers anmodning. Lærlingekravet skal oppfylles uavhengig av om arbeidet utføres av hovedleverandør eller underleverandører. Utenlandske leverandør kan ved utførelsen av oppdraget oppfylle lærlingekravet ved å benytte personer hvis arbeid inngår som ledd i aktuell fagutdanning i annet EU/EØS- land. Dersom leverandøren kan dokumentere at det er gjennomført hensiktsmessige tiltak for å fremskaffe lærlinger som ikke har ført frem, kan leverandøren anmode oppdragsgiver om bistand til å fremskaffe lærlinger. Dersom oppdragsgiver ikke kan bistå, bortfaller lærlingekravet.» 4.2 Punkt 4.2 erstattes med følgende: Fakturering skjer etterskuddsvis pr måned, med mindre annet er avtalt i bilag 4. Fakturert beløp skal gjelde den tid som er medgått frem til faktureringstidspunktet, samt eventuell dekning av utgifter påløpt i samme tidsrom. Konsulentens fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Kunden. Alle fakturaer for løpende timer skal være vedlagt detaljert spesifikasjon over påløpte timer. Utlegg og andre utgifter skal angis særskilt. Leverandøren plikter å sende elektroniske fakturaer i Elektronisk handelsformat (EHF) fra dato for kontraktsinngåelse. Som Leverandør må det inngås en egen avtale med et aksesspunkt. Dersom Leverandøren ikke oppfyller kravet til e-faktura påløper et gebyr pålydende kroner 100,- per faktura Kunden mottar på papir. Det skal utstedes månedlig kreditnota pålydende kroner 100,- for hver faktura Kunden mottar på papir. SIDE 11 AV 13

12 Krav til fakturainnhold Fakturaadresse til Oslo kommune: Utviklings- og kompetanseetaten v/ Oslo kommune Fakturasentral Postboks 6538 Etterstad 0606 Oslo Kommune Foruten de obligatoriske kravene til EHF, MÅ fakturaen/xml-filen inneholde følgende informasjon: Leverandørens navn Leverandørens organisasjonsnummer o For leverandører registret i MVA-registeret, skal organisasjonsnummer etterfølges av bokstavene MVA. Bankkontonummer Fakturanummer (unikt for leverandøren) Fakturadato Forfallsdato Leveringssted Leveringsdato Fakturamottaker: - Virksomhetens navn (ikke enhet, som barnehage eller skole) - Virksomhetens organisasjonsnummer. (ikke enhetens) Referanse - ressursnummer eller ordrenummer/bestillingsnummer Varelinjetekst (Spesifikasjon av ytelsen/varen) - Artikkelnummer (varenummer) - Artikkelnavn - Enhetsbeskrivelse, (stk., kartong, etc.) - Enhetspris pr. varelinje - Antall enheter pr. varelinje - Varelinjebeløp - sum pr. varelinje (ikke forskjellige varer i samme linje) Fakturabeløp eksklusiv mva. - Mva. spesifisert beløp (spesifiseres på de forskjellige mva. satsene) Fakturabeløp inkludert mva. Se link under for ytterligere informasjon: html SIDE 12 AV 13

13 Bilag 6 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Avtalen punkt 2.1 Endringer av avtalen Endringer av ytelsen etter avtaleinngåelsen skal avtales skriftlig. Konsulenten skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder SIDE 13 AV 13