Kontrakt 2016/114 Avrop på rammeavtale for skannere og tjenester knyttet til elektronisk opptelling av stemmesedler (skanning)

Transkript

1 Kontrakt 2016/114 Avrop på rammeavtale for skannere og tjenester knyttet til elektronisk opptelling av stemmesedler (skanning) Bilag til Avtalen

2 Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget Bilag 1: Kundens beskrivelse av Oppdraget Avtalen punkt 1.1 Avtalens omfang Grunnlagsmateriale/resultat av Oppdraget Avtalen punkt 3.2 Bruk av standarder/metoder...4 Bilag 2: Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Avtalen punkt 3.5 Fri programvare...5 Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan Fremdriftsplan for Oppdraget: Avtalen punkt Dagbot ved forsinkelse...6 Bilag 4: Administrative bestemmelser Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter Avtalen punkt 1.6 Nøkkelpersonell Leverandørens underleverandører Avtalen punkt 3.4 Lønns- og arbeidsvilkår: Avtalen punkt 4.2 Bruk av tredjepart Avtalen punkt 5.1 Møter...8 Bilag 5: Samlet pris og prisbestemmelser Avtalen punkt 6.1 Vederlag Avtalen punkt 6.2 Fakturering Avtalen punkt 6.5 Prisendringer Avtalen punkt Dagbot ved forsinkelse...10 Bilag 6: Endringer i den generelle avtaleteksten...11 Bilag 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen...12 Bilag - Side 2 av 12

3 Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget Bilag 1: Kundens beskrivelse av Oppdraget I 2017 avholder Valgdirektoratet en rekke opplæringskonferanser på Radisson Blu Hotel, Oslo Alna, rettet mot gjennomføringen av Stortingsvalget og Sametingsvalget Konferansene er delt i to moduler som knyttes til ulike faser i valggjennomføringen. Modul 2 fokuserer på opptelling og ferdigstilling av valgresultatet. Tidspunktet for denne konferanserekken er fra 29. mai til 13. juni Kommunene har samlinger i perioden , mens fylkeskommunene har sin egen samling fra I om lag halvparten av landets kommuner og samtlige fylkeskommuner gjennomføres opptelling ved bruk av skanning. Valgdirektoratet besitter en vesentlig skanninginfrastruktur som har blitt, og blir, benyttet til testing og øvrig kvalitetssikring av EVA. Skannerne, som Valgdirektoratet selv eier, er tenkt benyttet til opplæringssamlingene på Alna. De må likevel suppleres med ytterligere utstyr for å oppnå en adekvat infrastruktur. 1.1 Avtalen punkt 1.1 Avtalens omfang Opplæringsopplegget som gjennomføres i modul 2 består for en kommune/fylkeskommune av en dag med foredrag i storsal, etterfulgt av en dag med oppgaveløsning. Dette skjer i parallell på følgende vis: kommune A er på foredrag mandag og løser oppgaver tirsdag. Kommune B er på foredrag tirsdag (samtidig som kommune A sitter i grupperom), og løser oppgaver onsdag, og så videre. Det kjøres dermed foredrag mandag til torsdag begge ukene, og løses oppgaver tirsdag til fredag de samme ukene. Skanningutstyret skal settes opp i et stort felles skanningrom som holder ca. 75 personer. I dette skanningrommet vil den enkelte kommune/fylkeskommune få en dedikert skanner til bruk i oppgaveløsningen. Det vil aldri være behov for mer enn 32 skannere fordelt på henholdsvis 32 kommuner i det store felles skanningrommet. Kundens krav til Oppdraget: Leverandør må kunne leie ut utstyr, og ha teknisk support tilgjengelig på kort varsel under opplæringssamlingen. Utleie utstyr: Til den totale infrastrukturen stiller Valgdirektoratet selv med ti skannere av typen Canon DR-G1130. Leverandøren må derfor leie ut de øvrige 22 skannerne for perioden Fra juni er det opplæring for fylkeskommunen, en mindre samling, og da er det behov for å leie kun 9 skannere i dette tidsrommet. Det skal være skannere med ytelse tilsvarende de Valgdirektoratet allerede har, som vil si «stor skanner» med hastighet rundt 100 sider/min stående, men behøver ikke være av samme merke eller modell. Merk at skannerne må være kompatible med EVA Skanning programvare. Valgdirektoratet må også leie 32 skjermer og nødvendig tilbehør til skjermer i perioden Fra juni er det opplæring for fylkeskommunen og da er det behov for å leie kun 19 skjermer og nødvendig tilbehør til skjermer. Det må settes opp to nettverksskriver til utskrift av strekkodelapper i skanningrommet. Leverandøren skal stå for installasjon og konfigurasjon av skriverdrivere på alle PCene i skanningrommet. Redundans/erstatningsutstyr Kursdeltakerne kan akseptere en kort ventetid ved eventuelt bytte av utstyr, dog ikke mer enn 15 minutter. Valgdirektoratet ønsker ikke å betale de ekstraordinære kostnader som typisk kreves ved ønske om tilnærmet 100 % oppetid. På den annen side, dersom opplæringen spoleres for en eller flere kommuner/fylker, kan det ha betydelige negative utslag på Valgdirektoratets omdømme. Bilag - Side 3 av 12

4 Bilag 1 Kundens beskrivelse av Oppdraget Dersom en eller flere av skannerne og/eller øvrig utstyr som leverandøren leverer feiler i perioden, må leverandøren stille med erstatningsutstyr innen 15 minutter. Hvis Valgdirektoratets eget skanningutstyr feiler må leverandøren kunne levere erstatning innen samme tidsrom som for eget utstyr. Leverandøren må selv gi et forslag på hvor stor grad av redundans som er hensiktsmessig. Det vil være mulig å benytte et møterom eller tilsvarende på hotellet for oppbevaring av utstyr/erstatningsutstyr. Vær oppmerksom på at det i helgene mellom samlingene kan bli behov for å flytte eventuelt utstyr mellom ulike rom. Merk at hotellet ikke er ansvarlig for eventuell skade eller tyveri av teknisk utstyr for tredjepart som oppbevares på hotellet. Teknisk support on site: Valgdirektoratet ønsker at leverandøren stiller med én teknisk ressurs fysisk tilstede under hele opplæringssamlingen på Alna, altså fra klokken i tidsperioden 29. mai 2. juni, 6. juni 9. juni og juni Dette for å kunne håndtere eventuelle skanner-tekniske problemer med skannere og/eller øvrig utstyr i denne perioden som går ut over Valgdirektoratets kompetanseområde. 1.2 Grunnlagsmateriale/resultat av Oppdraget Leverandøren skal være tilgjengelig på telefon/e-post dersom det skulle oppstå skannertekniske problemer med oppsettet. 1.3 Avtalen punkt 3.2 Bruk av standarder/metoder Kvalitetssikring Leverandøren skal stå ansvarlig for at skannere og skriver fungerer, samt ha rask responstid dersom noe av utstyret feiler. Bilag - Side 4 av 12

5 Bilag 2 Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Bilag 2: Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Konsulenten skal spesifisere gjennomføringen av Oppdraget som svar på bilag 1. Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget: (Denne skal svare på Kundens beskrivelse og krav som følger av bilag 1) 2.1 Avtalen punkt 3.5 Fri programvare Denne leveransen omfatter ikke fri programvare. Bilag - Side 5 av 12

6 Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan 3.1 Fremdriftsplan for Oppdraget: Leveranse av skannere og øvrig utstyr skal skje senest klokken 09.00, 29. mai 2017 på Radisson Blu Hotel, Alnabru Oslo. 3.2 Avtalen punkt Dagbot ved forsinkelse Frister som utløser dagbot ved forsinkelse: 29. mai, kl Gjelder leveranse av utstyr som direktoratet har leid av leverandøren. Bilag - Side 6 av 12

7 Bilag 4 Administrative bestemmelser Bilag 4: Administrative bestemmelser 4.1 Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter Bemyndiget representant for partene: For Kunden Navn: Knut Magne Watne Tittel: Avdelingsleder Adresse: Rambergveien 9, 3115 Tønsberg Telefon: E-post: xxxx.xxxxx.xxxxx@xxxx.xx For Leverandøren Navn: Tittel: Adresse: Telefon: E-post: Dersom bemyndiget representant for en part skiftes ut, skal den andre part bli varslet om dette 5 virkedager i forkant. 4.2 Avtalen punkt 1.6 Nøkkelpersonell Konsulentens nøkkelpersonell: Navn Stilling Kompetanseområde Leverandøren bes spesifisere ressurs(er) til å gjennomføre leveransen. Kunden ber om at det sendes CV for aktuelle ressurs(er). Aktuelle on site-ressurs(er) må påberegne telefonintervju. 4.3 Leverandørens underleverandører Leverandørens godkjente underleverandører: Navn Org.nr. Leveranseområde 4.4 Avtalen punkt 3.4 Lønns- og arbeidsvilkår: Aktuell tariffavtale samt samsvarserklæring: (Her identifiseres allmenngjort tariffavtale eller aktuell landsomfattende tariffavtale, samt inntas egenerklæring evt. tredjepartserklæring om samsvar mellom aktuell tariffavtale og faktiske lønns- og arbeidsvilkår for oppfyllelse av Leverandørens og eventuelle underleverandørers forpliktelser) Bilag - Side 7 av 12

8 Bilag 4 Administrative bestemmelser 4.5 Avtalen punkt 4.2 Bruk av tredjepart Kundens valgte tredjeparter: Navn Org.nr. Leveranseområde Radisson Blu Hotel Hotell, nettverk, bevertning, konferansesenter 4.6 Avtalen punkt 5.1 Møter Intet særskilt avtalt. Bilag - Side 8 av 12

9 Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 5: Samlet pris og prisbestemmelser 5.1 Avtalen punkt 6.1 Vederlag Vederlag for Oppdraget er avtalt som følger Prisliste (angitt i NOK eks. mva, levert med DDP hvor relevant) Beskrivelse Valuta (NOK) Pris/enhet (eks. mva) Kommentar Leie av skannere - 22 stykk ( ) - 9 stykk ( ) Leie 2 nettverksskrivere Leie av skjermer og nødvendig tilbehør til skjermer (eksempelvis tilstrekkelig med skjermkabler) - 32 stykk ( ) - 19 stykk ( ) Annet nødvendig utstyr tilknyttet radene over (spesifiser og legg til linjer under ved behov) Valgdirektoratet håndterer selv alt av oppsett og konfigurasjon på PCer, utenom skrivere og skriveroppsett. Videre håndterer direktoratet tastatur, mus, strekkodelesere, PCer og øvrige kabler Én on site teknisk ressurs (fra klokken , i tidsperioden 29. mai 2. juni, 6. juni 9. juni og juni 2017) Eventuelle tillegg for overtid eller andre former for økt beredskap Totalpris for hele tjenesten Satser for reise- og diettkostnader: Reise- og diettkostnader skal dekkes etter følgende satser: Bilag - Side 9 av 12

10 Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser Statens satser gjelder. Reisetid: I tillegg til avtalt vederlag kan Konsulenten fakturere medgått reisetid i henhold til statens satser og retningslinjer: Reisetid Kommentar For reiser til og fra Konsulentens lokaler til Kunden i forbindelse med Bistanden, gjelder møter Kunden har initiert i forkant av opplæringssamlingen Eventuelle tillegg for overtid eller andre former for økt beredskap Annet? (Spesifiser andre kostander som kan dukke opp i forbindelse med leveransen) 5.2 Avtalen punkt 6.2 Fakturering Faktura skal leveres elektronisk på den av Direktorat for økonomistyring (DFØ) sin til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil Leverandøren bli varslet seks måneder før nødvendig endring finner sted. For mer informasjon om hvordan komme i gang med levering av elektronisk faktura, se DFØ sin hjemmesider Faktura til Valgdirektoratet Valgdirektoratets elektroniske fakturaadresse er (org. nr.): Faktura skal merkes med følgende: Avtalereferanse: Fakturareferanse: 2016/114 Avrop rammeavtale for skannere og tjenester 3630COST Leverandøren må selv bære eventuelle kostnader leveranse av elektronisk faktura måtte medføre for denne. Kunden har rett til å returnere fakturaer som ikke tilfredsstiller Avtalens krav 5.3 Avtalen punkt 6.5 Prisendringer Prisene er faste i avtaleperioden. 5.4 Avtalen punkt Dagbot ved forsinkelse I tråd med avtalens bestemmelser Bilag - Side 10 av 12

11 Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 6: Punkt Endringer i den generelle avtaleteksten Erstattes med Bilag - Side 11 av 12

12 Bilag 7 Endringer i avtalen etter avtaleinngåelsen Bilag 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Nr. Dato Endringen gjelder Bilag - Side 12 av 12