Veiledende bilag til SSA-K Kjøpsavtalen versjon 2015

Transkript

1 Kjøpsavtalen versjon 2015 Innhold: Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon... 2 Bilag 2: Leverandørens beskrivelse av leveransen... 3 Bilag 3: Kundens tekniske plattform... 3 Bilag 4: Leveringstidspunkt og andre frister... 5 Bilag 5: Godkjenningsprøve... 6 Bilag 6: Administrative bestemmelser... 7 Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser... 8 Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten...11 Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen...12 Bilag 10: Lisensbetingelser for standardprogramvare og fri programvare...13

2 Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Avtalens punkt 1.1 Avtalens omfang Det er ikke tillatt å benytte drivstoff (bunkers) som inneholder mer enn 0,10 % svovel innenfor SECA-området, som er definert i MARPOL (International Convention for the Prevention of Pollution from Ships). Sjøfartsdirektoratet er i henhold til EU direktivet 2012/33/EU og tildelingsbrev fra departement forpliktet til å ta stikkprøver av drivstoff fra fartøy. Detter er for å kontrollere svovel innholdet i drivstoff som benyttes ombord fartøy som anløper og seiler i Norge. Sjøfartsdirektoratet har i dag ett apparat som måler svovelinnholdet i skipets drivstoff. For å kunne kontrollere flere skip langs norske kysten har direktoratet behov for ytterliggere apparater. Anslagsvis kan det være aktuelt med innkjøp av ca. 4-5 apparater, men det presiseres at dette kun er et anslag og at direktoratet ikke er forpliktet til å kjøpe en bestemt menge i løpet av avtaleperioden. Apparatet som direktoratet i dag benytter heter: Bruker S1 Titan 600. Grunnet forhold knyttet til opplæring, standardisert prøvetakning, måleresultat og tolkning av måleresultat ønskes det tilbud på samme apparat eller tilsvarende. Apparatet må kunne være portabelt som på en hurtig metode kan fastslå om drivstoffet er over eller under tillatt verdier. Apparatet vil oppbevares på Sjøfartsdirektoratets tilsynskontor og medbringes om bord ved tilsyn på skip. Apparatet må derfor være lett håndterlig og robust slik at det tåler regn, slag mv. som kan oppstå ved transport og analyse. Det gjøres oppmerksom på at resultatet kun benyttes som en avgjørelse om Sjøfartsdirektoratet skal gå videre med saken og sende inn prøver til analyse eller ikke. Resultat av analyser skal oppgis i vekt %. Leverandør må også presisere anbefalt service og kalibrerings intervall for apparatet. Leverandøren skal også tilby nødvendig opplæring ved behov. Avtalens punkt Tilpasninger og installasjon mv. Leverandør skal klargjøre apparatet slik at det leveres ferdig til bruk for analysering av svovel i drivstoff fra fartøy. Dette skal være inkludert i den faste leveringsprisen av et stk. apparat og som fylles ut i bilag 7. Typisk drivstoff for fartøy kan variere fra tungolje til letter produkter som marine diesel eller gassolje. Avtalens punkt Dokumentasjon og opplæring Alt utstyr skal leveres med brukermanual på engelsk eller norsk. Ved behov kan direktoratet kreve opplæring, jf. bilag 3. Leverandøren skal stå for opplæring av en gruppe personer som er tiltenkt å benytte apparatet. Det skal også inkluderes instruktørkurs slik at kunden kan ta dette ansvaret i fremtiden. Side 2 av 13

3 Kurser skal holdes i Sjøfartsdirektoratets lokaler i Haugesund ved levering av apparat og avtales i de enkelte tilfeller. Bilag 2: Leverandørens beskrivelse av leveransen Leverandøren skal, basert på bilag 1 (Kundens kravspesifikasjon), beskrive sin leveranse/løsning her. Leverandør skal gi en utfyllende beskrivelse av tilbudt apparat med bilder og forklaringer her. Leverandør må særlig beskrive punktene som fremkommer i tilbudsforespørselen om kvalitet og service. Leverandøren bør være oppmerksom på at avvik, forbehold og andre endringer i bilag 2 til Kundens krav i bilag 1 ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Avtalen punkt 1.1 Avtalens omfang Dersom det etter Leverandørens mening er åpenbare feil eller uklarheter i Kundens kravspesifikasjon, skal Leverandøren påpeke dette her. Leverandøren skal angi service/kalibrerings intervallene til apparatet nedenfor. Avtalens punkt Utstyr og programvare Dersom tilbudt programvare og utstyr ikke har slike funksjoner, egenskaper og kvalitet som følger av standard produktbeskrivelse/-spesifikasjon, brukerveiledning mv. som Leverandøren lar følge med ved salg av disse produktene, skal dette fremkomme her. Dersom det er nødvendig å oppgradere Kundens tekniske plattform, slik den er beskrevet i bilag 3, for at Leverandørens ytelser skal fungere som avtalt, skal dette spesifiseres her. Avtalens punkt Forholdet til standard lisens- og avtalevilkår I den utstrekning standardprogramvare som er omfattet av leveransen må leveres under standard lisensbetingelser, skal dette fremkomme her. Kopi av lisensbetingelsene skal være vedlagt som bilag 10. I den utstrekning det er avvik mellom lisensbetingelsenes bestemmelser om disposisjonsrett og denne avtalens bestemmelser om disposisjonsrett, skal dette fremkomme her. Avtalens punkt Garantiperiode og garantiytelser Dersom Leverandøren stiller krav til vedlikehold som må være utført for at garantien for utstyr skal gjelde, skal dette spesifiseres her. Bilag 3: Kundens tekniske plattform Side 3 av 13

4 Apparatet og dens software må kunne være kompatible med følgende teknisk utstyr: Beregnet for PC er med Intel CPU og Intel HD Graphics (NB! Ikke dedikert GPU eller Video-RAM) 64-bits Windows 8.1 (norsk) oppgradering til Windows 10 i nær framtid Distribusjonspakke for automatisk installasjon vha. Microsoft System Center Configuration Manager (MS SCCM). Dersom tilbudt apparat medfører implementeringskostander, herunder eksempelvis opplæring, standardisering mv. skal leverandøren dekke dette og oppgi dette i prisskjemabilag 7 punkt Side 4 av 13

5 Bilag 4: Leveringstidspunkt og andre frister Avtalens punkt Tid og sted for Leverandørens ytelse Programvare og utstyr skal være levert innen de frister som fremgår her. Alt utstyr skal plasseres innendørs og på et avtalt eller anvist sted ved levering. Leverandøren skal angi hvor raskt tilbudt apparat kan leveres til Kunden i Haugesund etter at bestilling er mottatt, jf. tilbudsforespørselen om leveringstid og tilgjengelighet. Leverandøren skal også angi her øvrig tilgjengelighet for service og andre avklaringen som Kunden måtte ha, jf. tilbudsforespørselen om leveringstid og tilgjengelighet Avtalens punkt 6.2 Dagbot ved forsinkelse Dersom partene har knyttet dagbot til andre frister/tidspunkt enn leveringsdag, skal dette fremkomme her. Dersom dagbotsatser, beregningsgrunnlag for dagbøter eller løpetid for dagbøter skal avvike det som fremgår av avtalens punkt 6.2, skal dette fremkomme her. Side 5 av 13

6 Bilag 5: Godkjenningsprøve Utgår Side 6 av 13

7 Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene. Det skal fremgå av bilag 1 hvilke deler av bilag 6 som skal fylles ut av Kunden. Eventuelt kan Kunden i bilag 1 be Leverandøren fylle ut deler av bilaget. Avtalens punkt 1.5 Partenes representanter Bemyndiget representant for partene, og prosedyrer og varslingsfrister for eventuell utskiftning av disse, spesifiseres her. For Kunden: Navn: Enge Svein Erik Stilling: Senioringeniør Telefon: E-post: SveinErik.Enge@Sjofartsdir.no For Leverandøren: Navn: Stilling: Telefon: E-post: Avtalens punkt 2.4 Lønns- og arbeidsvilkår Dokumentasjon av Leverandørens oppfyllelse av Leverandørens forpliktelser som nevnt i avtalens punkt 2.4 (Lønns- og arbeidsvilkår) skal fremkomme her. Dokumentasjonen kan bestå av en egenerklæring eller en tredjepartserklæring om at det er samsvar mellom aktuell tariffavtale og faktiske lønns- og arbeidsvilkår for oppfyllelse av Leverandørens og eventuelle underleverandørers forpliktelser. Nærmere presiseringer om gjennomføring av avtalens punkt 2.4 kan avtales her. Avtalens punkt 2.6 Skriftlighet Dersom Kunden ønsker at varsler, krav eller andre meddelelser knyttet til denne avtalen skal gis på en anen måte enn skriftlig til den postadressen eller elektroniske adressen som er oppgitt på avtalens forside, skal dette fremkomme her. Side 7 av 13

8 Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Leverandørens ytelser skal fremgå her i bilag 7. Kunden må tenke gjennom hvilke prisformat (timepris, enhetspris, fastpris mv.). Leverandøren skal basere sitt tilbud på, og lage maler for dette i bilag 7. Eventuelle spesielle betalingsordninger som rabatter, forskudd, delbetalinger samt avvikende betalingstidspunkter skal også fremgå. Prisene skal oppgis eksklusive merverdiavgift og inklusiv eventuelle andre offentlige avgifter. Leverandøren kan ikke kreve betalt for ytterligere tjenester eller pådra Sjøfartsdirektoratet andre utgifter i forbindelse med anskaffelsen av systemet, uten at dette er uttrykkelig avtalt og nedfelt skriftlig i et dokument som er undertegnet av begge parter Avtalens punkt Dokumentasjon og opplæring Ved behov for opplæring i henhold til bilag 1, skal vederlag for opplæringen spesifiseres her. Leverandøren skal oppgi kostnader for opplæring, jf. bilag 3 i tilbudsforespørselen: Kurs Beskrivelse Pris eks. mva. i NOK Brukerkurs (25 personer) Instruktørkurs (10 personer) Total fastpris Alle kurs skal holdes i Sjøfartsdirektoratets lokaler i Haugesund. Prisen for kurs inkludere alle kostander for leverandøren med kurset, herunder eksempelvis, kursmateriell, reise, opphold og reisetidutgifter mv. Avtalens punkt Garantiperiode og garantiytelser Dersom garantiperioden avviker fra avtalens punkt 2.1.6, skal dette fremkomme her. Avtalens punkt 3.1 Vederlag Alle priser og nærmere betingelser for det vederlaget Kunden skal betale for Leverandørens ytelser skal fremgå her. Dersom priser ikke skal oppgis eksklusive merverdiavgift, men inkludert toll og eventuelt andre avgifter, skal Kunden spesifisere alternativt prisoppsett her. Dersom Kunden åpner for at priser på komponenter som leveres fra utlandet kan oppgis i utenlandsk valuta, skal dette fremkomme her. Dersom skal utstyr og programvare ikke skal leveres DDP (Incoterms) på den adresse som er angitt på avtalens forside, skal alternativ risikomodell oppgis her. Side 8 av 13

9 Pristabell for varer og tjenester: Varer Fast kjøpspris 1 stk. apparat inkludert software Kundetilpasning - oppsett av apparat Kontroll/service/feil søking av apparat inkludert eventuell transportkostnader Timepris for reparasjon av apparat. Kalibrering pr. gang, pr apparat Forbruksmaterial pr. analyse (eks. pippet, koppholder, film) Bordstativ Andre kostander pr apparat pr. gang Totalt Referanse til beskrivelse i bilag Pris eks. mva. i NOK Avtalens punkt 3.2 Faktureringstidspunkt og betalingsbetingelser Dersom vederlag for programvare eller utstyr ikke skal faktureres på det tidspunkt levering anses skjedd i henhold til punkt 2.1.5, skal alternativt faktureringstidspunkt oppgis her. Øvrige betalingsvilkår, samt eventuelle vilkår for bruk av EHF, skal fremkomme her. Leverandøren skal sende faktura elektronisk. Elektronisk faktura skal være av formatet Elektronisk handelsformat (EHF). EHF formatet er et offentlig standardformat (XML) som dekker regnskapslovens krav. Vedlegg skal også sendes via EHF-formatet Faktura merkes med 1280TOH Virksomhetens elektroniske fakturaadresse er til mottakende virksomhet, se gjerne Leverandøren må tilfredsstille de krav som blir stilt til e-handel, slik at avrop kan skje gjennom aksesspunktinfrastrukturen, som f.eks Ehandelsplattformen eller aksesspunkt som Kunden har valgt. Transaksjoner skal gjennomføres i henhold til standardformatet EHF. Leverandøren forplikter seg til å tilgjengeliggjøre avtalt sortiment i henhold til denne rammeavtalen gjennom slikt aksesspunkt dersom Kunden ber om dette. Leverandøren skal i så tilfelle utarbeide og oppdatere spesifikk varekatalog og prisliste for Kunden der kun de produkter som inngår i denne rammeavtalen skal fremkomme. Varekatalogen og prislisten skal utarbeides i elektronisk format og distribueres til Kundens kontaktperson. Leverandøren skal ved prisendring og ved utskifting i avtalesortiment oversende oppdatert varekatalog i henhold til kravene i avtalen. Side 9 av 13

10 Side 10 av 13

11 Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles her med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til og resultatet av endringen. Leverandøren bør imidlertid være oppmerksom på at avvik, forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Eksempel på endringstabell: Punkt i avtalen Kapittel x.x.x, avsnitt y Erstattes med Ny formulering/tekst Side 11 av 13

12 Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Leverandøren skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør bilag 9, og uten ugrunnet opphold gi Kunden en oppdatert kopi. Kunden må selv holde oversikt over hvilke endringsanmodninger de har sendt, hvilke endringsoverslag de har mottatt og hvilke endringsordre de har gitt. Eksempel på endringskatalog: Endringsnr. Beskrivelse Ikraftsettelsesdato Arkivreferanse Side 12 av 13

13 Bilag 10: Lisensbetingelser for standardprogramvare og fri programvare Kopi av lisensbetingelser for standardprogramvare og fri programvare inntas i bilag 10. Avtalens punkt Forholdet til standard lisens- og avtalevilkår Kopi av lisensbetingelser for standardprogramvare som er omfattet av leveransen skal være vedlagt her. Avtalens punkt 4.3 Fri programvare Dersom leveransen omfatter fri programvare, skal kopi av lisensbetingelsene som gjelder for den aktuelle frie programvare inntas her. Side 13 av 13