SSA-V Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon. "Digital døgnåpen forvaltning" - Ny portalløsning for Fosenkommunene

Transkript

1 SS-V Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon "Digital døgnåpen forvaltning" - Ny portalløsning for Fosenkommunene

2 Innhold 1 Innledning Oppbygning av dokumentet vtalens omfang Generelle krav Brukerstøtte Programrettelser Nye versjoner Leverandørens bistandsplikt Personopplysninger Dokumentasjon, opplæring og support... 5

3 1 Innledning Kommunene Ørland, Bjugn, Åfjord, Rissa, Leksvik, Roan og Osen (Fosenkommunene) har etablert en ny felles portalløsning. Portalløsningen består av en portalforside, sider for hver av kommunene og en digital tjenesteportal RettpåSak. Dette dokumentet inneholder kravspesifikasjon for vedlikehold av portalløsningen for Fosenkommunene. 1.1 Oppbygning av dokumentet Kravene er kategorisert i -krav og B-krav. Fosenkommunene anser -kravene som de viktigste. Følgende tabell er utgangspunkt for leverandørens besvarelse. Kravnr. Beskrivelse Prioritet Oppfylt Kommentar Beskrivelse /B av krav. Er fylt ut av Kunde Er fylt ut av Kunde Er fylt ut av Kunde 1. Standard dekkes som en del av standard løsning, 2. Tilpasning dekkes gjennom tilpasninger, modifikasjon og utvikling på tilbudt løsning (tilpasningene må fremgå som egne utviklingsobjekter i bilag 7 til SS-T "Samlet pris og prisbestemmelser"), 3. lternativ løsning - der etterspurt funksjonalitet dekkes av alternativ løsning 4. Dekkes ikke Brukes der det er svart annet enn "Standard" til å beskrive hva tilpasningen består av, alternativ løsning eller hvorfor kravet ikke dekkes. Skal fylles ut av Leverandør Kan fylles ut av Leverandør 1.2 vtalens omfang vtalen omfatter vedlikehold og service av utstyr og programvare knyttet til Fosenkommunenes portalløsning. Fosen IKT har ansvar for drift av servere og infrastruktur for Fosenkommunene og vil ta ansvar for applikasjonsdrift av portalløsningen. De ønsker at leverandøren tar ansvar for vedlikehold av portalløsningen de leverer, programrettelser og endringer. 1.3 Generelle krav Krav nr. Beskrivelse Prioritet Oppfylt Kommentar Leverandøren må levere driftsdokumentasjon av den tekniske løsningen, som viser nødvendige tjenester, kommunikasjonsporter, alt som er relevant for stabil drift og feilsøking av løsningen for stabil oppetid Bruk av tilleggsmoduler som ikke inngår i standardplattformen skal beskrives i løsningsforslaget og vedlikeholdsavtalen

4 skal omfatte også disse samt integrasjoner mellom dem og standardplattformen Leverandøren skal beskrive rutiner ved oppgradering av løsningen Portalløsningen må oppdateres til å fungere med nye versjoner/oppdateringer av annen relevant software (nettlesere, OS osv.) slik at Fosenkommunene kan følge anbefalt oppgraderingstakt. 1.4 Brukerstøtte Krav nr. Beskrivelse Prioritet Oppfylt Kommentar Leverandøren skal gi driftsstøtte til driftsansvarlige hos Kunden i etableringsfasen Leverandøren skal bekrefte mottak skriftlig som svar på alle henvendelser Leverandøren skal dokumentere sitt brukerstøtteapparat, herunder: Rutiner for ruting av henvendelser Eventuelle kontaktpersoner og deres kompetanseområder 1.5 Programrettelser Krav nr. Beskrivelse Prioritet Oppfylt Kommentar Kunden skal kunne melde feil via etablert brukerstøtteapparat Leverandør bes beskrive rutinene rundt vedlikehold og programvareoppdateringer. 1.6 Nye versjoner Krav nr. Beskrivelse Prioritet Oppfylt Kommentar Leverandøren er forpliktet til å vedlikeholde kundens programvareversjon så lenge denne er i bruk hos Fosenkommunene. 1.7 Leverandørens bistandsplikt Krav nr. Beskrivelse Prioritet Oppfylt Kommentar Leverandøren må beskrive eventuelle krav til plattform og infrastruktur, spesifikasjon av servere som må klargjøres før installasjonen.

5 1.8 Personopplysninger Krav nr. Beskrivelse Prioritet Oppfylt Kommentar Leverandøren må forholde seg til krav fra Datatilsynet og «Normen» fra Norsk Helsenett. 2 Dokumentasjon, opplæring og support Krav nr. Beskrivelse Prioritet Oppfylt Kommentar 2.1 Leverandøren skal tilby kursopplegg som gjør kunden selv i stand til å ivareta opplæring for drifts-/ vedlikeholds personell. E-læringsverktøy er ønskelig. Leverandøren skal beskrive kursenes omfang og innhold samt målsetning for deltakelse. 2.2 Leverandøren må levere dokumentasjon på hvilke data og dataområder som skal være med i daglig backuprutine. 2.3 Dokumentasjonen skal foreligge i elektronisk form og gjøres tilgjengelig for Fosenkommunene på egnet sted. Leverandøren bes å beskrive foretrukket metode. 2.4 Dokumentasjonen skal kunne brukes fritt ifm kurs og opplæring.

6 Veiledende bilag til SS-V Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Leverandøren skal beskrive sin løsning (Leverandørens løsningsspesifikasjon) i forhold til Kundens kravspesifikasjon i bilaget. Dette gjøres ved å ta utgangspunkt i kravtabellen i bilag 1 som Kunden har fylt ut. Utfylling gjøres etter beskrivelse i SS-V Bilag 1 kapittel 1.1

7 Ny portalløsning for Fosenkommunene SS-V Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan

8 Ny portalløsning for Fosenkommunene SS-V Her inntas prosjekt- og fremdriftsplanen for leveransen. Nedenfor følger bestemmelser som henviser frister eller endringer til dette bilaget. Overordnet fremdriftsplan for leveransen: Krav nr 1 Krav Leverandør skal utarbeide en realistisk prosjekt- og fremdriftsplan for prosjektet som etablerer vedlikeholdstjenestene (evt vise til relevant informasjon i prosjektplan for etableringsprosjektet). Prioritet Oppfylt Kommentar 2 Leverandøren skal gjennom prosjektplanen beskrive organisasjonen for etableringsprosjektet. (evt vise til relevant informasjon i prosjektplan for etableringsprosjektet). 3 Leverandøren skal i sitt forslag til prosjektog fremdriftsplan beskrive hvordan samarbeidet med Kunden er tenkt løst. (evt vise til relevant informasjon i prosjektplan for etableringsprosjektet). 4 Leverandøren skal beskrive hvordan leverandøren sikrer kontinuitet på kompetanse og erfaring i prosjektgjennomføringen. (evt vise til relevant informasjon i prosjektplan for etableringsprosjektet).

9 Ny portalløsning for Fosenkommunene SS-V Bilag 5: Tjenestenivå med standardiserte prisavslag

10 Ny portalløsning for Fosenkommunene SS-V Leverandøren skal i bilag 5 besvare følgende krav og med innhold som minimum imøtekommer de øvrige kravene beskrevet videre i SS-V Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon. Krav nr Krav Prioritet Oppfylt Kommentar Responstid Nivå Kritisk feil: rbeid skal påbegynnes innen 2 arbeidstimer etter at saken er mottatt. Innen 4 arbeidstimer skal estimat for behandlingstid leveres Kunden. Responstid Nivå B lvorlig feil: rbeid påbegynnes innen 3 arbeidsdager etter at saken er mottatt Responstid Nivå C Mindre alvorlig feil: rbeid påbegynnes snarest mulig etter at saken er mottatt, og prioriteres etter Nivå og B. Normal behandlingstid nivå : Endelig løsning eller work around leveres snarlig og innen 48 klokketimer Normal behandlingstid nivå B: Løsning skal leveres innen 10 arbeidsdager Normal behandlingstid nivå C: Løsning leveres uten garantert behandlingstid Leverandøren skal periodisk/månedlig og på etterspørsel fra Kunde rapportere på avtalte rapporteringspunkter/ servicegrad Prisavslag nivå : Ved brudd på avtalt behandlingstid, påløper standardisert prisavslag per dag. Se SS-V Prisavslag nivå B: Ved brudd på avtalt behandlingstid, påløper standardisert prisavslag per dag. Se SS-V Distribusjonstid Nivå : Straks løsningen foreligger Distribusjonstid Nivå B: 24 klokketimer. Begrepsforklaringer Responstid: Tiden fra feilen er meldt inn til arbeidet med å rette den påbegynnes Behandlingstid: Tiden fra feilretting er påbegynt til feilen er rettet

11 Ny portalløsning for Fosenkommunene SS-V Bilag 6: dministrative bestemmelser

12 Ny portalløsning for Fosenkommunene SS-V vtalen punkt 1.7 Partenes representanter Bemyndiget representant for partene: For Kunden Navn: Eirin Folde Stilling: Prosjektleder Telefon: E-post: For Leverandøren Navn: Stilling: Telefon: E-post: Prosedyrer og varslingsfrister for utskifting av bemyndiget representant: Dersom partene skal bytte bemyndiget representant, skal motparten varsles om dette umiddelbart og senest én uke før byttet skal skje. Varsling skal skje gjennom e-post med krav om at motpart bekrefter å ha mottatt varselet. vtalen punkt 2.3 Brukerstøtte dministrative rutiner for brukerstøtte: Kun navngitte personer hos Kunden kan be om brukerstøtte. Dette vil være omtrent 10 stykker(superbruker). Hvilke personer dette er skal avtales ved kontraktinngåelse. lle henvendelser vil rutes via superbrukerne hos kommunene. Følgende personer hos Kunden kan be om brukerstøtte: Navn Telefon E-post vtalen punkt 2.4 Melding av feil Prosedyrer for å melde feil: Kun navngitte personer hos Kunden kan be om brukerstøtte. Hvilke personer dette er skal avtales ved kontraktinngåelse. Følgende personer hos Kunden kan melde feil: Navn Telefon E-post Prosedyrer for retting av feil beskrives av Leverandøren.

13 Ny portalløsning for Fosenkommunene SS-V vtalen punkt 5.2 Krav til Leverandørens ressurser og kompetansen Krav nr 1 Krav Prioritet Oppfylt Kommentar Leverandøren skal angi hvilke roller/funksjoner som er nøkkelfunksjoner. For alle nøkkelfunksjonene i Leverandørens organisering skal leverandøren tilby navngitte ressurser (nøkkelressurser). 2 3 For alle nøkkelressursene skal det dokumenteres relevant kompetanse og erfaring i form av CV som vedlegges tilbudet. Vedlegg 6 skal fylles ut (kompetanse vurderes om eget tildelingskriterie, se konkurransegrunnlagets punkt 7.2). Leverandøren skal ha tilgang på nødvendig kapasitet til å kunne gjennomføre vedlikeholdsforpliktelsene. Leverandørens nøkkelpersonell: Navn Stilling Kompetanseområde vtalen punkt 5.3 Bruk av underleverandør Leverandørens godkjente underleverandører: Navn Org.nr Leveranseområde vtalen punkt 5.4 Samarbeid med tredjepart Omfang av Leverandørens samarbeid med tredjepart valgt av Kunden: vtalen punkt 5.6 Lønns- og arbeidsvilkår Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår er vedlegg til konkurransegrunnlaget. vtalen punkt 16.3 Uavhengig ekspert

14 Ny portalløsning for Fosenkommunene SS-V Uavhengig ekspert valgt av partene: Navn Kompetanseområde

15 Ny portalløsning for Fosenkommunene SS-V Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser

16 Ny portalløsning for Fosenkommunene SS-V vtalen punkt 8.1 Vederlag lle priser fylles inn i NOK og eks mva. Leverandør fyller ut vedlagte prismatrise i excel. Det skal gis fastpris på elementene i vedlagte prismatrise. vtalen punkt 8.3 Fakturering vtales ved kontraktsinngåelse og sammenholdes med gjennomføringsplan.

17 Ny portalløsning for Fosenkommunene SS-V Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelse

18 Ny portalløsning for Fosenkommunene SS-V Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen skal følge prosedyrene i kapittel 3 og gjøres skriftlig. Leverandøren skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder