ENDRINGSMELDING 002. til rammeavtale om kjøp av trykk og distribusjon av stemmesedler

Transkript

1 ENDRINGSMELDING 002 til rammeavtale om kjøp av trykk og distribusjon av stemmesedler inngått mellom Andvord Grafisk AS og KMD , og overført til Valgdirektoratet Sak 2016/85

2 Endringsmelding 002 til rammeavtale om kjøp av trykk og distribusjon av stemmesedler til kommune- og fylkestingsvalget i 2015 Utløst opsjon for trykk og distribusjon av stemmesedler til valg 2017 Sted og dato: Tønsberg, 31. januar 2017 Valgdirektoratet Andvord Grafisk AS Oppdragsgivers underskrift Leverandørens underskrift Bemyndiget representant for partene: Hos Oppdragsgiver: Hos Leverandøren: Navn Knut Magne S. Watne Navn Arne Haugseth Stilling Avdelingsleder Stilling Adm. dir. Telefon / Telefon / E-post knut.magne.watne@valg.no E-post arneh@andvord.no 2

3 Innhold 1 Ansvarsfordeling Om avtalen Varighet Avtalens gyldighetsperiode Tidsplan Gjennomføring av leveransen Avtaleinngåelse Utforming/maler Kvalitetssikring av trykk Kundeoppfølging Distribusjon Overføring av stemmeseddeldata fra EVA til trykkeri Priser... 6

4 1 Ansvarsfordeling Valgdirektoratet har hovedansvaret for den praktiske gjennomføringen på sentralt hold av stortingsvalg, sametingsvalg, kommunestyrevalg og fylkestingsvalg. Valgdirektoratet er underlagt Kommunal- og moderniseringsdepartementet og holder til i Tønsberg. I valggjennomføringssammenheng har Valgdirektoratet valgfaglige tjenester på veiledning/støtte i regelverk og rutiner, IKT-systemer til valggjennomføring, opplæring og brukerstøtte. Direktoratet yter også støttetjenester på informasjon og materiell, herunder bistand til anskaffelse av valgutstyr og materiell som valgkort, stemmesedler, konvolutter og informasjonsbrosjyrer. I henhold til valgloven er det de respektive valgstyrene som er ansvarlig for at det blir trykt stemmesedler for alle godkjente valglister. Valgdirektoratets rolle er derfor som Oppdragsgiver i rammeavtalen om trykking og distribusjon av stemmesedler, mens de respektive fylkeskommuner og kommuner inngår i direkte kundeforhold med Leverandøren i avtalen, jf. punkt 1.1 Definisjoner i opprinnelig avtale. 2 Om avtalen I brev til Leverandøren Andvord Grafisk AS fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet datert 27. mai 2016, ble rammeavtalen overført til Valgdirektoratet (nå Oppdragsgiver) med virkning 1. juni 2016, jf. endringsmelding 001 til rammeavtalen. Avtalens opsjon for valget 2017 ble så utløst av Valgdirektoratet i brev til Andvord Grafisk AS datert 1. juli Brevet har også noen presiseringer til hvordan direktoratet ser at avtalen kan forvaltes enda bedre for valget i Denne endringsmeldingen beskriver de ikke-vesentlige endringene og presiseringene som Oppdragsgiver og Leverandør er enige om at skal gjelde for valget i Varighet 3.1 Avtalens gyldighetsperiode Oppdragsgiver har forlenget avtalen for valget 2017 i henhold til avtalens punkt 1.7 Opsjon. Rammeavtalen med tilhørende bilag og endringer gjelder fra denne endringsmeldingen er signert til valget 2017 er gjennomført, anslagsvis til oktober Perioden for avrop fremgår av tidsplanen i neste punkt. 3.2 Tidsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen (erstatter opprinnelig tidsplan i avtalens bilag 3): Aktivitet: Dato: Signering av endringsmelding januar 2017 Oppstart avrop 1. februar 2017 Trykking av endelige stemmeseddelmaler til 2017-valgene mars 2017 Frist avrop 1. april 2017 Side 4 av /85

5 Tilpasninger av EVA for bedret overføring av trykkegrunnlag ferdigstilt 1. april 2017 Skanningleverandør til kvalitetskontroll i trykkeriet er valgt 1. mai 2017 Skanningleverandør setter opp EVA Skanning og trykking til Valgdirektoratets opplæringssamlinger gjennomføres mai 2017 Leveranse av stemmesedler ferdig distribuert ut til valglokalene 1. juni 9. august 2017 Stemmesedler må være Kunde i hende 9. august kl. 16:00 Statistikk til Oppdragsgiver oktober Gjennomføring av leveransen 4.1 Avtaleinngåelse Avrop på rammeavtalen skal gjøres gjennom at fylkeskommunen/kommunen fyller ut et eget avropsskjema tilgjengeliggjort av Oppdragsgiver i Valgmedarbeiderportalen (valgmedarbeiderportalen.valg.no), som så går på e-post til Leverandøren. Denne følges opp med bestillingsskjema til Kunden, og etter mottagelse hos Leverandøren inngås avtale gjennom påfølgende ordrebekreftelse fra Leverandøren til Kunden. Initiativet til prosessen skal ligge hos fylkeskommunen/kommunen, Leverandør har ikke anledning til å drive aktiv markedsføring av sine varer og tjenester. 4.2 Utforming/maler Trykking skal gjennomføres i henhold til forskriftsfestet utforming av stemmesedlene. Endringer i valgforskriften som hadde høringsfrist 17. januar 2017, legger opp til noen mindre endringer i stemmeseddelutforming som vil ivaretas. Følgende stemmeseddelmaler for valgene i 2017 vil benyttes innenfor denne rammeavtalen: 1. Stortingsvalg 2. Kommunestyrevalg dobbeltfals Alle maler foreligger i begge målformer. Generelle stemmesedler produseres av Valgdirektoratet utenfor denne rammeavtalen. Stemmesedler til sametingsvalg besørges av Sametingets valgnemnd i egen avtale. 4.3 Kvalitetssikring av trykk Stemmeseddelmalene som legges til grunn i EVA Skanning skal trykkes i en egen prosess så snart de foreligger fra Valgdirektoratet, tentativt mars Det er kritisk at malene trykkes med nøyaktig samme metode og kvalitet som skal benyttes til senere produksjon, nettopp slik at de kan legges til grunn som maler i skanningprogramvaren. Side 5 av /85

6 Andvord vil trykke alle stemmesedlene digitalt, slik at det blir lik trykk og farge på alle stemmesedler for valget i 2017, jf. krav SK13 i avtalens bilag 1. Digital trykkemetode er noe mer kostnadskrevende for leverandøren enn analog prosess, men stabiliteten og kvaliteten vil bli vesentlig bedre. Andvord vil la en skanningleverandør valgt ut av Valgdirektoratet få tilgang til trykkeriet for å teste de ulike stemmeseddeltrykkene med utvalgte skannere opp mot direktoratets programvare EVA Skanning. Skanningleverandør vil teste i den utstrekning denne sammen med direktoratet finner det nødvendig for å kunne bekrefte korrekt kvalitet. Det vil i praksis bety testing av alle ulike lister for alle aktuelle valg, og dermed regelmessig, om ikke konstant, tilstedeværelse i trykkeriet. 4.4 Kundeoppfølging Ved stortingsvalg er fylkesvalgstyrene ansvarlig for trykking av stemmesedler, slik at Leverandøren i 2017 totalt sett vil ha betydelig færre kunder å forholde seg til. Leverandøren skal derfor ha kapasitet til en tett og god oppfølgning av de enkelte Kunder. Kunden skal få en tydelig tilbakemelding fra Leverandør i alle tidspunkter der det er forventet handling eller avgjørelser fra Kunden. Leverandøren vil motta endelige trykkemaler fra Oppdragsgiver i god tid før korrektur og produksjon av stemmesedler til valget starter opp 1. juni, se tidsplanen i punkt Distribusjon Leverandør vil opprette en fast kontaktperson mot Kundenes eventuelle respektive skanningleverandører. Skanningleverandørene skal på sin side også ha faste kontaktpersoner mot Leverandøren, disse vil tilgjengeliggjøres for Leverandøren av Oppdragsgiver Så snart som mulig når bestillinger kommer på plass, skal Leverandøren utarbeide en plan der det fremgår i hvilke uker stemmesedler for de ulike bestillingene vil være produsert, med dato for når de vil være mottaker i hende. Denne distribusjonslisten skal gjøres tilgjengelig for Kundene, Oppdragsgiver og skanningleverandørenes kontaktpersoner. Det skal være god forutsigbarhet for å kunne planlegge testing av en ferdig oppsatt EVA Skanning-installasjon, med reelle stemmesedler i kommunenes/fylkeskommunenes lokaler. Så lenge frister er overholdt og det ikke oppstår forsinkelser som må tilskrives Kunden selv, forplikter Leverandøren seg til å ha alle stemmesedler ferdig trykket, pakket og sendt før 1.august 2017 slik at de er fremme hos Kunden i god tid før 10. august Overføring av stemmeseddeldata fra EVA til trykkeri Når listeforslag godkjennes i EVA, vil trykkedata for det aktuelle valg umiddelbart gjøres tilgjengelig for Leverandøren. Kunden må like fullt gi Leverandøren klarsignal til å generere trykkegrunnlag basert på trykkedata fra EVA. Leverandør gir på sin side tydelig melding til Kunden når det foreligger korrektur som denne må gjennomgå. For øvrig gjennomføres korrekturprosessen som beskrevet i opprinnelig avtale. 5 Priser Priser holdes på nivå med opprinnelig avtale, j. avtalens bilag 5, men justeres for 2017 i henhold til Statistisk sentralbyrå sin konsumprisindeks (hovedindeksen, med utgangspunkt i indeksen for Side 6 av /85

7 den måned avtalen ble inngått, jf. avtalens punkt 3.5 Prisendringer. Opprinnelig avtale ble inngått i april Endringen fra april 2015 til desember 2016 tilsier dermed en økning i prisene på 4,8 prosent. *** Side 7 av /85