Søndre Land kommune Side 1 MØTEINNKALLING

Transkript

1 Søndre Land kommune Side 1 MØTEINNKALLING Utvalg: Valgstyre Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset, Hov Møtedato: Tid: Kl (i forlengelsen av formannskapsmøtet) Medlemmene innkalles med dette til ovennevnte møte. Eventuelt forfall meldes til servicetorget, tlf: snarest mulig. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. SAKSLISTE Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Tittel 1/11 11/50 ORIENTERING OM KOMMUNESTYREVALGET /11 11/50 KOMMUNESTYREVALG FASTSETTING AV STEMMEKRETSER OG TIDSPUNKTER FOR GJENNOMFØRING AV VALGET 3/11 11/50 KOMMUNESTYREVALG MØTEPLAN FOR VALGSTYRET Hov, den Reidar Eriksen Ordfører Knut Viset kontorsjef Postadresse: Besøksadresse: Hovsbakken 1 Hovsbakken 1 Telefon: HOV HOV Telefaks:

2 Sak 1/11 ORIENTERING OM KOMMUNESTYREVALGET 2011 Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 11/50 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/11 Valgstyre Innstilling: Saken tas til orientering. Bakgrunn: I 2011 er det kommunestyre- og fylkestingsvalg, og valgdagen er fastsatt til den I forbindelse med gjennomføringen av kommunestyrevalget i 2011, er tiden inne for å starte forberedelsesarbeidet som kommunene er pålagt. Iht valglovens bestemmelser, skal det være et valgstyre som har ansvaret for å gjennomføre kommunestyrevalget. Valgstyret skal velges av kommunestyret. Kommunestyret vedtok i møte den , sak 60/07 (valg av komitéer og utvalg m.v) at formannskapet velges som valgstyre for perioden Med denne bakgrunn innkalles valgstyret til oppstartsmøte for å forberede gjennomføringen av kommunestyrevalget Krav og hensyn: Jfr. valglovens bestemmelser (følger vedlagt). Stortinget har vedtatt at det ikke blir åpnet for en permanent ordning med direkte ordførervalg, og forsøksordningen som ble gjennomført ved forrige kommunevalg videreføres derfor ikke. Det vil også bli gjennomført kirkevalg i tilknytning til fylkestings- og kommunestyrevalget. Stortinget har vedtatt at det i forbindelse med kommunestyrevalget 2011 skal gjennomføres forsøk med nedsatt stemmealder til 16 år. Det er 20 kommuner som er valgt ut for å gjennomføre dette forsøket. I Oppland er det Vågå kommune som er valgt ut. Kommunal- og regionaldepartementet har sendt ut på høring forslag på forskrifter til forsøket med nedsatt Side 2 av 8

3 Sak 1/11 stemmealder. Høringsfristen er fastsatt til Høringsforslaget følger saken som uttrykt vedlegg. Videre er det også noen kommuner som skal gjennomføre forsøk med elektronisk stemmegivning. Det er valgt 10 kommuner og en fylkeskommune som skal gjennomføre dette forsøket. I Oslo vil det foregå valg til bydelene som en del av valget. Forsøket med nedsatt stemmealder til 16 år og bydelsvalgene i Oslo vil kunne få konsekvenser for gjennomføring av valget i Søndre Land i forbindelse med forhåndsstemmegivningen. Tidlig forhåndsstemmegiving vil starte opp 1. juli, mens den ordinære forhåndsstemmeavgivningen vil starte 10. august og frem til 9. september. Det er også fremmet forslag om endring i valglovens 6-1 om at fristen for innlevering av valglister skal fastsettes til kl 1200 den 31. mars. Dette med bakgrunn i at det i gjeldende bestemmelser ikke er regulert noe konkret klokkeslett annet en at fristen anses å være innen utgangen av 31. mars. Dessuten er det av praktiske grunner vanskelig å registrere mottak av valglister etter arbeidstidens slutt. Kommunal og regionaldepartementet vil avklare dette spørsmålet så snart som mulig. For øvrig foreligger det bl.a. følgende informasjon fra Kommunal- og regionaldepartementet: Orientering om manntallet Orientering om anskaffelse og bruk av valgdatasystemer Universielt utformet valgutstyr Vurdering: Administrativt er det allerede nedsatt en arbeidsgruppe som har i oppgave å forberede gjennomføring av kommunestyrevalget. Arbeidsgruppen har laget en framdriftsplan for arbeidet med milepæler knyttet til de aktuelle datoene som følger av valglovens bestemmelser. Videre vil arbeidsgruppen også utarbeide nærmere rutinebeskrivelser for mottak og behandling av innkomne listeforslag, opplegg for bestilling av manntall, valgkort og stemmesedler, samt øvrig valgmateriell, mottak og registering av forhåndsstemer, samt den administrative gjennomføringen og oppfølgingen av selve valget. Administrasjonen har allerede sendt ut informasjon om krav til utforming av listeforslag og frist for innlevering til de politiske partiene i Søndre Land kommune, jfr. vedlagte brev av Side 3 av 8

4 Sak 1/11 Kommunen har fått tilbud om valgdatasystem fra Ergo Group på samme måte som ved de siste valgene. Rådmannen legger til grunn at nødvendig anskaffelse at valgdatasystemet håndteres adminstrativt, og har gitt arbeidsgruppen i oppdrag å gjennomgå tilbudet med sikte på avtaleinngåelse. Valgdatasystemet inneholder løsninger for bl.a. produsjon av manntallsrapporter og produksjon av valgkort, registering av partier og kandidater, stemmetals registeringer og valgresultat. Kostnadene for anskaffelse av valgdatasystemet vil anslagsvis beløpe seg til ca kr ekskl. stemmesedler. Når det gjelder bestilling av stemmesedler til kommunestyrevalget, vil administrasjonen vurdere nærmere om det dette skal bestilles gjennom Ergo Group eller andre. Det er også foretatt bestilling til fylket av antall stemmesedler for fylkestingsvalget. Utfra erfaringer ved forrige fylkestingsvalg og siste stortingsvalg, er det bestilt 4000 stemmesedler for hvert av de større politiske partiene, mens det er bestilt 2000 stemmesedler for hvert av de mindre partiene og blanke stemmesedler. Som tidligere opplyst, vil det også bli gjennomført kirkevalg i tilknytning til fylkestings- og kommunestyrevalget. Rådmannen ser for seg at den praktiske gjennomføringen av her bør drøftes nærmere med bakgrunn i de erfaringer som ble gjort forrige gang. Rådmannen foreslår at valgstyret tar redegjørelsen så langt til orientering, og at de spørsmål som valgstyret skal ta stilling til etter valglovens bestemmelser blir å fremme som egne saker. Side 4 av 8

5 Sak 2/11 KOMMUNESTYREVALG FASTSETTING AV STEMMEKRETSER OG TIDSPUNKTER FOR GJENNOMFØRING AV VALGET Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 11/50 Saksnr.: Utvalg Møtedato 2/11 Valgstyre Innstilling: Saken drøftes. Bakgrunn: Det vises til valglovens 9-3 Tid og sted for stemmegivningen hvor det fremgår at det er kommunestyret, eller valgstyret etter delegering som skal avgjøre hvor mange stemmekretser kommunen skal deles inn i. Folkeregistermyndigheten skal orienteres om endringer i stemmekretsinndelingen innen 31. mars i valgåret. I forbindelse med kommunestyrevalget i 2007, vedtok kommunestyret i møte den , sak 49/06 at det skulle benyttes 8 stemmesteder på samme måte som ved Stortingsvalget i De samme stemmestedene ble også lagt til grunn ved Stortingsvalget i Etter dette er det følgende stemmekretser som er gjeldende i Søndre Land kommune (i parantes oppgis antall stemmeberettigede per krets i alt 4488 stemmeberettigede): 1. Nes Prestegard Bergegarda (607) 2. Sedal/Odnes (538) 3. Landås (227) 4. Hov Lausgarda (1424) 5. Holmen - N.Østbygda Halmrast (897) 6. S.Østbygda (212) 7. Grime krets (198) 8. Bjørnerud/Ringelia/Ligarda (356) Side 5 av 8

6 Sak 2/11 Iht valglovens 9-3 nr. 2, er det valgstyret som selv bestemmer hvor stemmegivningen skal foregå, dvs. bestemme valglokale i de aktuelle stemmekretsene. Etter valglovens 4-2, skal det velges stemmestyrer på minst tre medlemmer for hvert stemmested. Kommunestyret kan deleger oppnevning av stemmestyrer til valgstyret. Når det gjelder tidspunktet for gjennomføring av valget, fremgår det av valglovens 9-2, nr. 2, at det er kommunestyret som må bestemme om det skal gjennomføres valg på søndagen før den offisielle valgdagen 12. september, herunder om søndagsvalg skal gjøres gjeldende for alle stemmestedene eller ikke. Valgstyret bestemmer selv klokkeslettet for åpningstiden av valglokalene. Ved siste Stortingsvalg ble det bestemt å ha søndagsvalg ved alle stemmestedene, og åpningstiden ble fastsatt til kl på søndagen, og fra kl kl 1800 på selve valgdagen. Etter valglovens bestemmelser kan åpningstiden være frem til kl I forbindelse med forhåndsstemming, er det valgstyret som vedtar hvor dette skal skje. Vurdering: Slik rådmannen vurderer valglovens bestemmelser, må det altså fremmes en sak til kommunestyret vedr. fastsetting av antall stemmekretser og om det skal gjennomføres valg på søndag 11. september. Videre må det også foreligge et vedtak om å eventuelt delegere oppnevning av stemmestyrer til valgstyret noe som har vært gjeldende praksis. For å overholde fristen om fastsetting av antall stemmekretser, må en slik sak behandles i kommunestyret den 14. mars. Rådmannen finner det også naturlig å ha en gjennomgang av de aktuelle stemmelokalene samtidig som en diskuterer antall stemmekretser. Vedlagt oversendes da referater som viser status etter befaringsrunder som ble gjennomført i tilknytning til Stortingsvalget i Før rådmannen utarbeider en slik sak til behandling i kommunestyret, finner en det naturlig å forhåndsdrøfte dette med valgstyret. Side 6 av 8

7 Sak 3/11 KOMMUNESTYREVALG MØTEPLAN FOR VALGSTYRET Saksbehandler: Knut Viset Arkiv: 014 Arkivsaksnr.: 11/50 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/11 Valgstyre Innstilling: Valgstyret vedtar følgende møteplan og at møtene gjennomføres i tilknytning til de ordinære formannskapsmøtene med beregnet møtestart kl 1400: 13. april, 11. mai, 8. juni og 17. august. Bakgrunn: For å sikre at framdriften av forberedelsene til gjennomføring av kommunestyrevalget skjer iht fastsatte frister etter valglovens bestemmelser, foreslås det at valgstyret fastsetter en møteplan. En oversikt over aktuelle frister følger vedlagt. Vurdering: Rådmannen har foreslått en møteplan som ivaretar de frister som krever vedtak i valgstyret etter valglovens bestemmelser. Videre legger rådmannen til grunn at møtene i valgstyret kan gjennomføres i tilknytning til gjeldende møteplan for formannskapet, og at møtene i valgstyret kan starte ca kl 1400 på de aktuelle datoene. I forhold til den foreslåtte møteplanen, tenker en seg følgende saker til behandling: 13. april foreløpig behandling av innkomne listeforslag, samt oppfølging av kommunestyrets vedtak vedr. antall stemmekretser og spørsmål om åpningstider for gjennomføring av valget 11. mai endelig behandling av innkomne listeforslag (fristen for tilbaketrekking utløper 20. april), foreløpig oversikt over status valglokaler og diskusjon om oppnevning av stemmestyrer, fastsetting av sted for mottak av forhåndsstemmer 8. juni kunngjøring av valglistene, oppnevning av stemmestyrer, avklare valglokalene, gjennomgang av opplegget/organiseringen for gjennomføring av valget Side 7 av 8

8 Sak 3/ august endelig godkjenning av opplegget/organiseringen for gjennomføringen av valget Iberegnet oppstartmøte den 1. februar, vil dette utgjøre i alt 5 møter i valgstyret. I forbindelse med fylkestings- og kommunestyrevalget i 2007 ble avviklet 7 møter i valgstyret, mens det i forbindelse med Stortingsvalget i 2009 ble avviklet 6 møter. Rådmannen legger til grunn at administrasjonen har fullmakt til å gjennomføre praktiske forberedelser for gjennomføring av valget som bl.a. klargjøring av manntallet, bestilling av valgkort og stemmesedler, løpende informasjon på hjemmesiden m.v., utpeking av hjelpepersonell på valgdagen, samt opplæring av stemmestyrer og hjelpepersonell. Dersom det oppstår behov for å innkalle til ekstraordinært møte i valgstyret, avgjøres dette i samråd med ordføreren. Side 8 av 8