VEDLEGG 2 - KRAVSPESIFIKASJON

Transkript

1 VEDLEGG 2 - KRAVSPESIFIKASJON Rammeavtalen omfatter renholdsartikler, renholdsmaskiner, papir og plast innenfor følgende varegrupper: Avfallsprodukter Tørkesystem Renholdsmidler Renholdsrekvisita Håndhygiene og beskyttelse Bordmiljø, engangsservise og div. kjøkkenprodukt Renholdsmaskiner Rammeavtalen skal sikre gode og standardiserte volumvarer og nødvendig fleksibilitet for effektivt renhold. Krav til leverandøren Produkter Tilbudet skal omfatte hele leverandørens sortiment av produkter innenfor de forespurte områdene og oppdragsgiver skal kunne kjøpe produkter fra hele sortimentet til leverandøren. Rammeavtalen forutsetter at valgt leverandør kan tilby et fullsortiments varespekter innenfor de varegruppene anskaffelsen omfatter. Varedeklarasjonen skal være på norsk. Alle forpakninger skal være godt merket med alle nødvendige opplysninger. Oppdragsgiver ønsker, utfra et miljø- og bygningsmessig fokus, fortrinnsvis å benytte dispensere/oppheng/doseringsutstyr/moppestativ m.v. som vi har i dag. Dette vil si at utstyr/dispensere/oppheng/doseringsutstyr m.v., må være kompatibelt med produkter fra Katrin, Tork, Deb og Antibac. Dersom tilbyder tilbyr produkt som krever nytt utstyr/dispensere/oppheng/doseringsutstyr m.v., må dette leveres og monteres kostnadsfritt for oppdragsgiver. Avfallshåndtering knyttet til dette er leverandøren sitt ansvar. Kvalitet Kvaliteten på varene skal til enhver tid være i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og rundskriv som har relevans for denne rammeavtalen. Produktene skal ha god kvalitet og gode bruksegenskaper, samt lang holdbarhet. Mikrokluter og mopper skal ha god sugeevne og høye absorpsjonsegenskaper på smuss. Toalettpapir og tørkeprodukter skal ha god sugevene og mykhetsgrad, samt være lett 1

2 nedskyllbart. Produkter til håndhygiene skal ha god vaskeevne, liten bruksmengde og må være skånsom for hud. Engangshansker og avfallsposer skal ha god brukervennlighet og styrke i henhold til bruksområde. Se spesifisering av kvalitet for de ulike produktene i pris- og produktskjema, vedlegg 1. Helse, miljø og sikkerhet Tilbyder skal bestrebe seg å fremskaffe så miljøvennlige produkter som mulig, dvs. produkter som ikke er helsefarlige, ikke forurenser, ikke inneholder unødvendige parfymer eller gir bivirkninger for eksempel i i form av allergiske reaksjoner. Det skal ikke benyttes stoffer i produktene som står på forbudtlistene til SFT. Det skal leveres produktdatablad på norsk for de produkter det er krav om dette. Miljøfokus Oppdragsgiver legger vekt på miljøhensyn i sine anskaffelser og vi ønsker å inngå avtale med leverandør som har tilsvarende holdning og praksis. Leverandør skal tilby produkter som til enhver tid oppfyller miljøkrav som følge av gjeldende lover og forskrifter. Produktene skal tilfredsstille gjeldende krav til miljøvennlighet, både ved fremstillingsprosess, emballering, distribusjon, i bruk og ved avfallshåndtering, slik at det samlet sett reduserer miljøbelastningen. Alle produkter som tilbys bør så langt det er mulig være miljøvennlige. Det bør i hovedsak være mulig å velge miljømerkede alternativ for produkter der dette er relevant. Dette kan eksempelvis være Svanemerkede, EU-blomst eller tilsvarende merkede produkter. Emballasje Produktene skal ikke ha unødvendig emballasje. All emballasje skal være resirkulerbar eller gjenbrukbar, dette gjelder også ved bruk av paller o.l. Valgt leverandør skal - etter den enkelte levering - fjerne emballasje eller annet som det ikke er naturlig for det enkelte bestillende sted hos oppdragsgiver å beholde. Priser Priser skal oppgis i pris- og produktskjemaet i vedlegg 1. Dette skal gjøres i Excel-skjemaet og legges elektronisk med tilbudet (i tillegg til papirversjon). Det er ikke anledning til å endre skjemaet. Det er tilbyders ansvar å levere et korrekt og komplett tilbud. Prisene skal oppgis eksklusive mva., men inkludert alle leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, installasjon, opplæring, godtgjørelser, frakt og lignende). Prisene skal være fritt levert oppdragsgiver ved bestillers oppgitte leveringsadresse. Kapasitet 2

3 Leverandøren må ha tilstrekkelig bemanning og kapasitet til å innfri avtalen. Service Leverandør må være tilgjengelig pr telefon og e-post mellom kl Frist for besvarelse av henvendelser er innen kl påfølgende arbeidsdag. Oppdragsgiver skal ha en fast kontaktperson i ft avtale- og produktspesifikke henvendelser (kan være kommunevis). Tilbyder skal ha returordning for returnering av feilbestilte og feil leverte varer. Kompetanse Kontaktpersonen må ha tilstrekkelig kompetanse om produktenes egenskaper og leverandørens sortiment. Leverandøren skal tilby god informasjon/opplæring i riktig bruk av produktene. Sikkerhetsdatablad for produktene skal være tilgjengelige for gratis nedlastning. Leverandøren skal vederlagsfritt holde regionsvis brukerkurs for oppdragsgiver etter behov. Kursene skal inneholde informasjon om rammeavtalen, produktliste, bestillingssystemet og annen informasjon. Dersom leverandøren tilbyr fagrettet kurs innenfor aktuelle temaer som HMS, motivasjon, ergonomi osv. skal oppdragsgiver få tilgang til dette. Elektronisk bestillingssystem Leverandør skal kunne tilby mottak av bestillinger gjennom elektronisk bestillingssystem. Nettbutikken/Webløsningen skal som et minimum inneholde følgende funksjonalitet: Innlogging med navn og passord Oversiktlig bestillingsliste. Visuelt bilde av det enkelte produkt. Tilbudte produkter merkes slik at man kan sortere kun på avtaleprodukter Handlekurv m/oppdateringsfunksjon og mulighet for å legge ting klare for senere fullføring ved midlertidig avbrudd i bestilling. Ved produkt som leverandør ikke er leveringsdyktig på skal bestiller automatisk bli opplyst om dette, samtidig som et erstatningsprodukt tilbys. Erstatningsproduktet skal minst ha samme kvalitet og pris. Kundeservice som kan overta og hente opp ordre. Oversikt over ordre, tidligere ordre og restordre. Det skal også være mulig å hente statistikk, samt gjenbruk av tidligere ordre hvor man kun oppdaterer antall produkter som ønskes kjøpt og bestiller dette, uten å måtte legge inn all informasjon på nytt ved hver innlogging på nettbutikken. Nettbutikk/webløsningen skal ikke medføre kostnader eller sette begrensninger for oppdragsgiver. 3

4 Ved eventuell nedetid på nettbutikken skal oppdragsgiver kunne bestille produkter på e- post og telefon. Alle bestillinger skal bekreftes av leverandøren pr. e-post og angi både leveringstidspunkt og leveringssted. Nettbutikken skal være innrettet slik at den enkelte oppdragsgiver selv kan bestemme hvilke produkter som skal vises. Det skal være mulighet for å lage en standardordre i hht. faste bestillingslister. Det skal ikke være noen begrensning på antall standardordre eller antall produkt i hver standardordre. Elektronisk handel I tråd med Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) sine anbefalinger og retningslinjer har flere av oppdragsgiverne tatt i bruk et elektronisk bestillingssystem (e-handelssystem). Dette innebærer at avrop på rammeavtaler skal skje via elektronisk handel. For bla. Nord- Fron, Lillehammer, Øyer og Gausdal kommuner er det Ehandelsplattformen som benyttes. Leverandøren er forpliktet til å implementere sin del av ordningen. Leverandøren må forplikte seg til å knytte seg til Ehandelsplattformen og skrive avtale om elektronisk samhandling. I systemet skal det være mulig å sette opp lister slik at bare avtaleprodukter inngår. Som minimum kreves at tilbudte produkter merkes slik at man kan sortere kun på avtaleprodukter. De oppdragsgivere som ikke er tilknyttet ehandelsplattformen vil forholde seg til leverandørens nettbutikk. Varelevering Varelevering skal skje en gang pr uke. Alle varer skal leveres til avtalt adresse og på anvist sted for plassering av leverandøren. Leveranser skal skje til hvert brukersted. Levering skal skje mellom kl 08:00 og 14:00. Leverandøren skal ha en leveringsservice på min. 95 % for de produkter som står i pris- og produktskjema. Tilbyder må akseptere disse kravene for å kunne bli valgt som leverandør. Det gjøres oppmerksom på at forbehold kan føre til avvisning av hele tilbudet. Underskrift av ansvarlig representant for tilbyder: 4

5 Sted, dato Signatur og stempel 5