Kjøp/leie av nøkkelhåndteringssystem for hjemmetjenesten Saksnr. 15/02077

Transkript

1 Innkjøpssamarbeidet for Hadelandskommunene Vedlegg C Konkurransegrunnlagets Del 2 - Kravspesifikasjon Kjøp/leie av nøkkelhåndteringssystem for hjemmetjenesten Saksnr. 15/02077 Endringslogg: Leverandør skal svare i de grå feltene i kravspesifikasjonen, enten direkte i disse eller henvise til vedlegg.

2 Innhold 1. Forventet leveringsomfang og avgrensing Ønsket fremtidig løsning mål Generelt Generelle minimumskrav til leveransen Krav til bestillingsprosessen Krav til leveringsprosessen Krav til fakturering og betalingsprosessen Miljømessig forsvarlig håndtering av emballasje Produktbeskrivelser ønsket/minstekrav til kvalitet Generelt om kvalitet Krav til produktkvalitet og miljø Generelt Service og oppfølging Statistikk Kurs og opplæring Endringer i sortiment i avtaleperioden Priser Elektronisk handel Kontaktpunkt Evaluering av leveransen Tilbyders bekreftelse og signatur

3 1. Forventet leveringsomfang og avgrensing Det er behov for rammeavtale på et komplett elektronisk nøkkelhåndteringssystem, samt relaterte varer og tjenester til hjemmetjenesten i Gran kommune. Lunner kommune og Jevnaker kommune skal i avtaleperiode ha opsjon på å kunne tiltre rammeavtalen. Estimert behov over 4 år er 500 stk enheter til hjemmetjenestens brukere i Gran kommune. I tillegg har hjemmetjenesten i kommunen 2 baser som må utstyres med nødvendig utstyr for å administrere, følge opp og ha kontroll med enhetene hos de hjemmeboende. Dersom Lunner og Jevnaker kommune skulle ønske å tiltre rammeavtalen, er omfanget av deres behov usikkert og ikke spesifisert her. Det er et krav at den løsningen som velges skal være slik at Kunden kan gi ansatte i hjemmetjenesten tidsbegrenset adgang til å låse seg inn hos sine brukere. Inn- og utlåsing hos brukerne må logges elektronisk slik at personell utpekt av Kunden skal kunne ha tilgang til å se logg over når og hvor våre ansatte har låst seg inn og ut. Løsningen må ivareta sikkerheten til de hjemmeboende ved at den ikke underletter uønsket og uautorisert tilgang til boligen. Det må også være slik at eventuelle nøkler som kommer på avveie må kunne sperres umiddelbart av Kunden. Leverandøren må ta høyde for at ytterdører og låskasser hos våre brukere er av ulik type og årgang. Mulige løsninger kan være: nøkkelboks på utsiden av beboernes hjem som kun hjemmetjenesten har adgang til og som har elektronisk logging av hjemmetjenestens inn og utlåsing en innretning på innsiden av låskassen som gjør hjemmetjenesten i stand til å låse seg inn og ut trådløst bytte/modifisering av sylinder/låskasse hos brukerne som gjør at hjemmetjenesten kan benytte universalnøkkel hos brukerne, mens de nøklene som brukerne selv har kun åpner og låser deres egen ytterdør. Volumet er estimert ut i fra at man vil trenge ca 340 enheter til de hjemmeboende ved oppstart og at 2 administrative baser utstyres da. Nye brukere må innlemmes i nøkkelhåndteringssystemet og antallet anslås til ca 40 stk pr år med forbehold om finansiering. Årlig volum vil kunne variere på bakgrunn av endringer i behov, bevilgninger, organisering og andre rammevilkår. Faktisk volum vil også avhenge av antallet enheter som gjenbrukes hos nye brukere i perioden. Vi gjør oppmerksom på at Kunden ikke forplikter seg til et bestemt volum eller beløp, men til å dekke sitt faktiske behov. Eventuelle kommentarer: 2. Ønsket fremtidig løsning mål Kommunen skal gjennom rammeavtalen legge opp til bruk av foretrukne produkter av tilfredsstillende kvalitet. Det er derfor viktig at tilbyder gjør en god vurdering av hvilke produkter som tilbys i tilbudsskjemaene. Disse produktene vil være foretrukne produkter for oppdragsgiver i avtaleperioden. Valgt leverandør skal være kommunens samarbeidspartner og totalleverandør på levering av nøkkelhåndteringssystem til kommunens hjemmetjeneste. Leverandøren skal bidra med rådgivning og relevante tjenester som bidrar til at målet med rammeavtalen nås. 3

4 Eventuelle kommentarer: 3. Generelt Oppdragsgiver ønsker tilbud på levering av nøkkelhåndteringssystem hvor leveransen oppfyller minimumskrav som fremkommer i dette dokumentet. På øvrig sortiment ønsker oppdragsgiver en fast varegrupperabatt, hva gjelder supplering, tilleggsutstyr, deler mv. Veiledning til besvarelse av krav: Nedenfor følger krav til leveransen. Tilbyder skal besvare kravene i de grå feltene under de enkelte kravene, samt signere nederst i kravspesifikasjonen på at alle kravene er lest, forstått og oppfylt. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at slik signering binder leverandøren på samtlige krav. Forbehold til krav kan føre til avvisning av tilbudet. Evt. forbehold skal samles i eget vedlegg i tråd med Del 1 Regler for anskaffelsen punkt 3.6. Oppdragsgiver ønsker en kort beskrivelse eller kommentar på punktene der det er nødvendig, også der leverandøren kan vise til bedre tilbud/løsning enn minimum. Beskrivelsen kan enten skrives inn i skjemaet eller leveres som eget vedlegg. I sistnevnte tilfelle må vedlegget henvise til de aktuelle postene i skjemaet, og beskrivelsen følge skjemaets rekkefølge. 4. Generelle minimumskrav til leveransen Vi ber tilbyder gi en kort beskrivelse av hvordan oppdragsgivers krav vil bli oppfylt. Vi gjør oppmerksom på at kravene nedenfor er minstekrav som må oppfylles for at tilbudet skal bli evaluert. 4.1 Krav til bestillingsprosessen Vi ber leverandør beskrive rutiner for bestilling og service. Det stilles krav om bestilling elektronisk (e-handel, e-post og evt internett/nettbutikk), telefaks og telefon kan unntaksvis være aktuelt. Det kreves enkel og rask tilgjengelighet innenfor normal arbeidstid, (kl ). Se også punkt 10 om elektronisk handel. Bestillinger skal ha bestiller-opplysninger (navn, avdeling, ansvarsnummer og art) som påføres faktura slik at denne enkelt kan distribueres videre til bestiller for behandling. o ved e-handel vil det følge et ordrenummer med bestillingen fra oppdragsgiver, dette nummeret skal benyttes i den elektroniske samhandlingen mellom partene. Avtaleprodukter og anbefalte produkter skal synliggjøres på en tydelig måte overfor bestiller, slik at denne enkelt vet hvilke produkter som er foretrukket i rammeavtalen uavhengig av bestillingsmåte. Det vil si at leverandørens nettbutikk, faste bestillingslister eller andre bestillingsgrunnlag skal ivareta dette kravet. Det er ønskelig at nettside/nettbutikk har gode bilder av produktene. Dersom leverandøren kan tilby rimeligere substitutter/erstatningsprodukter, kampanjepriser eller lignende, skal leverandøren informere bestiller om dette. Endringer av sortiment i avtaleperioden skal foregå etter krav i punkt 8. 4

5 Beskriv løsning for bestilling og service: 4.2 Krav til leveringsprosessen Alle produktene i avtalen skal leveres fritt levert (DDP Incoterms 2010) til oppdragsgivers enheter og evt. underavdelinger. Dersom tilbudet leveres og godtas med opsjonen montering hos hjemmetjenestens brukere, skal tidspunkt for montering skje etter avtale med Kunden. Levering skal skje på dagtid mellom kl og Leveringstidspunkt og leveringssted skal avtales direkte med bestiller. Varene skal aldri hensettes utenfor noen av oppdragsgivers bygg eller noe annet sted uten at bestiller skriftlig har godkjent dette. All emballasje (kartong, eske, enkeltforpakning o l) skal være utvendig merket i samsvar med påbud og bransjenormer. Større kartonger må være utformet slik at de er løfte- og bærevennlige. Feilleveranser og retur rask korrigering, kostnadsfritt for oppdragsgiver Ved feilbestilling skal produktet kunne sendes i retur (tilbyder bes å oppgi løsning og evt. gebyr for dette) Ved manglende produkt, rask tilbakemelding til bestiller Tidsfrist for bestilling beskrives. Responstid for leveranser fra bestilling til levering beskrives Service og reparasjon - Responstid beskrives Beskriv løsning for retur ved feilbestilling: Spesifiser garantert responstid for leveranser, reparasjoner, service og utleieprodukter: Beskriv løsning for levering: Besvarelse øvrige krav: 4.3 Krav til fakturering og betalingsprosessen Valgt leverandør skal fakturere elektronisk i et format som er godkjent mot oppdragsgivers økonomisystem, Visma (elektronisk handelsformat EHF). o Faktura skal sendes per bestilling eller som månedlig samlefaktura etter oppdragsgivers ønske. For ordre via ehandelsplattformen skal faktura sendes per ordre. Fakturaen skal ha bestilleropplysninger (bestillers navn, avdeling, ansvarsnr og sortert på art) slik at den enkelt kan distribueres videre til bestiller for behandling. o ved e-handel vil det følge et ordrenummer med bestillingen fra oppdragsgiver, dette nummeret skal benyttes som bestillingsreferanse på fakturaen. 5

6 Fakturaen skal inneholde all relevant informasjon om produkt, priser og merverdiavgift. Det skal ikke tilkomme faktura- eller leveringsgebyrer på faktura. Betalingsbetingelser er per 30 dager netto. 5. Miljømessig forsvarlig håndtering av emballasje Hvis leverandøren er produsent eller importør og benytter engangsemballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at Leverandøren er medlem av Grønt Punkt Norge AS (eller tilsvarende returordning). Ved tilsvarende returordning skal det fremlegges dokumentasjon som viser at norsk produsent eller importør har et eget tilsvarende returordning/system for innsamling og sluttbehandling av emballasje. Det forutsettes at et eventuelt eget system ikke innebærer noen merkostnader for Kunden. 6. Produktbeskrivelser ønsket/minstekrav til kvalitet 6.1 Generelt om kvalitet Tilbyder er ansvarlig for at produktenes standard er i overensstemmelse med norske lover og forskrifter og bransjens egne retningslinjer. Se også krav i utkast til rammeavtale punkt 7.4. Oppdragsgiver stiller et generelt krav om god kvalitet på alle produkter, de skal være holdbare og funksjonelle, brukervennlige og miljøvennlige. Kvaliteten skal være så god at produktene gir god totaløkonomi. Produktkatalog, produktdatablader og annen produktinformasjon skal være på norsk (evt. dansk/svensk) og det ønskes elektronisk tilgjengelighet for bruker. Hvis leverandør tilbyr produkter som er ukjente for oppdragsgiver, forbeholder kommunene seg rett til systematisk utprøving før endelig evaluering ferdigstilles. 6.2 Krav til produktkvalitet og miljø Generelt I tillegg til spesifiserte krav i rammeavtalen med bilag, forplikter tilbyder seg til å levere produkter av god kvalitet. Produktene skal være fremstilt i henhold til aktuelle internasjonale standarder (ISO og EN) for 6

7 produktgruppene. Det skal ved forespørsel kunne dokumenteres at de tilbudte produktene tilfredsstiller gjeldende standarder og godkjenningsordninger for denne type produkter. Dokumentasjonskrav: Legge ved lisens. Leverandøren kan også dokumentere dette på annen egnet måte så som tekniske data fra produsenten eller en prøvningsrapport fra et anerkjent organ. a b c Krav til nøkkelhåndteringssystemsystem BESKRIVELSE JA NEI Nøkkelsystemet skal være elektronisk. Det skal holde høy sikkerhet (forsikringsgodkjent), og det skal være enkelt for personell utpekt av kunden å sperre/endre tilganger for eksempel ved tap av nøkkel/kode, samt når medarbeidere slutter. Det må være mulig å angi tidsbegrenset adgang. Installasjon av enhetene hos våre brukere bør være enkel. Det samme gjelder demontering og vedlikehold (herunder batteriskift om nødvendig) på de enhetene som plasseres hos våre brukere. Rask levering - 3 måneder fra inngått avtale Enheten som det skal låses opp med må kunne kodes. Det er et krav om koding som man kan bestemme varigheten på. Koder skal bare kunne endres av kvalifisert personell som er utpekt av kunden. Kunden ønsker selv å ha mulighet til å montere, demontere og vedlikeholde systemet. Det er derfor nødvendig at god og tilstrekkelig brukerveiledning foreligger. I tillegg må det ved oppstart gis opplæring til personell utpekt av kunden. Fra rammeavtalen inngås, ønsker vi at vi kan begynne å motta leveranser etter 3 måneder. d Varelevering mellom kl Varelevering til kunden må skje innenfor dette tidsrommet på hverdager dersom ikke annet er avtalt på forhånd. e God levetid på batteri Beskriv batterikapasitet nedenfor. f g Fuktbestandig og upåvirkelig av normale værforhold Bruker og deres pårørende bruker egne nøkler ved åpning/lukning. Disse skal kun gi adgang til egen bolig. Systemet må tåle fuktighet og normalt norsk vær. Vi forventer at systemet vil være fullt operativt under alle slags værforhold som kan forventes i vårt geografiske område. Nøkkelsystemet skal ikke påvirke sluttbrukers hverdag og adgang til egen bolig. h Krav om loggføring All aktivitet som består i at hjemmetjenesten låser seg inn og ut hos brukerne samt endringer av adganger og tilganger må loggføres og kunne hentes frem ved behov. Loggføringen bør minst være på minuttnivå. i Kryptere data som skal være tilgjengelig for Kunden Alle data må bli kryptert, og skal kun kunne hentes ut av personell utpekt av kunden. 7

8 j Mobildekning: i vår kommune er det enkelt steder dårlig eller manglende dekning for mobiltelefoni. Systemet må kunne benyttes uten mobildekning k Strømforsyning Må kunne benyttes uten fast strømforsyning på den monterte enheten hos hjemmetjenestens bruker. l Garantitid Oppgi garantitid m Brukeropplæring ved leveranse av systemet inkludert i prisen. n Support ved feil på system. Telefon og modem (fjernstyring) support ved feil.* Alle virkedager mandag til fredag mellom kl.: 08:00-16:00 med responstid 4 timer. Skal beskrives i anbudet se punkt 7.2 o Lett tilgang til reservedeler til systemet. Responstid; levering av deler 2-3 dager. p Ved Wifi løsninger: må oppgi at løsningen fungerer for både enheter som har operativsystemet ios og Android Oppdragsgiver har pr i dag nettbrett som bruker ios. Besvarelse batterilevetid: Besvarelse garanti: Eventuell øvrig besvarelse produkt kvalitet : 7. Service og oppfølging Leverandør skal bidra til å identifisere tiltak som kan redusere tidsbruk for de ansatte hos oppdragsgiver og redusere forbruk av produktene, herunder bl.a. o bidra med opplæring i riktig bruk av produktene 7.1 Statistikk Valgt leverandør skal på forespørsel levere statistikk til oppdragsgivers kontaktperson. Leverandøren skal på forespørsel bistå med forbruksanalyser og benchmarking. Statistikken skal: vise forbruk både i omsetning og antall per produkt leveres elektronisk i Excel-format leveres uten omkostninger for oppdragsgiver 8

9 7.2 Kurs og opplæring Det stilles krav om leverandøren skal levere kurs/opplæring i bruk av systemet samt at det gis opplæring i montering og demontering av systemet. Vi ber om at Tilbyder legger ved besvarelse i eget vedlegg merket: "Kurs". Besvarelsen under dette punkt vil gi uttelling under tildelingskriteriet Kundeservice og tid. Bekreft av minstekrav under 7.2 er oppfylt (ja/nei-svar): 8. Endringer i sortiment i avtaleperioden Det skal være gode informasjonsrutiner knyttet til endring av sortiment. Hvis produkter som omfattes av avtalen skal endres eller gå ut av produksjon, skal oppdragsgivers kontaktperson og bestillere på rammeavtalen informeres umiddelbart. Prisen på erstatningsprodukter skal ikke være høyere enn prisen på de opprinnelige produktene. Ved lansering av nye produkter i avtaleperioden, skal tilbud sendes oppdragsgivers kontaktperson for rammeavtalen. Oppdragsgivers kontaktperson vil ta stilling til om det nye produktet skal omfattes av gjeldende avtale. Nye produkter skal leveres i henhold til gjeldende avtalevilkår og etter samme prisstruktur/-modell som tilbudt opprinnelig. Oppdragsgivers kontaktperson skal godkjenne alle endringer. Beskriv løsning for endring av sortiment i avtaleperioden: 9. Priser Oppdragsgiver skal ha faste nettopriser på tilbudte produkter definert som standardsortiment i avtaleperioden. Alle prisnedganger i kontraktsperioden skal umiddelbart komme oppdragsgiver til gode. Dersom spesialpris, kampanjer og liknende hos leverandør gir gunstigere pris enn avtalen, gjelder laveste pris. Alle priser skal være eks merverdiavgift. Prisene skal inneholde alle kostnader for produktet (i henhold til de minimumskrav som er stilt i kravspesifikasjonen) og for leveransen (for eksempel miljøavgifter, frakt, installasjon, opplæring). Prisene skal være faste og kostnader utover det som fremkommer i tilbudet vil ikke dekkes av oppdragsgiver. Leverandøren skal gi tilbud på kjøp av de enhetene som skal anskaffes i oppstartfasen. For de enhetene som skal leveres etter dette, kan leverandøren kan gi tilbud på enten kjøp og/eller leie av de ulike komponentene. Det er en forutsetning at kjøpte komponenter skal kunne gjenbrukes av kunden (dette gjelder de enhetene som skal monteres hos hjemmetjenestens brukere). Pris eks. mva BESKRIVELSE BELØP 9

10 a b Pris per enhet eks mva eksklusiv montering - oppstartfase Pris per enhet eks mva eksklusiv montering - fasen etter oppstartfasen Pris pr enhet (kjøp) av låssystem eksklusiv montering hos den enkelte bruker i vår kommune. Dersom leverandøren tilbyr forskjellige utførelser av enheten, ber vi om at leverandøren velger ut en modell som defineres standard modell. Pris pr enhet av låssystem eksklusiv montering hos den enkelte bruker i vår kommune. Her ber vi også om pris på en standard modell lik punktet over. Det må oppgis om prisen gjelder kjøp eller leie. c Pris pr administrativ enhet Pris for administrativ enhet. Dersom denne består av flere komponenter som kan anskaffes separat, bes det om at pris oppgis pr komponent som kan anskaffes for en komplett administrativ enhet. Prisene må oppgis inklusiv eventuell nødvendig montering og installasjon hos hjemmetjenestens administrasjon. d Pris på 50 stykk nøkler (i form av fysiske nøkler, programmerbare enheter, applikasjoner eller annet) til inn og utlåsing hos hjemmetjenestens brukere. Pris for de enhetene som hjemmetjenestens ansatte skal benytte for inn og utlåsing hos sine brukere. 10. Elektronisk handel Oppdragsgiver benytter og vurderer elektronisk handel som virkemiddel for økt samhandling mellom innkjøpere og leverandører, og for realisering av gevinster knyttet til effektivisering av anskaffelsesprosessen. Oppdragsgiver har innført elektronisk faktura og benytter i dag økonomisystem fra Visma. Leverandør skal sende elektronisk faktura i EHF format til oppdragsgiver ved avrop på rammeavtalen. Se mer om dette under punkt 4.3. Leverandøren skal kunne motta ordre via ehandelsplattformen og inngå avtale om elektronisk samhandling «Samhandlingsavtale (SHA)» med oppdragsgiver dersom oppdragsgiver krever dette. 10

11 11. Kontaktpunkt Leverandør skal angi et dedikert kontaktpunkt/-person for ulike henvendelser (salg, rådgivning, etc.) i forbindelse med avrop på rammeavtalen og maskiner kjøpt på avtalen. I tillegg skal åpningstid/ tilgjengelighet angis i tilbudet. Hvis det benyttes underleverandører skal den valgte leverandør stå for all kontakt med dem. Hvis det er hensiktsmessig, for eksempel ved en feilsituasjon, skal det imidlertid være mulig å komme i direkte kontakt med underleverandør etter at leverandør har mottatt feilmelding og er informert. Beskriv løsning for de ulike henvendelsene med kontaktpunkt og åpningstid: 12. Evaluering av leveransen Oppdragsgiver vil gjennomføre evaluering av leveransene og oppfølging av avtalte vilkår. Evaluering gjennomføres ved skriftlig tilbakemelding fra avropende enheter ved bruk av DIFIs skjemaer for evaluering av vareleveranse (se Tid for planlagte evalueringer er beskrevet i del 1 Regler for anskaffelsen punkt 2.2. Relevante evalueringspunkter er bl.a leveringspålitelighet, kvalitet på varen, service og oppfølging, implementering (herunder også opplæring og evt utfasinger), samfunnsansvar og miljø, økonomi og fakturering og e-handel. 13. Tilbyders bekreftelse og signatur Leverandøren skal signere på at samtlige av kravene i denne kravspesifikasjonen er forstått og oppfylt: Signatur: Dato: 11