DSB konkurranse nr. 009/2008: Rammeavtale for innsatsuniform til Sivilforsvaret. Del 1 Administrative vilkår for anskaffelsen

Transkript

1 Side 1 av 7 DSB konkurranse nr. 009/2008: Rammeavtale for innsatsuniform til Sivilforsvaret Del 1 for anskaffelsen

2 Side 2 av 7 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Bakgrunn Om anskaffelsen Konkurransegrunnlagets struktur Anskaffelsesprosedyre mv Frister og fremdriftsplan Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tentativ fremdriftsplan Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Om tildelingskriteriet kvalitet Om tildelingskriteriet pris Om tildelingskriteriet service og levering Om tildelingskriteriet miljøhensyn Krav til tilbudet Språk Kvalifikasjonsdokumenter Tilbudets utforming Merking, antall eksemplarer, adresse og leveringssted for besvarelsen etc Endring av konkurransegrunnlaget Kontaktpersoner Leverandørens deltagelseskostnader Behandling av tilbudene...7

3 Side 3 av 7 1 Bakgrunn DSB består i dag av hovedkontoret i Tønsberg med ca 230 ansatte, herunder 5 regionskontorer som utfører tilsyn med virksomheter som har høyspenningsanlegg. I tillegg hører Norges brannskole, Nasjonalt utdanningssenter for samfunnssikkerhet og beredskap og Sivilforsvaret inn under direktoratets ansvarsområde. Sivilforsvaret består av 20 distriktskontorer inklusive 3 skoler, 5 leire, Sentralanlegg og Sivilforsvarets sentrallager. For ytterligere detaljer om Sivilforsvarets oppgaver, utstyr og bruk av utstyr, vises det til kravspesifikasjon inntatt i konkurransegrunnlagets del 2. For øvrig vises det til DSB og Sivilforsvarets hjemmesider på internett: og 2 Om anskaffelsen DSBs avdeling for Brann, redning og sivilforsvar (BRS) opprettet høsten 2005 arbeidsgruppen Ny innsatsbekledning for Sivilforsvaret. Arbeidsgruppen har i perioden fra høst 2005 til vår 2008 gjennomført et forprosjekt for utvikling av en prototyp for ny innsatsuniform til Sivilforsvaret. I forhold til dette forprosjektet har arbeidsgruppen samarbeidet med Wenaas AS. Det foreligger nå en endelig prototyp, som DSB har alle rettigheter til (eiendoms- og immaterialrettigheter), jf herunder Del 2 Kravspesifikasjon pkt 16. Den nye innsatsuniformen som skal anskaffes til Sivilforsvaret skal brukes i tjeneste ved alle typer innsats, jf. Del 2 Kravspesifikasjon. Kontrakten som skal inngås er en rammeavtale som vil bli gitt en varighet på 4 år. DSB har som målsetning å anskaffe inntil innsatsuniformer i første kontraktsår (2009). Det tas budsjettmessig forbehold knyttet til tilgjengelige budsjettmidler og pristilbud som inngis i konkurransen. 3 Konkurransegrunnlagets struktur Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Del 1 - Administrative bestemmelser for anskaffelsen (inneholder bestemmelser og frister mv for gjennomføringen av anskaffelsen, inkludert de kvalifikasjonskrav som stilles til leverandøren og tildelingskriterier) Del 2 Kravspesifikasjon med vedlegg (inneholder krav til kvalitet og funksjonalitet for den vare det skal gis tilbud på) Del 3 Kontraktsutkast (inneholder spesielle og alminnelige kontraktsvilkår) Det gjøres oppmerksom på at bilag til Del 2 Kravspesifikasjon må lastes ned via DSBs hjemmesider, da disse har et format som ikke kan publiseres via Doffin/TED-databasene. 4 Anskaffelsesprosedyre mv Anskaffelsen er kunngjøringspliktig, jf. forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del III 18-3 (1), og foretas som åpen anbudskonkurranse iht. bestemmelsene i FOA del III, jf (1). Bestemmelsene i FOA del I gjelder tilsvarende. Det gjøres oppmerksom på at det ved bruk av åpen anbudskonkurranse er forhandlingsforbud, jf FOA 21-1.

4 Side 4 av 7 Anskaffelsen vil bli kunngjort i den nasjonale kunngjøringsdatabasen Doffin (se og i EUs kunngjøringsdatabase TED ( I tillegg vil det bli informert om anskaffelsen på DSBs og Sivilforsvarets hjemmesider( og ). Tildeling vil skje på bakgrunn av oppfylling av kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier som angitt i pkt 6. Det vil bli inngått rammeavtale med én leverandør, jf. FOA Oppdragsgiver vil anta det tilbud som innebærer det økonomisk mest fordelaktige tilbud, jf. FOA 22-2 (1). 5 Frister og fremdriftsplan 5.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen (dato). 5.2 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til (dato). 5.3 Tentativ fremdriftsplan DSB planlegger fremdrift etter følgende tentative plan: Aktivitet: Dato: Kunngjøring av konkurranse 16. februar 2009 Visning av prototyp og tilbyderkonferanse 6. mars 2009 kl.10 Frist for spørsmål i tilknytning til konkurransegrunnlaget 2. april 2009 Tilbudsfrist 16. april 2009 kl Evaluering av tilbud April 2009 Tildeling av kontrakt 24. april 2009 Klagefrist 5. mai 2009 Kontraktsinngåelse (signatur) 8. mai 2009 Vedståelsesfrist 11. juni 2009 kl Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier 6.1 Kvalifikasjonskrav Formålet med kvalifikasjonskrav er å fastsette et nedre kvalifikasjonsnivå og hindre at ikke-kvalifiserte virksomheter får anledning til å delta, jf. FOA Dersom tilbyder har akseptable grunner for ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjonen, kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan akspeteres. Dersom tilbyderen ønsker å godtgjøre at kvalifikasjonskravene oppfylles ved å henvise til kapasiteten i sammenslutninger eller virksomheter som tilbyderen indirekte eller direkte er knyttet til, skal dette fremkomme tydelig. Det er i et slikt tilfelle et krav at det godtgjøres at tilbyderen reelt disponerer over disse sammenslutningers eller virksomheters ressurser. Følgende kvalifikasjonskrav med tilhørende dokumentasjon kreves: Krav Det skal ikke foreligge restanser på skatter eller avgifter i henhold til norsk lov. NB! Gjelder bare norske tilbydere, jf Dokumentasjon Skatteattest (ikke eldre enn 6 mnd) og merverdiavgiftsattest, jf FOA 3-3 (1)

5 Side 5 av 7 FOA 17-14(1). Leverandør skal følge gjeldende lover og forskrifter innenfor helse, miljø og sikkerhet. NB! Gjelder for arbeid som skal utføres i Norge. Leverandøren skal ha rutiner for egen produksjonsprosess, som også ivaretar miljøhensyn Det må kunne forevises økonomisk og finansiell soliditet Leverandøren skal vise til erfaring fra tilsvarende oppdrag HMS-egenerklæring, jf. FOA 3-4 Leverandørens kvalitetssystem eller egenerklæring som beskriver hvordan rutinene gjennomføres og fungerer, herunder hvordan miljøhensyn ivaretas (f eks at det ikke benyttes miljøskadelige stoffer eller kjemikalier i produksjonsprosessen) Årsberetning fra selskapet for de 3 siste årene Resultatregnskap og balanse fra siste 3 år med tilhørende revisjonsberetning Dokumentasjon fra tre tidligere tilsvarende oppdrag fra de siste tre år, med navn og telefonnummer til referanseperson 6.2 Tildelingskriterier Kontrakt tildeles den leverandør hvis tilbud etter en helhetsvurdering er økonomisk mest fordelaktig, jf FOA Ved avgjørelsen om hvem som skal tildeles oppdraget, vil følgende vektede kriterier bli lagt til grunn: Tildelingskriterier Vekting Kvalitet 40 % Pris 35 % Service og levering 20 % Miljøhensyn 5 % 6.3 Om tildelingskriteriet kvalitet Under kriteriet kvalitet vektlegges den tilbudte innsatsuniformens kvalitet, jf Del 2 Kravspesifikasjon pkt 8 om vareprøve, og funksjonalitet, herunder samsvar med krav som angitt i Del 2 Kravspesifikasjon. 6.4 Om tildelingskriteriet pris Under kriteriet pris vektlegges totalpris for innsatsuniformen (jakke og bukse) og priser for målsøm, jf. Del 2 Kravspesifikasjon pkt 14. Alle priser skal oppgis som angitt i Bilag 3 (Pristabell) til Del 2 Kravspesifikasjon, for å sikre at tilbudsprisene blir sammenlignbare. 6.5 Om tildelingskriteriet service og levering Under kriteriet levering og service vektlegges tilbyderens leverings- og servicerutiner, og i hvilken grad disse samsvarer med kravene i Del 2 Kravspesifikasjon og Del 3 Kontraktsutkast. Videre vil det bli lagt vekt på om tilbyderen kan oppfylle kravene som er satt til leveringstid for første avrop og for utfallsprøver jf. Del 2 Kravspesifikasjon pkt. 11 og Om tildelingskriteriet miljøhensyn Under kriteriet miljøhensyn vektlegges i hvilken grad den tilbudte innsatsuniformen er miljøvennlig med hensyn til produksjon, produkt og kassasjon, herunder at innsatsuniformen ikke inneholder miljøskadelige stoffer, kjemikalier

6 Side 6 av 7 eller flammehemmere. Det vil også bli lagt vekt på om tilbyderen har en returordning for utslitte/utrangerte uniformer. 7 Krav til tilbudet 7.1 Språk Tilbudet skal utformes på norsk, jf FOA Kvalifikasjonsdokumenter Tilbudet skal vedlegges dokumenter angitt i pkt 6.1 som grunnlag for kvalifisering. Kvalifikasjonsdokumentene skal leveres separat innsatt i ringperm med skilleblad og struktureres i samme rekkefølge som de er nevnt i pkt Tilbudets utforming Det skal utarbeides et eget underskrevet tilbudsbrev der tilbyderen presenterer kontaktperson, med tilhørende kontaktdata inklusive e-postadresse. Tilbudsbrevet skal presenteres som tilbudets førsteside. Tilbudsbrevet skal inneholde eventuelle forbehold tatt til kontraktsvilkårene, jf. Del 3 Kontraktsutkast. Det gjøres oppmerksom på at vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene kan føre til avvisning av tilbudet, jf FOA 20-13(1)d. Tilbudsbrevet skal også inneholde opplysninger om i hvilken periode tilbudet er bindende, jf. pkt Merking, antall eksemplarer, adresse og leveringssted for besvarelsen etc Tilbudet skal leveres i to papireksemplarer og et elektronisk eksemplar (CD-ROM eller USB). Det gjøres oppmerksom på at det IKKE er anledning å levere tilbud pr e-post. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket, dobbel konvolutt og merkes med: DSB ansk 009/2008: Tilbud på innsatsuniform til Sivilforsvaret, og Åpnes kun av adressat. Tilbudet skal sendes til følgende adresse: DSB v/lillian M. Dahle Postboks Tønsberg Tilbudet kan også leveres direkte til DSBs resepsjon: DSB v/lillian M. Dahle Rambergveien Tønsberg 8 Endring av konkurransegrunnlaget

7 Side 7 av 7 Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Informasjon om foretatte endringer skal umiddelbart sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en leverandør, skal formidles til alle på tilsvarende måte. Dersom endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til dette i utforming av sitt tilbud innenfor tilbudsfristen, skal det fastesettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 9 Kontaktpersoner All kontakt mot DSB fra leverandører mht denne anskaffelsen skal rettes til kontaktperson som angitt nedenfor: Navn: Lillian M. Dahle E-post: lillian.dahle@dsb.no Eventuelle spørsmål skal sendes pr e-post innen 20.august 2008, jf. pkt Spørsmålene vil bli anonymisert, før svar sendes ut til samtlige interessenter via kunngjøringsbasen Doffin/TED. Dette forutsetter at alle interessenter registrerer sin interesse i Doffin. Oppdragsgiver kan ikke garantere at all relevant informasjon blir gjort tilgjengelig for leverandører som har hentet konkurransegrunnlaget via andre kilder. 10 Leverandørens deltagelseskostnader Eventuelle kostnader som tilbyder har ifm utarbeidelse, levering og oppfølging av svar på DSBs konkurransegrunnlag, må dekkes av tilbyder selv og vil ikke bli refundert av DSB. 11 Behandling av tilbudene Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud ut over det som fremgår av dette konkurransegrunnlaget, eller tilbud på deler av leveransen. Med alternativt tilbud menes et tilbud som avviker fra angitte minstekrav i oppdragsgivers kravspesifikasjon. Leverandør kan likevel levere flere tilbud som oppfyller minstekravene i oppdragsgivers kravspesifikasjon. Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av tilbudene DSB forbeholder seg retten til å avvise tilbud og avlyse konkurransen i samsvar med FOAs regler Tilbudet vil ikke bli returnert til tilbyder DSB vil behandle all informasjon fra leverandør fortrolig