E- handel Elektronisk handel

Transkript

1 T h e i m a E- handel Elektronisk handel November 2014 En profesjonalisering av innkjøpsområdet i ØRU kommunene

2 Vedtaket i kommunestyrene: E- handelsprogrammet ble vedta9 i alle kommunestyrene i løpet av vinteren/våren Vedtaket ble presisert i 6 punkter som henger nøye sammen: 1.Kommunene på Øvre Romerike skal bruke e- handelssystemet for alle innkjøp. 2.e- handelssystemet skal dekke hele innkjøps- og betalingsprosessen i kommunene fra behov Gl betaling. 3.Innkjøps- og betalingsprosessen skal være integrert og elektronisk. 4.For å få anledning Gl levere produkter og/eller tjenester Gl kommunene skal leverandørene benyle EHF- faktura som faktureringsform. 5.Arbeidet med å innføre e- handelssystemet i kommunene organiseres som et fellesprosjekt og seks kommunevise prosjekter. 6.Fellesprosjektet og de seks kommunevise prosjektene har ikke bare ansvaret for å innføre et system for alle innkjøp, men også ansvaret for å avdekke og dokumentere de fakiske gevinstene som følge av prakgsk bruk av e- handelssystemet.

3 Mål For Ehandel Kommunene på Øvre Romerike skal være dykgge innen offentlige anskaffelser. Anskaffelser skal ha en god forankring i ledelsen og ehandelssystemet skal være et godt styringsverktøy. I løpet av 3 år skal 100% av besgllingene skje via ehandel og 85% av inngående fakturaer skal være EHF- faktura.

4 EHANDEL ET INNKJØPS- OG BETALINGSSYSTEM Fokuset er tjenesteproduksjon. Systemet skal være et verktøy i dele for å : ü Sikre avtalte priser og begngelser ü Synliggjøre rammeavtale- leverandører og avtalesorgment ü En plass å besglle for brukerne ü Mulighet for molak av EHF- faktura ü Danner et grunnlag for stagsgkk som kan føre Gl bedre produkt- / tjenestesorgment Glpasset kommunenes behov ved inngåelse av nye rammeavtaler ü Intern kontroll på avtalebegngelser, varemolak og faktura ü BesGllerkompetanse ü BudsjeLkontroll

5 AutomaGske kontrollpunkter besglling og fakturering rammeavtaler Kontroll: Rammeavtaler - bestilling - faktura Rammeavtaler med korrekt sortiment og betingelser Automatisk kontroll Ordreprosess: Bestilling og kontering Ordre anvises før den sendes leverandøren Registrering av varemottak / attestasjon Automatisk kontroll Fakturaprosess: Elektronisk faktura med ordrenummer mottas fra leverandør Faktura matches automatisk mot ordre/varemottak Faktura uten avvik oversendes økonomisystemet Økonomisystem Direktoratet for forvaltning og IKT

6 Mål for anskaffelsesvirksomheten Målet for kommunenes anskaffelsesvirksomhet er å anskaffe og forvalte nødvendige og rikgge varer og tjenester det er behov for, på en måte som bidrar Gl en mest mulig kostnadseffekgv utnylelse av kommunens ressurser. Alle innkjøp av de deltakende kommuner skal skje eler de Gl enhver Gd gjeldende lover og forskriaer om offentlige anskaffelser og dele reglement. Jfr. Innkjøpsreglement vedta5 i kommunestyrene

7 Anskaffelsesprosessen-Roller i ØRU FORBEREDELSES- FASEN Kommunen BEHOVSVERIFIKASJON MARKEDSUNDERSØKELSE SPESIFIKASJON GJENNOMFØRINGS FASEN ØRIK OPPFØLGINGS- FASEN Kommunen KONKURRANSEBETINGELSER VURDERING/EVALUERING KONTRAKTSTILDELING KONTRAKTSOPPFØLGING PRODUKT- OG ANLEGGSOPPFØLGING

8 RAMMEAVTALER : ü Enhver anskaffelse skal være basert på konkurranse ü Følge lov om offentlige anskaffelser ü Repeterende kjøp ü Forenkle administrasjon ved anskaffelser, effekgvisere ressursbruk ü Større innkjøp - > bedre begngelser ü Forutsigbarhet - > vi vet hvilken pris vi får ü Det eksistere også kommunevise rammeavtaler

9 ENKELTANSKAFFELSER: ü Enhver anskaffelse skal være basert på konkurranse ü Et kjøp ü Tilbudsforespørsel Gl minimum 3 leverandører ü Anskaffelser med totalverdi på kr ,- er det protokollplikt på og levering av skal/mva/hms alester ü Kunngjøringsplikt for off. anskaffelser er kr ,- (DOFFIN)

10 EHANDELSPLATTFORMEN /IBX: ü Inneholder kataloger fra rammeavtaleleverandører ü 3 besgllingsmåter: ü Varekatalog, eks Lyreco ü Punch out, eks IKT- leverandør ü Fritekst, eks lokale rammeavtaleleverandører ü Rammeavtaleprodukter finner du under ü Anbefalte produkter / SorGment ü Merket med tommel opp

11 AVTALEPRODUKTER ü Alle produkter som det er rammeavtale på er merket med det grønne symbolet tommel opp. ü Oversikten får du ved å søke opp produktet og trykke på anbefalte produkter Gl venstre i menyen.

12 Innkjøps- og betalingsprosess Ordrenr oppreles Manglende varemolak Faktura må alesteres og anvises ü Ramme- avtale m/ korrekt sorgment og begng. Registrer rekvisisjon Godkjenn rekvisisjon Ordre går aut. via ehandels- plaiorm Ordre sendes manuelt Registrer varemolak MoLa EHF- faktura Med ordrenr ü Kontroll av beløp RikGg beløp Faktura må alesteres og anvises Betal faktura

13 Varslinger Rekvisisjoner Ny oppgave umiddelbart Purring daglig i 3 dg Til overordnet eler 4 dg Manglende varemolak Ny oppgave daglig Purring eler 5 dg Til overordnet eler 10 dg Fakturaer Ny oppgave daglig Purring eler 5 dg Purring 10 dg før forfall Til overordnet eler 10 dg

14 Lage en rekvisisjon i Agresso

15 Mva- koder E- handel: NeLo beløp er utgangspunkt Nye nelo mva- koder: M1 mva- komp inv lav sats (Glsvarer brulokode 81) M2 mva- komp inv middels sats (Glsvarer brulokode 82) M3 mva- komp inv høy sats (Glsvarer brulokode 83) M4 mva- komp dria lav sats (Glsvarer brulokode 84) M5 mva- komp dria middels sats (Glsvarer brulokode 85) M6 mva- komp dria høy sats (Glsvarer brulokode 86)

16 Mva- koder Flere nye nelo mva- koder: I4 - fradrag inngående mva lav sats (Glsvarer brulokode 9) I5 - fradrag inngående mva middels sats (Glsvarer brulokode 6) I6 - fradrag inngående mva høy sats (Glsvarer brulokode 5) U4 - lav sats, ingen komp/fradrag U5 - middels sats, ingen komp/fradrag U6 - høy sats, ingen komp/fradrag

17 Rekvirent Velge leveringsadresse kun en adresse per rekvisisjon Velge varer/legge i handlekurv Kan legge inn kontering Når rekvirent = alestant > dersom den konteres går den rel Gl anviser

18 ALestant Kontroller at det finnes bevilgning for kjøpet Dersom ferdig kontert - > kontroller kontering* Dersom ikke kontert - > legg inn kontering* * HUSK NYE NETTOKODER

19 Anviser Kontrollere at det finnes bevilgning for kjøpet Kontrollere kontering og avgiaskoding

20 VaremoLak MÅ uoøres KompleL Delvis Manglende varemolak Meld fra support ved mye delleveranser og evt. manglende leveranser

21 Full match mellom ordre og faktura faktura er merket med rikgg ordrenr varelinjer og beløp er lik ordre korrekt varemolak er foretal > faktura går utenom alestasjon og anvisning, rel Gl bokføring og betales ved forfall

22 Avvik mellom ordre og faktura Faktura mangler rikgg ordrenr Prisavvik Mengdeavvik Ekstra linje på faktura > faktura går Gl avviksbehandling hos alestant (Innkjøpsfaktura avstemming) > skal dereler behandles hos anviser

23 Ehandel support Kontaktpunkter AnsaLportalen ØRIK: Telefon: E- post:

24 Organisering

25 Support på Skjema for innsending av saker OSS(Oae sglte spørsmål) bidrar Gl selvhjelp Brukerveiledninger og opplæringsmateriell

26 Support på tlf Tilgjengelig fra kl. 08:00 16:00 Menystyrt med talemeldinger Operatørkø høy Glgjengelighet Best når det haster mest Mulig å legge igjen beskjeder utenom åpning

27 Support på Send vanlig epost for å få svar Sakene sendes rel i supportsystemet AllGd åpent. Svar i samme åpningsgd som tlf.