E-handel for helseforetak DIFIs rolle og erfaringer. Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)

Transkript

1 E-handel for helseforetak DIFIs rolle og erfaringer Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)

2 Direktoratet for forvaltning og IKT(Difi) FAD Difi Gode innkjøp ANS Kunnskapsbasert Offentlige forvaltningsutvikling Anskaffelser Digitale tjenester Ehandel

3 Anskaffelsesmodellen Mennesker og kompetanse Partnere og leverandører Rammevilkår Styrende prosesser Kjerne og støtteprosesser Det gode innkjøp Formål IKT Anskaffelsesprosesser Strategiveilederen Internkontrollveilederen Prosjektveiviseren for e- handel Selvevalueringsverktøy Direktoratet for forvaltning og IKT

4 Innkjøp i offentlige virksomheter Vi gir fra oss over 20 milliarder i prosessgevinster og bedre avtaler på grunn av manglende avtalelojalitet Direktoratet for forvaltning og IKT

5 Jobb nummer 1: Sikre Hvordan ressurser kan til Difi primæroppgavene bidra? i samfunnet

6 Insentivene er tilstede: Enklere innkjøp Effektiv arbeidsflyt Effektiv kommunikasjon Bedre innkjøp Oppfølging av rammeavtaler Økt avtalelojalitet Utnytte økt kunnskap og styringsevne til å oppnå bedre betingelser Sikrere innkjøp Redusere feil / avvik Øke sporbarheten Forebygge uønsket adferd

7 Ehandelsplattformen (EHP) Tjeneste etablert i 2002, hvor offentlige virksomheter kan handle med sine leverandører over internett Hovedhensikt er å skape effektive og kostnadsbesparende grensesnitt mellom kjøper og leverandør. Innføre standardiserte krav til offentlig virksomhet og leverandører EHP Andre

8 Direktoratet for forvaltning og IKT Noen er på vei, men vi trenger mer fokus og større ambisjoner.

9 Situasjon Offentlige Anskaffelser Planlegging Konkurranse gjennomføring Bestilling til betaling Oppfølgning 400 milliarder Det gode innkjøp Kvalitet, Innovasjon, Miljø,. Tid, Kostnader Informasjon, Kunnskap Kontroll Elektronisk handel - strategi for å oppnå det gode innkjøp

10 Kontroll: Rammeavtaler - bestilling - faktura Rammeavtaler med korrekt sortiment og betingelser Automatisk kontroll Ordreprosess: Bestilling og kontering Ordre anvises før den sendes leverandøren Registrering av varemottak / attestasjon Automatisk kontroll Fakturaprosess: Elektronisk faktura med ordrenummer mottas fra leverandør Faktura matches automatisk mot ordre/varemottak Faktura uten avvik oversendes økonomisystemet Økonomisystem Direktoratet for forvaltning og IKT

11 Utnyttelse av e-handelsløsningene Elektronisk bestilling til alle leverandører Potensialet Hele organisasjonen bestiller elektronisk

12 Standardiserte prosesser Difi jobber aktivt mot at offentlige virksomheter definerer sine prosesser (notasjon BPMN) Direktoratet for forvaltning og IKT

13 Når vi får på plass gode standardiserte innkjøpsprosesser hos alle, hva mer trenger det offentlig for å innføre elektroniske innkjøpsprosesser i hele virksomheten?

14 VI SER FREMOVER Direktoratet for forvaltning og IKT

15 Standardisering av formater Direktoratet for forvaltning og IKT

16 Standardisering av meldingsutveksling Direktoratet for forvaltning og IKT

17 Standardisering av meldingsutveksling Direktoratet for forvaltning og IKT

18 HVILKEN STØTTE GIR VI TIL LEVERANDØRENE? Direktoratet for forvaltning og IKT

19 EHF i produksjon 28 % Faktura Kreditnota Purring Direktoratet for forvaltning og IKT

20 EHF som er nær produksjon Katalog Ordre og ordrebekreftelse Pakkseddel Direktoratet for forvaltning og IKT

21 Støtteverktøy for leverandører Direktoratet for forvaltning og IKT

22 Kvalitet på det man sender og mottar Opplasting EHF Format WEB Service Validering Åpen kildekode Klipp og lim Direktoratet for forvaltning og IKT

23 Etterspør gode tjenester Direktoratet for forvaltning og IKT

24 Hva skjer med Ehandelsplattformen? Difi utløser opsjon på videreføring av operatøravtalen for Ehandelsplattformen (EHP) Difi etablerer et standard meldingsformat for innkjøp (EHF) Revisjon av «Forskrift om IT-standarder i offentlig forvaltning»

25 EHP vs. EHF Nei dette er supplerende initiativer! EHP sikrer et effektivt tjenestetilbud til offentlig sektor EHF sikrer åpen og standardisert kommunikasjon med privat sektor

26 Støtte for hele innkjøpsprosessen Pre-awarding phases Post-awarding phases enotification Identify need Call for tender preparation eaccess esubmission eawarding contract eordering Fulfilment einvoicing Account Payable Kjøper ecatalogue Doffin Anbudskatalog Katalog Ordre og bekreftelse Pakkseddel Faktura og kreditnota Purring Selger Sales and marketing eaccess esubmission eawarding contract eordering Fulfilment einvoicing ecatalogue Account receivable

27 EHF prosjektene (realistisk bilde?) Anbudskatalog Pakkseddel EHF Ordre EHF Katalog EHF Faktura 1.6 EHF faktura J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D PEPPOL BIS «2.0» UBL 2.1 foreligger Utvikling Pilot Produksjon

28 Takk for oppmerksomheten. Spørsmål? Jan Mærøe epost:

29 Trepartsprosjektet «Mer effektiv e-handels-plattform» Helse Sør-Øst + Difi + LFH Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)

30 Samarbeid er nøkkelordet for gode elektroniske prosesser Direktoratet for forvaltning og IKT

31 Situasjon Offentlige Anskaffelser Planlegging Konkurranse gjennomføring Bestilling til betaling Oppfølgning 400 milliarder Det gode innkjøp Kvalitet, Innovasjon, Miljø,. Tid, Kostnader Informasjon, Kunnskap Kontroll Elektronisk handel - strategi for å oppnå det gode innkjøp

32 Man kan ikke bare modellere og dokumentere. Man må også prosessorientere Mål 100% Prosessmodellering Prosessorientering Resultat: Den gode innkjøpsprosessen Direktoratet for forvaltning og IKT

33 Anskaffelsesverdikjede

34 Relaterer fakta til prosesser for å vise hvor problemene oppstår og hvorfor - hva som må endres

35 Prosjekt Direktoratet for forvaltning og IKT

36 Prosjektprosess Her er vi nå Notasjon:BPMN Direktoratet for forvaltning og IKT

37 Metodikk Direktoratet for forvaltning og IKT

38 Utfordring: 1. Bakgrunn Beskrive hvorfor utfordringen er prioritert og viktig å gjøre noe med. Ansvarlig: 5. Løsning Identifiser alternative løsninger og velg den løsningen som er mest egnet for å oppnå ønsket situasjon. 2. Nå-situasjon, problem/muligheten Beskriv situasjonen og problemstillingen(e). Eller muligheten(e) man ønsker å utnytte. Så presist som mulig ved hjelp av prosesskart, data, grafer, etc. 3. Ønsket situasjon, mål Beskrive ønsket situasjon idealtilstanden, målet, slik man mener ting bør være så presist som mulig, og de spesifikke endringer man ønsker å oppnå. Samt hvordan vi kan måle om vi har lykkes. 6. Planlegging Lag en plan for implementering og oppfølging av løsning. 4. Analyse Analyser årsakene til problemet. Hva som hindrer oss i å løse problemet. Og hva som må endres for å løse problemet eller utnytte muligheten. 7. Oppfølgning Kontroller implementering og resultater mot plan og mål. Hvis plan er vellykket: Standardiser løsning og iverksett tiltak for å forhindre at man går tilbake til tidligere praksis. Hvis plan ikke er vellykket: Fortsett forbedringsarbeid eller lag ny plan inntil ønsket situasjon nås og ny utfordring kan løses.

39 Hvordan adressere avvik Forstår Kan Vil Har mulighet til

40 Takk for oppmerksomheten. Spørsmål? Lenker: CEN BII2 OpenPEPPOL Difi Jan Mærøe epost: