Fagkveld om anbud og anskaffelsesloven

Transkript

1 Inn på tunet Akershus SA Fagkveld om anbud og anskaffelsesloven Hvam videregående skole Daglig leder, Tor Kjærstad

2 Agenda Informasjon om Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Hvordan finne anbud? Litt praktisk informasjon.

3 Presentasjon av Øvre Romerike Innkjøpssamarbeid Etablert 2001, samlokalisert med ØRU på Tunet, Sør-Gardermoen Opprettet som vertskommuneselskap Har 3 årsverk som jobber med anskaffelser og deler en administrativ stilling sammen med ØRU på regnskap/lønn, utvider med 1 årsverk fra 1.8 Rapporterer faglig til rådmannsutvalget og administrativt til ØRU

4 Finansieres via sekretariatsbidrag på 1,25% av omsetningen på avtalene. Det er utarbeidet et felles reglement for anskaffelser som er vedtatt av alle kommunene, dette gjelder også for interkommunale selskap (egenregi) Vi gjennomfører alle anskaffelser med kontraktsverdi over 200 tusen Har egen hjemmeside Samarbeider tett med innkjøpsansvarlig, produktansvarlig og brukere/brukergrupper i kommunene

5 Arbeidsoppgaver Arbeidsoppgavene til ØRIK kan inndeles i følgende hovedområder: Informasjonsaktiviteter mot kommunens ledelse/politikere og brukere samt marked/bransjer. Leverandøroppfølging. Kontraktsforvaltning. Rådgivning. Forbedringsprosjekter, e-handel og andre innkjøpsfaglige oppgaver. Lede og gjennomføre enkeltanskaffelser for kommunene. Lede og gjennomføre interkommunale rammeavtaleprosjekter.

6 Produksjon 2011 Vi har ca 140 interkommunale rammeavtaler som dekker ca 68 ulike produkt- og tjenesteområder. Produksjon2011: 19 anbudskonkurranser på interkommunale rammeavtaler 6 anbudskonkurranser på rammeavtaler for enkeltkommuner 48 anbudskonkurranser på enkeltanskaffelser.

7 Rammeavtaler Vi har per desember 2011, 140 interkommunale rammeavtaler som dekker 68 produktområder. Vi har per desember 2011, 88 rammeavtaler for enkeltkommuner. Rammeavtaler er en ressursbesparende anskaffelsesmetode, spesielt innenfor: repeterende småkjøp og kjøp av standardiserte varer og tjenester. Rammeavtalene har forskjellige anskaffelsesmekanismer: - Rammeavtaler med en leverandør. - Parallelle rammeavtaler (minimum 3 leverandører). - Rammeavtaler med minikonkurranser per anskaffelse.

8 Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Kilde: KS advokatene

9 Hva er en anskaffelse? Kommunen velger fritt om man ønsker å produsere varen eller tjenesten selv eller kjøpe den i markedet. Hvis kommunen først bestemmer seg for å kjøpe varen/tjenesten fra andre enn kommunen selv, er kjøpet en anskaffelse. Som hovedregel ingen betydning om det kjøpes fra private eller en annen offentlig virksomhet.

10 Hvilket regelverket? Lov om offentlige anskaffelser (LOA) Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) Forskrift om offentlige anskaffelser inne forsyningssektorene (VETT) Forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser (KOFA) Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (ILO-konvensjon 94)

11 Hvorfor har vi regler for offentlige anskaffelser? Formålet lov om offentlige anskaffelser 1: Bidra til økt verdiskapning Sikre effektiv ressursbruk Forretningsmessighet og likebehandling Gode interne rutiner i forbindelse med anskaffelser Reduserer faren for korrupsjon Men anskaffelsesregelverket hindrer ikke alene korrupsjon Reglene en del av EØS-avtalen og praksis i EU/EØS har derfor betydning for hvordan de norske reglene tolkes. Norge har strengere regler enn det EØS-avtalen krever.

12 Anskaffelsesprosessen PLANLEGGING AV ANSKAFFELSE BEHOVSVERIFIKASJON MARKEDSUNDERSØKELSE SPESIFIKASJON GJENNOMFØRING AV ANSKAFFELSE KONKURRANSEGRUNNLAG LEVERANDØRVALG BESTILLING/KONTRAKT OPPFØLGING AV ANSKAFFELSE KONTRAKTSOPPFØLGING LIVSSYKLUSKOSTNADER UTFASING

13 Grunnleggende prinsipper for anskaffelsesprosedyren LOA Ikke-diskriminering Konkurranse Likebehandling Forutberegnelighet Gjennomsiktighet Etterprøvbarhet Forretningsmessighet Proporsjonalitet/forholdsmessighet 5

14 Kravet til konkurranse Anskaffelsen skal så langt som mulig være basert på konkurranse Hva betyr så det? Virkemiddel for effektive anskaffelser Gjelder også ved direkte anskaffelser under terskelverdiene

15 Regelverket betydning? Når tilbudene først er kommet inn, kan ikke krav, spesifikasjon og tildelingskriterier (vilkår for valg av leverandør) endres! Det må derfor gjøres en god jobb FØR konkurransen utlyses! Hvis det viser seg at du har valgt feil/gjort en for dårlig jobb, har du to valg: Forhold deg til konkurransen og få et dårligere produkt Avlys konkurransen og risiker å få erstatningskrav

16 Konsekvenser av brudd på regelveket Litt om KOFA Overtredelsesgebyr Krav om midlertidig forføyning Søksmål for ordinære domstoler: Erstatning for positiv kontraktsinteresse Erstatning for negativ kontraktsinteresse

17 Og hva er så handlingsrommet? Stor frihet til å bestemme hva som ønskes anskaffet, forutsatt Stor frihet til å fastsette krav til leverandørene, forutsatt Stor frihet til å fastsette hva som skal vektlegges ved tildeling av kontrakt, forutsatt MEN

18 For å skaffe seg handlingsrom kreves det: Profesjonalitet gjennom hele prosessen God planlegging ikke hastehandling Fokus på godt internt arbeid Godt samspill mellom politisk og administrativt nivå Godt arbeid gir besparelser Godt arbeid gir riktige kjøp

19 Politisk contra administrativt nivå Politisk nivå skal involvere seg i den første fasen. Hva vil vi ha? Hvordan vil vi ha det? I neste fase bør administrasjonen gjøre jobben Administrasjonen bør ha ansvaret for evaluering av tilbud og tildeling Administrasjonen bør håndtere klager

20 Hvordan finne anbud?

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30 Litt praktisk informasjon

31 Litt om terskelverdier (beregnes i kontraktsverdi/periode) Anskaffelser under 100 tusen følger Lov og forskrift del I. Ingen formelle krav til prosedyre. Skal være tilstrekkelig publisert. Anskaffelser under 500 tusen følger Lov og forskrift del I. Ingen formelle krav til prosedyre. Krav om attester og protokoll. Skal være tilstrekkelig publisert. Anskaffelser over 500 tusen følger Lov og forskrift del II. Formelle krav til prosedyre og gjennomføring. Krav om attester og protokoll. Skal publiseres på doffin.no Anskaffelser over 1.6 million (BA 40.5 millon) følger Lov og forskrift del III (det finnes enkelte unntak). Krav om attester og protokoll. Kjøp med forhandlinger er ikke tillatt (det finnes enkelte unntak). Skal publiseres på doffin.no ted.europa.eu

32 Konkurransegrunnlag Normal består et konkurransegrunnlagav følgende: Invitasjon, info om oppdragsgiver, konkurranseform. Kvalifikasjonskrav (krav til tilbyder). Tildelingskriterier, valg av tilbyder (skal være knyttet til anskaffelsens gjenstand). Kravspesifikasjon. Prisskjema.

33 Hva skal være med i et tilbud? Normalt består et tilbud av følgende dokumenter som leverandør skal levere inn. - Attester (skatt, mva og HMS ved tjenestekjøp). - Firmaattest. - Regnskap - Referanser - Tilbudsbrev med beskrivelse av tilbudt tjeneste/løsningsforslag eller varebeskrivelse. - Priser.

34 Viktige informasjon/tips for leverandører til anbudskonkurranser. - Register deg som leverandør på doffin.no og få informasjon om alle anbud i ditt produktområde automatisk tilsendt via e-post. - Sjekk jevnlig orik.no (kun anbud til kommunene på Øvre Romerike). - Les nøye gjennom konkurransegrunnlag og evt. medfølgende dokumenter og merk alt som kreves innlevert. - Merk deg frist for innlevering av tilbud. - Besvar det dere blir bedt om og lever tilbudet etter anvisning. - Merk begrepsforskjellen mellom kvalifikasjonskrav (krav til leverandør) og tildelingskriterier (kriterier for valg av leverandør, skal være knyttet til vare eller tjenesten som skal leveres).

35 Takk for oppmerksomheten. Spørsmål?