Anskaffelsesreglement

Transkript

1 Anskaffelsesreglement for Hole kommune Juni 2007 Utarbeidet iht Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Vedtatt i kommunestyret 25 juni 2007

2 Innhold 1. Generelt om innkjøp Formål, virkeområde m.m Lover og forskrifter Innkjøpsstrategi Organisering av innkjøp i kommunen Ansvar Innkjøpsgruppe Samarbeid med andre Inngåelse og bruk av rammeavtaler Lokale/mindre leverandører Miljø Arkivering Etiske retningslinjer Gjennomføring av anskaffelser Anskaffelsesprosesser generelt Alminnelige bestemmelser Utarbeidelse og kvalitetssikring av konkurransegrunnlag Beregning av anskaffelsens verdi - terskelverdier Anskaffelser under kr , eks mva Anskaffelser over kr og under kr , eks. mva Anskaffelser over kr , eks. mva (nasjonal terskelverdi) Anskaffelser over kr 1,7 millioner kroner eks. mva (EØS-terskelverdi) Øvrige prosedyrer Iverksetting Generelt om innkjøp 1.1 Formål, virkeområde m.m. Formålet med Anskaffelsesreglement i Hole kommune er å sikre at kommunen gjennomfører effektive og samfunnstjenlige anskaffelser etter gjeldende regelverk og overordnede retningslinjer. Kommunens anskaffelsesreglement gir strategiske føringer for organisering og gjennomføring av kommunens anskaffelser. Anskaffelsesreglementet skal følges av alle tjenestesteder i Hole kommune. Reglementet gir ikke en fullstendig beskrivelse av alle forhold, men skal være en veiledning for blant annet å sikre at Lov om offentlige anskaffelser følges. Reglementet omfatter alle anskaffelser til kommunen omfattet av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 1.2 Lover og forskrifter Lov om offentlige anskaffelser(loa) med tilhørende forskrift(foa): Alle kommunens anskaffelser, uansett verdi, av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider som foretas av kommunale etater og virksomheter (skoler, barnehager, sykehjem, omsorgsboliger, svømmehall etc) er underlagt loven og forskriften. Fornyings- og administrasjonsdepartementet har utarbeidet en egen veileder til reglene i loven og forskriften. Det finnes også veiledere som tar for seg beste praksis og miljøkrav innenfor offentlige anskaffelser.

3 Loven har i tillegg til hovedreglene i 1 følgende grunnleggende krav i 5 som gjelder ved alle anskaffelser av varer, tjenester og bygg- og anleggskontrakter omfattet av loven. Alle kravene følges av konkrete regler for gjennomføring av en anskaffelse: Konkurranse (kunngjøring) Likebehandling (opplysningsplikt) Forutberegnelighet (konkurransegrunnlag) Gjennomsiktighet (anskaffelsesprotokoll) Etterprøvbarhet (anskaffelsesprotokoll, arkivering) Objektive og ikke diskriminerende kriterier (spesifikasjon) Forsyningsforskriften: Anskaffelser som gjelder produksjon og distribusjon av vann er omfattet av forsyningsforskriften. Loven sier at anskaffelser skal baseres på forretningsmessighet og likebehandling, og skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. 2. Innkjøpsstrategi 2.1 Organisering av innkjøp i kommunen. Hole kommune skal ha desentrale innkjøp hvor myndighet og ansvar er tillagt tjenestelederne (budsjettansvarlige) for de ulike tjenestestedene (budsjett og resultatenhetene). Kombinert med dette skal kommunen gjennom innkjøpssamarbeid med eksterne samarbeidspartnere legge til rette for forenklede anskaffelsesprosesser gjennom sentrale rammeavtaler, sentral innkjøpskompetanse og ensartede verktøy for gjennomføring av anskaffelsene. 2.2 Ansvar Leder for hvert tjenestested(budsjettansvarlige) har overordnet ansvar for at vare- og tjenestekjøp foregår i henhold til anskaffelsesreglementet og at den som kjøper inn har myndighet til dette. Det skal være budsjettmessig dekning for innkjøpet/anskaffelsen. Attestasjon og anvisning utføres i henhold til økonomireglement for Hole kommune. Økonomifaglig ansvarlig har koordineringsfunksjon for innkjøp i Hole kommune. 2.3 Innkjøpsgruppe Hole kommune skal ha ei innkjøpsgruppe. Innkjøpsgruppa ledes av økonomifaglig ansvarlig Innkjøpsgruppa skal samordne innkjøpspraksis i de ulike tjenestestedene. Innkjøpsgruppa skal være et viktig diskusjonsforum ved strategiske beslutninger innen innkjøp, bl.a. i spørsmålet om rammeavtaler. Tjenesteleder er ansvarlig for informasjon, gjennomføring og oppfølging på eget tjenestested. Økonomifaglig ansvarlig bistår. 2.4 Samarbeid med andre For å sikre effektiv ressursbruk og et faglig godt nivå, bør kommunen samarbeide med andre om innkjøp. Mulighet for deltakelse i rammeavtaler som forhandles fram i samarbeid med fylkeskommunen eller mulighet for samarbeid med andre kommuner om innkjøp bør vurderes før en inngår avtaler kun for Hole.

4 2.5 Inngåelse og bruk av rammeavtaler Hole kommune skal inngå rammeavtaler på områder der det er hensiktsmessig. Det bør inngås rammeavtaler for varer-/tjenester som kjøpes jevnlig. Inngåelsen av slike avtaler tas opp innkjøpsgruppa og inngås samlet for hele kommunen. Med rammeavtale menes at det inngås en avtale med en eller flere leverandører innenfor en vare-/tjenestegruppe og at alle enkeltstående kjøp gjennom året foretas innenfor denne avtalen. Eksempel: Rammeavtaler om kontorrekvisita, matvarer (storhusholdning), kopimaskiner, kontormøbler m.fl. Alle enkeltbestillinger/kjøp av varer innenfor denne kategorien foretas fra den/de valgte leverandøren/-er. På områder der rammeavtale er inngått er alle kommunale tjenestesteder forpliktet til å foreta kjøp innenfor disse avtalene og andre leverandører skal ikke benyttes. Reklamasjoner i forbindelse med rammeavtaler tas opp direkte med leverandøren og eventuelt med økonomifaglig ansvarlig. Oppdatert oversikt over inngåtte rammeavtaler skal ligge på kommunens Intranett-sider samt kunne fås ved henvendelse til økonomifaglig ansvarlig. 2.6 Lokale/mindre leverandører Det er i henhold til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser ikke lov å velge lokale leverandører kun fordi de er lokale. For å sikre at også lokale firmaer får anledning til å konkurrere om leveranser til Hole kommune bør en i tillegg til utlysning i databasene bekjentgjøre innkjøp f.eks ved annonser i lokalpressen, på Hole kommune sine egne internettsider og/eller ved direkte kontakt med alle aktuelle leverandører. Der det er hensiktsmessig bør det i utlysningen legges til rette for at leverandører kan gi tilbud på deler av anskaffelsen, slik at også mindre leverandører kan velges. Dette gjelder også ved samarbeid med andre (kommuner/fylkeskommune). 2.7 Miljø Hole kommune skal legge vekt på livssykluskostnader og miljømessige konsekvenser når anskaffelser foretas. Det skal så langt det er mulig stilles konkrete miljøkrav. Dette er også nedfelt i forskriften samt at Nærings- og handelsdepartementet har utarbeidet en egen veileder om miljø og regelverket for offentlige anskaffelser. 2.8 Arkivering Hole kommune har valgt å benytte elektronisk sak og arkivsystem. Dette systemet er også kommunens verktøy for å tilfredsstille lovens krav om etterprøvbarhet og gjennomsiktighet i kommunens anskaffelsessaker. Kommunen har utarbeidet en egen rutinebeskrivelse for arkivering av anskaffelsesdokumenter i det elektroniske sak og arkivsystemet. Denne rutinen skal følges i alle anskaffelser over kr , Etiske retningslinjer Ansatte i Hole kommune skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre en høy forretningsetisk standard i sin saksbehandling i alle faser i anskaffelsesprosessen. De viktigste regler som har tilknytning til de etiske normer finnes i offentlighetsloven, forvaltningsloven,

5 tjenestemannsloven, lov om verdipapirhandel, sikkerhetsloven, lov om offentlige anskaffelser og kommunens etiske retningslinjer. Utviklingen av god forvaltningsetikk kommer ikke av seg selv ut fra formelle etiske retningslinjer. Vektleggingen av etikk er et ledelsesansvar og utvikles positivt over tid, gjennom kollegial årvåkenhet og kontroll, samt drøftelse med fokus på spesielt utsatte områder/saker. 3. Gjennomføring av anskaffelser 3.1 Anskaffelsesprosesser generelt En anskaffelsesprosess består av ulike faser med flere aktiviteter knyttet til en fase. Anskaffelsesprosessen består i grove trekk av følgende faser: 1. Behovsanalyse 2. Markedsorientering 3. Konkurranse (gjennomføring av selve anskaffelsen/innkjøpet) 4. Gjennomføring 5. Oppfølging Disse fasene med aktiviteter er utfyllende fremstilt i vedlegg C. Det er kun fase 3 konkurranse som er regulert gjennom lov og forskrift om offentlige anskaffelser og som mange forbinder med anskaffelser. I denne fasen kommer arbeidet med konkurransegrunnlag, valg av tillatt anskaffelsesprosedyre, kunngjøring, valg av leverandør også videre inn. I arbeidet med kommunens anskaffelser av større verdi og omfang skal også de øvrige fasene tas i betraktning og vurderes før anskaffelser gjennomføres. Slike betraktninger og vurderinger bør dokumenteres og samles i et prosjektdokument eller strategi for anskaffelsen. 3.2 Alminnelige bestemmelser Kommunen gjennomfører anskaffelser som varierer i størrelse, art, kompleksitet og omfang. Hvilken prosedyre i forskriften en anskaffelse kan eller skal gjennomføres etter avhenger av den totale verdien av anskaffelsens omfang. Forskriftens kapittel 4 tar for seg definisjoner og forklarer hva forskriften mener med de ulike tillatte prosedyrene. De alminnelige bestemmelsene i Forskrift om offentlig anskaffelser del I gjelder for alle anskaffelser omfattet av forskriften, uavhengig av anskaffelsens art og verdi. Det vil si at forskriftens grunnleggende krav i 3-1 om bl.a konkurranse og likebehandling skal legges til grunn for alle anskaffelser. Innkjøpsreglementet henviser til konkrete utfyllende regler i forskriften slik at i det praktiske arbeidet med anskaffelser må reglementet benyttes sammen med forskriften Kontraktsvilkår Kontrakt inngås med de vilkår som er beskrevet i utlysningen og eventuelt i standard kontraktsvilkår for Hole kommune.

6 3.2.2 Utarbeidelse og kvalitetssikring av konkurransegrunnlag Som hovedregel skal dette utarbeides av ansvarlig etat. Eventuell deltakelse fra brukergruppe/-kontakt(er) i utarbeidelsen. Det skal settes av tid til å kvalitetssikre forslaget til konkurransegrunnlag. Før oversendelse til Norsk Lysningsblad/DOFFIN-/TED-database skal leder av innkjøpsgruppa orienteres og eventuelt bidra med kvalitetssikring. 3.3 Beregning av anskaffelsens verdi - terskelverdier Forskrift om offentlige anskaffelser gir nærmere bestemmelser om hvordan ulike anskaffelser skal håndteres. Det er anskaffelsens totale verdi som avgjør hvordan innkjøpet skal foretas. Dette er nærmere beskrevet i forskriftens 2-2 og 2-3. Ved tvil om beregning av anskaffelsens verdi skal innkjøperen rådføre seg med økonomifaglig ansvarlig i kommunen, eventuelt andre med kompetanse innenfor offentlig anskaffelser Anskaffelser under kr , eks mva For slike anskaffelser gjelder FOA del I Alminnelige bestemmelser. Før en anskaffelse gjennomføres skal innkjøperen undersøke om anskaffelsen kan gjøres som et avrop på en av kommunens gjeldende rammeavtaler. Dersom det ikke foreligger rammeavtale skal anskaffelsen være basert på konkurranse, og minimum 3 tilbud innhentes for anskaffelser over kr , eks. mva. For enkeltkjøp under skal en foreta innkjøp til best mulig betingelser Anskaffelser over kr og under kr , eks. mva For anskaffelser i dette intervallet gjelder FOA del I Alminnelige bestemmelser og rutine for anskaffelse er den samme som i punktet ovenfor. Ved alle anskaffelse over kr ,- eks.mva stiller forskriften krav om: føring av anskaffelsesprotokoll ( 3-2). Se vedlegg 3 i forskriften, eller benytte mal i vedlegg A til dette reglement. å kreve skatteattester fra norske leverandører ( 3-3) å kreve HMS-egenerklæring ( 3-4) Anskaffelser over kr , eks. mva (nasjonal terskelverdi) For anskaffelser over kr ,- eks. mva gjelder forskriftens del I Alminnelige bestemmelser og del II Anskaffelser under EØS-terskelverdiene og uprioriterte tjenester. Anskaffelsen skal foretas ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse eller ved konkurranse med forhandling (jf 5-1). Konkurranse om anskaffelsen skal kunngjøres nasjonalt i DOFFIN. Konkurransen kan også kunngjøres i EØS-området gjennom TED-databasen dersom dette er formålstjenlig av konkurransemessige hensyn. Anskaffelsesprotokoll skal føres etter forskriftens vedlegg 4, eller ved å benytte mal i vedlegg B til dette reglement. Forskriftens del II gir regler for

7 tillatte ansaffelsesprosedyrer inngåelse av rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger kommunikasjon grunnlaget for konkurransen kunngjøringsregler frister gjennomføring av konkurransen forhandlinger, avklaringer mv avslutning av konkurransen Anskaffelser over kr 1,7 millioner kroner eks. mva (EØS-terskelverdi) For anskaffelser av varer og tjenester over 1,7 millioner kroner gjelder forskriftens del I og III Anskaffelser over EØS-terskelverdiene. Forskriftens del III gir regler om de samme kulepunktene i avsnittet ovenfor om anskaffelser over nasjonal terskelverdi. Anskaffelsesprotokoll skal føres etter forskriftens vedlegg 4, eller ved å benytte mal i vedlegg B til dette reglement. Anskaffelsen skal som hovedregel foretas ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse. Kunngjøring skal foretas både i DOFFIN og TED-databasen, begge deler kunngjøres via DOFFIN Øvrige prosedyrer Forskriftens del IV, kapitlene regulerer konkurranse ved plan og designkonkurranse bygge- og anleggskonsesjon bygge- og anleggskontrakter for sosiale formål 4 Iverksetting Dette reglement gjøres gjeldende fra det tidspunkt reglementet er vedtatt.

8