ANSKAFFELSESSTRATEGI. Sel kommune

Transkript

1 ANSKAFFELSESSTRATEGI Sel kommune Revidert:

2 Innhold 1 Forord Bakgrunn og hensikt med dokumentet Overordnede dokumenter som strategien bygger på Stortingsmelding nr. 36 «Det gode innkjøp» En overbyggende strategi Hensikt med dokumentet Sammendrag fra kartlegging av nåværende situasjon for anskaffelser i Sel kommune Totalt innkjøpsvolum Leverandører Andre forhold Formål Rammebetingelser E-Handel Innkjøpssamarbeid og organisering av innkjøp Innkjøpskompetanse Anskaffelser under kunngjøringsplikten Anskaffelses- og avtalestrategi Bestillere Miljø, samfunnsansvar, omdømme og etikk Universell utforming Gevinstrealisering Oppfølging

3 1 Forord Sel kommune kjøper inn varer og tjenester for ca. 137,5 millioner kroner per år. Formålet med anskaffelsesstrategien er å kvalitetssikre og effektivisere det strategiske, taktiske og operasjonelle arbeidet knyttet til anskaffelser i Sel kommune. Hovedmålet med anskaffelsesstrategien er at alle kommunens anskaffelser skal være innovative, økonomisk effektive og skape tillit til Sel kommune som innkjøper. Gjennomføring av offentlige anskaffelser er regulert i lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA), og Sel kommune skal som offentlig innkjøper følge de krav og prosedyrer som er beskrevet i loven. Strategidokumentet inneholder ikke interne retningslinjer eller andre prosedyrebeskrivelser, men er i sin helhet et overordnet dokument for alle anskaffelser som foretas i Sel kommune. Det skal i det videre arbeides med å lage en handlingsplan for strategien, slik at det er mulig å følge utviklingen og at strategien blir et styringsverktøy for innkjøp i kommunen. Som en del av handlingsplanen må det utarbeides et nytt innkjøpsreglement. 2 Bakgrunn og hensikt med dokumentet 2.1 Overordnede dokumenter som strategien bygger på 1) Lov om offentlige anskaffelser. 2) Forskrift om offentlige anskaffelser. 3) Sentrale veiledere innen miljø, samfunnsansvar, etikk, leverandørutvikling, universell utforming, NOU det gode innkjøp, Difi s verktøy mv. 4) Økonomireglement i Sel kommune. 2.2 Stortingsmelding nr. 36 «Det gode innkjøp» Stortingsmelding nr. 36 «Det gode innkjøp» gir klare føringer for hvordan offentlige virksomheter skal arbeide målrettet med innkjøp og at det skal utarbeides mål og strategier for dette arbeidet: «Innkjøp er ein av dei sentrale verksemdprosessane i alle offentlege verksemder. Leiinga i kvar enkelt verksemd er ansvarleg for at innkjøp av varer og tenester støttar opp under måla som er sette for verksemda, og at dei vert utførte i samsvar med gjeldande lovar og reglar. Dette ansvaret kan ein leiar ikkje delegere. Leiarar har ansvaret for å setje innkjøpsarbeidet inn i ein strategisk samanheng og sortere mellom ulike typar innkjøp. Det må utarbeidast mål og strategiar for innkjøpsarbeidet. Særleg gjeld dette innkjøp som har tydeleg samanheng med dei oppgåvene som verksemda skal løyse. Strategien for innkjøp må setjast i samanheng med verksemdas ressursar, både dei personellmessige, faglege og økonomiske. Leiaren må sjå til at planlegging av innkjøp vert sett i samanheng med verksemdas budsjett og verkemiddel som kunnskapsbygging og teknologi.» 2.3 En overbyggende strategi Bakgrunnen for etablering av anskaffelsesstrategidokumentet er å få vedtatt en felles visjon, mål og retningslinjer for anskaffelser i kommunen. Strategien gir hovedføringene for alle anskaffelser i Sel 3

4 kommune. Den setter krav til effektivitet og kvalitet i alle anskaffelsesprosessene. Strategien omfatter alle typer anskaffelser, entrepriser og driftsrelaterte, uavhengig av om begrepet «anskaffelser» eller «innkjøp» er benyttet i dokumentet. Anskaffelsesstrategien retter seg særlig mot ledere på alle nivåer og mot sentrale funksjoner knyttet til anskaffelser. Den legger føringer for organisasjonens virksomheter som har et ansvar for egne anskaffelser innenfor sine budsjettrammer og mål. 2.4 Hensikt med dokumentet Hensikten for etablering av anskaffelsesstrategidokumentet er å vedta en felles visjon, mål og retningslinjer for alle anskaffelser i Sel kommune for derigjennom å kunne hente ut gevinster og forbedringer samt følge de til enhver tids gjeldende lover og regler. 3 Sammendrag fra kartlegging av nåværende situasjon for anskaffelser i Sel kommune Kartlegging av nåværende situasjon for Sel kommune med basis i regnskapstall for 2013 viser blant annet følgende: 3.1 Totalt innkjøpsvolum Regnskapstall fra de siste 3 år viser at Sel kommune kjøper årlig inn varer og tjenester for ca. 137,5 millioner kroner. Dette fordeler seg i 2013 med ca. 16 millioner på anskaffelser til investeringer og ca. 114 millioner relatert til drift. Det tas noe forbehold rundt volumet på grunn av interne fordelinger som dobler utgiftssiden med en motpost på inntektssiden. I 2014 vil det bli det bli arbeidet mot å eliminere interne fordelinger som ikke er hensiktsmessige. Kjøp av varer og tjenester utgjør ca. 24 % av samlede utgifter i Sel kommune. Slik fremstår arbeidet med anskaffelser som svært utslagsgivende for resultatoppnåelsen. Anskaffelser til investeringer utgjør ca. 12 % av alle kjøp, og er viktige vurdert i verdi og langtidseffekten i form av avskrivninger i levetiden er avgjørende. 3.2 Leverandører I 2013 anskaffet Sel kommune varer og tjenester til daglig drift fra 1263 leverandører der kjøp over kr ble foretatt hos 49 (3,9 %) av leverandørene. Fra leverandører med rammeavtale ble det kjøpt varer og tjenester for 12 millioner kroner, noe som utgjør 9,2 % av totale anskaffelser til daglig drift. Sel kommune har mange småkjøp under kr som ble foretatt fra 1109 leverandører som utgjør 87,8 % av leverandørene. Disse småkjøpene utgjorde i ,8 % av de totale anskaffelsene til daglig drift i Sel kommune. Kjøp mellom kr og kr ble foretatt hos 105 (8,3 %) av leverandørene, og utgjør 21 % av totale anskaffelser til daglig drift. På bakgrunn av dette er det grunn til å anta at Sel kommune bør ha større og flere rammeavtaler for å følge lov om offentlige anskaffelser. 4

5 3.3 Andre forhold Manglende planlegging og koordinering av mulige områder for rammeavtaler. Mange ansatte i Sel kommune foretar anskaffelser under nasjonal terskelverdi på kr ,- eks. mva. Mange små bestillinger. Leverandører mellom kr og kr står for den største andelen kjøp i kommunen. 4 Formål 4.1 Rammebetingelser Offentlige virksomheter må følge noen grunnleggende prinsipper og krav til prosedyrer ved gjennomføring av offentlige anskaffelser. Gjennomføring av offentlige anskaffelser er regulert i lov om offentlige anksaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). Sel kommune skal i tillegg til gjeldende lover og forskrifter gjennomføre sine innkjøp i henhold til virksomhetens overordnede mål for innkjøp: Sel kommune sine anskaffelser skal være innovative, økonomisk effektive og skape tillit til Sel kommune som innkjøper. - Anskaffelser skal være organisert med klare ansvarslinjer og kontrollmekanismer. - Anskaffelsesprosessen skal inneha god om omfattende kontraktsoppfølging. - Stordriftsfordeler må utnyttes ved å effektivisere og standardisere kommunens anskaffelser. - Gjennom anskaffelser skal det vektlegges samfunnsansvar. 4.2 Krav til innovative løsninger Potensialet for å tenke nytt er størst i fasen før konkurransen starter. Prosjektet bør derfor settes i gang i god tid før konkurransen skal gjennomføres. For å få en grundig kartlegging av behovet, samt tilgang på kunnskap og ressurser, må arbeidet forankres hos ledelsen og mange ulike miljøer må involveres. Det å involvere aktuelle fagmiljøer, brukere og andre berørte parter i en tidlig fase av arbeidet kan medføre at man oppnår gode løsninger, men dette krever at det settes av god tid og ressurser i forberedelsen av konkurransen. For å få frem innovative løsninger i konkurransen er det viktig å unngå detaljerte tekniske spesifikasjoner, men at leverandørene utfordres på å finne gode løsninger. 4.3 E-Handel Bruk av elektroniske prosessystemer som understøtter, forenkler, forbedrer og kontrollerer anskaffelsesprosessen skal tilstrebes og legges som en forutsetning for å bedrive effektive og sporbare anskaffelser i Sel kommune. 5

6 Det er satt i gang et prosjekt i Nord-Gudbrandsdal for innføring av elektronisk handel, heretter e- handel. E-handel vil blant annet føre til bedre kontroll på hva som bestilles, oversikt over rammeavtaler, kontroll og etterlevelse av bestilte varer i forhold til fakturert beløp, og antall feilbestillinger. Mål: Innføres i Innkjøpssamarbeid og organisering av innkjøp Kommunene i Nord-Gudbrandsdal har etablert et innkjøpssamarbeid sammen med selskapet Abakus AS. Samarbeidsavtalen går ut den Det er besluttet at Sel kommune skal vurdere alternativ organisering for innkjøp uten bruk av innkjøps- og rådgivningstjeneste. Foreløpig uavklart. Kommunens anskaffelser skal være organisert med klare roller, ansvarsforhold og kontrollmekanismer. Eierskap til anskaffelsen følger fag og budsjettansvar, mens ansvaret for rammeavtaler på tvers av kommunene i regionen har Abakus AS ansvaret for i avtaleperioden. Stordriftsfordeler må utnyttes ved å effektivisere og standardisere kommunens anskaffelser. Mål: Mer lønnsomme anskaffelser. 4.5 Innkjøpskompetanse Sel kommune sine ansatte skal ha tilstrekkelig kompetanse til å kunne foreta effektive og verdiskapende anskaffelser i tråd med fastsatte rammevilkår, slik at lover, regler og strategiske forhold ivaretas og følges opp. De ansattes kompetanse skal være slik at den sikrer profesjonell og lik opptreden i forhold til leverandør. Innkjøpskompetansen skal styrkes i stab for å kunne ivareta intern opplæring i organisasjonen. Mål: Effektiv innkjøpsordning som ivaretar regelverket om offentlige anskaffelser og samtidig bidrar til at innkjøp blir gjennomført på en kostnadseffektiv måte for organisasjonen. 4.6 Anskaffelser under kunngjøringsplikten I Sel kommune er det mange som gjennomfører mindre anskaffelser. For å sikre korrekt gjennomføring i henhold til gjeldende lover og planer er det en målsetning om redusert antall bestillere for å muliggjøre styrket kompetanse og oppfølging fra stab. Mål: Sikre reell konkurranse. 4.7 Anskaffelses- og avtalestrategi En rammeavtale er en avtale som er inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører. Det finnes tre typer rammeavtaler: - Rammeavtale med én enkelt leverandør - Rammeavtale med flere leverandører samme ytelsen, og alle vilkår er fastlagt - Rammeavtale med flere leverandører samme ytelsen, men ikke alle vilkår er fastlagt 6

7 Rammeavtaler skal vurderes i hver enkelt anskaffelse av varer eller tjenester. Rammeavtaler skal benyttes der det er vurdert å gi best mulige betingelser i forhold til gjennomføring av konkurranser mellom leverandørene av rammeavtalene, men også i forhold til å sikre levering av den aktuelle varen eller tjenesten. For å sikre oppfølging av kontraktene skal det gjennomføres oppfølgingsmøte med leverandørene en gang per år eller oftere dersom det anses nødvendig. Mål: Sikre god gjennomføring av kontrakter. 4.8 Bestillere Det skal til enhver tid være rutiner og kontroll på hvilke personer som kan foreta anskaffelser på vegne av Sel kommune. Personene som skal foreta anskaffelser skal inneha nødvendig kompetanse for å gjennomføre anskaffelsen. For å sikre at anskaffelsene gjennomføres på riktig måte skal det foreligge et internkontrollsystem, i denne sammenheng e-handel. Mål: Kontroll på hva som anskaffes og at anskaffelsene gjennomføres etter gjeldende regelverk. 4.9 Miljø, samfunnsansvar, omdømme og etikk Lov om offentlige anskaffelser 6 stiller krav til at miljø vurderes i hver anskaffelse. Dette skal gjøres ved at miljø tas inn som en del av konkurransegrunnlaget. Miljøkravet ved anskaffelser skal følge nasjonale retningslinjer og være tilpasset behovet og kommuneøkonomien. Ved utarbeidelse av konkurransegrunnlag for varer og tjenester skal det i hvert enkelt tilfelle vurderes om miljømerking skal være en del av konkurransegrunnlaget. Opptreden og handlemåte skal skje på en måte som gir allmennheten tillit til kommunen som innkjøper, og kommunen et godt omdømme. For øvrig skal alle anskaffelser skje på en etisk ansvarlig måte i tråd med interne retningslinjer i kommunen, samt nasjonale retningslinjer. Mål: Oppfylle lovenes krav om miljøvennlige anskaffelser, minimere den totale miljøbelastningen samt sikre at anskaffelser foregår på en etisk korrekt og forsvarlig måte Universell utforming Det skal tas hensyn til universell utforming i alle bygg- og anleggskontrakter. Mål: Tilgjengelighet for alle brukere. 5 Gevinstrealisering En helhetlig tilnærming til innkjøp kan gi gevinster i form av: Prosessgevinster Virksomhetenes behov samordnes og muliggjør effektiv kommunikasjon med leverandørmarkedet. Færre leverandører bidrar til redusert administrasjon og kontraktsoppfølging. Mer sporbare og kontrollerbare prosesser som fører til styrket internkontroll. 7

8 Klar fordeling av roller, ansvar og organisatorisk tilpasning. Bedre økonomistyring. Enklere bestillinger med e-handel og mer tilfredse bestillere i organisasjonen. Mindre produktsortiment. Forenklet innkjøpsrutine. Pris- og volumgevinster Styring av innkjøp vil bidra til bedre styring av forbruket og hindre unødvendige innkjøp. Bedre økonomiske betingelser. Mer korrekte anskaffelser. Kvalitetsgevinster Økt kundetilfredshet bedre tjenester til samfunnet. Felles prosedyrer kan øke bevisstheten rundt formålet med innkjøp og tilrettelegge for kjøp av riktig vare til riktig kvalitet. Det kan i tillegg sikre ivaretagelse av overordnede føringer som miljø og etikk. Bedre, enklere og sikrere leveranser. Bedre ivaretagelse av samfunnsansvar. Redusere faren for korrupsjon og tette bånd mellom bestillere og leverandører. Bedre internkontroll. Legger til rette for innovative anskaffelser. Totalt sett vil det medføre bedre omdømme for Sel kommune. 6 Oppfølging For å sikre eiermessig forankring av strategien for således å kunne ha operativ bruk, legges det opp til politisk behandling etter administrativ gjennomgang og godkjenning. Anskaffelsesstrategien skal gjøres kjent for kommunens leverandører ved at den skal være lett tilgjengelig på Sel kommune sin internettside. 8