Oppfølging av rammeavtaler ved bruk av elektroniske verktøy/e-handel. Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)

Transkript

1 Oppfølging av rammeavtaler ved bruk av elektroniske verktøy/e-handel Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)

2 Situasjon Offentlige Anskaffelser Planlegging Konkurranse gjennomføring Bestilling til betaling Oppfølgning 400 milliarder Det gode innkjøp Kvalitet, Innovasjon, Miljø,. Tid, Kostnader Informasjon, Kunnskap Kontroll Elektronisk handel - strategi for å oppnå det gode innkjøp

3 Hva er elektronisk handel? Konkurransegjennomføring Ordrehåndtering Fakturahåndtering Omfatter grovt sett følgende verktøy / tjenester: Verktøy for gjennomføring av konkurranser Innkjøpssystem Fakturahåndteringssystem Ehandelsplattformen - meldingsformidling, med mer + eventuelle integrasjoner mot andre system

4 Gevinster elektronisk handel Enklere innkjøp Effektiv arbeidsflyt Effektiv kommunikasjon Bedre innkjøp Oppfølging av rammeavtaler Økt avtalelojalitet Utnytte økt kunnskap og styringsevne til å oppnå bedre betingelser Sikrere innkjøp Redusere feil / avvik Øke sporbarheten Forebygge uønsket adferd

5 Kontroll: Rammeavtaler - bestilling - faktura Rammeavtaler med korrekt sortiment og betingelser Automatisk kontroll Ordreprosess: Bestilling og kontering Ordre anvises før den sendes leverandøren Registrering av varemottak / attestasjon Automatisk kontroll Fakturaprosess: Elektronisk faktura med ordrenummer mottas fra leverandør Faktura matches automatisk mot ordre/varemottak Faktura uten avvik oversendes økonomisystemet Økonomisystem Direktoratet for forvaltning og IKT

6 Standardiserte prosesser Direktoratet for forvaltning og IKT

7 Utnyttelse av e-handelsløsningene Elektronisk bestilling til alle leverandører Potensialet Hele organisasjonen bestiller elektronisk

8 Hva har Difi gjort for å stimulere til «Det gode innkjøp» gjennom elektronisk handel?

9 Ehandelsplattformen (EHP) Tjeneste etablert i 2002, hvor offentlige virksomheter kan handle med sine leverandører over internett Hovedhensikt er å skape effektive og kostnadsbesparende grensesnitt mellom kjøper og leverandør. Innføre standardiserte krav til offentlig virksomhet og leverandører

10 Antall offentlige virksomheter Abonnenter Ehandelsplattformen Abonnenter med omsetning Abonnenter med avtale

11 Omsetning Direktoratet for forvaltning og IKT

12 Kataloger - Kontroll og avvikshåndtering av rammeavtaler Direktoratet for forvaltning og IKT / Skedsmo kommune

13 Katalogkvalitet Hvorfor? Hvordan? Katalogkvalitet Verktøy? Presentation Title Date Copyright Capgemini All Rights Reserved 13

14 Fra katalog til innkjøp Innkjøp Søkemotor Laste opp katalog Utarbeide katalog Presentation Title Date Copyright Capgemini All Rights Reserved 14

15 Hvorfor er katalogkvalitet viktig? Forenkler søk Forenkler kjøpsavgjørelse Forenkler oppfølging Presentation Title Date Copyright Capgemini All Rights Reserved 15

16 IBX Content Workbench Web-basert brukervennlig verktøy som gir leverandøren mulighet til å laste opp sine kataloger, bilder og vedlegg online Rask tilbakemelding Kortere ledetider Kontroll Upload Publish Approve Activate Presentation Title Date Copyright Capgemini All Rights Reserved 16

17 Resultat Presentation Title Date Copyright Capgemini All Rights Reserved 17

18 Avvikshåndtering

19 I godkjenningsprosessen, klikk på Last ned differanserapport Presentation Title Date Copyright Capgemini All Rights Reserved 19

20 Avviksrapport. Endringer markert med gult, nye produkter markert med grønt. Presentation Title Date Copyright Capgemini All Rights Reserved 20

21 Endring i antall og pris. Presentation Title Date Copyright Capgemini All Rights Reserved 21

22 Hva jobber Difi med nå for ytterligere å stimulere til elektronisk handel «Det gode innkjøp»?

23 Standardisering av formater Direktoratet for forvaltning og IKT

24 Standardisering av meldingsutveksling Direktoratet for forvaltning og IKT

25 Leverandørarbeid en kontinuerlig prosess Leverandørevaluering Ny konkurranse Modning av marked Krav til ny konk. Leverandøraktivering Samhandlingsavtale Reforhandling Priser Betingelser Datafangst Volum Avtalelojalitet Nye avropsmetoder Gevinster

26 Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)