2. Opprette anmodning DFØ

Transkript

1 2. Opprette anmodning DFØ Versjon: Rekvisisjon Innhold 0 Innledning 1 Opprette rekvisisjon 2 Endre rekvisisjon Formål: Merknad: Alternativ rutine: Referanse til brukerhåndboken: Brukere skal være i stand til å opprette rekvisisjon i Basware PM. Ansvar Tidspunkt Handling 0 - Innledning Innkjøp kan gjennomføres på flere forskjellige måter. I denne rutinen vil kjøp via rekvisisjon behandles. Rekvisisjoner benyttes i de tilfeller hvor man ønsker å kjøpe varen direkte hos leverandøren. Det går ikke ut bestilling til leverandøren via systemet. Rekvisisjonen skrives ut etter godkjenning og tas med til den leverandøren der kjøpet gjennomføres. Leverandøren skal på vanlig måte sende faktura og henvise til rekvisisjonsnummer/bestillingsnummer. Etter at kjøpet er gjennomført, hvis beløpet avviker fra toleransegrensen, skal beløpet på rekvisisjonen (i systemet) endres til det faktiske beløpet som det ble handlet for. Dette for å kunne oppnå 100 % match når faktura mottas. Det er kun mulig å redusere beløpet. Etter at beløp eventuelt er redusert skal varemottak deretter utføres på vanlig måte. Det er også mulig å endre leverandør i de tilfeller kjøpet ble gjennomført hos en annen leverandør enn det en trodde på forhånd. Endringer må utføres av bruker med rolle som har tilgang til innkjøpsverktøy. 1 Opprette rekvisisjon Virksomhet Ved behov For å opprette en rekvisisjon klikker man på Ny anmodning og deretter Fritekstbestilling.

2 Velg rekvisisjon: Steg 1a: Man vil da komme inn på hodedataene på rekvisisjonen med overskriften Fritekstbestilling. Hodedataene har felter som kreves utfylt. Disse er merket med *. Feltet som kalles Beskrivelse, betyr navn på rekvisisjonen. Dette må registreres for at det skal være enklere å kunne søke etter rekvisisjonen på et senere tidspunkt. Leverandør er påkrevd. Hvis nødvendig kan denne endres etter at kjøpet er foretatt. Systemet setter valutakode NOK som standard. Leveringsadresse må settes da systemet krever at noe er registrert her. Det kan med fordel opprettes en leveringsadresse som kalles Rekvisisjon. Feltet Ønsket leveringsdato må fylles ut Tilgjengelige adresser får man tilgang til ved å trykke på ikonet ved siden av adresseboksen. Man får da opp en dialogboks hvor tilgjengelige adresser kan velges. Se skjermbildet nedenfor.

3 På rekvisisjonens opprettelsestidspunkt kan man som eier av rekvisisjonen også velge mottaker (Les: hvem som skal gjøre varemottaket i Basware PM). Default er dette eieren selv, men dette kan overstyres. Man får tilgang til oversikten over alle med rettigheter til å gjøre varemottak ved å trykke på ikonet ved siden av feltet Angi elektronisk varemottaker. Man får da opp en valgliste som vist i skjermbildet nedenfor: Når alle definisjoner er gjort i skjermbildet Fritekstbestilling, klikk på knappen neste Steg 1b til og med 1d er de samme som for vanlig fritekstbestilling (konteringer og videresending til godkjenner) Steg 1b: I neste skjermbilde registreres produktinformasjon og konteringsdata. Skjermbildet består av 3 arkfaner Produktinformasjon, Kontering og kostnadsfordeling: Produktinformasjon: Registrer navn på produktet som skal kjøpes, nettopris og mva % sats. disse er merket med * Klikk Oppdater linje og bruttobeløpet vises i høyre hjørne. Dette utgjør maksimumsbeløpet på rekvisisjonen. Ved behov kan man klikke for å få opp en eller flere ekstra linjer dersom det er ulike artikler som skal rekvireres og om disse skal fordeles på flere konti eller kostnadssted.

4 Kontering: Kontering inneholder de dimensjoner som selskapet har tilgjengelig for kontering. Dette gjenspeiler de verdier man også har i Basware IP og Agresso. Felt merket med * er påkrevde og må fylles ut Når man legger på kontering og har flere linjer som alle skal føres på f.eks samme konto, kan man ved valg fra liste huke av for: Bruk på alle bestillingslinjer. Ved å gjøre dette slipper man å gå inn på hver enkelt linje for å påføre kontering, Kostnadsfordeling: Det er mulig å splitte kostnadene %-vis på ulike kostnadssteder. Dette gjøres under arkfanen kostnadsfordeling som vist i skjermbildene nedenfor.

5 Kostnadsfordeling gjøres pr varelinje. Velg den varelinjen som skal kostnadsfordeles. Trykk på [Legg til ny linje] og angi kostnadsfordeling pr linje. Trykk på [Oppdater]. Summen av kostnadsfordelingen/proporsjonen må være 100%. Steg 1c: Når alle linjene på rekvisisjonen er ferdig behandlet klikker man på. Her vil man kunne legge inn kommentar til godkjenner, evt hvis behov knytte vedlegg til rekvisisjonen. Kommentar blir ikke tatt med som tekst på rekvisisjonen. Vedlegg: Steg 1d: Basware PM har støtte for to ulike metoder å videresende en rekvisisjon på. 1. Automatisk sirkulasjon Neste mottaker i flyten plukkes automatisk basert på hvem som har rettigheter for å godkjenne rekvisisjonen. Ved å la musen peke over knappen vil man se hvem rekvisisjonen sendes til. 2. Manuell sirkulasjon Trykk på knappen [Velg handling] Man får opp en valgliste som inkluderer alle brukere med rollen godkjenner innenfor den organisasjonsenhet man oppretter rekvisisjonen på. Denne listen filtrerer ikke basert på rettigheter knyttet til beløp og dimensjoner, og man kan derfor, med denne forsendelseslogikken risikere å sende til brukere som ikke får godkjent rekvisisjonen pga. manglende rettigheter. Disse må da videresende til noen som har tilstrekkelige rettigheter. Steg 1e: Først når rekvisisjonen er godkjent får den overskriften REKVISISJON med tilhørende tekst. Når rekvisisjonen er godkjent mottar anmoder epost vedlagt den godkjente rekvisisjonen. Denne kan den skrives ut og tas med til den leverandøren en

6 skal handle hos. 2 Endre rekvisisjon Virksomhet Ved behov Endringer må utføres av bruker med rolle Innkjøper med tilgang til innkjøpsverktøy. Etter at varene er kjøpt kan man gjennom innkjøpsverktøy endre beløp ned til korrekt beløp i samsvar med ordrebekreftelse fra leverandør. Innkjøper kan også endre leverandør hvis det viste seg at innkjøpet ble gjennomført hos en annen leverandør enn opprinnelig planlagt. Endringer kan ikke utføres etter at det er gjort varemottak. Steg 2a: For å endre en rekvisisjon trykk på Innkjøpsverktøy i venstre meny og velg Søk I feltet Bestillingstype velges Rekvisisjon rekvisisjon i butikk. Fyll ut ønskede

7 søkekriterier. Søkesettet kan lagres ved å klikke på Etter å ha fylt ut ønskede søkekriterier, trykk på Søk for å få opp tilgjengelige rekvisisjoner. Åpne ønsket rekvisisjon ved å trykke på ikonet helt til høyre. Steg 2b: Beløpsreduksjon gjøres fra arkfanen Bestillingslinjer og fanen Produktinformasjon i feltet Nettopris pr enhet Forsøker man å øke beløpet til over det som er godkjent fører dette til feilmelding om at prisen ikke kan økes: Steg 2c: Endre leverandør gjøres fra arkfanen Ordrehode. Velg ny leverandør. Leveringsdato må settes på nytt (om dette er påkrevd) da feltet blankes ut når man velger en annen leverandør.

8 Alle endringer vises i fanen historikk: Fra hodenivå (viser også endring av leverandør da dette skjer på hodenivå): Fra linjenivå: