12. Rapporter og søk DFØ

Transkript

1 12. Rapporter og søk DFØ Versjon: Rapporter Invoice Processing Monitor Innhold 1 Rapporter og søk 2 Fakturasøk og kontosammendrag 3 Overføre rapport/søk til Excel 4 Andre søkemuligheter og rapporter Formål: Merknad: Alternativ rutine: Referanse til brukerhåndboken: Brukere skal være i stand til å søk frem data og rapportere på ulike transaksjoner i forbindelse med fakturabehandling i Basware IP. Ansvar Tidspunkt Handling 1- RAPPORTER OG SØK Denne rutinen vil beskrive hvilke muligheter man har for rapportering i fakturabehandlingsprosessen. I systemet Basware IP er det en egen rapporteringsmodul ved navn Basware IP Monitor. Denne modulen benyttes kun for rapportering og er ikke en del av prosessen for behandling av faktura. Steg 1a: Monitor må startes fra Citrix med ikonet Etter å ha logget på Monitor vil man få opp skjermbilde som vist nedenfor. Steg 1b: I Basware IP Monitor har man en egen hovedmeny med ulike typer rapporter som vist i skjermbildet nedenfor.

2 Under de ulike menypunktene ligger følgende rapporter. Fakturasøk o Kontosammendrag Her kan man kombinere ulike søkekriterier for fakturahode/reskontro. o Her kan man kombinere ulike søkekriterier for posteringslinjer/hovedbok. Likviditetsstyring o Her kan man søke etter fakturaer per status, kombinert med forfallsdato eller kontantforfallsdato. o Hvis du for eksempel velger alternativet Forfallsdato og angir " " som startdato og "10" som tidsrom, vil fakturaer med forfallsdato fra 1. januar til 10. januar tas med. Rapporter o Her ligger spesialrapporter som er laget i løsningen. Se egen oversikt. Hurtigrapporter o Rapporten Ti viktigste leverandører tar med fakturaer fra leverandørene som har sendt flest fakturaer eller som har det høyeste totale fakturabeløpet. Rapportene viser fakturaene for det valgte året. Annullerte fakturaer er ikke inkludert i rapportene. o Rapporten Leverandørhistorikk viser en oversikt over antall faktura man mottar eller sum beløp man har mottatt faktura på fra en gitt leverandør i løpet av 1 år (vist pr. mnd). 2 Fakturasøk og kontosammendrag Steg 2a: For å aktivere/deaktivere søkekriterier må man trykke på knappen. Som standard er alle kriterier utenom Fakturastatus deaktivert. Når man har valgt ønsket kombinasjon av kriterier trykker man på knappen øverst i venstre hjørne. Da vil resultatsett for søk bli presentert.

3 Steg 2b: Midt i skjermbildet er det en verktøylinje med andre funksjoner beskrevet nedenfor: Print av søkeresultat / rapport Lagre søkeresultat / rapport som csv fil Se historikk for en valgt faktura i søkeresultatet Se detaljer for en valgt faktura i søkeresultat Endre kolonner, rekkefølge i søkeresultatet Steg 2c: For faste rapporter som man ønsker å ta ut i en gitt frekvens er det mulig å lage standardrapporter/maler. Disse standardrapportene vil være personlige i løsningen. Ønsker man å lage en slik standardrapport så velger man ønsket kombinasjon av søkekriterier for så å trykke på knappen. Da vil man få opp et nytt skjermbilde hvor navn på mal (for søkekriterier) må defineres. Se skjermbilde nedenfor: Skriv inn ønsket navn på rapport og trykk så på knappen Lagre. Ønsker man å finne tidligere lagrede rapportmaler benytter man knappen 3 Overføre rapport/søk til Excel

4 Steg 3a: Ønsker man å overføre rapporten eller søket til Excel så klikk på diskettsymbolet Systemet foreslår et lagringssted på ditt eget hjemmeområde. Gi rapporten et navn og lagre den som type csv. Steg 3b: For å hente opp rapporten i Excel er det enklest å åpne Excel først. Velg deretter Fil -> Åpne (søk deg evt frem til det filområdet der csv filen ligger) og velg filtype Alle filer Steg 3c: Deretter klikk Neste

5 Steg 3d: Excel foreslår Tabulator endre dette til Semikolon og klikk Fullfør

6 Steg 3e: For å lagre ned i Excel klikk til slutt fil -> lagre som Excel arbeidsbok. Hvis dette ikke gjøres vil rapporten beholde formatet csv. 4 Andre søkemuligheter og rapporter Som tidligere nevnt er det også andre typer rapporter i Monitor. Disse vil bli beskrevet nedenfor. Likviditetsstyring Likviditetsstyring kan benyttes for å få en oversikt over hva som ligger til forfall/kontantforfall kombinert med status. Se skjermbilde nedenfor. Ved å klikke på ønsket dato vil man få en detaljert oversikt over hvilke faktura dette gjelder (nederste resultatsett i skjermbildet). Rapporten kan videre behandles som i punkt 2a. Til informasjon: Kolonnen Status index kan ha følgende verdier;

7 0 = Faktura skannet 1 = Faktura er på sirkulasjon 2 = Faktura ligger til sluttkontroll 3 = Faktura er overført til Agresso Rapporter Under Rapporter på hovedmenyen finner man kundespesifikke rapporter. Innholdet vil variere fra virksomhet til virksomhet, men de fleste er fellesrapporter som er omtalt i en egen oversikt, Oversikt over ferdigdefinerte rapporter i IP Monitor Hurtigrapporter Under hurtigrapporter finnes det 2 ulike rapporter og disse er oversikt over 10 viktigste leverandører og leverandørhistorikk. Nedenfor kommer en kort beskrivelse av disse. Ti viktigste leverandører: Rapporten tar med fakturaer fra leverandørene som har sendt flest fakturaer eller som har det høyeste totale fakturabeløpet. Rapportene viser fakturaene for det valgte året. Annullerte fakturaer er ikke inkludert i rapportene. Ved å klikke på ønsket søyle vil man få se alle fakturaene. Videre behandling av rapport kan gjøres som punkt 2a. Leverandørhistorikk: Rapporten Leverandørhistorikk viser en oversikt over antall faktura man mottar eller sum beløp man har mottatt faktura på fra en gitt leverandør i løpet av 1 år (vist pr. mnd). Ved å klikke på ønsket søyle vil man få se alle fakturaene. Videre behandling av rapport kan gjøres som punkt 2a.

8