Visma Expense - registrering av reiseregninger

Transkript

1 Visma Expense - registrering av reiseregninger Norges Golfforbund har innført et elektronisk reiseregningssystem som skal benyttes ved registrering av krav om godtgjørelser (diett - kilometer) eller refusjon av utlegg på dommeroppdrag for NGF. Reiseregningen skal registreres så raskt som mulig etter gjennomført oppdrag og senest etter 45 dager. Dersom reiseregninger blir sendt inn etter dette kan du ikke regne med å få de utbetalt. Opprette en reise Bruk valget «Reise» og gi reiseregningen en god beskrivelse (denne ser vi i økonomisystemet etter oppdatering, så den bør være så utfyllende som mulig) f.eks. navn på turnering og dato. Dersom du bare har hatt et utlegg og ikke foretatt en reise bruk knappen «Utlegg». Dette kan f.eks. være aktuelt hvis du tidligere har registrert en reise, men har glemt å legge ved flybilletten. Da kan du ikke registrere en ny «Reise» med samme tidspunkt. Bruk da bare «Utlegg» og registrer den som manglet. Department (avdeling) er alltid 54 Turnering Project (prosjekt) er enten : 5502 Dommervirksomheten (ved dømming) eller 5505 Dommersamling 5506 TD-virksomheten Hvis du skriver «dommer» i nedtrekksmenyen, så vises alle prosjekter som inneholder bokstavene «dommer». Visma Expense - veiledning dommere

2 Visma Expense - veiledning dommere

3 På reiser som gjelder dommeroppdrag ytes det diett da må også klokkeslett og dato fylles inn nøyaktig. På dommersamling er all kost dekket og da velges knappen «Ingen diett». Visma Expense - veiledning dommere

4 Spesifisering av kilometergodtgjørelse NGF bruker to ulike km-satser. Satsen velges i nedtrekksmenyen Type kjøretøy: Ved ordinære dommeroppdrag velges «Bil» kr 3,80 pr km. Ved samlinger brukes satsen «Bil NGF kurs og samlinger» - kr 2,00 pr km. Alle felt merket med * må fylles ut. Når en reiserute er registrert, klikk på knappen «Legg til» for eventuelt å registrere flere. Visma Expense - veiledning dommere

5 Etter at en linje er lagt til vil den vises nederst i dette skjermbildet. For å endre en linje klikk på symbolet med en penn til høyre på linjen. Gjør deretter endringer og klikk på Lagre. For å slette linjen klikk på symbolet med en søppelkasse helt til høyre Visma Expense - veiledning dommere

6 Utlegg og kvitteringer Alle utlegg må dokumenteres med kvitteringer og angivelse av «Formål». Ved refusjon av utlegg til kost velger du utleggstype ut fra om det bare er deg selv utlegget gjelder, eller om du også dekket mat for andre. Dersom bevertningen bare gjelder deg velger du «Type utlegg: Utlegg kost egen», dersom du betaler for flere velger du «Type utlegg: Utlegg kost bevertning» Ved refusjon av kostnader til bevertning skal navnet på de personer som bevertningen omfatter registreres i boksen «Formål». Du kan f.eks skrive «Middag under turnering - egen + dommer Peder Ås». Bompenger er unntatt fra kravet om kvitteringer. Velg riktig type i nedtrekksmenyen «Type utlegg». Klikk på «Legg til» når du har registrert et utlegg. De blå ikonene til høyre på hver registreringslinje brukes for å «Endre» på en linje eller «Slette» den. Visma Attach Last ned app en Visma Attach for å ta bilde av kvitteringer som kan hentes inn i reiseregningen. Dersom du har fått kvitteringer på epost kan disse lagres på pc en. Både kvitteringer fra Visma Attach og andre filer du har lagret som skal legges ved, hentes ved å klikke på knappen «Vedlegg». Se neste bilde. Visma Expense - veiledning dommere

7 Når du oppretter en bruker i Visma Attach, må du bruke samme epost-adresse som du bruker ved innlogging til Visma Expense. Velg knappen «Fil» for å hente en tidligere lagret fil eller klikk på knappen «Visma Attach» for å hente kvitteringer du har tatt bilde av. Se skjermbildet under. Når du tar bilde av kvitteringen er det greit å gi bildet et kort navn slik at du enkelt kan se hvilken kvittering du skal hente inn på linjen når du registrerer reiseregningen. Du kan også klikke på bildet og så klikke knappen «Forhåndsvisning» før du henter den inn. Visma Expense - veiledning dommere

8 Alle papirkvitteringer kan kastes etter at du har tatt bilde av de og overført de til reiseregningen. Dagdiett Dersom du ikke overnatter på reisen, men skal ha utbetalt diett for dagsreiser, kan dette registreres på to ulike måter. I Visma Expense kan du ikke registrere dagdietter på en «Reise» hvis det skal registreres for mer enn en dag. Da må du opprette en reiseregning for hver dag. Dette er lite hensiktsmessig, og det er derfor laget en alternativ løsning: 1. Registrering av reiseregning hvor det skal utbetales dagdiett for mer enn en dag: o Velg «Reise» - og Legg til reise». Klikk på alternativet «Ingen diett» i dialogboksen «Legg til ny reise». Skriv inn et «Formål/arrangement» og datoer for reisen o I valget «Utlegg» velger du «Type utlegg» - «Dagdiett 6-12 timer, kr 280» eller «Dagdiett over 12 timer, kr 520». Her må du selv passe på å velge riktig alternativ alt etter hvor lenge du har vært borte, og diettbeløpet må fylles inn: 6-12 timer kr 280 Over 12 timer kr 520 Dersom du får måltider dekket skal det gjøres måltidsfradrag: Frokost trekkes med 20%, lunsj 30 % og middag 50%. Du må da skrive inn beløpet minus måltidsfradraget. 2. Registrering av reiseregning med dagdiett for en dag: o Registrer en vanlig «Reise» og velg «Diett» i valget «Legg til reise». Når du angir dato og klokkeslett vil systemet selv beregne dagdiett. Visma Expense - veiledning dommere

9 Send til godkjenning Når reiseregningen er ferdig registrert, klikker du på «Send til godkjenning» da sendes den inn til fagansvarlig hos NGF for godkjenning. Hvis du ikke er ferdig trykker du bare Lagre. Da kan du hente den opp igjen senere og fortsette utfyllingen. Dersom du sender en regning til godkjenning, og i ettertid ser at du må endre på den, kan du kalle den tilbake dersom den ikke er blitt godkjent. Da vil knappen «Avbryt godkjenning» vises i dette bildet». Du kan også slette reiseregningen i dette bildet bruk «Slett reiseregning». Visma Expense - veiledning dommere

10 Denne løsningen er helt elektronisk det betyr at det ikke skal sendes inn noen papirversjoner eller kvitteringer. Dersom det er noe galt med reiseregningen vil den avvises, og du må endre på den selv. Dette er en forutsetning for at regningen kan godkjennes med kun elektronisk signatur. Den som godkjenner regningen hos NGF kan bare endre på avdeling eller prosjekt, dersom du har registrert disse feil. På oversiktsbildet kan du klikke på PDF-ikonet og se hvordan regningen ser ut. For ordinære brukere vil valgene «Oversikt» og «Eksterne tjenester» være tilgjengelig. Alle regningene du har sendt inn vil bli liggende her og kan sorteres etter Status eller Dato. Avvist reiseregning Dersom den som skal godkjenne reiseregningen din, avviser den må du selv korrigere det som er feil, og sende den til godkjenning på nytt. Den vil bli liggende i ditt oversiktsbilde med status Visma Expense - veiledning dommere

11 «Avvist» helt til du sender den på nytt. Blir en reiseregning avvist, skal den som avviser den skrive en forklaring på årsaken til avvisningen. Vær alltid nøye med at alle utlegg dokumenteres med bilag og at disse er lesbare, dvs. av god kvalitet og store nok til at de kan leses. Dersom vi ikke kan lese bilaget som dokumenterer transaksjonen, vil reiseregningen bli avvist. Visma Expense - veiledning dommere