Permittering. Innhold

Transkript

1 Innhold Permittering... 2 Administrasjon av permittering... 2 Oppsett... 2 Datafangst... 3 Utplukk permittering... 3 Utplukk... 3 Varsel... 4 Info til NAV og lønnsavdeling... 5 Registrering av permittering... 5 Arbeid i permitteringsperioden... 6 Kontroller... 6 Kontroll antall dager permittert siste 18 måneder... 6 Varsel på utgått permitteringsperiode... 6 Varsel arbeidstakere som har jobbet mer enn 4 uker de siste 3 mnd... 7 Dokumentstøtte... 7 Trekk varsel... 7 Forlenge varsel... 7 Reduser varsel... 8 Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 1 av 8

2 Permittering Administrasjon av permittering Når en arbeidsgiver skal permittere ansatte fordi det er lav aktivitet, er permittering regulert av avtaler, forskrifter og lover. I utgangspunktet kan en arbeidstaker permitteres i 30 uker innenfor 18 løpende måneder. Hvis arbeidstakeren jobber i permitteringsperioden vil det redusere ved telling av 30 uker. Permitteringsprosessen er som følger: Hvem kan permitteres Varsel sendes arbeidstaker to uker før permittering Kopi av varsel sendes lønnsavdeling for avlønning av 10 dager lønnsplikt Kopi av varsel sendes NAV Permitteringsperiode oppdateres på arbeidstaker Hvis arbeidstaker jobber i permitteringsperioden skal det oppdateres slik at permitteringsuttaket blir korrekt beregnet Hvis arbeidstaker jobber mer enn 4 uker innenfor tre måneder i permitteringsperioden avsluttes permitteringen Hvis arbeidstaker tas inn i ordinært arbeid skal permitteringsperioden avsluttes Ved utløp av permitteringsperioden skal varsel sendes NAV Oppsett Permitteringen benytter seg av fraværsarter som registreres/kontrolleres under Fravær Registrering Fraværsarter. Du må opprette fraværsart for: Permittering Arbeid under permittering Disse knyttes opp til systemparametre under vedlikehold av Systemparameter Systemparameter Verdi Kommentar B0PERMITTER Frav.Art Permittering B0PERMITTERJOBB Frav.Art Permittering nnnn nnnn Fraværsart ved permittering Fraværsart for arbeid under permittering B0PERMITTERMND Ant. mnd permittert B0PERMITTERUKE Ant. uker permittert 18 Antall løpende måneder som skal tas i betraktning når man ser på antall uker permittert 36 Antall uker en arbeidstaker kan være permittert i en periode Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 2 av 8

3 Datafangst Permittering er avhengig av følgende informasjon: Permitteringsperiode Arbeidsdager i permitteringsperiode Utplukk permittering Utplukk Løsningen krever at disse to informasjonene oppdateres som transaksjoner i fraværsmodulen i Aditro Lønn. Arbeidsdager i permitteringsperiode kan registreres i forsystem eller registreres direkte i Aditro Lønn. Når du skal finne hvem du kan permittere starter du menyvalg Fravær Registrering Utplukk. Du kan begrense utplukket på følgende: Person Stilling Tittel Orgenhet Dimensjon A Dimensjon B Du kan også velge ansatt, men dette feltet er primært med for bruk i mappen Historikk. Når du har valgt utplukk klikker du Søk. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 3 av 8

4 Systemet finner alle som tilfredsstiller utplukket og som har vært permittert mindre enn 36 uker de siste 18 måneden før angitt Fra dato. Du må selv ta hensyn til den planlagte permitteringsperioden. Antall dager permittert de siste 18 måneder presenteres også som antall uker. Antall uker reduseres med de ukene den ansatte har arbeidet mer enn 40% (av 5 eller 6 dagers uke) Systemet beregner Nullstillingsdato. Hvis den ansatte ikke har vært permittert de siste 52 ukene settes denne datoen, og antall dager (uker) permittert de siste 18 måneder settes til null. Visningsområdet viser Nullstillingsdato i egen kolonne. Hvis du slår av merke Vis alle uavhengig av dager tar systemet ikke hensyn til antall dager permittert. Antall uker (36) og kontroll periode (18 mnd) defineres i systemparameter. Disse kan overstyres øverst i skjermbildet. Visningsområde vil også inneholde en kolonne med den ansattes fødselsnummer og stillingid. Varsel Varsel skal sendes til de ansatte to uker før permitteringen starter. Når du skal sende varsel til de ansatte merker du de aktuelle og klikker Varseldokument og det dannes et Word-dokument pr. ansatt. Dokumentene lagres og er tilgjengelig i menyvalg Rapporter Rapportarkiv. Den ligger i rapportarkivet lagret under Fravær Varsel om permittering og er i tillegg tilgjengelig pr. ansatt. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 4 av 8

5 Dokumentene lagres under Permittering Når du sender varsel opprettes permitteringstransaksjonen i fraværsmodulen. Info til NAV og lønnsavdeling Når du skal sende varsel til NAV og informere lønningsavdeling bruker du Aditro Lønns standardfunksjon til Excel. Du får da tilgang til samme informasjon som i visningsområdet. Registrering av permittering Det opprettes egen fraværsart for permittering. Registrering på denne arten oppdaterer feltene for langtidsfravær på Person. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 5 av 8

6 Når permitteringene er vedtatt registreres permittering med fra- og tildato. Normalt vil du benytte funksjonen for danning av varsel i menyvalg Fravær Registrering Utplukk for å registrere permitteringen. I tillegg kan du registrere avtalte permitteringer i et forsystem. Dersom dette registreres i forsystem må dette importeres som fravær til fraværsmodulen i Aditro Lønn. Arbeid i permitteringsperioden Kontroller Det opprettes egen fraværsart for arbeid i permitteringsperioden. Når en arbeidstaker jobber i permitteringsperioden registreres det på denne fraværsarten med fra- og til-dato. Arbeid i permitteringsperiode kan registreres i forsystem eller direkte i Aditro Lønn. Dersom dette registreres i forsystem må dette importeres som fravær til fraværsmodulen i Aditro Lønn. Kontroll antall dager permittert siste 18 måneder Du kan kontrollere hvor lenge de ansatte har vært permittert i en periode. Denne kontrollen er en variant av permitteringsutplukket. Under mappen Historikk får du fram alle permitteringer og arbeid i perioden for det utplukket du angir. Angitt dato intervall i feltet Permitteringsperiode angir hvilken periode det skal vises transer. I kolonnen Perm/Arb vil det stå Perm eller Arb. Antall dager for linjer som viser permittering er positiv, mens antall for arbeidede dager vises negativt. Når du bruker standardfunksjon for å overføre til Excel får du en enkel jobb med å legge ut summering pr. ansatt, og følgelig den oversikten du trenger. Varsel på utgått permitteringsperiode Når du skal varsle NAV og eventuelt andre instanser eksternt og internt, så benytter du en standard varselliste som legges på jobbkø som en ukentlig rapport. Rapporten plukker ut alle arbeidstakere som har tildato permittering i siste uke. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 6 av 8

7 Varsel arbeidstakere som har jobbet mer enn 4 uker de siste 3 mnd Dokumentstøtte Når du skal kontrollere hvem som eventuelt har jobbet mer enn 4 uker de siste 3 måneder, for at du skal få avsluttet permitteringen (med tilhørende varsling) benytter du en fri lønnsrapport som plukker ut aktuelle personer. Løsningen forutsetter at all arbeidet tid i permitteringsperioden skal registreres på egen (fraværs)art. Dette betyr at denne varslingen kun viser alle som har mer enn 4 uker (20 dager) på denne arten. Permitteringsperioden skal avsluttes for de som kommer på denne varslingen, dette gjøres ved vanlig vedlikehold av fraværstranser. I menyvalg Fravær Registrering Permittering Utplukk kan du lage dokumenter for varsling av de som skal permitteres. Se kapittel Varsel. I menyvalg Fravær Registrering Historikk kan du lage dokumenter som varsler: Bedriften trekker permitteringsvarsel Trekk varsel Bedriften forlenger permitteringsperioden Forlenge varsel Bedriften reduserer permitteringsperioden Reduser varsel Disse tre valgene er kun tilgjengelig i mappen Historikk og du må merke en eller flere linjer som er merket permittering. Trekk varsel Forlenge varsel Hvis du skal trekke tilbake et permitteringsvarsel klikker du Trekk varsel. Systemet ber deg bekrefte at du skal slette permitteringen. Systemet danner et Word-dokument pr. ansatt som er merket. Dokumentene lagres og er tilgjengelig i menyvalg Rapporter Rapportarkiv, Fraværsrapporter Varsel om trekk av permittering. Permitteringstransaksjonen slettes i fraværsmodulen. Hvis du skal forlenge et permitteringsvarsel klikker du Forleng varsel. Systemet ber deg bekrefte ny til-dato for permitteringen. Systemet danner et Word-dokument pr. ansatt som er merket. Dokumentene lagres og er tilgjengelig i menyvalg Rapporter Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 7 av 8

8 Reduser varsel Rapportarkiv, Fraværsrapporter Varsel om forlengelse av permittering. Systemet endrer til-dato på permitteringstransaksjonen i fraværsmodulen. Hvis du skal forkorte et permitteringsvarsel klikker du Reduser varsel. Systemet ber deg bekrefte ny til-dato for permitteringen. Systemet danner et Word-dokument pr. ansatt som er merket. Dokumentene lagres og er tilgjengelig i menyvalg Rapporter Rapportarkiv, Fraværsrapporter Varsel om redusering av permittering. Systemet endrer til-dato på permitteringstransaksjonen i fraværsmodulen. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 8 av 8