Huldt & Lillevik Ansattportal. Praktisk bruk

Transkript

1 Huldt & Lillevik Ansattportal Praktisk bruk

2

3 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse Om Huldt & Lillevik Ansattportal... 3 Beslutninger før du tar i bruk systemet... 4 Hvordan skal attesteringen foregå?... 4 Sette opp lønnssystemet... 5 Oppdatere kundemelding... 5 Sette opp systemet... 5 Gi tilgang til opplysninger i Ansattportalen... 7 Opprette brukere via veiviser... 9 Opprette bruker manuelt Tildele attestansvar Sette opp personer Sette opp lønnsarter Sette opp fraværskoder Definere ansattkartotek Definere lenker i Ansattportalen Definere registrè for kompetanseinformasjon Definere tilgang til dokumenter i Ansattportal For vanlige brukere Starte systemet Definere startside Min profil Bruke ansattkartoteket Endre egne personopplysninger Se på lønnsslipper Se på brev/avtaler og andre dokumenter Registrere/vedlikeholde pårørende Registrere og vedlikeholde kompetanse Registrere egne timer Opprette egne maler Registrere timer pr uke Registrere eget fravær Rapportere timer og fravær Bestille nytt passord For attestansvarlig Hva attestansvarlige har adgang til å gjøre Min profil Masseregistrere timer Masseregistrere fravær Kontrollere timer fra uke registrering Opprette ny kostnadsbærer Attestere timer Attestere fravær For lønnsansvarlig Overføre timer Aditro AS -1- Kom i gang

4 Innholdsfortegnelse Overføre fravær Overføre personopplysninger til lønnssystemet For superbruker Slette timer og fravær Skriv ut personer i Ansattportal Administrere brukerne av systemet Hvis en bruker har glemt passordet Aditro AS -2- Kom i gang

5 Om Huldt & Lillevik Ansattportal Om Huldt & Lillevik Ansattportal Huldt & Lillevik Ansattportal er et program laget for å kunne registrere variabel lønn (timer) og fravær separat fra Huldt & Lillevik Lønn. Hensikten med programmet er at personer i bedriften kan registrere variabel lønn og fravær. Alle typer variabel lønn kan registreres, som for eksempel timelønn, bonus og overtid. Fast lønn og andre faste ytelser registreres i selve lønnssystemet. Huldt & Lillevik Ansattportal har et ansatt kartotek hvor du kan søke på alle ansatte i bedriften. Hvilken informasjon som skal være tilgjengelig på den enkelte ansatte i ansatt kartoteket bestemmes av bedriften. Under kompetansedelen kan de ansatte selv registrere og vedlikeholde opplysninger om kurs, sertifisering eller andre kompetanseområder. Bedriften definerer selv kompetanseområder og hva som skal registreres på et kompetanseområde. Hvis bedriften genererer elektroniske lønnsslipper kan brukerne se sine lønnslipper i Huldt & Lillevik Ansattportal. Bedriften kan også velge å legge brev/avtaler og andre dokumenter tilgjengelig for bruker og/eller attestansvarlig. Hvis systemet er satt opp til det, kan den enkelte ansatte endre egne personopplysninger. Lønnsansvarlig kontrollerer og oppdaterer endrede personopplysninger til lønnssystemet. Bedriften bestemmer selv hvilke opplysninger den enkelte ansatte skal få adgang til å endre. Attestansvarlig attesterer timer og fravær for "sine" ansatte. Lønnsansvarlig overfører attesterte transaksjoner til lønnssystemet. Huldt & Lillevik Ansattportal benytter felles informasjon med Huldt & Lillevik Lønn. Lønnsansvarlig/systemansvarlig setter opp hvem som skal ha tilgang til Huldt & Lillevik Ansattportal og hvilke lønnsarter og fraværskoder som er tilgjengelig. Aditro AS -3- Kom i gang

6 Beslutninger før du tar i bruk systemet Beslutninger før du tar i bruk systemet Hvordan skal attesteringen foregå? Hvilket nivå skal brukes som attestasjonsnivå? Du må velge hvilken av disse kostnadsbærerne du vil bruke for å gi tilgang til attestering: Avdeling Prosjekt Element 1 Skal det kunne attesteres på enkeltpersoner? I tillegg til å gi tilgang på kostnadsbærer kan du også gi attestansvarlig tilgang til enkelte personer. Skal attestansvarlig attestere egne timer og eget fravær? Det er valgfritt om attestansvarlig skal attestere sine egne registreringer eller ikke. Aditro AS -4- Kom i gang

7 Sette opp lønnssystemet Sette opp lønnssystemet Når du skal ta i bruk Huldt & Lillevik Ansattportal må du : sende kundemelding og oppdatere kontrollsiffer sette opp systemet gi tilgang til opplysninger i Ansattportalen Oppdatere kundemelding 1. Velg menyvalg Verktøy Kundemelding. 2. Gå til vinduet der du velger program-modell og merk av feltet Ansattportal og velg antall personer. 3. Send kundemeldingen til Aditro. Adresse og faksnummer står på kundemeldingen. Du får et nytt kontrollsiffer fra Aditro. Dette kontrollsifferet trenger du neste gang du godkjenner lønn. Registrer kontrollsifferet i menyvalg Verktøy Kontrollsiffer. Du vil motta en tilleggsfaktura på oppgraderingen av systemet. Sette opp systemet 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Ansattportal. 2. Velg Ja i feltet Benytt Ansattportal. Aditro AS -5- Kom i gang

8 Sette opp lønnssystemet 3. Merk av feltet Direkte overføring av fravær til lønn hvis du ønsker at oppgaven Fravær Overføre til lønn skal starte automatisk når du kjører valget Ansattportal Overføre fravær. 4. Merk hvilke felt brukeren skal kunne endre under rammen Hvilke personalopplysninger skal brukeren kunne endre? 5. Hvis du ønsker at informasjon om antall brukte egenmeldinger skal vises i Ansattportalen merker du feltet Egenmeldinger. 6. Velg når systemet skal sende E-post i feltet E-post varsling. Velg Nei hvis du ikke ønsker å benytte denne funksjonen. Velg Ja hvis systemet skal sende melding når timer/fravær blir sendt til attestasjon eller returnert. Velg Kun ved retur hvis systemet kun skal sende melding når timer/fravær blir returnert. E-post adresse som skal benyttes, angis under oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Oppsett integrasjon. Aditro AS -6- Kom i gang

9 Sette opp lønnssystemet 7. Merk feltet Opprette kostnadsbærere hvis attestansvarlig skal kunne opprette nye kostnadsbærere via Ansattportalen. Kostnadsbærerne blir da opprettet direkte i databasen i lønn. 8. Hvis du skal benytte funksjonen for E-post varsling i ansattportalen må du oppgi navn på SMTP Server i menyvalget Verktøy Systemoppsett. Gi tilgang til opplysninger i Ansattportalen Før du tar bruk Ansattportalen må du angi hvilke personer som skal være tilgjengelig for registrering personer som skal opprettes som brukere personer som skal ha attestansvar lønnsarter som skal kunne registrere på fraværskoder som skal kunne registrere på felter (bilde) som skal vises i ansattkartotek registrè for kompetanse som skal kunne registreres på dokumenter bruker skal kunne se i Ansattportalen. Fremgangsmåte 1. Velg menyvalg Verktøy Veiviser Ansattportal. Du får opp vinduet som viser personer i lønnssystemet. Aditro AS -7- Kom i gang

10 Sette opp lønnssystemet Når du kjører denne rutinen skjer følgende: Systemet merker valgte personer slik at de er tilgjengelig i Ansattportal. Systemet oppretter valgte personer som brukere i Ansattportal. 2. Du har to valg. a) Ikke merk av feltet Opprett som bruker. De valgte personene blir merket med at de er tilgjengelig i Ansattportal. b) Merk av feltet Opprett som bruker. De valgte personene blir opprettet som brukere og blir samtidig merket med at de er tilgjengelig i Ansattportal. Systemet oppretter brukere med brukernavn lik de to første posisjonene i etternavnet + de tre første i fornavnet, forutsatt at navnet er registrert med etternavnet først i lønnssystemet. Hvis det er flere personer med navn som gir samme kode vil veiviseren sette inn et siffer i siste posisjon i brukerkoden. For eksempel OLOL1 hvis du har to Ole Olsen. Brukeren opprettes uten passord. Når brukere av Huldt & Lillevik Ansattportal logger på første gang, bør de legge inn passord. Hvis klienten er satt opp med utvidet passordkontroll krever systemet at bruker registrerer passord ved første pålogging. 3. Velg personene ved å bruke eller. 4. Klikk Neste. Du får opp vinduet for lønnsarter. Aditro AS -8- Kom i gang

11 Sette opp lønnssystemet 5. Velg lønnsarter ved å bruke eller. For å unngå feilregistreringer på uaktuelle lønnsarter, bør du kun merke lønnsarter som det er aktuelt å bruke i Ansattportal. 6. Klikk Ferdig. Opprette brukere via veiviser Personer som skal registrere i Ansattportal må være definert som bruker i lønnssystemet. Det enkleste er å opprette brukere i menyvalg Verktøy Veiviser Ansattportal, se beskrivelse over. Du kan opprette brukere i veiviseren så ofte du vil. En person som er opprettet som bruker i veiviseren kan du ta fram i menyvalg Fil Bruker. Aditro AS -9- Kom i gang

12 Sette opp lønnssystemet Her vises alle brukere av Huldt & Lillevik Lønn og Ansattportal. Hvis du ansetter en ny person kan du alternativ velge å opprette vedkommende som bruker av Ansattportal i dette menyvalget. Opprette bruker manuelt 1. Velg menyvalg Fil Bruker. 2. Klikk. 3. Angi koden som brukeren skal bruke ved pålogging. 4. Trykk [Enter]. 5. Angi Navn. 6. Angi Utgår dato og Passord. 7. I feltet Tilgang til velger du Kun Ansattportal. (Systemet setter Adgangsprofilen til Ingen tilgang, fordi feltet kun er aktuelt for brukere av Huldt & Lillevik Lønn.) 8. Klikk. 9. Klikk i mappen Ansattportal. 10. Kontroller at feltet Adgangsprofiler har verdien Bruker. 11. Angi brukerens ansattnummer i feltet Personer. 12. Systemet velger kun aktiv klient under valgte klienter. Hvis brukeren skal ha tilgang til flere klienter gjør du følgende: a) Merk aktuell klient under Tilgjengelige og klikk. b) Velg type tilgang til klienten i feltet Adgangsprofiler. c) Angi brukerens ansattnummer i klienten i feltet Personer. 13. Klikk. Aditro AS -10- Kom i gang

13 Sette opp lønnssystemet Tildele attestansvar Bruker må være opprettet i menyvalg Fil Bruker. 1. Velg menyvalg Fil Bruker. 2. Hent opp brukeren som du skal tildele attestansvar. 3. Klikk i mappen Ansattportal. 4. Velg Attestansvarlig i feltet Adgangsprofiler. 5. Klikk mappen Attestasjonsnivå. Her angir du hvem den attestansvarlige kan attestere for. 6. Velg kostnadsbærer ved å merke feltet Avdeling, Prosjekt eller Element Klikk i feltet Type og velg Kost.bærer eller Person. 8. Trykk [Ctrl+F] i feltet Nr og velg kostnadsbærer eller person. 9. Trykk [Pil Ned] for å legge inn flere kostnadsbærer eller personer. 10. Klikk. Som standard vil attestansvarlig IKKE kunne attestere egne timer og fravær. Hvis attestansvarlig skal ha tilgang til å gjøre dette merker du feltet Attestere seg selv. Sette opp personer Personer som skal være tilgjengelig i Ansattportal må merkes. Dette gjør du i menyvalg Verktøy Veiviser Ansattportal. Alle de personene du velger i veiviseren blir tilgjengelig i Ansattportal. Du kan også merke (eller avmerke) personer direkte. 1. Velg oppgaven Kartotek Personer. 2. Velg person. 3. Klikk mappen Andre opplysninger. 4. Merk feltet Vise i Ansattportal. Aditro AS -11- Kom i gang

14 Sette opp lønnssystemet 5. Hvis du skal benytte e-post varsling må du påse at korrekt e-post adresse er oppgitt i mappen Telefon/E-post. 6. Hvis enkelte personer skal benytte en annen e-post adresse enn den du har valg som standard (i oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Ansattportal) kan du overstyre dette i feltet E-post adresse for Ansattportal i mappen Telefon/E-post. 7. Klikk. Sette opp lønnsarter Du kan legge inn grenseverdier for antall og beløp. Du kan også sette opp at brukeren alltid må fylle ut merknadsfeltet. 1. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter. 2. Hent opp aktuell lønnsart. 3. Klikk i mappen Ansattportal. 4. Merk feltet Vises i Ansattportal hvis denne lønnsarten skal kunne brukes i Ansattportal. 5. Hvis du ønsker at en annen tekst enn lønnsartnavn skal vises i Ansattportalen, angir du teksten i feltet Egen lønnsarttekst. 6. Merk feltet Obligatorisk merknad hvis brukeren alltid skal oppgi en merknad ved registrering. 7. Oppgi Grenseverdi antall og Grenseverdi beløp. Hvis brukeren registrerer verdier som er større enn grensen vil transaksjonen merkes i kolonnen Val.feil i Ansattportal Aditro AS -12- Kom i gang

15 Sette opp lønnssystemet 8. Merk feltet Overstyre sats hvis brukeren skal kunne angi sats på transaksjon. Feltet er bare tilgjengelig hvis lønnsarten tillater registrering av sats i lønnssystemet. 9. I feltet Klokkeslettangivelse styrer du angivelse av fra/ til klokke ved registrering av timer i Ansattportal. Dette gjelder i oppgaven Timer Registrere og Timer Masseregistrere. a) Velg Nei hvis feltet fra/til klokke aldri skal registreres. b) Velg Ja hvis feltet fra/til klokke skal være er åpent for registrering. c) Velg Obligatorisk hvis feltet fra/til klokke alltid MÅ registreres. 10. Klikk. Sette opp fraværskoder Når du kjører menyvalg Verktøy Veiviser Ansattportal vil alle fraværskoder merkes slik at de er tilgjengelig for registrering i Ansattportal. Hvis du vil at enkelte fraværskoder ikke skal være tilgjengelig i Ansattportal følger du denne fremgangsmåten. 1. Velg oppgaven Fravær Fraværskoder. 2. Hent opp aktuell fraværskode. 3. Fjern merke i feltet Vises i Ansattportal. 4. Klikk. Definere ansattkartotek Du må definere hvilke felter som skal vises på de ansatte i ansattkartoteket i Ansattportalen. 1. Velg menyen Verktøy Personal Personalbildeoppsett. 2. Klikk i feltet under Felt og velg hvilken informasjon du vil vise i feltet. 3. Gjenta punkt 2 for hvert felt du vil vise. 4. Klikk. 5. Systemet fyller automatisk inn Feltbeskrivelse. Hvis du ønsker en annen beskrivelse for et felt klikk i feltet og skriv inn beskrivelsen du ønsker, og lagre på nytt. 6. Hvis du ønsker å vise bilde av ansatte i Ansattportalen merker du feltet Vise bilde. 7. For å se resultatet av oppsettet klikk mappen Vise. Aditro AS -13- Kom i gang

16 Sette opp lønnssystemet 8. Klikk. Definere lenker i Ansattportalen Du kan definere egen lenker for bedriften som blir tilgjengelig for alle ansatte i menyen i Ansattportal. 1. Velg menyen Verktøy Ansattportal Firmalenker. 2. Klikk. 3. Oppgi nummer, navn og URL for lenken. 4. Klikk. Lenker vises under menypunktet Egne lenker i Ansattportalen. Som standard ligger Juridisk Atlas som første lenke. Denne har automatisk autentisering slik at brukerne slipper å logge inn på nytt. Aditro AS -14- Kom i gang

17 Sette opp lønnssystemet Definere registrè for kompetanseinformasjon Hvis brukere skal registrere og vedlikeholde kompetanseinformasjon i Ansattportalen må du definere registrè for de kompetanseområder du vil registrere informasjon på. Hvis du allerede har tatt i bruk kompetanseregistrering i Huldt & Lillevik Lønn vil disse registrene være tilgjengelig i Ansattportalen uten at du trenger å gjøre noe mer. 1. Velg menyen Verktøy Personal Valgfrie registre. 2. Klikk mappen Søk for å se hvilke registrè som allerede finnes. 3. For å opprette et nytt register gjør du følgende: a) Klikk. b) Oppgi nummer og navn på registret. c) Du kan definere inntil 6 felt pr kompetanseområde, 3 dato felter, 2 tekst (nøkkelord) felter og 1 kommentar (fritekst) telt. Legge inn rekkefølge og feltbeskrivelse for de feltene du skal registrere for kompetanseområdet. Rekkefølge og feltbeskrivelse angir rekkefølgen og tittel på kolonnene som vises når du registrerer. Definere tilgang til dokumenter i Ansattportal Alle brukere i Ansattportal kan se sine egne lønnsslipper. I tillegg kan du velge om andre dokumenter skal være tilgjengelig og for hvem. 1. Velg menyen Verktøy Personal Personalbildeoppsett. 2. Velg hvilke dokumenter vanlige brukere og attestansvarlig skal ha tilgang til å se i Ansattportal under rammen Adgangskontroll dokumenter. Du har følgende valg: Aditro AS -15- Kom i gang

18 Sette opp lønnssystemet Adgang Ingen Kun brev og avtaler Kun annet Alle Beskrivelse Kun tilgang til å se egne lønnsslipper. Tilgang til egne lønnsslipper og brev/avtaler lagret under Brev og avtaler i oppgaven Kartotek Personopplysninger og mappen Filer/dokumenter. Tilgang til egne lønnsslipper og dokumenter lagret under Annet i oppgaven Kartotek Personopplysninger og mappen Filer/dokumenter. Tilgang til egne lønnsslipper og alle dokumenter lagret i oppgaven Kartotek Personalopplysninger og mappen Filer/dokumenter. 3. Klikk. Aditro AS -16- Kom i gang

19 For vanlige brukere For vanlige brukere Kapitlet beskriver hva vanlige brukere har adgang til å gjøre i systemet og hvordan oppgavene utføres. Vanlige brukere har adgang til å: registrere egne timer/fravær rapportere egne timer/fravær endre utvalgte personopplysninger hvis systemet er satt opp med dette søke i ansattkartoteket registrere og vedlikeholde kompetanseinformasjon se på egne lønnsslipper se på andre dokumenter hvis systemet er satt opp for dette Starte systemet 1. Start systemet ved å gå til web-adressen du har fått oppgitt av systemansvarlig. Du kommer inn i vinduet der du oppgir brukernavn og passord. 2. Oppgi brukernavn og passord. Husk at systemet skiller på store og små bokstaver i passordet. 3. Klikk Logg inn. Når du har logget deg inn ser du hovedmenyen til venstre, som vist nedenfor. Aditro AS -17- Kom i gang

20 For vanlige brukere Single Sign-On Hvis du har aktivert Single Sign-On i Huldt & Lillevik Lønn 5.0, vil du i påloggingsbildet til Ansattportalen få opp en ny linje som sier Husk meg som (brukernavn). Haker du av her, vil du neste gang du logger deg på Ansattportalen komme rett inn uten å taste brukernavn og passord. Hvis du har tilgang til flere klienter, vil du komme innom påloggingsbildet kun for valg av klient. Definere startside Når du har logget deg inn i Ansattportalen velger du startsiden systemet skal hente opp som standard når du logger på systemet. Aditro AS -18- Kom i gang

21 For vanlige brukere Klikk og velg foretrukket startside. Neste gang du logger deg på Ansattportal starter den funksjonen du har valgt, og menypunktet Startside er ikke lenger tilgjengelig. Du kan senere endre startside under Min profil. Min profil Her kan du velge startside, se hvilke lønnsarter du har tilgjengelig ved registrering og endre ditt passord. Du bør gjøre dette første gang du logger inn i systemet. 1. Velg oppgaven Personalinformasjon Min Profil. 2. Hvis du skal endre foretrukket startside klikk og velg aktuell side, og klikk deretter Oppdater. 3. Her vises hvilke lønnsarter som er tilgjengelig ved registrering under Timer. Hvis ingen lønnsarter er merket betyr dette at du har tilgang til alle lønnsarter. Hvis enkelte lønnsarter er merket er kun merkede lønnsarter tilgjengelige. Det er attestansvarlig som bestemmer hvilke lønnsarter en bruker skal ha tilgang til. 4. For å endre passord: a) Oppgi Gammelt passord. b) Oppgi Nytt passord og bekreft det i feltet Gjenta nytt passord. c) Klikk Endre. Du får opp en dialog der systemet bekrefter at passordet er endret. Husk at systemet skiller på store og små bokstaver i passordet. Bruke ansattkartoteket I ansattkartoteket kan du søke på alle ansatte i bedriften. Aditro AS -19- Kom i gang

22 For vanlige brukere 1. Velg oppgaven Ansattkartotek. 2. Du kan oppgi person-id eller deler av navnet i søkefeltet for person. Hvis du skal søke i ansattkartoteket, klikker du. Du får opp følgende skjermbilde: 3. Skriv inn hele eller deler av navnet på personen du skal søke på i feltet Description. 4. Klikk Search. 5. Klikk på personen du vil se informasjon om. 6. Du kan også bla på personer i ansattkartoteket ved klikke under bildet. 7. Hvis du vil sende en e-post til en ansatt klikker du. Endre egne personopplysninger Hvis systemet er satt opp til det, kan du endre egne personopplysninger. Lønnsansvarlig overfører de endrede personopplysningene til lønnssystemet. Aditro AS -20- Kom i gang

23 For vanlige brukere Du kan for eksempel endre adresse og telefonnummer. Bedriften bestemmer selv hvilke opplysninger den enkelte ansatte skal få adgang til å endre. Systemet må være satt opp slik at den enkelte har lov til å endre egne personopplysninger. 1. Velg oppgaven Personalinformasjon Personopplysninger. 2 Endre aktuelle personopplysninger. 3. Klikk Lagre. Se på lønnsslipper Du kan se på lønnslipper som er generert fra lønnssystem. Ny lønnsslipp legges ut etter hver lønnskjøring, dersom lønnsansvarlig generere og lagre lønnslipper i databasen. 1. Velg oppgaven Personalinformasjon Lønnslipper. Aditro AS -21- Kom i gang

24 For vanlige brukere 2. Hvis du vil se på en lønnsslipp klikker du på linken under PDF ikonet. 3. Ved å bevege musepeker over feltet Nøkkelinfo, vises utbetalingsdato og netto utbetalt for lønnskjøringen/lønnsslippen. Se på brev/avtaler og andre dokumenter Du kan se brev/avtaler og andre dokumenter som er arkivert i lønnssystemet. Du må være tildelt rettigheter til å se på brev/avtaler og andre dokumenter. Det er lønnsansvarlig som tildeler rettigheter. 1. Velg oppgaven Personalinformasjon Brev/avtaler eller oppgaven Personalinformasjon Annet. 2. Klikk på linken under Word ikonet for å se på innholdet i et brev/avtale. Registrere/vedlikeholde pårørende Du kan endre og vedlikeholde informasjon om dine pårørende. Informasjonen som registreres her oppdateres direkte i lønnssystemet. 1. Velg oppgaven Personalinformasjon Pårørende. 2. Hvis du skal opprette en ny pårørende gjør du følgende: a) Klikk. b) Legg inn informasjon om den pårørende. c) Klikk i feltet Relasjon og velg hvilken relasjon du har til den pårørende. d) Hvis den pårørende du registrerer er din hovedkontakt merker du feltet Hovedrelativ. e) Klikk Lagre. Aditro AS -22- Kom i gang

25 For vanlige brukere 3. Hvis du skal vedlikeholde opplysninger om dine pårørende gjør du følgende. a) Hvis du har mer enn en pårørende må du først velge hvilken du skal vedlikeholde. Dette gjør du ved å klikk pårørende vises. til høyre for der b) Velg Personen du skal vedlikeholde. c) Registrer inn endinger. d) Klikk Lagre. Registrere og vedlikeholde kompetanse Du kan registrere og vedlikeholde kompetanseinformasjon. Registrè for registrering av kompetanse må være opprettet i lønnssystemet. Det er lønnsansvarlig som gjør dette. 1. Velg oppgaven Kompetanse og aktuelt kompetanseområde. Aditro AS -23- Kom i gang

26 For vanlige brukere 2. Hvis du skal opprette en ny linje gjør du følgende. a) Klikk. b) Fyll inn aktuelle felter. c) Klikk. 3. Hvis du skal endre en registrering gjør du følgende. a) Klikk på linjen du skal endre. b) Utfør endringer. c) Klikk. 4. Hvis du skal slette en registrering klikker du på linjen du skal slette. Registrere egne timer 1. Velg oppgaven Timer Registrere. Du registrerer i øvre halvdel av vinduet. Registreringene vises i nedre halvdel av vinduet. Under registreringsdelen kan du velge å se timer med forskjellig status. Under status I arbeid ser du registreringer som ikke er sendt til attestering. Transaksjoner som attestansvarlig eventuelt har returnert vises også med status I arbeid. 2. Velg lønnsart. 3. Oppgi dato, enten ved å skrive inn datoen eller ved å klikke bak datofeltet og velge i kalenderen. Noen snarveier: Ønsker du dagens dato, skriver du d og går til neste felt. Systemet fyller da inn dagens dato. Du kan oppgi en gitt dag i inneværende måned og gå til neste felt. Systemet fyller da inn inneværende måned og år. Hvis du for eksempel skriver 05 i oktober 2009, fyller systemet inn Oppgi evt klokkeslett for når dette arbeidet startet og sluttet. Aditro AS -24- Kom i gang

27 For vanlige brukere Hvis du ikke angir antall vil systemet beregne antall ut i fra angitte klokkeslett, ved lagring av transaksjonen. Klokkeslettet overføres ikke til lønnssystemet, men er til informasjon for den som skal godkjenne timelisten. 5. Registrer antall, sats og/eller beløp. Oppsettet på lønnsarten bestemmer hva du kan registrere. 6. Registrer eventuelt en merknad. Lønnsarten kan være satt opp slik at du må oppgi en merknad. 7. Registrer eventuelt avdeling, prosjekt og element. Oppsettet av lønnsarten bestemmer om du kan registrere avdeling, prosjekt og element. 8. Du lagrer ved å klikke Lagre eller trykke [ENTER] når du står i siste felt. 9. Utfør punkt 2-8 for hver nye registrering. 10. Når du har kontrollert registreringene, gjør du følgende: a) Høyreklikk inne i området hvor registreringene vises. b) Merk linjene som skal sendes til attestering. For å merke alle høyreklikker du og velger Merk alle. c) Klikk Send. Disse registreringene blir da flyttet under status Til attestering. Aditro AS -25- Kom i gang

28 For vanlige brukere For å endre en registrering, dobbeltklikker du aktuell registrering og endrer i registreringsfeltene øverst i vinduet. Du kan endre sortering på registreringene i tabellen nederst ved å klikke kolonneoverskriften til feltet du vil sortere på. Du setter opp hvilke felt som skal vises i tabellen nederst ved å høyreklikke i tabellen og merke av feltene som skal vises. Opprette egne maler Du opprette egne maler for registrering av timer pr uke i. Dette gjør at registreringen blir enklere og mer effektiv. 1. Velg oppgaven Timer Maler. 2. Klikk Ny mal. Skriv inn navn og beskrivelse på malen og klikk Lagre. 3. Klikk Ny linje. Velg lønnsart for denne linjen. 4. Angi antall (beløp) i feltet Verdi, hvis du ønsker at lønnsartlinjen skal fylles ut med en standardverdi. 5. Velg hvilken avdeling, prosjekt eller element lønnsarten skal belastes. 6. Klikk for å lagre linjen. 7. Gjenta pkt 3 6 for hver lønnsartlinje du skal legge til. Registrere timer pr uke Du kan velge å registrere timer pr uke slik at registreringen blir enklere og mer effektiv. Aditro AS -26- Kom i gang

29 For vanlige brukere Forutsetninger Du må første ha opprettet en mal for å benytte denne oppgaven. 1. Velg oppgaven Timer Registrere pr uke. 2. Velg hvilken mal du skal benytte ved registrering i feltet Mal. 3. Velg hvilken uke du skal registrere på ved å klikke på pilen til venstre/høyre for aktuell uke. Systemet viser fra og til dato for uken du velger. 4. Registrer/korriger timer for aktuell uke og klikk Lagre. 5. Når uken er ferdigregistrert, klikk Send for å sende timene til attestering. Registrere eget fravær 1. Velg oppgaven Fravær Registrere. Du registrerer i øvre halvdel av vinduet. Registreringene vises i nedre halvdel av vinduet. Under registreringsdelen kan du velge å se fravær med forskjellig status. Under status I arbeid ser du registreringer som ikke er sendt til attestering. Transaksjoner som attestansvarlig eventuelt har returnert vises også med status I arbeid. 2. Velg Fraværskode. 3. Oppgi fraværets varighet, enten ved å skrive inn datoene eller ved å klikke bak datofeltet og velge i kalenderen. Aditro AS -27- Kom i gang

30 For vanlige brukere Noen snarveier: Ønsker du dagens dato, skriver du d eller t og går til neste felt. Systemet fyller da inn dagens dato. Du kan oppgi en gitt dag i inneværende måned og gå til neste felt. Systemet fyller da inn inneværende måned og år. Hvis du for eksempel skriver 05 i februar 2010, fyller systemet inn Ved fravær med varighet mindre enn en dag oppgir du klokkeslett for fraværets start- og sluttidspunkt. 5. Registrer Fraværsprosent. Du skal kun angi fraværsprosenten ved gradert sykemelding. 6. Registrer eventuelt Merknad. 7. Du lagrer ved å klikke Lagre eller trykke [ENTER] når du står i siste felt. 8. Utfør punkt 2-7 for hver nye registrering. 9. Når du har kontrollert registreringene, gjør du følgende: a) Merk linjene som skal sendes til attestering. For å merke alle høyreklikker du og velger Merk alle. b) Klikk Send. Disse registreringene blir da flyttet under status Til attestering. Aditro AS -28- Kom i gang

31 For vanlige brukere For å endre en registrering, dobbeltklikker du aktuell registrering og endrer i registreringsfeltene øverst i vinduet. Du kan endre sortering på registreringene i tabellen nederst ved å klikke kolonneoverskriften til feltet du vil sortere på. Du setter opp hvilke felt som skal vises i tabellen nederst ved å høyreklikke i tabellen og merke av feltene som skal vises. Rapportere timer og fravær Du kan skrive ut transaksjoner som er registrert via Ansattportal. Du kan også lage en egne mal med forhåndsdefinert sortering og utvalg. Fremgangsmåte - ny rapport eller mal 1. Velg oppgaven Timer Rapportere eller Fravær Rapportere. 2. Skriv inn en overskrift på rapporten i feltet Rapportoverskrift. 3. Velg hvilke data du vil rapportere ved å merke aktuell status(er) til høyre for Status. Vil du rapportere alle data uavhengig av status merker du feltet Alle. 4. Flytt person fra Tilgjengelige ansatte til Valgte ansatte. Aditro AS -29- Kom i gang

32 For vanlige brukere 5. Hvis du ønsker å rapportere transaksjoner for en utvalgt periode angir du datointervallet i feltene Fra dato og Til dato. 6. Hvis du ønsker å rapportere for en bestemt kostnadsbærer velg aktuelle kostnadsbærer i feltene Avdeling, Prosjekt eller Element. 7. Velg ønsket sortering i feltet Sortering. 8. Velg eventuelt hvilke lønnsarter du skal skrive ut ved å angi lønnsartnummer i feltet Lønnsarter. Du velger registreringene ved å angi fra- og tilverdier som skal med. Du angir bindestrek mellom fra- og tilverdiene og blank mellom forskjellige angivelser. Eksempel Betydning 10 Ta med registreringer med lønnsart nummer Ta med registreringer med lønnsart nummer 10 eller Ta med registreringer med lønnsartnummer fra og med 10 og til og med Klikk Søk for å vise registreringer med utvalget du har valgt. 10. Klikk Skriv ut rapport for å skrive ut en rapport med registreringene. 11. Hvis du ønsker å opprette rapporten som en mal du kan benytte senere gjør du følgende: a) Skriv inn navnet på malen i feltet Navn på mal. b) Hvis malen skal kunne deles av flere brukere (attestansvarlige) merker du feltet Delt. c) Klikk Lagre som mal. 12. Hvis du skal lage en ny rapport eller mal klikk Nullstill for å starte på nytt. Fremgangsmåte benytte en mal ved utskrift 1. Velg oppgaven Timer Rapportere eller Fravær Rapportere. 2. Velg malen du skal benytte for utskrift av rapportere i feltet Mal. 3. Klikk Søk for å vise registreringer med utvalget du har valgt. 4. Klikk Skriv ut rapport for å skrive ut en rapport med registreringene. Fremgangsmåte slette en mal 1. Velg oppgaven Timer Rapportere eller Fravær Rapportere. 2. Velg malen du skal slette i feltet Mal. 3. Klikk Slett mal. Aditro AS -30- Kom i gang

33 For vanlige brukere Bestille nytt passord Hvis du har glemt passordet til pålogging i Ansattportal kan du bestille nytt passord i påloggingsbildet. Klikke på lenken Glemt passord? Du får opp et nytt påloggingsbilde hvor du angir brukernavn og klikker Få nytt passord. Systemet generer nytt passord og sender dette til din e-post adresse. Aditro AS -31- Kom i gang

34 For attestansvarlig For attestansvarlig Kapitlet beskriver hva attestansvarlig har adgang til å gjøre i systemet og hvordan oppgavene utføres. Hva attestansvarlige har adgang til å gjøre Attestansvarlig har adgang til å attestere timer og fravær for personer i sin avdeling (de han/hun har attestansvar for). Attestansvarlig bruker Ansattportal på samme måte som en vanlig bruker når hun skal: logge seg på registrere timer/fravær opprette maler rapportere timer/fravær søke i ansattkartoteket endre utvalgte personopplysninger hvis systemet er satt opp med dette registrere og vedlikeholde kompetanseinformasjon se på egne lønnsslipper se på andre dokumenter hvis systemet er satt opp for dette Attestansvarlig har tilgang til seg selv og ansatte hun har attestansvar for i Ansattportal. Dette betyr at attestansvarlig må velge aktuell person før hun kan registrere opplysninger i Ansattportal. Dette gjelder for eksempel i oppgaven Timer Registrere. Her ligger feltet Ansatt åpent. For å søke opp en ansatt gjør du følgende: Aditro AS -32- Kom i gang

35 For attestansvarlig 1. Oppgi person-id eller deler av navnet i søkefeltet for ansatt. Hvis du skal søke på ansatte, klikker du skjermbilde:. Du får opp følgende 2. Skriv inn hele eller deler av navnet på personen du skal søke på i feltet Description. 3. Klikk Search. 4. Klikk på personen du skal bruke. 5. Registrere øvrige opplysninger på samme måte som for vanlige brukere. Når attestansvarlig registrerer timer og fravær på seg selv og sine ansatte lagres disse med status Til attestering. Min profil Attestansvarlig endrer startside og passord på samme måte som en vanlig bruker. I tillegg kan attestansvarlig velge å begrense lønnsarter som skal være tilgjengelig for ansatte hun har attestansvar for. 1. Velg oppgaven Personalinformasjon Min Profil. 2. Velg hvilke lønnsarter som skal være tilgjengelige ved registrering. Systemet viser alle lønnsarter som er merket Vises i Ansattportal i oppgaven Kartotek Lønnsarter i Huldt & Lillevik Lønn. a) Hvis ingen lønnsarter er merket betyr dette at alle lønnsarter er tilgjengelige ved registrering. b) Hvis du merker en eller flere lønnsarter, vil kun merkede være tilgjengelige. 3. Klikk Lagre for å oppdatere endringer. Aditro AS -33- Kom i gang

36 For attestansvarlig Masseregistrere timer Du kan masseregistrere timer på lønnsarter. Du velger da først lønnsart og deretter hvilke personer som skal registreres med denne lønnsarten. 1. Velg oppgaven Timer Masseregistrere. 2. Velg Lønnsart. 3. Flytt personer du skal registrere transaksjoner på fra Tilgjengelige ansatte til Valgte ansatte. 4. Gjør deretter følgende: a) Registrer dato. b) Oppgi eventuelt klokkeslett for når dette arbeidet startet og sluttet. Hvis du ikke angir antall vil systemet beregne antall ut i fra angitte klokkeslett, ved lagring av transaksjonen. Klokkeslettet importeres ikke til lønnssystemet, men er til informasjon for den som skal godkjenne timelisten. c) Registrer Antall, Sats og/eller Beløp. Oppsettet på lønnsarten bestemmer hva du kan registrere. d) Registrer eventuelt Merknad. Lønnsarten kan være satt opp slik at du må oppgi en merknad. e) Angi eventuelt avdeling, prosjekt og element (1-5). Oppsettet av lønnsarten bestemmer hva du kan registrere. f) Klikk Lagre. Aditro AS -34- Kom i gang

37 For attestansvarlig For å endre en registrering, dobbeltklikker du aktuell registrering og endrer i registreringsfeltene øverst i vinduet. Du kan endre sortering på registreringene i tabellen nederst ved å klikke kolonneoverskriften til feltet du vil sortere på. Du setter opp hvilke felt som skal vises i tabellen nederst ved å høyreklikke i tabellen og merke av feltene som skal vises. Masseregistrere fravær Du kan masseregistrere fravær pr fraværskode. Du velger da først aktuell fraværskode og deretter hvilke personer som skal registreres med denne fraværskoden. 1. Velg oppgaven Fravær Masseregistrere. 2. Velg Fraværskode. 3. Flytt personer du skal registrere fravær på fra Tilgjengelige ansatte til Valgte ansatte. 4. Gjør deretter følgende: a) Registrer dato. b) Ved fravær med varighet mindre enn en dag oppgir du klokkeslett for fraværets start og slutt. Klokkeslettet brukes for å beregne antall timer i Huldt & Lillevik Lønn for korttidsfravær, og er nytting informasjon for den som skal godkjenne fraværet. c) Registrer Fraværsprosent. Du skal kun angi fraværsprosenten ved gradert sykemelding. Aditro AS -35- Kom i gang

38 For attestansvarlig d) Registrer eventuelt Merknad. e) Klikk Lagre. For å endre en registrering, dobbeltklikker du aktuell registrering og endrer i registreringsfeltene øverst i vinduet. Du kan endre sortering på registreringene i tabellen nederst ved å klikke kolonneoverskriften til feltet du vil sortere på. Du setter opp hvilke felt som skal vises i tabellen nederst ved å høyreklikke i tabellen og merke av feltene som skal vises. Kontrollere timer fra uke registrering I oppgaven Timer Registreringsrapport kan du (attestansvarlig) skrive ut rapport for kontroll av ukeregistrering. Her kan du velge å skrive ut registreringsoversikt over grupper (avdeling/prosjekt/element) eller enkelt personen du har attestansvar for. Valg Utvalg Betydning Velg utvalg på dato eller uke. Oppgi datointervall eller uke i feltet til høyre. Hvis kun registreringer i ukeregistrering skal vises, merk feltet Kun ukeregistreringer. Aditro AS -36- Kom i gang

39 For attestansvarlig Kontroll Status Velg å vise personer hvor timeantall er mindre enn angitt antall, eller som ikke har levert timer for angitt uke. Velg Ingen hvis du ikke skal ha kontroll på antall timer. Velg status for transaksjoner som skal vises. Opprette ny kostnadsbærer Hvis du i Huldt & Lillevik Lønn har åpnet for at attestansvarlig skal kunne opprette nye kostnadsbærere via Ansattportalen har attestansvarlig et eget oppgavevalg for dette. For mer informasjon om hvordan du setter opp dette, se Sette opp systemet. 1. Velg oppgaven Timer Ny kostnadsbærer. 2. Velg type kostnadsbærer i feltet Kostnadsbærertype. 3. Skiv inn navn, nummer og eventuell utløpsdato på kostnadsbæreren du skal opprette. 4. Klikk Lagre. Attestere timer Attestansvarlig må attestere alle timene før de kan overføres til lønnssystemet. Forutsetninger Du må være logget inn som attestansvarlig. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Timer Attestere. 2. Velg aktuelle personer. Du ser alle registreringene til attestering for personene du har valgt. Aditro AS -37- Kom i gang

40 For attestansvarlig 3. Hvis du skal attestere timer for et bestemt tidsrom, for eksempel til og med en dato, angir du dato i feltene Fra dato og Til dato. 4. Hvis en registrering skal sendes i retur til den ansatte, merker du linjen, skriver årsak til avvising/retur, og klikker Returner. 5. Merk linjene som skal attesteres og klikk Attester. Hvis du skal attestere alle linjene velger du Attester alle. Attesterte timer får status Attestert og kan overføres til lønnssystemet. Hvis du ønsker å kontrollere timer før du attesterer kan du skrive ut timer som ligger til attestering. Se Rapportere timer og fravær for nærmere beskrivelse. Attestere fravær Alt fravær må attesteres før det kan overføres til lønnssystemet. Forutsetninger Du må være logget inn som attestansvarlig. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Fravær Attestere. 2. Velg aktuelle personer. Du ser alle registreringene til attestering for personene du har valgt. Aditro AS -38- Kom i gang

41 For attestansvarlig 3. Hvis du skal attestere fravær for et bestemt tidsrom, for eksempel til og med en dato, angir du dato i feltene Fra dato og Til dato. 4. Hvis en registrering skal sendes i retur til den ansatte, merker du linjen, skriver årsak til avvising/retur, og klikker Returner. 5. Merk linjene som skal attesteres og klikk Attester. Hvis du skal attestere alle linjene velger du Attester alle. Attestert fravær får status Attestert og kan overføres til lønnssystemet. Hvis du ønsker å kontrollere fravær før du attesterer kan du skrive ut fravær som ligger til attestering. Se Rapportere timer og fravær for nærmere beskrivelse. Aditro AS -39- Kom i gang

42 For lønnsansvarlig For lønnsansvarlig Kapitlet beskriver hva lønnsansvarlig har adgang til å gjøre i Huldt & Lillevik Lønn og hvordan oppgavene utføres. Lønnsansvarlig har ansvar for å overføre timer overføre fravær overføre endrede personopplysninger Du velger selv hvor ofte du vil overføre timer og fravær til lønnssystemet. Transaksjoner som overføres blir behandlet som om de var registrert i lønnssystemet. Overføre timer Forutsetninger Du må ha tatt sikkerhetskopi av dataene i lønnssystemet (i menyvalg Verktøy Systemvedlikehold). Fremgangsmåte 1. Start Huldt & Lillevik Lønn. 2. Velg oppgaven Ansattportal Overføre timer. 3. Systemet viser alle godkjente transaksjoner siden forrige overføring av timer fra Ansattportal. 4. Kontroller transaksjonene og Returner de som ikke er korrekt. a) Klikk på kolonneoverskrift for å sortere linjene i ønsket rekkefølge. Dette er nyttig når du kun skal importere enkelt transaksjoner eller returnere en transaksjon. b) Høyreklikk i tabellen og eksportere alle opplysninger over til Excel. Dette gjør det enklere å kontrollere data før overføring til lønn. 5. Klikk Merk alle. 6. Klikk Skriv ut for å få en oversikt over timer som blir overført. 7. Klikk Overfør. 8. Lukk vinduet. Overføre fravær Forutsetninger Du må ha tatt sikkerhetskopi av dataene i lønnssystemet (i menyvalg Verktøy Systemvedlikehold). Aditro AS -40- Kom i gang

43 For lønnsansvarlig Fremgangsmåte 1. Start Huldt & Lillevik Lønn. 2. Velg oppgaven Ansattportal Overføre fravær. 3. Systemet viser alle godkjente transaksjoner siden forrige overføring av fravær fra Ansattportal. 4. Kontroller transaksjonene og Returner de som ikke er korrekt. a) Klikk på kolonneoverskrift for å sortere linjene i ønsket rekkefølge. Dette er nyttig når du kun skal importere enkelt transaksjoner eller returnere en transaksjon. b) Høyreklikk i tabellen og eksportere alle opplysninger over til Excel. Dette gjør det enklere å kontrollere fravær før overføring til lønn. 5. Klikk Merk alle. 6. Klikk Skriv ut for å få en oversikt over fravær som blir overført. 7. Klikk Overfør. 8. Lukk vinduet. Hvis du har merket feltet Direkte overføring av fravær til lønn i oppgavevalg Kartotek Firmaoppsett i mappen Ansattportal, vil programmet starte Fravær Overføre til lønn automatisk. For at brukerne skal se antall Brukte feriedager, Resterende feriedager og Egenmeldinger i bildet med personopplysninger, må fravær overføres til lønn. Overføre personopplysninger til lønnssystemet De endringene som brukerne har gjort i Ansattportal blir oppdatert i lønnssystemet når du kjører denne rutinen. Kontrollisten som du skriver ut viser gammel og ny verdi i de feltene som er endret. Forutsetninger Du må ha tatt sikkerhetskopi av dataene i lønnssystemet (i menyvalg Verktøy Systemvedlikehold). Fremgangsmåte 1. Velg menyvalg Ansattportal Overføre personopplysninger. Aditro AS -41- Kom i gang

44 For lønnsansvarlig Klikk Skriv ut og kontroller listen nøye. 2. Når listen er kontrollert klikker du Overfør. Endrede personopplysninger blir oppdatert i lønnssystemet. Aditro AS -42- Kom i gang

45 For superbruker For superbruker Kapitlet inneholder aktuelt lesestoff for superbruker. Dette er informasjon som andre brukere normalt ikke behøver å forholde seg til. Slette timer og fravær Du kan slette timer og fravær som ligger som overført i Ansattportal. Denne rutinen kan du for eksempel kjøre i forbindelse med årsavslutningen. Du gjør dette i Huldt & Lillevik Lønn. Fremgangsmåte 1. Velg menyvalg Verktøy Slette Klientdata. 2. Merk av feltet Transaksjoner og fravær i Ansattportal og klikk OK. Skriv ut personer i Ansattportal Du kan skrive ut en liste over personer i Ansattportalen. Listen viser alle personer som har en av følgende statuser: Registreres på Bruker Attestansvarlig Fremgangsmåte 1. Velg menyvalg Rapporter Personalrapporter Personer i Ansattportal. 2. Klikk. Administrere brukerne av systemet For å opprette brukere i Huldt & Lillevik Lønn, leser du Opprette brukere via veiviser eller Opprette bruker manuelt for nærmere beskrivelse. Hvis en bruker har glemt passordet Hvis en bruker har glemt passordet kan du som superbruker, endre passord. Fremgangsmåte 1. Start Huldt & Lillevik Lønn og logg inn som superbruker. Aditro AS -43- Kom i gang

46 For superbruker 2. Velg menyen Fil Bruker. 3. Hent opp aktuell bruker. 4. Angi nytt Passord. 5. Klikk. Aditro AS -44- Kom i gang