Huldt & Lillevik Lønn Lønn 5.0. Versjon

Transkript

1 Lønn 5.0 Versjon

2 Innhold Hva er nytt i denne versjonen Integrasjoner Oppdatere til Datostyring Refusjon av sykepenger Regnskapsbilag terminoppgjør Laste opp og knytte dokumenter til kompetanse Huldt & Lillevik Kjørebok Andre endringer Rapporter Terminlister PTS Påleggstrekk er blitt Utleggstrekk Kartotek Personer, skattekommune Kartotek Personer, endring fast kostnadsbærer Verktøy Innstillinger Dashboard, sortering på varselliste Kutte ører på feriepengeavsetning ved overføring til nytt år Verktøy Systemoppsett, nye felt for SMTP-port og E-post sender Fast lønn/trekk fordelt på kostnadsbærere Rapporter Personalrapporter Familie Lønn.doc Copyright 2013 Aditro Side 1

3 Hva er nytt i denne versjonen 1 Integrasjoner Denne versjonen inneholder flere endringer i. Etter ønske fra PTS er rapporteringen til Pensjonstrygden for sjømenn endret litt i forhold til forrige versjon. Hvis du rapporterer til PTS bør du oppgradere til denne versjonen. Vi har også laget en løsning for å holde oversikt over krav om sykepengerefusjon, og vi har tatt bort påloggingsdato. Nærmere beskrivelse av disse og andre endringer i versjonen er beskrevet fra og med punkt 3 nedenfor. Vi anbefaler alle våre kunder å oppdatere til denne versjonen. Dersom du bruker Ansattportalen, må du også oppgradere denne til siste versjon, build 152 eller senere. 2 Oppdatere til Du laster ned versjonen fra vår hjemmeside Nederst på siden finner du de siste versjonene. Klikk på aktuell link, og lagre filen på arbeidsstasjon/server. Selve oppdateringen skal du kjøre på arbeidsstasjon/server hvor installasjonen ble kjørt første gang. På siden hvor versjonene ligger finner du installasjonsveiledning for nyinstallasjon og oppdatering. Hvis du skal installere første gang, anbefaler vi at du leser veiledningen før du starter installasjonen. 3 Datostyring For å forenkle systemet har vi tatt bort påloggingsdato, og lar lønnsberegningsdato være standard. Første gangen du bruker versjonen vil systemdato bli brukt, men etter første lønnsberegning husker systemet datoen du bruker her, helt fram til godkjenning. Etter godkjenning blir systemdato standard igjen (forutsatt at du har logget av eller byttet klient etter godkjenningen), helt til ny lønnsberegning. For å endre dato må du kjøre ny lønnsberegning med ny dato. Du kan nå bytte mellom klienter uten å måtte avslutte programmet for å bytte dato ved innlogging Lønn.doc Copyright 2013 Aditro Side 2

4 4 Refusjon av sykepenger I menyvalget Fravær Refusjon av sykepenger har du nå muligheten til å holde oversikt over innsendte sykepengekrav og mottatte refusjoner. Når du åpner menyvalget er det krysset av for alle personer og alle statuser, slik at du har oversikt over alle registrerte saker. For lettere å finne det du leter etter kan du ta bort haken for de statusene du ikke trenger. For kun å vise aktive saker kan du ta bort kryssene som vist nedenfor: Registrere nytt krav For å registrere et nytt krav, ta bort haken for Vis alle personer, klikk på Ny (Ctrl-N) og søk opp den du skal registrere kravet for. Du kan søke på navn, eller velge om du vil søke på ansatt- eller fødselsnummer. Standard søk er fødselsnummer da det er identifikatoren NAV bruker. Når du har valgt riktig person registrerer du nødvendige opplysninger på linjen, angir status og lagrer når du er ferdig. Oppdatere/endre eksisterende krav Velg personen som har kravet du skal endre, og marker deretter riktig krav. Gjør så nødvendige endringer i redigeringslinjen og avslutt med å lagre. NB! Du må ha tatt bort haken for Vis alle personer før du får lov til å lagre. Se skjermbilde ovenfor. Eksportere til Excel Du kan også eksportere oversikten til Excel ved å trykke på Excel-ikonet på verktøylinjen. Eksporten vil inneholde det utvalget du har i skjermbildet, og for å endre utvalget er det bare å sette kryss for de statusene du ønsker å eksportere Lønn.doc Copyright 2013 Aditro Side 3

5 5 Regnskapsbilag terminoppgjør Under Verktøy Altinn finner du et nytt menyvalg Regnskapsbilag terminoppgjør. Dette inneholder konteringsposter for terminoppgjøret. Det er mulig å lage konteringsfil fra menyvalget. Velg år, termin og oppgjørstype. Løsningen forutsetter at du har hentet betalingsopplysninger for valgt termin via Altinn retur. 6 Laste opp og knytte dokumenter til kompetanse Hvis du har tatt i bruk muligheten for å registrere kompetanse (utdanning, kurs, sertifikater mm) på de ansatte, kan du nå knytte dokumenter til hver enkelt kompetanse. Du kan gjøre dette i Lønn 5.0, eller la de ansatte selv laste opp dokumenter via Ansattportalen hvis dere bruker denne. Se brukerveiledning for Ansattportalen for løsning/oppsett der. I Lønn 5.0 kan du koble dokumentene i oppgavevalg Kartotek Personalopplysninger Filer/Dokumenter. Katalogstrukturen her viser nå de forskjellige typene av kompetanse som er definert (i menyvalget Verktøy Personal Valgfrie registre) og du flytter dokumenter Lønn.doc Copyright 2013 Aditro Side 4

6 til disse katalogene på samme måte som til de faste katalogene. Filer som du laster opp blir automatisk lagt i katalogen Annet, og der høyreklikker du for å få opp menyen for å velge hvor du vil flytte filen. Marker filen du vil flytte, høyreklikk, velg Flytt til og pek deretter på riktig type kompetanse. Klikk for å flytte filen. Når du velger katalog (ved å venstreklikke) bestemmer innholdet i valgt katalog hva som videre skjer: 1. INGEN kompetanse av den typen du valgte er registrert: Filen/dokumentet blir flyttet til valgt katalog uten å koble den til en bestemt transaksjon. 2. Det er registrert kun EN transaksjon av valgt kompetanse: Filen/dokumentet blir flyttet til valgt katalog og automatisk koblet til den ene transaksjonen. 3. Det er registrert FLERE transaksjoner av valgt kompetanse: Du får opp et bilde med alle transaksjonene og må velge hvilken du vil koble dokumentet til. Velg ønsket kompetanse og trykk Lagre Lønn.doc Copyright 2013 Aditro Side 5

7 NB! Dokumenter under Kompetanse kan ikke redigeres (Eksempel: åpne i Word, endre og få lagret en ny versjon av dokumentet). I oppgavevalg Kartotek Personalopplysninger Kompetanse ser du hvor mange dokumenter som er knyttet til hver enkelt transaksjon i kolonnen Dokumenter. 7 Huldt & Lillevik Kjørebok Vi har nå introdusert Huldt & Lillevik Kjørebok, som er en løsning for dokumentasjon og automatisk registrering av kilometer med tanke på kjøregodtgjørelse. Huldt & Lillevik Kjørebok er tilgjengelig på mobiltelefonplattformene Android og ios, og kan lastes ned fra henholdsvis Google Play og Apples App Store. Huldt & Lillevik Kjørebok krever egen bruksavtale, som kan tegnes for fritt antall brukere pr. bedrift. Huldt & Lillevik Kjørebok er integrert med Huldt & Lillevik ansattportal, slik at transaksjonene kan hentes inn i ansattportalen fra Huldt & Lillevik Kjørebok. Deretter kan transaksjonene sendes videre til attestering og utbetaling i lønn. Denne integrasjonen krever altså at du har både kjørebok og ansattportal. Selve integrasjonen blir satt opp i. Se brukerdokumentasjon for ansattportalen for oppsett og bruk av Huldt & Lillevik Kjørebok. For å se hvordan bruker setter opp koblingen mellom Kjørebok og ansattportalen, viser vi til produktnotat og brukerveiledning for ansattportalen. 8 Andre endringer 8.1 Rapporter Terminlister PTS Etter ønske fra PTS blir nå rapportering for en ansatt samlet på skipet som er registrert i Kartotek Personer, selv om inntekt og dager er fordelt på flere skip. 8.2 Påleggstrekk er blitt Utleggstrekk Vi har nå endret betegnelsen Påleggstrekk til Utleggstrekk i Lønn 5.0. Både menyvalg, ledetekster og rapporter skal være oppdatert. 8.3 Kartotek Personer, skattekommune Da ordningen med elektroniske skattekort blir obligatorisk fra 2014, har vi endret systemet slik at det nå er mulig å opprette personer uten krav om at skattekommune blir oppgitt. Skattekommune er en del av informasjonen som blir oppdatert ved innlesing av skattekort, slik at fram til skattekommune er registrert blir kontorkommunen brukt. Hvis kontorkommunen er 2100 Svalbard, MÅ skattekortopplysninger registreres før du kan kjøre lønnsberegning. Du må da ha lest inn ordinære skattekortopplysninger eller ha registrert Svalbardbeskatning på personen Lønn.doc Copyright 2013 Aditro Side 6

8 8.4 Kartotek Personer, endring fast kostnadsbærer Vi har endret rutinen når du bytter fast kostnadsbærer i personkartoteket. Når du svar Ja til å oppdatere transaksjoner med endringen, blir nå KUN endret kostnadsbærer oppdatert på faste transaksjoner, og da kun transaksjoner som inneholder gammel kostnadsbærer. Oppdateringen gjelder faste transaksjoner, både i Kartotek Fast lønn/trekk og Periodens lønn. Variable transaksjoner blir ikke oppdatert. 8.5 Verktøy Innstillinger Dashboard, sortering på varselliste Du har nå mulighet til å sette sortering på varsellisten på Dashboard. Du kan velge mellom ansattnummer (PersonID) eller Dato stigende/synkende. 8.6 Kutte ører på feriepengeavsetning ved overføring til nytt år Etter ønske fra flere kunder har vi tatt inn en mulighet til å kutte rest ører på Feriepenger til gode ved overføring til nytt år. Du kan sette hake på Kutt ører på feriepenger ved overføring til nytt år i oppgavevalg Kartotek Firmaoppsett Parametere. Dette vil kun være aktuelt hvis du på lønnsartene for utbetaling av feriepenger har en eller annen form for avrunding. 8.7 Verktøy Systemoppsett, nye felt for SMTP-port og E-post sender SMTP port: I Systemoppsettet er det nå et nytt felt hvor du kan angi hvilken port SMTPserveren er satt opp med. Tidligere var dette låst til port Lønn.doc Copyright 2013 Aditro Side 7

9 E-post sender: Du kan nå velge hvilken e-postadresse som skal være avsenderadresse ved varsler/meldinger når du bruker ansattportalen. Du kan velge mellom Firma eller Ansatt. Firma: Velger du Firma som avsender blir e-postadressen registrert i Kartotek Firmaoppsett Firmaopplysninger brukt som avsenderadresse. Eventuelt svar på sendt e-post vil da komme til denne e-postkassen. Ansatt: Velger du Ansatt som avsender vil den e-postadressen du har satt at skal brukes ved meldinger og varsler bli brukt som avsenderadresse. For hjelp til oppsett av e-postadresser, se dokumentet Ansattportal Praktisk Bruk.pdf. Uavhengig av hva du velger som E-post sender vil navnet på den ansatte stå som avsender. Valget påvirker altså bare hvilken e-postadresse som blir brukt. 8.8 Fast lønn/trekk fordelt på kostnadsbærere Ved fordeling av fast lønn/trekk på kostnadsbærere ble det opprettet doble transaksjoner hvis antall var brukt og antallet ikke gikk opp i fordelingen. Dette er nå rettet. 8.9 Rapporter Personalrapporter Familie Denne rapporten er oppdatert og informasjonen er gruppert på en annen måte enn tidligere Lønn.doc Copyright 2013 Aditro Side 8