Timelønn Brukerveiledning for ansatte og ledere

Transkript

1 Visma Enterprise HRM Timelønn Brukerveiledning for ansatte og ledere En helhetlig løsning for integrerte og effektive arbeidsprosesser Redigert Visma Enterprise HRM Timelønn

2 Innhold 1 Timelønn Web Meny for Timelønn Føre timer Føre timer i skjema med regler Føre timer i skjema uten regler Knappen Liste Oppgaver Saksgang Alle Registrere timer for andre Registrere timer for andre i skjema med regler Føre timer i skjema uten regler for andre Masseregistrering Timelister - regler for behandling Oppgaveliste Medarbeidere/Saksbehandling Saksbehandling pr timeliste Visma Enterprise HRM Timelønn Side 2 av 14

3 1 TIMELØNN WEB 1.1 Meny for Timelønn Timelønn ligger under Meg selv - Personalskjema Alle som har tilgang til Timelønn vil se Ny timeføring og ha tilgang til kalender for føring av timer. For å føre en ny timeliste velges riktig dato i kalenderen og deretter Ny timeføring. Under knappen Liste til høyre for Kalender ligger alle timelister som er levert og under arbeid. Dagene som er merket med blått er dager hvor det allerede er ført timer. Ikonene gir informasjon om status: Tre prikker - timer under arbeid Spørsmålstegn innleverte timer som er underveis i saksgang Utropstegn returnerte timer Uten ikon overførte timer Status vises med tekst når pekeren holdes over de førte timene. Visma Enterprise HRM Timelønn Side 3 av 14

4 1.3 Føre timer Føre timer i skjema med regler Start timeføringen med å trykke på en dato i kalenderen, og Ny timeføring Feltforklaring til timeregistrering: Felt Forklaring Selskap Stilling Skjema Klokken Notat Godkjenner Beskrivelse/feilmelding Lagre Lagre og lukk Felt for selskap er automatisk utfylt for ansatte som er ansatt i bare ett selskap. Andre velger selskap ut fra nedtrekks liste. Felt for stilling er automatisk utfylt for ansatte som har bare en stilling. Andre velger stilling ut fra nedtrekks liste. Her velger man skjema. Nedtrekkslisten viser hvilke skjema som er aktuelle, ut fra stillingstype på valgt stilling. Oppgi klokkeslett fra-til Det er mulig å oppgi klokkeslett som går over til ny dato. Her kan man legge inn notat. Hvis det i grunndata for aktuelt skjema at lagt inn krav om notat, vil det være en stjerne som viser at det er et påkrevd felt. Her vises den/de som skal godkjenne timelisten. I grunndata defineres saksgangen og rolle/oppgave. Navnet/navnene som fremkommer i bildet her viser den/de som er innehavere for aktuell enhet. Beskrivelsen som er lagt i skjemaet i grunndata vises for den ansatte. Dersom timelisten mangler noen av de påkrevde feltene gis en feilmelding nederst i bildet. Lagrer førte timer uten å lukke bildet. Lagrer førte timer og går tilbake til kalenderen. Visma Enterprise HRM Timelønn Side 4 av 14

5 1.3.2 Føre timer i skjema uten regler Den ansatte velger selskap, stilling og skjema. Legg inn datointervallet timene er jobbet innenfor. Velg blant tilgjengelige lønnsarter og før på korrekt antall. Notat hvis skjemaet krever dette. Knappene Lagre og Lagre og lukk fungerer som for skjema med regler. 1.4 Knappen Liste Oppgaver Under Oppgaver ligger alle timelister som ikke er sendt til attestasjon, og timelister som er avvist. Når man klikker på en av timelistene kommer man inn i følgende bilde: Visma Enterprise HRM Timelønn Side 5 av 14

6 Knappen Send sender timelisten videre i saksgang. Knappen Skriv ut gir mulighet for utskrift på papir. Knappen Splitt/send gir mulighet til å sende deler av timelisten ved å fjerne avhaking for de timene som ikke skal sendes. Visma Enterprise HRM Timelønn Side 6 av 14

7 Knappen Rediger gir mulighet for å slette deler av timelisten, regne ut satser på nytt eller starte ny timeføring Saksgang Under Saksgang ligger timelister i saksgang. Bildet viser hvilke lister det gjelder og hvor i saksgangen de evt. ligger Alle Knappen Alle gir en samlet oversikt over lister som ikke er sendt til videre behandling og timelister som er underveis i saksgang Visma Enterprise HRM Timelønn Side 7 av 14

8 1.5 Registrere timer for andre Registrere timer for andre i skjema med regler Dette menypunktet er bare synlig for de som har oppgaven Registrere for andre. Bildet er slik: Man velger blant tilgjengelige selskap og enheter. Man kan søke opp enkeltansatte på navn eller få opp liste med alle ansatte på enheten. Ved å klikke på en av de ansatte i listen, kan man føre timer for denne. Visma Enterprise HRM Timelønn Side 8 av 14

9 Feltforklaring til Registrere for andre: Felt Forklaring Dato Selskap Stilling Skjema Klokken Saksgang utenom den ansatte Notat Lagre Send Dato valgt i kalenderen legges som dato. Kan overstyres. Kan velge blant de selskap personen er ansatt i og saksbehandler har myndighet til å føre for. Kan velge blant de stillinger den ansatte har og saksbehandler har myndighet til å føre for. Her velger man blant de skjemaene man har tilgang til å registrere på. Oppgi klokkeslett fra-til Det er mulig å oppgi klokkeslett som går over til ny dato. Dersom timelisten skal sendes direkte til videre behandling, settes hake i denne boksen. Hvis det ikke hakes av må den ansatte selv sende timelisten til attestasjon/anvisning. Dersom skjemaet er definert slik at hake for saksgang settes automatisk er boksen allerede avhaket. Legg inn notat hvis skjemaet krever dette. Når timelister føres av andre enn den ansatte selv, legges alltid navnet til den som fører listen som notat. Lagrer førte timer. For å sende gå til Oppgaver. Sender timelistene i saksgang. Dersom det ikke er huket av for Saksgang utenom den ansatte er denne knappen inaktiv Føre timer i skjema uten regler for andre. Søk opp riktig ansatt. Velg et skjema uten regler, velg periode, riktig lønnsart og før antall timer. Dersom timelisten skal sendes direkte i saksgang, hakes det av for Saksgang utenom den ansatte. Dersom det ikke hakes av her, må den ansatte selv sende timelisten til videre behandling. Visma Enterprise HRM Timelønn Side 9 av 14

10 1.5.3 Masseregistrering Tilgang til å registrere for andre åpner også for muligheten til å masseregistrere timer. Dette gir en effektiv registrering når flere ansatte skal ha utbetalt samme type lønn for samme tidsrom. Legg inn dato, klokkeslett og velg skjema. Ansatte plukkes fra listen til venstre og flyttes over til boksen til høyre ved hjelp av piltastene som ligger mellom boksene. Knappene Send og Lagre fungerer som for andre timeføringer. Merk: Masseregistrering er kun mulig for skjema med regler Visma Enterprise HRM Timelønn Side 10 av 14

11 1.6 Timelister - regler for behandling Timene som den ansatte registrer samler seg til en eller flere timelister. Timer med samme selskap, samme stilling og samme skjema blir en timeliste. Ulike kombinasjoner gir hver sin timeliste. Dette er fordi en timeliste skal følge korrekt saksgang, ut fra skjema og innehavere/saksbehandlere. o o o Timer ført på to skjema kan ha ulik saksgang. To skjema gir to timelister. Timer ført på to selskap kan ha ulike enheter og dermed ulike innehavere/saksbehandlere. To selskap gir to timelister. Timer ført på to ulike stillinger vil som regel ha ulike enheter og ulike innehavere/saksbehandlere. To stillinger gir to timelister. Visma Enterprise HRM Timelønn Side 11 av 14

12 2 OPPGAVELISTE MEDARBEIDERE/SAKSBEHANDLING Ansatte som skal attestere eller anvise timelister ser disse i Oppgavelisten på startsiden. Ved å klikke på linjen "Timelister til behandling" kommer saksbehandleren rett inn i bildet som viser alle timelistene. Det samme bildet ligger også under Medarbeidere/Saksbehandling. Oversiktsbildet er sortert ut fra timelistenummer, men ønsker man annen sortering ordner man det ved å klikke på kolonneoverskriften. I bildet kan man gjøre utvalg på timelister som er ført innenfor et gitt datointervall. Sum for samtlige timelister vises og man kan godta alle timelistene under ett hvis man ønsker det. Visma Enterprise HRM Timelønn Side 12 av 14

13 2.1. Saksbehandling pr timeliste Klikk på timelisten som skal behandles. Dersom timelisten er OK trykker man Send, listen sendes da videre i saksgangen. Dersom det er behov for å redigere timelisten, trykker man Rediger og kommer over i redigeringsmodus. I dette bildet kan saksbehandler endre kontering, slette, avvise timelisten, og sende den videre i saksgang med notat. Visma Enterprise HRM Timelønn Side 13 av 14

14 Dersom timelisten skulle vært ført på en annen enhet kan det gjøres fra dette bildet: Trykk Endre enhet og deretter velg enhet. Visma Enterprise HRM Timelønn Side 14 av 14