BRUKERDOKUMENTASJON WEB for Medarbeider En beskrivelse av hvordan medarbeidere benytter. WEB-løsningen i Bluegarden Tidregistrering

Transkript

1 BRUKERDOKUMENTASJON WEB for Medarbeider En beskrivelse av hvordan medarbeidere benytter WEB-løsningen i Bluegarden Tidregistrering August 2011

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: Dokumentgodkjenning og historikk for Brukerdokumentasjon Bluegarden Tidregistrering (Web) Innledning Innlogging Verktøy for søk/lagring o.l Hovedside Kalender Menyvalg Timereg - Vedlikehold Arkfane Hovedside Arkfane Stemplinger detaljert Arkfane Tillegg Planlegge fravær Tidrapport utskrift av registreringer Godkjenne Avslutte... 18

3 Dokumentgodkjenning og historikk for Brukerdokumentasjon Bluegarden Tidregistrering (Web) Produkteier Bjørn Erik Thorgersen Dokument godkjenning: <name> <title 1> signature date <name> <title 1> signature date <name> <title 1> signature date Revisjons historikk Revisjon Dato Forfatter Beskrivelse Versjon 1 Aug.2011 Wenche Lillemark Generell brukerdokumentasjon Side: 3 av 18

4 1 Innledning Denne dokumentasjonen er beregnet på medarbeidere som benytter Bluegarden Tidregistrering (Web). Den dekker følgende områder: Hvordan benytte WEB for registreringer Hvordan vedlikeholde egne registreringer Hvordan godkjenne egne registreringer Hvordan registrere fravær Hvordan kontrollere registrering 2 Innlogging Innlogging foregår med brukernavn (initialer eller ansattnr.) og passord: kindis (med små bokstaver). Når du er innlogget, kan du endre passordet ditt ved å trykke på Endre passord øverst i høyre hjørne. Hvis du er innlogget i Tidregistrerings-Web uten å gjøre registreringer i løpet av 60 min. blir du automatisk logget ut. Side: 4 av 18

5 3 Verktøy for søk/lagring o.l. I Bluegarden Tidregistrering (Web) benyttes ulike ikon. Nedenfor beskrives de ulike ikonvalgene spesielt. Hvis du holder musepeker over Ikonet et par sekunder vises en kort beskrivelse av hva valget betyr. - Innregistrering - Utregistrering - Pil venstre/høyre. Hvis flere personer i treffet, blar du med pilene frem og tilbake. Pilene endrer farge til blå hvis du har fått flere enn ett treff. - Brukes ved søk etter personer. Hvis du vil foreta nytt søk, trykker du på ikonet en gang til for å nullstille spørringen. Hvis du ikke er avdelingsleder eller administrator av systemet, har du kun tilgang til dine egne registreringer. - Lagrer endringer og nye registreringer. - Dette viser hvilken modus systemet står i. Spørring betyr at du står i søkemodus. Når du har søkt opp og fått treff vises: oppslaget. - du ser nr. 1 av 1 treff i - Du kan gjøre oppslag i alle felt med denne haken. Side: 5 av 18

6 4 Hovedside Dette er åpningsbildet. Her ser du din plan for de neste ukene (i kalenderen) samt et utvalg av dine saldoer pr. gårsdagens dato. (I eksemplet vises Fleksitids-, Egenmeldings- og Feriesaldo). I skjermbildets høyre meny kan du registrere deg inn og ut for dagen. Side: 6 av 18

7 4.1 Kalender I Kalenderen ser du planen din for inneværende måned (hvis du holder musepeker over en gitt dato, forstørres klokkeslettene). Dagens dato vises med en gul ramme rundt datoen. Hvis det er registrert fravær i perioden vil dette også vises i kalenderen markert med rød farge. Du flytter til neste/forrige måned ved hjelp av pilene. 4.2 Menyvalg Til venstre ligger menyen. Som medarbeider benytter du valget Timereg Vedlikehold. Alle funksjoner i valget beskrives nedenfor. Side: 7 av 18

8 5 Timereg - Vedlikehold I vedlikeholdsvalget kan du registrere deg inn/ut for dagen. Her kan du også endre i dine registreringer hvis du en dag for eksempel glemmer å registrere deg ut. I tillegg har du mulighet til å planlegge ditt eget fravær framover i tid (for eksempel ferie). Velg vedlikehold i menyen. Når bildet Tider og tillegg vises, klikk på Du kan også taste inn ditt ansattnr. og deretter trykke på søkeknappen. Systemet foreslår fra/tildato for inneværende uke automatisk, men du kan endre tidspunktene frem og tilbake i tid ved å skrive ny dato i feltene. Side: 8 av 18

9 Dine registreringer for valgt periode vises i oversikten Hovedside. Side: 9 av 18

10 5.1 Arkfane Hovedside Arkfane I arkfanen Hovedside vises dine inn/ut-registreringer. (Din avdelingsleder vil kunne se dine registreringer på samme måte). Din planlagte arbeidstid ligger fast i systemet (Plan). Hvis du klikker i Planen vises vakten og hvilke egenskaper som er lagt på denne. For denne vakten gir systemet: fleksitid til saldo hvis det arbeides utenfor tidsrommet og tilsvarende i minus på fleksisaldo hvis det arbeides færre timer enn oppsatt i plan. Side: 10 av 18

11 Du kan registrere/endre klokkeslettene ved å klikke i kolonnene og taste nytt klokkeslett. Regel og Fraværskode kan også endres. Med Regel menes kode for hvordan systemet skal regne evt. ekstra arbeidet tid, for eksempel overtid. Velg evt. ny Regel i nedtrekksmenyen. (Dette er kun eksempel i din bedrift kan det være helt andre regler som vises). Det samme gjelder for Fraværskode. Hvis du skal registrere en fraværskode eller endre i en, klikker du på oppslagsknappen: Obs! - Lengre fravær (ferie, sykemeldinger) registreres med fra-tildato i egen arkfane se punkt 5.4) Når du har gjort endringer trykker du på lagreknappen. Er det endringer som krever ny beregning (for eksempel Regel Overtid) må du trykke på: Side: 11 av 18

12 Resten av kolonnene viser beregningene etter lagring: Tid: Arbeidet tid Overtid: antall timer overtid Flex: antall timer i pluss/minus på fleksitid Innarbeiding: Antall timer i pluss/minus på evt. Innarbeidingssaldo Tillegg: antall timer reg. som tillegg (ekstraordinær registrering, for eksempel overtid som ikke er blitt registrert for periode som er godkjent og overført til lønn - se punkt 5.6 ) Fravær: antall timer registrert som fravær Pause: antall timer hvis pause registrert Sign: nivå for godkjenning se punkt 5.6) Under bildet oppsummeres registrert arbeidet tid og fravær. Her vises også din tilhørighet i organisasjonen. Side: 12 av 18

13 5.2 Arkfane Stemplinger detaljert Arkfane I arkfanen vises flere opplysninger om dine registreringer. Du kan foreta endringer i alle kolonnene ved hjelp av. Her kan du sette ny dato på en registrering hvis du f.eks. har glemt å registrere deg ut en dag. Regel/Fraværskode har samme funksjon som i hovedbildet se over. L.a.grp: Her kan det settes egen lønnsart på en registrering (benyttes sjelden). Kostnadssted: Hvis kostnaden for din tidregistrering skal belastes et annet kostnadssted enn det du vanligvis tilhører, endres dette her. Avd.nr.: Hvis kostnaden for din tidregistrering skal belastes en annen avdeling enn det du vanligvis tilhører, endres dette her. Prosjektnr.: Hvis kostnaden for din tidregistrering skal føres på et Prosjektnr. settes dette her. Nr.: Åpne kolonner for flere dimensjoner i forhold til din tidregistrering, f.eks. ulike oppgaver knyttet til et prosjekt. Side: 13 av 18

14 5.3 Arkfane Tillegg Arkfanen gir mulighet til å registrere ekstra timer manuelt, for eksempel ved godtgjørelse av opparbeidede fleksitidstimer i overtid. Tast inn dato, antall timer og velg l.a.grp (Lønnsart) for tillegget. Hvis kostnaden skal registreres på et annet kostnadssted/avdelingsnr./prosjektnr. enn det du tilhører, endrer du også dette her. L.a.grp = lønnsart for 50/100 % overtid. Husk at overtidsutbetalingen skal være godkjent av leder! Side: 14 av 18

15 5.4 Planlegge fravær Arkfanen benyttes til å registrere fravær; fortrinnsvis framover i tid, men det er også mulig å registrere fravær som har vært. Systemet foreslår datointervall som er foretatt i søkebildet: Hvis dette ikke er ønsket datointervall, skriver ny dato (dd.mm systemet henter automatisk inneværende årstall). Trykk på haken og velg fraværskode i menyen Deretter foretar du valg som anvist og trykker på knappen Planlegg fravær. Klikk OK for å bekrefte fraværet i dialogboksen. Side: 15 av 18

16 Din plan i kalenderen på forsiden vil umiddelbart bli endret for valgt periode: Hvis du registrerer deg INN på en dag med planlagt fravær, vil fraværet avbrytes fra det klokkeslettet du registrerer inn. Side: 16 av 18

17 5.5 Tidrapport utskrift av registreringer Ønsker du en utskrift av registreringene (Tidrapport) trykker du på høyre hjørne. øverst i NB! For å få utskrift må du stå på Arkfanen Hovedside. Side: 17 av 18

18 5.6 Godkjenne Øverst til høyre i søkebildet finner du valget for godkjenning/angre godkjenning. Valgene benyttes for å godkjenne egne registreringer (registrering/fravær) før overføring til lønn- og personalsystem. Husk at det kun er perioden du har søkt opp i søkebildet som vil bli godkjent. Når du har godkjent, vil det i arkfanen Hovedside vises et ett-tall (1) under Sign (se under). Vær oppmerksom på at du ikke får angret din godkjenning (valget Angre godkjenning) dersom andre med høyere signeringsnivå (for eksempel din leder) har godkjent dine registreringer eller registreringene allerede er importert til lønnssystemet. I oversiktsbildet vil det i tilfelle stå 2 eller 3 i feltet for Sign 6 Avslutte Klikk på øverst i høyre hjørne for å avslutte. Side: 18 av 18