Lønn og forskudd. Innhold

Transkript

1 Innhold Lønn og forskudd... 2 Lønnsperiode... 2 Aktiv lønnsperiode... 2 Lønnsadministrasjon... 3 Lønnsberegning... 4 Lukking lønnsperiode... 5 Lønnsforskudd... 5 Lønnsrapporter... 7 Lønnsslipp på skjerm... 7 Fritekst lønnsslipper... 8 Utskrift av lønnsslipp... 9 Lønnsjournal...10 Bankliste...10 Spesifikasjon...11 Kontospesifikasjon...11 Kontosammendrag...11 Endringsrapporter...11 Avviste transaksjoner...11 Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 1 av 11

2 Lønn og forskudd Lønnsperiode Aktiv lønnsperiode Generelt om avlønning og lønnsperiode En lønnsperiode er sammensatt av år og fortløpende nummerering av lønnsperioder. [1-999]. Lønnsperiodene må defineres på stigende nummer, men kan defineres i intervaller f.eks åååå010, åååå020,åååå025 osv. En lønnsperiode definerer hvilke personer som skal avlønnes i gitte tidsrom. Aktiv lønnsperiode er den lønnsperioden som lønnsberegning kjøres for. Aktiv lønnsperiode skal alltid settes lik neste lønnsperiode som skal avlønnes, dvs. laveste lønnsperiode som er åpnet. Systemet tillater kun en aktiv lønnsperiode av gangen. Hvilke personer/transaksjoner avlønnes? Når en lønnsperiode er definert, er den åpen, dvs. at du kan starte registrering til denne perioden. Selve åpningen/defineringen krever ingen behandling før du kan starte registrering av transaksjoner. Når forrige periode er lukket, må du aktivisere den neste perioden og foreta en lønnsberegning. Denne behandlingen plukker ut de som skal avlønnes og beregner lønn for disse basert på de transaksjonene som er registrert (dette kan gjerne være kun faste eller faste pr. stilling). Når lønnsberegning er foretatt, kan du starte online oppdatering mot denne perioden. Personer som har en aktiv stilling blir avlønnet. Aktiv stilling i forhold til avlønning bestemmes i forhold til fra- og til dato for lønnsperioden for tilhørende utlønningstype og utplukk på undergruppe. Ansattdato er lavere eller lik tildato for lønnsperioden og Sluttdato er null eller høyere enn fradato for lønnsperioden og Permisjonsintervall komplett utenfor lønnsperioden og Underguppe med i utplukket. Dette betyr helt enkelt at dersom ansettelsesforholdet gjelder for minst en av dagene i lønnsperioden er stillingen aktiv. Ved registrering av variable transaksjoner til en lønnsperiode sjekkes det om vedkommende har korrekt informasjon i forhold til definering av lønnsperioden. Dersom du prøver å registrere transaksjoner for en ansatt som normalt ikke skal avlønnes, får du spørsmål om du likevel vil registrere. En variabel transaksjon på en person som ikke er aktiv i den aktuelle perioden, vil bli avlønnet med mindre den variable transen tilhører en stilling som ikke tilfredsstiller utplukket på undergruppe eller utlønningstype i periodedefinisjonen. Svarer du JA til å overføre transen, vil denne variable transen bli flyttet til neste lønnsperiode. En variabel transaksjon vil ikke utløse faste transaksjoner med samme stilling. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 2 av 11

3 Låsing av informasjon Lønnsadministrasjon Behandlede transaksjoner vil låses når du kjører lukking av en periode. Endring med påfølgende reberegning kan finne sted helt til lukking kjøres. Det er ikke mulig å registrere lønnstransaksjoner på en ansatt etter at lønnsperioden er lukket. Lønnsadministrasjon er en felles inngang for alle funksjoner i forbindelse med lønnsbehandling. Du kan her velge om du vil holde på med ordinær lønn eller forskudd, eller evt. velge det inne i hver enkelt funksjon. Alt er tilgjengelig fra menypunktet Lønnsadministrasjon Lønnsadm Åpne ny lønnsperiode Før noen aktiviteter kan påstartes for en lønnsperiode, må lønnsperioden åpnes. Dette skjer ved å klikke Åpning. Alternativt kan du gå inn fra meny Lønnsadministrasjon Periode. For å kunne registrere transaksjoner til en periode må perioden være definert. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 3 av 11

4 Avvikende tabelltype For hver utlønningstype kan du ved definering av perioden, angi avvikende tabelltype. Normalt skal en månedslønnet skattlegges etter tabelltype 1. Dersom du i denne perioden ikke skal avlønne full månedslønn (f.eks. ved permitteringer hvor alle går 50%) kan du endre tabelltypen til 2 for 14-dagerslønn. Overfør transer til neste periode Dersom du har registrert variable transaksjoner til denne lønnsperioden for ansatte som ikke tilhører den utlønningstypen som er bestilt vil disse transaksjonene bli overført til neste lønnsperiode. Eksempel: Dersom du definerer en periode som skal avlønne både månedslønnede og 2-ukeslønnede vil du ved komplett lønnsberegning få med ansatte som enten skal ha månedslønn eller 2-ukerslønn, og du registrerer variable transaksjoner for disse ansatte. Når det nærmer seg deadline, oppdager du at du ikke får ferdig lønnsgrunnlaget for de månedslønnede og du velger å omdefinere denne perioden til å kun gjelde 2- ukertslønnede. Ved en omdefinering av perioden kreves det komplett lønnsberegning. Dersom du da angir at transaksjoner skal overføres, vil variable transaksjoner for de månedslønnede bli overført til neste periode. Posteringsår/måned Har betydning for periodisering i forbindelse med terminoppgjør arbeidsgiveravgift og skatt. Dette kan også benyttes i Fri Lønnsrapport hvor du kan rapportere på år/måned uten nødvendigvis å vite hvilken lønnsperiode året og måneden tilhører. Lønnsberegning Spesielle funksjoner Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 4 av 11

5 Lønnsrapporter. Du kan velge hvilke lønnsrapporter du vil legge ut direkte etter at lønnsberegningen er ferdig. Du kan også markere at du vil ha ut overføringsfil for bank og regnskap. Hvis du kun skal kjøre rapportene kan du trykke på knappen Start lønnsrapporter. Da vil ikke lønnsberegningen kjøre først. Online lønnsberegning. Dette er en funksjon som gjør at du kan la lønnskjøringen stå og vente til det skjer endringer på en eller annen person. Straks det er gjort en endring vil denne personen bli beregnet her forutsatt at personen skal være med i den aktuelle perioden. Lukking lønnsperiode Lønnsforskudd Lukking skjer ved at det kjøres en egen rutine som lukker lønnsperioden. Etter at lukking av perioden er kjørt, er det ikke mulig å endre informasjon knyttet til den aktuelle perioden. Lønnsforskudd behandles i prinsippet på samme måte som en normal avlønning. Forskjellen ligger i at det ved forskuddskjøring kun foretas avlønning av en forskuddstransaksjon pr. person, mens andre transaksjoner ikke behandles. Lønnsforskudd utbetaler forskuddstransaksjoner som er registrert som variable forskudd i angitt lønnsperiode og/eller faste forskuddstransaksjoner pr. ansatt. Vær oppmerksom på at eventuelle forskuddstransaksjoner som er registrert pr. stilling ikke behandles. En forskuddsavlønning består av følgende aktivitet: Definering av forskuddsperiode Registrering av forskuddstransaksjoner Batch og/eller online behandling av transaksjoner Utskrift bankliste Utskrift lønnsslipper Utskrift kontosammendrag Lukking av forskuddsperiode med danning av transaksjoner til betalingsformidler og regnskap På lik linje med behandling av en ordinær lønnsperiode kan registrering, oppdatering og utskrift skje så mange ganger du ønsker. Forskuddsperiode Fortløpende nummerering av forskuddsperioder. [Århundre ]. Nummerering av en forskuddsperiode er uavhengig av nummerering av ordinær lønnsperiode. Det kan være praktisk å nummerere forskuddsperioden lik den lønnsperioden som benyttes for å trekke inn utbetalt forskudd, dette kun av hensyn til oversikt. Aktiv forskuddsperiode Man kan ha definert flere åpne forskuddsperioder. Aktiv forskuddsperiode skal alltid settes lik neste forskuddsperiode som skal utbetales. Aktiv forskuddsperiode må settes lik laveste forskuddsperiode som er åpnet. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 5 av 11

6 Systemet tillater kun en aktiv forskuddsperiode av gangen. Registrering av forskuddstransaksjoner Faste forskuddstransaksjoner registreres som ordinær fast transaksjon. Variable forskudd registreres som ordinære variable transaksjoner til en ordinær lønnsperiode. Når en forskuddsperiode behandles, er det alltid faste forskuddstransaksjoner og variable forskuddstransaksjoner for den lønnsperioden forskuddsperioden er henvist til. Trekk av utbetalt forskudd Ved lukking av en forskuddsperiode blir den ansattes forskuddsakkumulator oppdatert. Den verdien som ligger i forskuddsakkumulatoren blir trukket ved første lønnsperiode hvor vedkommende har en variabel eller fast forskuddstransaksjon. Dersom det utbetales flere forskudd mellom to ordinære avlønninger vil summen av disse forskuddene bli trukket. Hvilke personer/transaksjoner avlønnes? Første betingelse for at det skal betales ut forskudd er at det er registert en fast eller variabel forskuddstrans. Personer som har en aktiv stilling blir behandlet. Aktiv stilling i forhold til behandling bestemmes i forhold til fra- og til- dato for forskuddsperioden per utlønningstype og utplukk på undergruppe. Ansattdato er lavere eller lik tildato for lønnsperioden og Sluttdato er null eller høyere enn fradato for lønnsperioden og Permisjonsintervall komplett utenfor lønnsperioden og Undergruppe med i utplukket. Dette betyr helt enkelt at dersom ansettelsesforholdet gjelder for minst en av dagene i lønnsperioden, er stillingen aktiv. Et variabelt forskudd betales ut på en ikke aktiv stilling. Hvis stillingen ikke er med i utplukket på undergruppe, blir ikke det variable forskuddet utbetalt. En variabel transaksjon aktiviserer ikke ansettelsesforholdet. Åpne ny forskuddsperiode Funksjonaliteten er lik den for åpning av ordinær lønnsperiode. Forskuddsberegning Funksjonaliteten er lik den for kjøring av ordinær lønnsberegning. Lukking forskuddsperiode Lukking skjer ved at det kjøres en egen rutine som lukker forskuddsperioden. Etter at lukking av perioden er kjørt, er det ikke mulig å endre informasjon. Dersom en forskuddsperiode er lukket, vil systemet ikke forhindre at det registreres variable forskudd i aktiv lønnsperiode. Dersom dette gjøres betyr det at det registrerte forskuddet ikke kommer til utbetaling. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 6 av 11

7 Rapporter forskuddslønn Ved forskuddslønn dannes følgende rapporter: Lønnsslipper Kontosammendrag (del1) Bankliste Avviste transer Lønnsrapporter Lønnsslipp på skjerm Alle tre rapportene kan skrives ut for aktiv forskuddsperiode. Rapportene startes under de tre menypunktene som vises under og alle tre utskriftene fungerer identisk med tilsvarende utskrifter for en ordinær lønnsperiode. For beskrivelse og eksempler se dokumentasjon for disse tre utskriftene for ordinær lønnskjøring Rapporten kjøres så ofte du vil. Lønnsslipp forskuddslønn For beskrivelse og eksempler se dokumentasjon for ordinær lønnskjøring. Forespørsel lønnsslipp Alle slippene som er beregnet på en person kan hentes frem på skjerm. På den aktive perioden kan du også beregne lønnsslippen for den aktuelle ansatte. Det er bare perioder der den aktuelle personen har blitt beregnet som kommer frem som valg av perioder. Vis alle transaksjoner med beregning gir deg mulighet til å se også de transaksjonene som ikke skal vises på lønnsslippen Lønnsslippen kan også skrives ut herfra. Forespørsel lønnsslipp, akkumulert En egen mappe, Akkumulert lønnsslipp gir muligheten for å akkumulere Lønnsslipper fra et valgfritt periodeintervall. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 7 av 11

8 Fritekst lønnsslipper Det er mulig å danne frie tekster som skrives ut på lønnsslippene. Disse tekstene kan defineres med et utplukk. Du kan bestemme om en tekst skal komme pr. transaksjon eller om den skal komme tilslutt på lønnsslippen. Opprett først den teksten du vil presentere på lønnsslippen. Hvis du vil ha et utplukk knyttet til den aktuelle teksten må du gå inn på fanen for utplukk. Definer her utplukket og tilhørende tekst(er) og lagre dette. Du kan nå koble denne teksten og utplukket til lønnsperioden i den første fanen. I listeboksen for definerte utplukk vil du nå finne igjen ditt utplukk, og du kan velge det enten for å vise teksten pr. transaksjon eller til slutt på lønnsslippen. Et tips her er hvis du har utplukk som går i forhold til transaksjonen, f.eks. utplukk på arten, så kan det være gunstig å vise dette pr. transaksjon. Hvis du vil vise en tekst til alle personer uten utplukk kan du velge den aktuelle teksten direkte i den nederst listeboksen. Disse kan kun vises til slutt på slippen. Presentasjon av lønnsslipp Presentasjon av sats, timer, antall og grunnlag kan nå styres på artsnivå. Bilagsnummerfeltet kan presenteres på forskjellige måter på lønnsslippen. Hvis feltet ikke er utfylt, og registreringsmaske for dato (fra-dato) på arten er satt vil dato på transaksjon bli flyttet ut i bilagsnummerfeltet på lønnsslippen. Det finnes en systemvariabel i feltet Bilagsnr på transer i Systemparameter Lønnsberegning som styrer om det skal hentes inn en annen verdi som skal presenteres på lønnsslippen. Gyldige verdier: 0 Ingen henting. 1 Hjemstedsavdeling fra trans 2 Stilling fra trans 3 DimA fra trans 4 DimB fra trans 5 DimC fra trans 6 DimD fra trans 7 Dima/dimb fra trans 8 Ukenummer fra trans Sortering av slipp Lønnsslipper sorteres på hjemsted. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 8 av 11

9 Utskrift av lønnsslipp Dette programmet danner lønnsslipper for personer som avlønnes i denne perioden. Rapporten kjøres så mange ganger du ønsker og kjøres som en del av avslutning lønnsperiode. Normalt etter, eller i sammenheng med at lønnsperioden lukkes. Artene skrives ut i stigende nummerrekkefølge. Først kommer alle lønnsarter, deretter en linje for bruttolønn og til slutt alle trekkarter. Avrunding av beløp pr. art Koden på arten bestemmer om avrunding skal benyttes eller ikke. Dersom arten tilsier at avrunding skal finne sted, vil systemet bruke avrundet beløp til alle akkumuleringer. Systemet tar ikke vare på differanse mellom opprinnelig beløp og avrundet beløp. Avrunding pr. art kan benyttes sammen med myntavrunding. Forskuddstrekk Arten for forskuddstrekk viser totalt skattegrunnlag (tabelltrekk + prosenttrekk). Det kan både forekomme tabelltrekk og prosenttrekk på samme slipp. Saldo og påleggstrekk Arter for saldotrekk og påleggstrekk viser ny saldo etter trekk. Tekst NY SALDO kommer i kolonne for antall, og saldo i kolonne for timer. Arter som ikke utbetales Arter som ikke skal utbetales, men ønskes vist på lønnsslippen, kommer i kolonnen for sats. Akkumulator og beregningsgrunnlag Akkumulatorgrunnlag skrives i satsfelt dersom ledetekst for akkumulatorgrunnlaget i bedriftskartoteket IKKE er definert med blank i første posisjon. Bruk av akkumulator er definert på art. Sumlinje Sumlinjen kommer til slutt på lønnsslippen og har følgende kolonner: o Tidlønntimer på slipp Viser akkumulerte tidlønnstimer hittil i år o Akkordtimer på slipp Viser akkumulerte akkordlønnstimer hittil i år o Overtidstimer på slipp Viser akkumulerte overtidstimer hittil i år o Bruttolønn på slipp Viser bruttolønn hittil i år o Særgodtgjørelse Viser utbetalinger hittil i år som er definert som særgodtgjørelse o Forskuddstrekk Viser totalt skattetrekk hittil i år Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 9 av 11

10 o o o o Påleggstrekk skatt Viser totalt trukket påleggstrekk hittil i år Rest frikort Viser restbeløp for ansatte med frikort Feriepengegrunnlag Viser feriepengegrunnlag Netto utbetalt Viser beløpet den ansatte skal ha utbetalt Negativ nettolønn En lønnsslipp med negativt nettobeløp skrives ut på vanlig måte. Lønnsog trekkartene behandles også som normalt videre i systemet. Negativ nettolønn på bankliste. Beløpet kommer på en egen spesifisert liste, Negativ nettolønn, som skrives ut sammen med bankliste. På banklistens sumside blir det dessuten skrevet en totalsum med de negative beløp. Trekk av negativ nettolønn kan skje automatisk ved neste lønnskjøring. Dette skjer ved at det defineres en egen art for å trekke inn negativ nettolønn. Lønnsjournal Bankliste Dette program danner lønnsjournal for personer som avlønnes i denne perioden. Rapporten kjøres så mange ganger du ønsker. Kjøres som en del av avslutning lønnsperiode. Dette program danner bankliste for personer som avlønnes i denne perioden. Rapporten kjøres så mange ganger du ønsker. Kjøres som en del av avslutning lønnsperiode. Fast del under avslutning lønnsperiode. Under periodisk kjøring genereres bankliste. Banklisten inneholder oversikt over den lønn som skal utbetales via de ulike banker, med en totalsum pr. bank. Det er også avsatt plass til underskrift. Banklisten er ferdig datert, og kan derfor leveres direkte til bedriftens bankforbindelse. Banklisten er også en samling av andre lister over lønnsutbetalinger. Utskrift av bankliste er valgfritt i systemet. Banklisten inneholder følgende deler: Direkte utbetaling viser alle som lønnes via postverkets direkte utbetalingskort. Se Utskrift bankliste. Kontantliste viser alle som får lønn kontant utbetalt. Negativ nettolønn viser alle som har fått negative lønnsslipper. Bankliste - bankutbetalinger til ansattes bankkonti. Bankliste - postgiroutbetalinger til ansattes postgirokonti. Sumsiden viser sum utbetaling for hver av listene som er nevnt ovenfor, samt totalsum. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 10 av 11

11 Utskrift bankliste Spesifikasjon Kontospesifikasjon Kontosammendrag Endringsrapporter Direkte utbetalinger, negativ nettolønn og kontantliste Viser alle som lønnes via postverkets direkte utbetalingskort, ansatte som har fått negativ nettolønn og ansatte som har fått utbetalt lønn kontant. Utbetalinger pr. bank. Avviste transaksjoner Viser alle som skal ha utbetalt lønn gjennom bank. Listen kan brukes som remitteringsdokument for utbetaling av lønn i banken. Utskriften er sortert og summert etter banknummer, dvs. de fire første posisjoner i bankkontonummer. Ansatte som skal ha lønnen sin utbetalt via bank, men hvor bankkontonummer ikke er angitt, skrives sist med kontonummer Dette program danner kontospesifikasjon for denne perioden. Rapporten kjøres så mange ganger du ønsker. Kjøres som en del av avslutning lønnsperiode. Dette program danner kontosammendrag for denne perioden. Kjøres som en del av avslutning lønnsperiode. Sammen med de øvrige rapporter vil du også kunne skrive ut endringsrapporter. Endringsrapportene er delt opp i følgende rapporter: 1. Avviste transaksjoner fra lønnskjøringen. 2. Kvitteringsliste for ansatte som har fått automatisk opprykk i regulativet under lønnskjøringen. 3. Kvitteringsliste for kartoteksendringer som er utført fra forrige lønnsberegning. Rapportene kan kjøres så ofte du vil. Liste med avviste transaksjoner viser: Ansatt som skulle hatt transaksjonen, hvilken lønns-/trekkart, om det er en fast-, variabeleller generert transaksjon og hvorfor transaksjonen er avvist. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 11 av 11