Huldt & Lillevik Lønn og Personal System Huldt & Lillevik Lønn og Personal System 4. Versjon

Transkript

1 Versjon

2 Innhold Hva er nytt i denne versjonen Oppdatere til System og Altinn Monitor Oppdatere versjon via Internett Oppdatere versjon via CD Terminoppgave Svalbard Firma med ansatte som har svalbardskatt Firma med kontorkommune Svalbard, men med ansatte uten Svalbardskatt Elektronisk innberetning til Aa-registeret Andre endringer Standard filområde Nye offentlige satser Oppdatere poststedsregister fra postens hjemmesider SSB egenmeldt Sykefravær System 4 Copyright 2009 Aditro Side 1

3 Hva er nytt i denne versjonen Denne versjonen inneholder endringer i Huldt & Lillevik System 4 og Altinn Monitor. System 4 er endret i henhold til nye regler for innrapportering av terminoppgave for Svalbard. I tillegg er rapportering til Aa-registeret endret i denne versjonen. Alle kunder som rapporterer elektronisk fra System 4 til Aa-registeret bør oppdatere til denne versjonen. Altinn Monitor er oppdatert med nytt skjema for terminoppgaven som følge av at sats for Utlending 2 er endret fra 1. januar i år. Hvis du skal levere terminoppgaven for 1. termin 2009 via Altinn, MÅ du oppdatere til siste versjon av Altinn Monitor. Alle arbeidsgivere med kontorkommune Svalbard, eller ansatte med Svalbardskatt (skattekommune 2100), MÅ oppdatere til siste versjon av System 4 og Altinn Monitor. Hvis du rapporter elektronisk til Aa-registeret anbefaler vi at du oppdaterer til siste versjon. Alle andre kunder står fritt til å velge om de vil oppdatere til disse versjonene. 1 Oppdatere til System og Altinn Monitor Du kan oppdatere til ny versjon via Internett eller fra CD. 1.1 Oppdatere versjon via Internett Du laster ned versjonen fra vår hjemmeside Velg Support og nye versjoner Huldt & Lillevik System 4 fra hovedsiden. På høyre side vises nye versjoner. Klikk på aktuell link, og lagre filen på arbeidsstasjon/server. Selve oppdateringen skal du kjøre på arbeidsstasjon/server hvor installasjonen ble kjørt første gang. På siden hvor versjonene ligger finner du installasjonsveiledning for nyinstallasjon og oppdatering av henholdsvis System 4 og Altinn Monitor. Hvis du skal installere første gang, anbefaler vi at du leser veiledningene før du starter installasjonen. 1.2 Oppdatere versjon via CD Sett inn CD-en og oppstartsbildet kommer frem. Hvis CD-en ikke starter automatisk, klikker du Start, velger Kjør (Run) og skriver d:\hl_cd (vi forutsetter her at CD-spilleren heter d:) System 4 Copyright 2009 Aditro Side 2

4 Komplett beskrivelse av hvordan du oppdaterer finner du på CD-en under Dokumenter. Du oppdaterer på arbeidsstasjon/server hvor installasjonen ble kjørt første gang. Klikk Oppdater System 4 og oppdatering av programmet starter. For å oppdatere Altinn Monitor velg Altinn fra hovedmenyen på Huldt & Lillevik CD-en. Klikk Installer Altinn Monitor for å starte oppdatering. 2 Terminoppgave Svalbard Reglene for innsendelse av terminoppgave for arbeidsgivere med ansatte som betaler Svalbardskatt og/eller hvor firmaet er registrert med kontorkommune Svalbard er endret fra og med Firma med ansatte som har svalbardskatt Fra og med 2009 skal arbeidsgivere som har ansatte med Svalbardskatt levere terminoppgave to ganger i året. Samtidig er det kommet en ny avgiftsregel JJ Lønnstrekk for Svalbard, hvor alle satser er 0. Denne er implementert i oppgavevalg Kartotek Satser, firmaoppsett Offentlige satser, feriepenger Arbeidsgiveravgift. For personer som er registrert med kommune 2100 Svalbard i oppgaven Kartotek Personer Registrere hovedopplysninger, setter systemet feltet Arb.avg.regel i mappen Flere satser/opplysninger automatisk til JJ: Lønnstrekk for Svalbard, ved oppgradering til denne versjonen. Før utskrift av terminoppgaven må du kjøre ny beregning av arbeidsgiveravgift slik at godkjente transaksjoner blir oppdatert med ny avgiftsregel. Dette gjør du i menyvalg Verktøy Ny beregning arbeidsgiveravgift. Klikk Utfør for å starte oppdateringen og deretter Avslutt. Terminoppgaven for Svalbard er implementert i nytt oppgavevalg Termin Terminlister Terminoppgave Svalbard System 4 Copyright 2009 Aditro Side 3

5 Kun personer med kommune 2100 og arbeidsgiveravgiftsregel JJ kommer på oppgaven. På oppgaven skriver systemet 2100 Svalbard i feltet Til Skatteoppkreveren, uansett hvilken kontorkommune som er registrert under firmaopplysninger. 2.2Firma med kontorkommune Svalbard, men med ansatte uten Svalbardskatt Når firmaet er registrert med kontorkommune 2100 Svalbard, skal du levere ordinær terminoppgave for ansatte som har skattekommune på fastlandet til Rogaland Skattekontor, kommune 2312, (altså ikke kommune 2100). Dette er implementert i systemet slik at ved utskrift av terminoppgaver i oppgavevalg Termin Terminlister Terminoppgave skriver systemet 2312 Rogaland Skattekontor i feltet Til Skatteoppkreveren. 3 Elektronisk innberetning til Aa-registeret NAV Aa-registeret opplever at kvaliteten på data de mottar fra våre systemer ikke er god nok. Vi har derfor i samarbeid med NAV Aa-register implementert endringer i våre rapporteringsrutiner for å sikre at korrekte data alltid blir levert. Endringene innebærer følgende: Ved endring av yrkeskode, arbeidstid og arbeidssted må du alltid oppgi en dato for når endringer gjelder fra. Datoen må alltid være nyere enn sist registrerte dato. Du kan ikke registrere en dato som ligger lengre frem i tid, enn utgangen av den måneden du er i, pluss to måneder. Når du importerer personer i menyvalg Fil Importer Fra tekstfil setter systemet automatisk Ja i feltet AA-register (forutsetter at det er satt Ja til Maskinell innrapportering til arbeidstakerregisteret i oppgaven (Kartotek Satser, firmaoppsett Firmaopplysninger Registrere). Når en person blir satt fra Aktiv til status Permisjon, Permittert, Sluttet eller Syk uten lønn i oppgaven Kartotek Personer Registrere hovedopplysninger, får du mulighet til automatisk å melde personen ut av NAV Aa-register System 4 Copyright 2009 Aditro Side 4

6 Når systemet automatisk foretar utmelding pga at arbeidstid er under 4 timer pr uke, oppdaterer systemet samtidig feltet utmeldt dato automatisk. Hvis du ved lønnskjøring i oppgaven Daglig Periodens lønn/trekk Starte lønnsberegning har med personer som er registrert som utmeldt i NAV Aa-register får du følgende melding: Person NN har lønn, men står som utmeldt i AA. Sjekk om personen skal meldes inn igjen. Denne meldingen er ment som en hjelp for å sikre at personer som tidligere er blitt utmeldt, meldes inn igjen når de får lønn. 4 Andre endringer 4.1 Standard filområde Du kan nå angi standard filområde pr klient. Dette gjør du i oppgaven Kartotek Satser, firmaoppsett Firmaopplysninger Registrere i mappen Parametre. Systemet bruker standard filområde for lagring av følgende filer: Poststedsregister fra postens hjemmesider Kopi av terminoppgave fil Kopi av lønns- og trekkoppgave fil (GAXDFLT) Statuskontroll og løpende rapportering til NAV Aa-register 4.2 Nye offentlige satser Satsen for arbeidsgiveravgift Utledning 2 er økt til kr 322,- pr mnd fra 1. januar Normrentesatsen for rimelige lån i arbeidsforhold er endret til 5,25 fra 1. mars Du må oppdatere de nye satsene i oppgaven Kartotek Satser, firmaoppsett Offentlige satser. Ved opprettelse av nye klienter blir de nye satsene automatisk lagt inn. 4.3 Oppdatere poststedsregister fra postens hjemmesider Du kan nå oppdatere poststedsregisteret i systemet fra postens hjemmesider. Velg Fil Importer Register Poststeder fra postens hjemmesider og klikk Utfør. 4.4 SSB egenmeldt Sykefravær Rapporten SSB egenmeldt sykefravær er endret i henhold til nytt papirskjema System 4 Copyright 2009 Aditro Side 5