Elektronisk kommunikasjon

Transkript

1 Innhold Elektronisk kommunikasjon... 2 Styreinformasjon... 2 Generelle satser, grenser og lønnsarter... 2 Lønnsarter... 3 Beregning av skattefordel... 3 Refusjon privat abonnement... 5 Fordel ved privat abonnement... 5 Forbruk elektronisk kommunikasjon... 7 Forbruk Trekk ansattes andel... 7 Forbruk Refusjon dekkes av bedrift...10 Kontering...13 Opprett ordninger...13 Full dekning...13 Delvis dekning...13 Knytt ordning til ansatt...14 Registrere ordning...14 Bytte ordning?...14 Trekk / refusjon ansatt...14 Importer ordning på ansatt...15 Lønnsberegning...16 Lønnsperiode...16 Overstyring av automatikk...17 Etterbetaling...17 Lønns og trekkoppgave...17 Rapporter Avstemming...18 Rapporter Kontoavstemming...19 Korreksjonstranser...19 Manuell rapportering EK-ordninger...19 Systemvedlikehold...19 Registrering skattemessig fordel...20 Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 1 av 20

2 Elektronisk kommunikasjon Styreinformasjon I Aditro Lønn kan du registrere hvilke ordninger for elektronisk kommunikasjon bedriften benytter og hvem som disponerer de forskjellige ordningene. Når du har registrert denne informasjonen vil Aditro Lønn kunne generere transaksjoner for fordelsbeskatning. Ordningen gjelder når arbeidsgiver dekker litt av eller alle utgifter for mobiltelefon, bredbånd, telefon og lignende. Her er det imidlertid viktig å velge om ordningen skal generere fordelsbeskatning for arbeidsgivers abonnement etter sjablongregelen, eller om registrert ordning for den ansatte er av informativ art, og benyttes for å holde oversikt over hvem som har hvilke ordninger. For private abonnement, som dekkes av arbeidsgiver, skal disse beskattes løpende ut i fra refundert beløp til årsgrensen er nådd. Grensen ble satt til fra og med Årsbeløp er maksimal fordel for summen av arbeidsgivers og private abonnement. Forbruk skal ikke lengre registreres og årsbeløp gjelder for både ett og flere abonnement. Dersom du til en ansatt bare utbetaler pensjon, eller andre ytelser som rapporteres på lønns- og trekkoppgaven med kode 212-A eller andre koder i 2-hundreserien, og samtidig dekker naturalytelser som telefon / bredbånd, må dette håndteres manuelt, da dette skal rapporteres med kode 230-A, ikke kode 130A som benyttes for lønnsmottakere. Lønns- og trekkoppgave sendes i 2014, mens en fra og med januar 2015 skal rapportere månedlig gjennom A-ordningen med a-melding. Beregnet fordel ved arbeidsgivers abonnement skal da rapporteres som Naturalytelse, mens en for private abonnement skal rapportere fordelsbeløp som utgiftsgodtgjørelse. L&T-koder blir erstattet av a-meldingskode. Generelle satser, grenser og lønnsarter I menyvalg Systemparameter Satser finner du: LT-art fordel elektronisk kommunikasjon Max fordel Dersom du ikke ønsker å benytte automatikken med fordelsberegning, setter du lønnsart lik 0 i feltene for naturalytelse og refusjon. Lt-art fordel (naturalytelse / sjablong) beregning av fordel ved arbeidsgivers abonnement Lt-art fordel (refusjon) av private abonnement Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 2 av 20

3 Lønnsarter Beregning av skattefordel I lønnsberegningen blir det generert lønnstransaksjoner for fordelen. Lønnsarten for elektronisk kommunikasjon skal inngå i grunnlag for skatt og arbeidsgiveravgift. Dette gjør du i menypunkt Ajourhold faste opplysninger Lønn- og trekkart I feltet Utbetales angir du verdien 1 Utbetales/Trekkes ikke, skrives på slipp og feltet Overføres regnskap settes til 1 Overføres. Feltverdi Behandlingskode i mappen Behandling /Satser, settes til 43 Fordel elektronisk kommunikasjon I lønnsberegning sjekkes mot hittil-beløp i feltet El-kommunikasjon på personakkumulator om årsbeløp er nådd, og fordel ikke lengre skal beregnes. I mappen L&T oppg/rapporter skal fordelen av elektronisk kommunikasjon henvises til 130A Elektronisk kommunikasjon Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 3 av 20

4 I mappa Diverse Indikatorer settes feltet Etterbetalingsart til 6135 Elektronisk kommunikasjon Under mappen A-melding finner du nødvendige felt for rapportering til A-ordningen Du må krysse av i feltet Rapporter transaksjoner med denne arten på a- melding for å få tilgang til feltene nedenfor. Fordelsbeskatning av elektronisk kommunikasjon ved arbeidsgivers abonnement er en naturalytelse. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 4 av 20

5 Refusjon privat abonnement Ved refusjon av private abonnement må det opprettes en art for refusjon som sørger for utbetaling av beløp, samt en art for beregning av fordel av refunderte beløp. Arten skal ikke inngå i grunnlag for beregning av avgift eller skatt. Arten må ha en konteringskode med konto for refusjon av utgifter, men ellers ingen informasjon ut over registreringsmasker for å styre de felt du ønsker å kunne registrere. Arten skal være merket med verdi 2 Refusjon privat abonnement - i feltet Forbruk El-komm som en finner under fanen Diverse indikatorer Fordel ved privat abonnement For å få den delen av refusjon som skal beskattes beregnet automatisk må du opprette egen art for dette. Arten må ha et artsnummer høyere enn art for refusjonen og art for beregning av fordel av arbeidsgivers abonnement, i dokumentasjon ovenfor, art 6135 Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 5 av 20

6 Art skal inngå i grunnlag for beregning av arbeidsgiveravgift og skatt, skal ikke utbetales men vises på slipp. Art skal Overføres regnskap og må ha Konteringskode og kode for Motkontering Under behandling / satser benytt behandlingskode 44 I lønnsberegning genereres arten automatisk og beregner skattemessig fordel dersom en ikke har nådd grense på etter følgende regel Inngående akkumulert fordel EK + Beregnet fordel arbeidsgivers abonnement i perioden + Refusjon privat abonnement i perioden Sjekk om beløp mindre enn årsbeløp JA: Beregn skattemessig fordel maksimalt til refusjon NEI: skattemessig fordel settes til 0 L&T-oppg/Rapportering beløp skal rapporteres til kode 130A. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 6 av 20

7 Fra og med 2014 skal ikke splittindikator benyttes. Det skal ikke være noen Akkumulering For de kunder som har startet med å ta i bruk /forbereder overgang til A-ordning må du under fanen A-melding sette opp hvordan arten skal rapporteres i A-melding. For den ansatte er dette en for definert som Utgiftsgodtgjørelse. Forbruk elektronisk kommunikasjon Forbruk i forbindelse med elektronisk kommunikasjon skal fra og med 2014 ikke lengre rapporteres, og er av den grunn ikke nødvendig å registrere / importere. Forbruk Trekk ansattes andel Når bedriften betaler telefonregning og det skal foretas trekk for ansattes andel, må du opprette et beregningsgrunnlag for akkumulering av trekk egenandel EK-ordninger. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 7 av 20

8 I menyvalg Systemvedlikehold Systemparameter Akkumulering velger du et beregningsgrunnlag du vil benytte til trekk av egenandelen. Her må du merke at det er Antall som skal akkumuleres i beregningsgrunnlaget. Sjekk at beregningsgrunnlaget ikke benyttes til annen beregning. Det kan gjøres ved hjelp av en Fri lønnsrapport med lønnsart som grunnlag for rapportering. Teksten på beregningsgrunnlaget kan endres ved ajourhold i menypunkt Systemvedlikehold Dictionary Velg kartotek 16 Lønns- og trekkart og feltnummer for det beregningsgrunnlag du skal benytte feltnr 71 for beregningsgrunnlag 16. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 8 av 20

9 Opprett en trekkart som skal trekke den ansatte i lønn. Lønnsart skal ha konteringskode og trekkes / utbetales normalt som utbetalingskode. Under fanen Behandling/Satser Skal du ha Behandlingskode 1 - Avvikende behandling: G*K1 Du skal i Gen.grunnlag hente det beregningsgrunnlaget du valgte å bruke- her Beregningsgrunnlag 16 Tabell og Felt skal ikke fylles ut Under fanen Akkumulering kan du merke at beregningsgrunnlag skal minskes. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 9 av 20

10 Under fanen Diverse indikatorer kan du merke arten som Personlig trans Trekkarten registreres som en Personlig transaksjon uten beløp, da slipper du å huske å få denne med ved skifte av stilling. Du kan i tillegg angi Transtype, om du ønsker at denne arten bare skal kunne benyttes som Fast transaksjon. Når det er registrert forbruk som overstiger grensen, trekkes den ansatte for overskytende beløp. Forbruk Refusjon dekkes av bedrift Når bedriften refunderer del av telefonregning betalt av arbeidstaker, må du opprette lønnsart for refusjon av beløpet. Du må opprette et beregningsgrunnlag her 17 - for å hente beløpet i lønnsberegningen. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 10 av 20

11 Grunnlaget skal akkumulere Beløp. Opprett en lønnsart som skal utbetale refusjon, dekket av bedrift. Lønnsart skal ha Konteringskode og Utbetalingskode 0 trekkes / utbetales normalt. Under fanen Behandling/Satser Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 11 av 20

12 Skal du ha behandlingskode 1 - Avvikende behandling: G*K1 Du skal i Gen.grunnlag hente det beregningsgrunnlaget du valgte å bruke- her Beregningsgrunnlag 17 Tabell og Felt skal ikke fylles ut. Under fanen Akkumulering kan du sette at Beregningsgrunnlag 17- skal minskes. Under fanen Diverse indikatorer, kan også her merke lønnsarten at det skal være Personlig trans Du kan i tillegg angi transtype, om du ønsker at denne arten bare skal kunne benyttes som Fast transaksjon. Trekkarten registreres som en Personlig Fast transaksjon uten beløp Når det er registrert forbruk dekket av bedriften, refunderes dette med denne lønnsarten. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 12 av 20

13 Kontering Aditro Lønn bruker nevnte lønnsart for å beregne fordelen av elektronisk kommunikasjon. Når du lager artene for elektronisk kommunikasjon, anbefaler vi at du bokfører disse på hver sine konti. Det vil lette avstemmingsarbeidet ved årsslutt. Opprett ordninger Full dekning Mobil fullt ut 1. Start menypunkt Ajourhold faste opplysninger Elektronisk kommunikasjon 2. Trykk Opprett Ny 3. Skriv inn Ordning ID 4. Skriv informasjon om ordningen Eksemplet viser ordning hvor arbeidsgiver betaler en max.andel. Delvis dekning Dette er en ordning hvor den ansatte skal dekke en egenandel. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 13 av 20

14 Knytt ordning til ansatt Registrere ordning 1. Start Person Ajourhold Personopplysninger EK-ordning Bytte ordning? 2. Velg aktuell person. 3. Klikk Opprette ny 4. Angi ordning i feltet Ordning ID 5. Angi gyldig datointervall Registrer fra hvilken dato ordningen skal gjelde i feltet Gyldig fra/til. Hvis det ikke er bestemt hvor lenge ordningen skal gjelde, angir du ingen Tildato 6. Klikk Lagre 1. Start Person Ajourhold Personopplysninger EK-ordning 2. Velg den ordningen den ansatte har i dag 3. Avslutt gammel ordning ved å angi tildato i feltet Gyldig fra/til 4. Klikk Lagre 5. Klikk Opprett Ny 6. Angi ny ordning i feltet Ordning ID 7. Registrer fra hvilken dato ordningen skal gjelde i feltet Gyldig fra/til. Hvis det ikke er bestemt hvor lenge ordningen skal gjelde, angir du ingen Tildato 8. Klikk Lagre Vær oppmerksom på at hvis en ansatt bytter ordning midt i en måned blir begge ordningene beregnet for denne måneden. Trekk / refusjon ansatt Dersom den ansatte skal ha refundert et beløp etter å ha betalt regning, eller trekkes egenandel når bedriften betaler regningen, opprettes en fast transaksjon. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 14 av 20

15 Importer ordning på ansatt I menypunkt Ajourhold faste opplysninger Elektronisk kommunikasjon Import kan du importere ordninger på ansatt. Før du importerer må du opprette ordningene. - vis innhold i filen - validerer innhold i fil uten å importere data Rader med merknad inneholder feil. Disse må rettes for å bli importert. - importerer ordningene Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 15 av 20

16 Importen gir melding om antall importerte ordninger, samt lister opp de ordningene som ikke ble importert med årsak til manglende import. Lønnsberegning Når en ansatt er registrert med en eller flere ordninger for elektronisk kommunikasjon, blir fordelen beregnet i lønnsberegningen. Aditro Lønn beregner fordelen automatisk på lønnsartene som oppgitt i feltet L&T art fordel, i menyvalg Systemparameter Satser Elektronisk kommunikasjon Lønnsperiode I Lønnsadministrasjon Periode oppretter du nye lønnsperioder. Aditro Lønn markerer at det skal genereres lønnstransaksjoner for Fordel El. Komm. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 16 av 20

17 Hvis den perioden du oppretter ikke er en ordinær lønnsperiode, må du huske å slå av Fordel El. Komm. Overstyring av automatikk Etterbetaling Hvis det er beregnet feil skattefordel kan du korrigere dette. Korrigering av fordel elektronisk kommunikasjon må skje på variabel transaksjon med angitt beløp. Korreksjonstransaksjoner kommer i tillegg til de transaksjonene som genereres automatisk i lønnsberegningen. Hvis du skal etterberegne fordel elektronisk kommunikasjon må arten for fordel være merket med at de skal etterbetales. Etterbetalingen korrigerer alle typer avvik. Årsaken til feil beregnet skattefordel kan for eksempel være: Du har ikke registrert ordningen før perioden ble avsluttet Du har registrert feil start- eller slutt-dato Du har endret ordning midt i en periode Lønns og trekkoppgave Lønnstransaksjonene som genereres automatisk i lønnsberegningen oppdaterer lønns- og trekkoppgaven slik at all informasjon blir korrekt oppdatert. Fordel innberettes til kode 130A uten avvikskoder på art. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 17 av 20

18 Fra og med 2014 er det ingen beregning ut i fra forbruk da den ansatte skal innberettes uavhengig av forbruket på arbeidsgivers abonnement. Det skal ikke kjøres korreksjoner fra og med Dersom du tar ut rapport for tidligere år benyttes og for henholdsvis en eller flere ordninger. Rapporter Avstemming Aktiver sjekkboks Spes.ansatt og kjør rapport for Avstemming For å få en lettere kontroll / avstemming, kan du definere utplukk på Rubrikk kode 130A (tabell 54 / felt 4) Rapporten viser da bare det som er henvist til EK-ordninger, rubrikk henvisning til kode 130A. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 18 av 20

19 Rapporter Kontoavstemming Her kan du også begrense rapporten ved å definere et utplukk. Korreksjonstranser Etter endringer fra 2014 skal det ikke lengre dannes korreksjoner. Manuell rapportering EK-ordninger Systemvedlikehold Start Systemadministrasjon Systemvedlikehold og åpne mappen Systemparameter Satser. Sett verdien til 0 Ukjent kode i feltet Ltart fordel elektronisk komm. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 19 av 20

20 Registrering skattemessig fordel Skattemessig fordel registreres som fast- eller variabel transaksjon på lønnsart for skattemessig fordel EK-ordning. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 20 av 20