Huldt & Lillevik Lønn Huldt & Lillevik Lønn 5.0. Versjon

Transkript

1 Versjon

2 Innhold Hva er nytt i denne versjonen Oppdatere til 9.4 og Altinn Monitor Oppdatere versjon via Internett Oppdatere versjon via CD Ny rutine for levering av lønns- og trekkoppgave via Altinn Importere brukere fra Altinn Monitor Om årsavslutning i Lønn Begrensninger ved levering av lønns og trekkoppgaver via Altinn Signering av oppgaver via Altinn Monitor Innsendte oppgaver skal ha status Ferdigbehandlet Informasjon om pensjonstilbyder Utenlandsk adresse på personer Innberetning i LT-kode 135-A Innberetning for Svalbard Terminoppgave Andre endringer Aktiv person Nye felt i søkmappe på personer Nedtrekk på Person ID er fjernet Jubileumsliste, utvalg på år Manglende KID ved remittering til Telepay Fast lønn/trekk rapport Liste over telefon og e-post Støtte mot Microsoft SQL Lønn 5.0.doc Copyright 2009 Aditro Side 1

3 Hva er nytt i denne versjonen Denne versjonen inneholder endringer i Lønn 5.0 og Altinn Monitor for lønnsinnberetningen Versjon er oppdatert i samsvar med 11. utgave av Skattedirektoratets kodeoversikt. Du må oppdatere til siste versjon før du kan skrive ut og sende inn lønns- og trekkoppgaver for I denne versjonen er det implementert ny og forbedret rutine for innsending av oppgaver via Altinn. Du kan selv velge om du vil ta i bruk den nye rutinen eller levere som tidligere via Altinn Monitor. Det er viktig at du leser dette produktnotatet nøye før du starter med årsavslutningen, da det inneholder nyttig informasjon om lønnsinnberetningen for På vår hjemmeside under Support og nye versjoner Huldt & Lillevik Lønn kan du laste ned heftet Årsoppgjøret i praksis. Dette heftet beskriver hvordan du gjennomfører årsavslutningen i Lønn 5.0. Vi anbefaler at du leser heftet før du starter med årsavslutningen. 1 Oppdatere til 9.4 og Altinn Monitor Du kan oppdatere til ny versjon via Internett eller fra CD. Ved oppdatering av Huldt & Lillevik Lønn, vil installasjonsprogrammet kontrollere om Altinn Monitor finnes på arbeidsstasjonen. Hvis Altinn Monitor finnes vil installasjonsprogrammet automatisk oppdatere til siste versjon. Hvis Altinn Monitor skal installeres på et annet område enn klientinstallasjonen, må du kjøre en separat installasjon av Altinn Monitor. Du kan da laste ned Altinn Monitor fra våre hjemmesider under Support og nye versjoner Huldt & Lillevik System 4. Her finner du også installasjonsveiledningen. 1.1 Oppdatere versjon via Internett Du laster ned versjon fra vår hjemmeside Velg Support og nye versjoner Huldt & Lillevik Lønn fra hovedsiden. På høyre side vises nye versjoner. Klikk på aktuell link, og lagre filen på arbeidsstasjon/server. Selve oppdateringen skal du kjøre på arbeidsstasjon/server hvor installasjonen ble kjørt første gang. På siden hvor versjonene ligger finner du installasjonsveiledning for nyinstallasjon og oppdatering. Hvis du skal installere første gang, anbefaler vi at du leser veiledningen før du starter installasjonen. Altinn Monitor oppdateres automatisk til siste versjon når du kjører klientinstallasjon. 1.2 Oppdatere versjon via CD Sett inn CD-en og oppstartsbildet kommer frem. Hvis CD-en ikke starter automatisk, klikker du Start, velger Kjør (Run) og skriver d:\hl_cd (vi forutsetter her at CD-spilleren heter d:) Lønn 5.0.doc Copyright 2009 Aditro Side 2

4 Komplett beskrivelse av hvordan du oppdaterer finner du på CD-en under Beskrivelser. Du oppdaterer på arbeidsstasjon/server hvor installasjonen ble kjørt første gang. Klikk Oppdater og oppdatering av programmet starter. Altinn Monitor oppdateres automatisk til siste versjon når du kjører klientinstallasjon. 2 Ny rutine for levering av lønns- og trekkoppgave via Altinn I denne versjonen er det implementert ny rutine for sending av oppgaver via Altinn. Du kan selv velge om du vil sende som tidligere via Altinn Monitor, eller ta i bruk den nye rutinen for innsending. I heftet Årsoppgjøret i praksis er begge måter beskrevet. Hvis du skal overføre oppgaver som tidligere via Altinn Monitor følger du oppsettet under pkt Hvis du ønsker å ta i bruk den nye rutinen for innsendelse følger du oppsettet under pkt Importere brukere fra Altinn Monitor Hvis du skal ta i bruk ny rutine for innsendelse av lønns- og trekkoppgaver via Altinn, kan du importere brukerinnstillinger fra Altinn Monitor. Du slipper da å registrere datasystem id og passord, samt eventuelt fødselsnummer og personlig passord manuelt på brukeren i Lønn 5.0. Følg da denne fremgangsmåten: 1. Velg menyen Fil Importer Altinnbrukere Lønn 5.0.doc Copyright 2009 Aditro Side 3

5 2. Klikk og hente opp brukerinnstillingene fra Altinn Monitor (aiconfig.xml). 3. På venstre side vises brukere opprettet i Altinn Monitor og på høyre side brukere opprettet i Huldt & Lillevik Lønn. 4. For å overføre opplysninger fra Altinn Monitor merker du først en bruker under Altinn Monitor, og deretter en bruker under Lønn 5.0. Klikk og systemet overfører Altinn informasjon fra brukeren i Altinn Monitor til brukeren i Huldt & Lillevik Lønn. Gjenta dette for alle brukere du skal importere fra Altinn Monitor. Hvis du skal importere samme brukerinnstillinger fra Altinn Monitor til flere brukere i Lønn 5.0, må du avslutte menyvalget og hente det opp igjen på nytt. Da vises alle brukerne i Altinn Monitor på nytt. For å se passord registrert i Altinn Monitor klikk Vis passord. 5. Kontroller Altinninformasjon på brukerne i menyvalg Fil Bruker. 3 Om årsavslutning i Lønn Begrensninger ved levering av lønns og trekkoppgaver via Altinn I følgende tilfeller vil det ikke være mulig å levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn for I disse tilfellene må du levere oppgavene på cd/diskett. Hvis det på et firma (klient) er flere enn 1000 lønns- og trekkoppgaver. Dette er en begrensning i mottakssystemet hos Altinn. Hvis du benytter Altinn Monitor ved innsendelse og det er mer enn en avgiftsregel på et firma (klient). Hvis det på et firma (klient) er ansatte som har ytelser til LT-kode 914-A Jan Mayen inntekt skal manuelle oppgaver for disse personene sendes direkte til arbeidstakers skattekommune. Øvrige ansatte på klienten vil bli innrapportert på vanlig måte til Altinn Lønn 5.0.doc Copyright 2009 Aditro Side 4

6 Det er ikke mulig å signere oppgaver fra Altinn Monitor med Buypass, da dette er en tjeneste som kun tilbys i portalen. Benytter du Buypass ved pålogging til Altinn portalen, må du signere lønns- og trekkoppgaver i Altinn portalen. 3.2 Signering av oppgaver via Altinn Monitor Ved innsendelse av lønns- og trekkoppgaver via Altinn kan du sende oppgaven med eller uten signering. Vi anbefaler at du sender oppgavene usignert. Dette for enklere å avdekke eventuelle feilkilder. Når du sender oppgaver usignert fra Altinn Monitor (lønnssystemet) må du logge inn på Altinn portalen i ettertid for å signere oppgavene. 3.3 Innsendte oppgaver skal ha status Ferdigbehandlet Når du sender en oppgave fra Altinn Monitor eller Lønn 5.0 får denne status Overført. Dette indikerer at oppgaven er overført til Altinn for videre behandling. Det er først når en oppgave har fått status Ferdigbehandlet at oppgaven er sendt og arkivert i Altinn. Det er derfor viktig at du sjekker at alle oppgaver du har sendt er blitt behandlet på Informasjon om pensjonstilbyder Fra 2009 skal informasjon om bedriften har en pensjonsordning for ansatte være oppgitt på årsoppgaven for arbeidsgiveravgift. Mer informasjon om dette finner du i punkt 2.5 i heftet Årsoppgjøret i praksis. 3.5 Utenlandsk adresse på personer I Altinn er adressefeltene kun beregnet for innberetning av norske adresser. For korrekt innberetning på utenlandske arbeidstakere må du registrere adresseopplysninger på et spesielt format. Mer informasjon om dette finner du i punkt 2.6 i heftet Årsoppgjøret i praksis. 3.6 Innberetning i LT-kode 135-A Ved innberetning i denne koden skal du gi tilleggsopplysning om Herav kjøring hjem-arbeid. Fra skatteetaten har vi fått beskjed om at tilleggsfeltet Herav kjøring hjem-arbeid i kode 135-A skal være begrenset til fire tegn, da dette er maks lengde de kan motta pr innberetning. Hvis du har personer som skal innberette kjøring hjem-arbeid med et antall som er høyere enn 9999 km på denne LT-koden, må du lese punkt 2.12 i heftet Årsoppgjøret i praksis. 3.7 Innberetning for Svalbard Hvis du på samme klient både har ansatte med avgiftsregel JJ Lønnstrekk på Svalbard og en annen avgiftsregel, vil systemet splitte innberetningen. Dette innebærer at du ved utskrift av årsoppgaven i oppgaven Termin Årsavslutning Årsoppgave for arbeidsgiveravgift vil få 2 oppgaver. Hvis du sender lønns- og trekkoppgaver via Altinn i oppgaven Termin Årsavslutning Overføre oppgaver til Altinn vil dette medføre at det blir to innsendinger. Det er kun ny rutine for innsendelse via Altinn som har støtte for flere avgiftsregler. Hvis du ikke har tatt i bruk denne må du levere lønns- og trekkoppgaver på cd/diskett i oppgaven Termin Årsavslutning Lønns- og trekkoppgaver Lønn 5.0.doc Copyright 2009 Aditro Side 5

7 4 Terminoppgave 2010 Fra 1. termin 2010 utgår flatfilformatet for terminoppgaven. Det vil fortsatt være mulig å sende inn terminoppgaven via e-post, men terminoppgaven må være på xml-format (Altinn-format). Dette innebærer at du må ha ny versjon av Huldt & Lillevik Lønn før innsendelse av terminoppgaven for 1. termin. I tillegg må du oppgi oppgavetype ved innsendelse av terminoppgaven. Det er tre ulike oppgavetyper; Hovedoppgave, Korrigert oppgave eller Tilleggsoppgave. Du velger oppgavetype ved utskrift av terminoppgave under Rapporter Terminlister Terminoppgave, eventuelt Rapporter Terminlister Terminoppgave Svalbard. Du benytter oppgavetype som følger: Hovedoppgave er satt som standard, og er det du vanligvis skal benytte. Hvis du skal sende inn en ny terminoppgave som erstatter en allerede innsendt oppgave velger du Korrigert oppgave. Hvis oppgaven du sender inn er et tillegg til allerede innsendt oppgave velger du Tilleggsoppgave. Hvis du har flere klienter som er registrert med samme organisasjonsnummer kan kun en av klientene innberettes med Hovedoppgave. Vi anbefaler da at du velger Hovedoppgave på den første klienten du sender for aktuell termin, og Tilleggsoppgave på de(n) andre klienten(e). 5 Andre endringer 5.1 Aktiv person Når du åpner et nytt skjermbilde i Huldt & Lillevik Lønn henter systemet nå frem siste person du har vært inne på. Hvis du står på en person i Periodens lønn Registrere pr person og åpner oppgaven Kartotek Personer henter systemet frem samme person Lønn 5.0.doc Copyright 2009 Aditro Side 6

8 5.2 Nye felt i søkmappe på personer I oppgaven Kartotek Personer og mappen Søk er nå feltene Avdelingsnummer og Postnummer lagt til. 5.3 Nedtrekk på Person ID er fjernet Vi har erfart at automatisk nedtrekk på Person ID gjør at Huldt & Lillevik Lønn bruker lang tid ved oppslag på personer. Som følge av dette har vi nå endret systemet slik at det er kun når du skriver et navn i et Person ID felt at du får en nedtrekkliste. Når du skal hente frem en person på nummer, taster du nummeret direkte i feltet og trykker [Enter] for å gå inn på personen. 5.4 Jubileumsliste, utvalg på år Det er nå lagt til et nytt felt på jubileumslisten slik at du kan skrive ut denne for valgfritt år. Hvis du for eksempel i 2010 skal lage budsjett for 2011, kan du skrive ut listen pr 2011 og se hvilke personer som har jubileer dette året. 5.5 Manglende KID ved remittering til Telepay 2 KID-nummer kommer nå med i filen ved remittering til Telepay Fast lønn/trekk rapport Rapporten har nå fått utvalg og sortering. 5.7 Liste over telefon og e-post Rapporten er endret til liggende A4, slik at all informasjonen kommer på en linje. 6 Støtte mot Microsoft SQL 2000 Versjon / er den siste versjonen av Lønn 5.0 som støtter SQL I praksis innebærer dette at etter årsoppgjørsversjonen vil vi ikke lenger teste våre applikasjoner på SQL Det kan fortsette være mulig å kjøre på SQL 2000, men dette må da gjøres på egen risiko, og uten support fra Aditro hvis databaserelaterte problemer skulle oppstå Lønn 5.0.doc Copyright 2009 Aditro Side 7