Huldt & Lillevik Lønn 5.0

Transkript

1 Huldt & Lillevik Lønn 5.0 Produktnotat Versjon / Desember 2016

2 1. HVA ER NYTT I DENNE VERSJONEN? INTEGRASJONER OPPDATERE HULDT & LILLEVIK LØNN A-ORDNINGEN Flere arbeidsforhold Ved nyansettelse Når en person slutter Når en person begynner igjen Bytte av arbeidssted Arbeidsforhold avsluttet som ikke skulle vært det, eller avsluttet med feil A-melding korreksjoner Rapportering av internasjonal og norsk identifikator i a-melding Andre endringer i forhold til a-melding Nye forretningsregler Nye gyldige kombinasjoner Trekk i lønn for ferie ANDRE ENDRINGER Utfasing av SQL Server 2008 og 2008 R Finansskatt Overføre til nytt år (=2017) Offentlige satser Endret avstemmingsliste Ny avstemmingsliste Kilometergodtgjørelse ISO

3 1. Hva er nytt i denne versjonen? Denne versjonen inneholder flere endringer og nyheter. Du trenger denne versjonen for å kunne overføre til nytt år. VI ANBEFALER AT HELE DETTE PRODUKTNOTATET LESES NØYE! Alle våre kunder må oppdatere til denne versjonen for å få mulighet til å kjøre lønn i Integrasjoner Det kommer ikke nye Huldt & Lillevik Ansattportal sammen med denne versjonen av Huldt & Lillevik Lønn 5.0. Alle som oppgraderer til versjon (eller nyere) må ha versjon build 299 av Ansattportalen. 3. Oppdatere Huldt & Lillevik Lønn Du laster ned versjonen fra Visma Community: Klikk på aktuell link, og lagre filen på arbeidsstasjon/server. Selve oppdateringen skal du kjøre på arbeidsstasjon/server hvor installasjonen ble kjørt første gang. På siden hvor versjonene ligger finner du installasjonsveiledning for nyinstallasjon og oppdatering. Hvis du skal installere første gang, anbefaler vi at du leser veiledningen før du starter installasjonen. 3

4 4. A-ordningen 4.1. Flere arbeidsforhold Kartotek Personer 2 Arbeidsforhold Vi velger å gjenta beskrivelsen fra forrige produktnotat: Det er svært viktig at kunder som ikke har oppgradert til versjonen leser gjennom dette punktet nøye, da dette er en stor omlegging av funksjonalitet i Huldt & Lillevik Lønn 5.0. Etter innføring av a-ordningen har det vært et stort ønske at Huldt & Lillevik Lønn 5.0 skal støtte flere arbeidsforhold på samme ansattnummer. Dette har vi løst i denne versjonen hvor oppgavevalget Kartotek Personer Arbeidsforhold (tidligere a-ordning) er bygd om, og har fått ny funksjonalitet. Se nedenfor for detaljer. Etter at du har installert denne versjonen er det ikke lenger nødvendig å bruke kopieringsfunksjonen når en person begynner igjen etter at vedkommende har vært meldt sluttet i en periode. Ved oppdatering til denne versjonen blir informasjon om arbeidsforhold oppdatert til ny løsning. I den nye løsningen er registrering av stillingsprosent (deltid) flyttet til fane 2 - Arbeidsforhold, slik at summen av deltid på aktive arbeidsforhold, blir total stillingsprosent. For ansatte med kobling til ett arbeidssted er deltid kopiert fra registrert stillingsprosent under fane 1 - Person. For ansatte med fordeling på flere arbeidssteder, er deltid regnet ut fra andel av registrert stilingsprosent. Sum deltid for aktive arbeidsforhold kan ikke overstige 100. Etter oppdatering til denne versjonen er det viktig at du kontrollerer deltidsprosenten på fane 1 - Person, da denne fortsatt styrer beregning av lønn for fastlønnede. Husk at det er avtalt arbeidstid (stillingsprosent) på arbeidskontrakten du skal registrere som deltid på arbeidsforholdet, dette er uavhengig av avlønningstype. Deltidsprosenten brukes av blant annet NAV for offentlige ytelser, og av AFP for beregning av pensjonspremie. Bedrifter/klienter som ikke har benyttet seg av arbeidssted tidligere får etter oppdatering til denne versjonen dette opprettet automatisk av systemet. Den nye løsningen krever at alle aktive ansatte er knyttet til et arbeidssted. 4

5 Systemet oppretter et arbeidssted med juridisk organisasjonsnummer som virksomhetsnummer, og dette blir brukt på alle ansatte Ved nyansettelse Ved nyansettelse er det viktig at fane 1 Person og fane 2 Arbeidsforhold under Kartotek Personer fylles ut riktig og fullstendig. Det er ikke lenger mulig å opprette en ansatt uten at tilstrekkelig informasjon i disse to fanene er registrert. Begynn med fylle inn opplysninger på fane 1 Person: Legg merke til at det ikke er mulig å skrive inn informasjon i felt Deltid på denne fanen. Feltet Begynt dato behøver du heller ikke å fylle ut. Mer om dette senere. Gå videre til fane 2 Arbeidsforhold: 5

6 Klikk på Lagre når alle nødvendige felter er fylt ut. Nå vil du se at feltet Deltid og feltet Fra dato speiles tilbake til fane 1 Person og fyller automatisk inn feltene Begynt dato og Deltid på fane 1 - Person. Det er mulig å kombinere aktive arbeidsforhold med ulike arbeidsforholdstyper. Dette gjelder ikke arbeidsforholdstype «Pensjoner og andre typer ytelser, uten ansettelses-forhold». Arbeidsforholdstypen Pensjoner sammen med andre arbeidsforholdstyper i samme a-meldingsmåned vil gi avvisning i mottak hos Altinn. Systemet lar deg ikke lagre før alle data som er nødvendig er lagt inn Når en person slutter Dette kan ikke utføres før vedkommende har vært med på sin siste ordinære lønnskjøring (lønn må være godkjent). Når en person slutter så må følgende gjøres: På Kartotek Personer Fane 2 Arbeidsforhold angir du Til dato på Arbeidsforholdet. Dvs. den dagen vedkommende avslutter sitt arbeidsforhold. Når du trykker på lagre så legger informasjonen seg om arbeidsforhold ned under Arbeidsforholdhistorikk. Samtidig speiles Til dato til feltet Sluttet dato på fane 1 Person. På fane 1 Person må du huske å endre status til Sluttet. Du bør også fjerne det som ligger på Kartotek Fast lønn/trekk. 6

7 Når en person begynner igjen Når en person begynner igjen etter å ha hatt status sluttet i en periode så må følgende gjøres: På Kartotek Personer Fane 2 Arbeidsforhold så legger du inn nye data om arbeidsforholdet. Du skal IKKE gjenbruke et tidligere arbeidsforhold hvis en ansatt har hatt status sluttet en periode. Du skal lage et nytt arbeidsforhold på samme ansattnummer, med nye arbeidsforhold-data. Legg spesielt merke til at den ansatte får ny ArbeidsforholdsID når arbeidsforholdet starter på nytt. At vedkommende får ny ArbeidsforholdsID er svært viktig for å få til riktig innrapportering i a-melding. På fane 1 Person speiles opplysninger fra fane 2 Arbeidsforhold. Status må endres til Aktiv. Sluttet dato fjernes og ny Begynt dato settes. Skal Ansiennitetsdato endres må dette gjøres manuelt. Også feltet Deltid speiles fra fane 2 til fane 1 slik at vedkommende vil få utbetalt riktig lønn ut fra deltidsprosenten vedkommende er ansatt i. Husk at det er avtalt arbeidstid (stillingsprosent) på arbeidskontrakten du skal registrere som deltid på arbeidsforholdet, dette er uavhengig av avlønningstype. Deltidsprosenten brukes av blant annet NAV for offentlige ytelser, og av AFP for beregning av pensjonspremie. Legg inn riktige opplysninger på Kartotek Fast lønn/trekk før du kjører lønn på denne personen igjen. 7

8 Bytte av arbeidssted Hvis en ansatt bytter arbeidssted internt i bedriften må det aktive arbeidsforhold avsluttes ved å sette dato for siste arbeidsdag på gammelt arbeidssted i feltet Til dato. Og det må opprettes et nytt arbeidsforhold på nytt arbeidssted. Nødvendige opplysninger må legges inn for å få lagret det nye arbeidsforholdet. Sjekk at riktige opplysninger ligger inne på Kartotek Fast lønn/trekk før du kjører lønn på denne personen igjen Arbeidsforhold avsluttet som ikke skulle vært det, eller avsluttet med feil. Skulle du ved en feiltagelse avslutte et arbeidsforhold, eller avslutter med f.eks. feil dato, er det mulig å rette dette. Høyreklikk på (den nyeste) linjen under Arbeidsforholdhistorikk og velg Åpne og endre lukket arbeidsforhold. Linjen flyttes opp igjen under Arbeidsforhold. Nødvendige endringer kan nå utføres før du lagrer A-melding korreksjoner Skal du korrigere transaksjoner på tidligere år i en a-melding i oppgavevalget Periodens Lønn A-melding korreksjoner på en person som har sluttet er det viktig at det blir lagt inn arbeidssted på linjen(e) som gjelder denne tidligere ansatte. Den ansatte må knyttes til det arbeidsstedet vedkommende var ansatt i når han jobbet i bedriften. Som nevnt tidligere i dette produktnotatet så blir det satt inn et arbeidssted på alle aktive ansatte som ikke er knyttet til et ved oppdatering til denne versjonen. 8

9 4.2. Rapportering av internasjonal og norsk identifikator i a-melding I overgangen mellom innrapportering av internasjonal og norsk identifikator (typisk d-nummer) så har enkelte kunder opplevd utfordringer i forhold til å få koblet dette riktig sammen i mottak hos Altinn. Det er nå mulig med innsending av kun identifikator for ansatt som er registrert med både internasjonal og norsk identifikator, for å få dette koblet riktig sammen i mottak. Trykk på knappen Velg personer, og velg hvilke personer som skal inngå i a- meldingen for å koble sammen internasjonal og norsk identifikator. Også personer som innrapporteres etter regelverket RF-1199 kan innrapporteres med kun identifikator, for å koble internasjonal identifikator mot d-nummer. Det er viktig å velge den kalendermåneden som endringen av identifikator ble registrert i lønnssystemet når det lages en a-melding med kun identifikator Andre endringer i forhold til a-melding Nye forretningsregler Huldt & Lillevik Lønn 5.0 er oppdatert med de siste endringene i forretningsreglene for a-melding Nye gyldige kombinasjoner Huldt & Lillevik Lønn 5.0 er oppdatert med de siste endringene i gyldige kombinasjoner for a-melding. 9

10 Trekk i lønn for ferie Fra 2017 kommer det nye regler for hvordan trekk for ferie skal behandles i a- melding. Dette skal rapporteres med lønnsbeskrivelse Trekk i lønn for ferie. Det gjelder både ved trekk fortløpende når ferien tas, og når trekk i lønn og utbetaling av feriepenger skjer i en måned uavhengig av når ferien tas. Slike trekk skal fra 2017 ikke rapporteres som negativ fastlønn. Beløpet som skal rapporteres er negativt og lønnsbeskrivelsen skal benyttes i kombinasjon med positivt beløp i fastlønn. Eksempel Fastlønn Feriepenger Trekk for ferie Utbetalt , ,- (A-melding: Fastlønn/Kontantytelse) ,- (A-melding: Feriepenger/Kontantytelse) ,- (A-melding: Trekk i lønn for ferie/kontantytelse) Trekk i lønn for ferie kan også benyttes i en måned hvor det ikke er fastlønn, men andre ytelser å trekke i. F.eks. ved sluttoppgjør. Feriepenger sluttoppgjør ,- (A-melding: Feriepenger/Kontantytelse) Trekk for ferie Utbetalt ,- Lønnsart ,- (A-melding: Trekk i lønn for ferie/kontantytelse) Hvis fastlønn rapporteres med tilleggsinformasjon eller spesifikasjon, skal Trekk i lønn for ferie rapporteres med samme informasjon. Andre større endringer i lønnssystemet har gjort at endringer i den automatiske trekkberegningen kommer i en senere versjon av Lønn 5.0. før sommeren Vi har laget en beskrivelse for hvordan dette kan løses manuelt fram til dette er løst i systemet. Se beskrivelsen på Visma Community. 10

11 5. Andre endringer 5.1. Utfasing av SQL Server 2008 og 2008 R2 Huldt & Lillevik Lønn 5.0 vil fra versjon (høsten 2017) ikke ha støtte for SQL Server 2008 og 2008 R2. Har du en av disse SQL-versjonene som database for lønnssystemet må du i god tid før denne versjonen blir lansert ha byttet til en nyere versjon av SQL server. Kunder som er i Huldt & Lillevik sitt cloud-miljø behøver ikke å tenke på dette. Kunder som driftes av andre leverandører må ta kontakt med denne leverandøren for å sjekke om de er på en SQL Server som vi støtter Finansskatt Kartotek Firmaoppsett 4 - Parametre Et nytt valg er lagt til. Kunder som treffes av denne nye skatten må krysse av i dette valget for at dette skal beregnes og innrapporteres riktig: Andre endringer som følge av innføringen av finansskatt: Kartotek Offentlige satser: Fra 2017 er Finansskatt lagt til som egen sats. 11

12 Kartotek Firmaoppsett 2 - Avsetningskonti: Det er satt inn felt for å angi avsetningskonti for finansskatten. Disse kontiene må opprettes i Kartotek Kostnadsbærere Konti før de kan legges inn. Vår anbefaling er å benytte egne avsetningskonti for denne skatten. Kunder som ikke treffes av Finansskatt behøver ikke å angi noe her. I tillegg er a-melding innsending, a-melding retur, a-melding avstemmingsrapport, regnskapsrapporter og terminoppgjør endret til å ta med/vise finansskatten Overføre til nytt år (=2017) I versjon av Huldt & Lillevik Lønn 5.0 er valget Overføre til nytt år tilgjengelig i Oppgavelisten. Etter at overgang til nytt år er gjort vil versjonsnummeret endre seg til , og valget Overføre til nytt år blir borte Offentlige satser 2017 Offentlige satser som gjelder 2017 (som er kjent) er endret i Kartotek Offentlige satser. 12

13 5.5. Endret avstemmingsliste Rapporten i oppgavevalget Rapporter Avstemming som heter Avstemmingsliste pr. konto er endret. I denne rapporten er kolonnen som het LT-kode fjernet. Mens det er lagt til felt for å vise om det beregnes arbeidsgiveravgift eller feriepenger av angitt lønnsart. Det er ikke lenger nødvendig å summere avstemmingsrapportene, det gjøres nå automatisk. 13

14 5.6. Ny avstemmingsliste I oppgavevalget Rapporter Avstemming har vi laget en ny rapport som heter Avstemmingsliste pr. lønnsbeskrivelse. Denne ny rapporten erstatter avstemmingsliste pr. LT.kode. Rapporten viser summer pr. lønnsbeskrivelse, og andre nyttige avstemmingssummer. Den kan skrives ut pr. mnd eller pr. periode i tillegg til hele året. 14

15 5.7. Kilometergodtgjørelse 2017 Den skattefrie/trekkfrie satsen for kilometergodtgjørelse er endret fra 2017 til 3,50. Satsen gjelder nå uansett kjørelengde. Redusert sats ved passering kjørte kilometer er altså fjernet. Det er ikke gjort endringer i satsene for utbetaling etter Statens særavtale, men her kan det selvfølgelig komme endringer som ikke er kjent på nåværende tidspunkt. For å behandle kjøring med egne bil riktig i 2017 skal Kartotek Offentlige satser se slik ut (når du står i 2017 i systemet): Vi ble dessverre kjent med endringen i den skattefrie/trekkfrie satsen over km litt for sent slik at denne satsen endres ikke automatisk. Du må derfor endre denne satsen selv. Godtgjørelse for kjøring med egen bil i utlandet skal fra 2017 behandles etter samme regler som for kjøring innenlands. Denne satsen er derfor fjernet fra oppsettet (se bildet over) Det vil si at kjøring i utlandet utbetales med samme satser som kjøring innenlands blir utbetalt etter, og kan utbetales på samme lønnsarter ISO20022 Det viser seg at flere banker vil ha tilpasset innhold i ISO20022 bankfilen, og at de derfor ikke tar imot filen vi eksporterer i dagens versjon. Vi jobber nå med å få oversikt over hvilken informasjon vi må åpne opp for til de enkelte bankene. Endringene vil bli tatt inn i systemet i nye versjoner i løpet av Endring i ISO20022 i denne versjonen: Skilletegn i kontonummer er tatt ut, da noen banker ikke godtar dette, selv om skilletegn er i henhold til standarden. huldt-lillevik.no Besøksadresse: Rognebakken 4, 2770 Jaren Postadresse: Postboks 148, 2711 Gran Tlf: