S4 - OTP. Innholdsfortegnelse:

Transkript

1 Innholdsfortegnelse: 1. Generelt Hvilke foretak omfattes av loven: Hvem omfattes ikke av loven: Hvilke ansatte skal være med i pensjonsordningen Arbeidsgivere med eksisterende ordninger: Om tidsfrist: Premie fra arbeidsgiver: Medlemsinnskudd fra de ansatte (egenandeler): Grunnlag - rapportering i System Firmaoppsett Oppsett pr person Oppsett lønnsartregisteret Logge endringer Elektronisk overføring Kontrolliste stillingsprosent Registrere tilskudd/trekk Arbeidsgivers tilskudd beregning av arbeidsgiveravgift Registrere betalt tilskudd Avsette og beregne arbeidsgiveravgift - beløp Medlemsinnskudd fra de ansatte (egenandeler)... 8 Fremgangsmåte Korrigere arbeidsgivers tilskudd Personec AS Side 1 av 9

2 1. Generelt 1.1 Hvilke foretak omfattes av loven: Norske og utenlandske foretak i Norge, som har ansatte i sin tjeneste og som kan opprette tjenestepensjonsordning etter foretakspensjonsloven eller innskuddspensjonsloven. Også skattefrie foretak omfattes. Foretaket må ha to arbeidstakere i minst 75 % stilling, eller én arbeidstaker uten eierinteresser i minst 75 % stilling. Foretak med kun deltidsansatte omfattes hvis deltidsansatte arbeider minst 20 % stilling og til sammen minst 2 årsverk. Det tas første gang utgangspunkt i antall ansatte ved utgangen av siste kalenderår, dvs 2005/2006. Arbeidstakerne må dessuten være pliktige medlemmer i den norske folketrygden med rett til opptjening av alderspensjon. Obligatorisk tjenestepensjon omfatter kun alderspensjon. 1.2 Hvem omfattes ikke av loven: Foretak som allerede har en pensjonsordning som følger av lov eller tariffavtale i offentlig sektor (stat eller kommune). 1.3 Hvilke ansatte skal være med i pensjonsordningen Dersom foretaket har plikt til å opprette pensjonsordning skal alle ansatte i minst 20 % stilling og som har fylt 20 år være medlemmer i pensjonsordningen. 1.4 Arbeidsgivere med eksisterende ordninger: Lov om obligatorisk tjenestepensjon er en minimumslov. Hvis et foretak har en eksisterende pensjonsordning må denne være minst like god som etter loven om obligatorisk tjenestepensjon. Hvis ikke må ordningen endres innen utgangen av Om tidsfrist: Loven trådde i kraft 1. januar 2006, men fristen for å opprette en pensjonsordning er innen utgangen av Den samme fristen gjelder ved endring av en eksisterende pensjonsordning som ikke tilfredsstiller minimumskravene. I begge tilfeller skal imidlertid de økonomiske virkningene av loven tre i kraft fra 1. juli Foretak som etableres etter har en frist på 6 måneder for opprettelse av en pensjonsordning. Hvis fristen utløper før , forlenges fristen til utløpet av Premie fra arbeidsgiver: Arbeidsgiver skal innbetale innskudd med minst 2 % av medlemmenes lønn mellom 1 og 12 G. G skal fordeles forholdsmessig på året. I tillegg kommer kostnader ved ordningen fakturert fra forsikringsselskapet. Under forutsetning av at minstekravene oppfylles har arbeidsgivere med etablerte ordninger pr følgende overgangsordning: Innen utgang av 2008 fra 1,5 G Innen utgangen av 2010 fra 1 G Personec AS Side 2 av 9

3 Dersom arbeidsgiver velger ytelsesbasert pensjonsordning skal ytelsene tilsvare en innskuddsordning med 2 % innskudd. Innskuddene/premiene fra arbeidsgiver skal ikke innberettes på de ansattes lønns- og trekkoppgave, men skal være med i grunnlaget for beregning av arbeidsgiveravgift. Premien skal innberettes i egen rubrikk på årsoppgaven for arbeidsgiveravgift. 1.7 Medlemsinnskudd fra de ansatte (egenandeler): I tillegg til arbeidsgivers pliktig innskudd, kan det avtales at de ansatte skal betale egenandel. Slike egenandeler kan ikke utgjøre mer enn 4 % av lønnen, og maks 50 % av total innskudd/premie. Innskudd eller premie fra de ansatte skal innberettes på LT-kode 312. Når det avtales at de ansatte skal trekkes egenandeler skal dette gjelde alle ansatte i bedriften (kollektiv ordning). 2. Grunnlag - rapportering i System 4 Grunnlaget for beregning av innskuddene er lønn som omtalt i innskuddspensjonsloven 5-5. I utgangspunktet skal all skattepliktig lønn regnes med, men foretaket kan bestemme at f eks overtidsgodtgjørelse, andre variable tillegg og naturalytelser skal holdes utenom pensjonsgrunnlaget. Dette vil framgå av den aktuelle pensjonsavtalen. Det er det aktuelle forsikringsselskap/fondsforvalter som kan beregne korrekt på grunnlag av opplysninger fra foretaket. 2.1 Firmaoppsett Fra System 4 kan du rapportere elektronisk til de ulike forsikringsselskap/fondsforvaltere. For å ta i bruk denne funksjonaliteten må du tilrettelegge for dette. Velg oppgaven Kartotek Satser, firmaoppsett Firmaopplysninger Registrere og mappen Pensjonsrapportering Personec AS Side 3 av 9

4 Velg Ja i feltet Benytte elektronisk pensjonsrapportering. Fyll ut de opplysningene som ditt forsikringsselskap krever. Oppgi eventuelt informasjon om person som skal godkjenne overføringsfil i forsikringsselskapets webportal. Timer pr årsverk Fastsettes i samråd med forsikringsselskapet. Skal brukes for å beregne stillingsprosent for personer med variabel stillingsbrøk (timelønnede). Eks regner man slik: Antall faktiske arbeidsdager pr år inkl eventuelt bevegelige helligdager med lønn. 226 x 7,5 = (5 uker ferie) 230 x 7,5 = (4 uker ferie) Programområdet oppgis hvis forsikringsselskapet har eget program for overføring av data. Filområdet må alltid oppgis. 2.2 Oppsett pr person Registrerer opplysninger om de ansatte i oppgavevalg Kartotek Personer Registrere hovedopplysninger i mappen Forsikringer/Pensjon. Hvilke felt du skal fylle ut avhenger av hvilke opplysninger ditt forsikringsselskap krever. For informasjon om hvert enkelt felt, trykk F1. Med i ordning Hovedregelen er at du setter Ja på samtlige ansatte med unntak av selvstendig næringsdrivende og styremedlemmer. Mottaker av fila beregner stillingsbrøk og om personen skal være med. Innmeldt/utmeldt Innmeldt hentes fra begynt dato og nyansatt skal med i ordningen fra 1. dag. Avlønningsform Du velger Fast på ansatte med fastlønn, og angitt stillingsbrøk i Kartotek Personer Registrere hovedopplysninger blir rapportert. Du velger Variabel på ansatte med timelønn og forsikringsselskapet beregner stillingsbrøk ut fra rapporterte timer mot timer pr årsverk Personec AS Side 4 av 9

5 Mottar AFP / Pensjonsalder/Statsborgerskap/Sluttårsak/Tidligere opptjening Disse feltene brukes ikke av Storebrand men kan være i bruk av andre. Må sjekkes mot den enkelte leverandør av OTP. Status Pensjon Dette er endringer som påvirker premieberegningen og som må vedlikeholdes av arbeidsgiver. Det er ingen kobling mot angitt Status på personen. Timer pr årsverk Kan avvike fra firmaoppsett. F eks arbeidstakergrupper med ulik timeantall pr år pga turnus, skiftordninger og nattarbeid. 2.3 Oppsett lønnsartregisteret Kontroller feltet Pensjon på lønnsartene i oppgavevalg Kartotek Lønnsarter Registrere. Lønnsarter med Ja i feltet Pensjon blir innrapportert som pensjonsgrunnlag. I tillegg må du angi om lønnsarten er Timelønn, Fastlønn eller Tilleggslønn. Systemet foreslår Timelønn. Bruk Fastlønn på lønnsart som gjelder de fastlønnede. Tilleggslønn er ytelser som ikke er påvirket av stillingsprosent, for eksempel bonus. 2.4 Logge endringer Når du tar i bruk elektronisk pensjonsrapportering vil systemet logge endringer i årslønn og deltidsprosent. Du får derfor opp følgende bilde hvis du endrer disse opplysningene på en ansatte: Personec AS Side 5 av 9

6 Her angir du dato for når endringen trer i kraft. 2.5 Elektronisk overføring Du genererer fil til forsikringsselskapet i oppgavevalg Termin Terminlister Pensjonsrapportering Elektronisk overføring. Velg Statistikk måned og År du skal rapportere for, samt hvilket Selskap (filformat) du skal rapportere til. Ved å merke feltene Vis - Har slutt dato, Vis - Ingen endring og Vis - Ikke med i ordning, vises personer med disse statusene i statusfeltet til høyre. Ved å merke feltet Kun endringer rapporteres kun endringer for personer som er med i ordningen. Når du starter opp med elektronisk rapportering skal du alltid rapportere alle opplysninger første gang. Om du ved løpende rapportering skal sende inn alle opplysninger eller kun endringer, avhenger av avtalen med din leverandør. Klikk Generer for å lage fil til forsikringsselskapet og deretter Lagre for å lagre filen. Hvis du har installert programvare fra ditt forsikringsselskap for automatisk overføring av data fra System 4 klikker du Send. Hvis ikke må du overføre filen manuelt. 2.6 Kontrolliste stillingsprosent Flere leverandører av pensjonsforsikring benytter normert/antatt stillingsprosent for timelønnede. Du kan skrive ut en rapport i ettertid som beregner faktisk stillingsprosent for en periode ut fra arbeidede timer. Systemet bruker Timer per årsverk registrert under firmaopplysninger, eventuelt fra personen hvis denne avviker, i beregningen. Du skriver ut rapporten i oppgavevalg Termin Terminlister Pensjonsrapportering Kontrolliste. NB! For at beregning av stillingsprosent skal bli korrekt forutsettes det at personene har vært ansatte i hele perioden rapporten skrives ut for Personec AS Side 6 av 9

7 3. Registrere tilskudd/trekk 3.1 Arbeidsgivers tilskudd beregning av arbeidsgiveravgift Hvis foretaket skal innbetale i henhold til minstekravet betyr dette at det skal beregnes tilskudd til pensjonsordingen av grunnlag mellom 1G og 12G. Hvilke lønnsarter som skal inngå i grunnlaget avhenger av avtalen som er tegnet med forsikringsselskapet. Du kan velge å behandle tilskuddet på følgende måter i System 4: registrere betalt tilskudd, eller avsette et beløp Arbeidsgivere som har pensjonsordninger f eks i Statens Pensjonskasse, KLP eller andre ordninger hvor man beregner en prosent eller et beløp i System 4, kan se bort fra denne beskrivelsen. 3.2 Registrere betalt tilskudd Skal du beregne arbeidsgiveravgift på grunnlag av faktura fra forsikringsselskapet følger du denne fremgangsmåten. Du kan velge å registrere premien pr person eller pr avgiftssone. Skal du registrere premien pr sone, må du fordele premeien forholdsmessig pr avgiftssone og registrere på en person i hver sone. Registrer beløp i oppgavevalg Daglig Periodens lønn/trekk Registrere pr person på lønnsart for Kollektiv pensjonsforsikring (lønnsart 127 i standard lønnsartregister) Personec AS Side 7 av 9

8 3.3 Avsette og beregne arbeidsgiveravgift - beløp Ønsker du å avsette arbeidsgiveravgift av antatt tilskudd pr lønnskjøring, kan du følge beskrivelsen under punkt 3.2 Registrere betalt tilskudd, men registrere et fast anslått beløp pr avlønning under oppgaven Kartotek Fast lønn/trekk Registrere. 3.4 Medlemsinnskudd fra de ansatte (egenandeler) Arbeidsgiver kan etter avtale trekke pensjonspremie for de ansatte. Lønnsarten for pensjonstrekk må være definert i oppgavevalg Kartotek Lønnsarter Registrere. Dette er lønnsart 180 i standard lønnsartregister. Lønnsarten må ha 14. Pensjonstrekk i feltet Måte. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Fast lønn/trekk Registrere. 2. Klikk mappen Fordringer og gå til første ledige linje. 3. Trykk [F12] eller [ENTER] i feltet Endre Personec AS Side 8 av 9

9 4. Velg Pensjon og klikk OK. Du kommer inn i vinduet der du angir opplysninger om trekket. 5. Registrer opplysninger om pensjonstrekket: a) Merk av Aktiv i feltet Status. b) Velg fordringshaver. Trykk [F12] for å se en liste med alle fordringshavere. Klikk Vedlikehold hvis du skal opprette en ny fordringshaver. c) Det anbefales at du registrerer et fast antatt beløp. Dette beløpet kan eventuelt korrigeres når andelig beregning foreligger fra forsikringsselskapet. NB! Dersom du angir en prosent, vil egenandel bli beregnet av lønn også inntil 1G. d) Angi lønnsarten for pensjonstrekk i feltet Lønnsart og klikk OK. 3.5 Korrigere arbeidsgivers tilskudd Hvis arbeidsgivers tilskudd har blitt for høyt eller for lavt kan dette korrigeres på en egen lønnsart. Du kan følge beskrivelsen under punktet 3.2 Registrere betalt tilskudd Personec AS Side 9 av 9