Ferie og feriepenger I Visma Lønn / Visma Avendo Lønn

Transkript

1 Ferie og feriepenger I Visma Lønn / Visma Avendo Lønn

2 INNHOLD Side FERIE OG FERIEPENGER... 1 INNHOLD... 2 HVORDAN BEHANDLES FERIEPENGER I VISMA LØNN?... 1 Ansatt... 1 Lønnskontosett... 2 Satser og grenser... 2 Lønnsarter... 2 Regnskapsføring... 3 Feriepengeliste... 4 Grunnbeløpet (G) på feriepengelisten... 5 Registrering / korrigering av feriepengegrunnlag... 5 Oppstart... 5 Korrigering av feriepengegrunnlag... 6 Korrigering av feriepengesats... 6 Forskudd feriepenger... 6 I ferieåret... 6 Neste års feriepenger, mulig løsning... 6 Utbetaling av feriepenger... 6 Generering av feriepenger alle ansatte... 6 Ansatt med redusert opptjening av feriepenger... 8 Trekk i feriepenger... 9 Sluttoppgjør... 9 Registrering av feriedager brukt... 10

3 HVORDAN BEHANDLES FERIEPENGER I VISMA LØNN? Register som har betydning for feriepenger: Ansatt Lønnskontosett Satser og grenser Lønnsarter Ansatt Feriedager og feriepengesatser er individuelle i Visma Lønn. Se «Forskuddstrekk og feriepengeopplysninger» i ansattbildet og sjekk at «Feriepengesats» og «Antall feriedager» er korrekte. Visma Lønn sjekker mot «Fødselsnr.» for å se om personen har krav på ekstra feriepenger (ansatte over 60 år). Så fødeselsnummer må være fylt ut. VISMA Lønn Mix & Match 1

4 Lønnskontosett Under «Grunndata / Firmaopplysninger» finner du «Lønnskontosett». Det er lønnskontosettet som styrer avsetningen av feriepenger. Som standard bruker vi kontoene 5180 debet og 2940 kredit for avsetning av feriepenger. Den påløpte arbeidsgiveravgiften blir kontert mot 5182 debet og 2780 kredit. Du har også mulighet til å sette opp egen konto for utbetalte feriepenger. Velger du å ha dette kan det gjøre det lettere å avstemme. MERK! Når du kjører «lønnsberegning», genereres avsetningen av feriepenger på grunnlag av lønnsartene som har huke i feltet «Feriepenger» og sats hentes fra de ansatte. Satser og grenser Under «Grunndata / Firmaopplysninger / Lønnsår / Satser og grenser» finner du «Grunnbeløp» og Grunnbeløpet benytter Visma Lønn for å beregne grunnlag for feriepenger, for den ekstra ferieuken for ansatte over 60 år. I flg. Ferieloven er dette grunnlaget begrenset til 6G. De ansatte kan ha avtale om at grunnlaget skal være høyere. Dette styres pr. ansatt under «Forskuddstrekk og feriepengeopplysninger» inne på den ansatte. Lønnsarter Når det utbetales feriepenger benyttes det følgende lønnsarter: Feriepenger til gode (lønnsart 290 eller 6510) Feriepenger til gode, over 60 år (lønnsart 291 eller 6520) Lønn/trekk ved feriepengeutbetaling (lønnsart 285 eller 6502) Lønn/trekk ved feriepengeutbetaling o/60år (lønnsart 286) Se eksempel på lønnsartene på «Community - Visma Lønn, under «Brukertips». 2 VISMA Lønn Mix & Match

5 Regnskapsføring Når vi utbetaler feriepenger går de til debet konto 2940 (eventuelt den kontoen som du har registrert i «Lønnskontosett» i feltet «Feriepenger utbetalt») og kredit konto for «bank». 0,67 dagers lønn skal gå til debet konto 5000 og kredit konto for «bank», og motsatt ved trekk av 3,33 dager. Arbeidsgiveravgift av utbetalte feriepenger posteres til debet konto 2780 og kredit konto T-kontoer for avsetning av feriepenger: Avsetn. feriepenger (avrundet) eller 6500 Ber. fp 10,2 % eller 6500 Ber. fp 2,3% Avsetning arb.g.avgift av feriepenger Arb. g. avg. av ber. fp. % T- kontoer for utbetaling av feriepenger: Når feriepenger utbetales eller 6510 Feriep. u/skatt eller 6520 Feriep. 5. f.uke Arb.g.avgift når feriepenger utbetales Arb. g. avg. av utbet Etter at alle feriepengene er utbetalt, skal det kun være opptjente feriepenger for inneværende år på konto Dersom noen av de ansatte er sykemeldt eller andre grunner ikke har fått utbetalt feriepengene, skal deres ferielønn inngå i saldo på konto VISMA Lønn Mix & Match 3

6 Feriepengeliste Når du godkjenner en lønnskjøring i Visma Lønn blir «Feriepengegrunnlag» og «Feriepenger til gode» oppdatert i tabellen «Akkumulert lønn». Når du kjører ut feriepengelisten henter Visma Lønn data fra denne tabellen. Feriepengelisten kan du skrive ut fra hotbaren under «Utskrifter / Årsrapporter». Når du velger utskrift av feriepengelisten får du opp følgende dialog. Her angir du ønsket opptjeningsår. 4 VISMA Lønn Mix & Match

7 Grunnbeløpet (G) på feriepengelisten På feriepengelisten er det en kolonne som heter «Ant. G». Dette gjelder for ansatte over 60 år. Etter ferieloven kan man sette en begrensning på at den ekstra ferieuken for ansatte over 60 år kun skal beregnes av inntekt inntill 6G (6 x = kr.) Ønsker du annen begrensning høyere eller ingen kan dette endres på den ansatte i kolonnen «G FP. o/60». For å endre denne verdien slik at beregningen av feriepenger over 60 år blir korrekt går du inn på den ansatte. Nederst i bildet har du en tabell som heter «Forskuddstrekk og feriepengeopplysninger». Kolonnen for «Antall G (G FP o/60)» ligger ikke framme i denne tabellen, men du kan hente den fram ved å sette markøren i linjen for «Kommunenr.», høyre-klikke og velge «Tabelloppsett». Under fanen «Tilgjengelige kolonner» finner du «G FP o/60», denne flytter du over til «Aktive kolonner» og velger «Aktiviser». Registrering / korrigering av feriepengegrunnlag Når du starter opp med Visma Lønn må du registrere grunnlag feriepenger i opptjeningsåret. Oppstart Sjekk at de ansatte har skattekortopplysninger registrert for inneværende og foregående år, feriedager og satser for samme år. Velg lønnsregistrering og opprett en lønnskjøring i opptjeningsåret. Registrer «Ansatt» og lønnsart for «Korrigering av feriepengegrunnlag» (lønnsart 299 eller 6500). Deretter registrer grunnlaget i kolonnen «Beløp». Grunnlaget finner du på «Lønns- og trekkoppgaven for fjoråret». Deretter velger du «Lønnsberegning», kjører alle lister og til slutt «Godkjenning». For kontroll kan du kjøre ut feriepengeliste med opptjeningsår i fjor. VISMA Lønn Mix & Match 5

8 Korrigering av feriepengegrunnlag Ved korrigering av feriepenger gjør du på samme måte som beskrevet under oppstart. Dersom det er beregnet for mye feriepenger, reduserer du grunnlaget. Dersom du skal øke feriepenger til gode, f eks. pga. militærtjeneste, kan du gjøre det også med samme rutine, men da øke grunnlaget. Korrigering av feriepengesats Dersom du ønsker å endre feriepengesats på de ansatte, kan dette endres på følgende måte: Velg «Ansatt / Ansattlister / Ansattlister med skatteopplysninger». Gjør utvalg på riktig lønnsår ved å legge inn ønsket år i den blå søkelinjen og endre til riktig feriepengesats på en ansatt (trykk F2 eller høyreklikk og sett i endremodus). Sett markøren tilbake i samme felt, høyreklikk og velg «Sett alle linjene i tabellen til verdien for aktuelle linje/kolonne». Bekreft endring. Gjør så det samme på antall feriedager. Ta «Sikkerhetskopi» (under «Verktøy / Administratorfunksjoner») og kjør «Regenerering akkumulatorer» og «Regenerering lønnslipp» for aktuelle år under «Verktøy / Administratorfunksjoner / Vedlikehold av data». Kjør ut feriepengeliste med aktuelt opptjeningsår for kontroll. Forskudd feriepenger I ferieåret Forskudd på feriepenger i ferieåret utbetaler du på «Feriepenger til gode» (lønnsart 290 eller 6510) og / eller eventuelt «Feriepenger til gode, over 60 år» (lønnsart 291 eller 6520). Neste års feriepenger, mulig løsning Forskudd på neste års feriepenger er å betrakte som et lån så sant det ikke er et sluttoppgjør og da skal ikke disse lønnsartene benyttes. Det skal ikke beregnes fordel renter på lånebeløp som er under 3/5 G (G = ,- pr ) og tilbakebetalingstiden er høyst ett år. Dersom du skal utbetale neste års feriepenger, kan du registrere dette på «Refusjon diverse utlegg» (lønnsart 300 eller 800). Opprett så en fast transaksjon med fast transaksjonstype «Lån» på den ansatte. Utbetaling av feriepenger De fleste utbetaler feriepenger for alle ansatte i juni. Dette forenkler lønnsarbeidet, men det er fullt mulig å utbetale feriepenger etter hvert som de ansatte tar ut ferie. Generering av feriepenger alle ansatte Automatisk generering av feriepenger kan du gjøre for en ansatt, en ansattgruppe, for et utvalg ansatte eller for alle ansatte. Du kan kjøre automatisk generering av feriepenger for alle feriedagene eller for det antall dager du måtte ønske. Dersom du genererer feriepenger på nytt vil Visma Lønn sjekke om det har blitt utbetalt feriepenger tidligere ved «Lønnsberegning alle». 6 VISMA Lønn Mix & Match

9 Utbetale alle feriepenger f.eks. i juni: Velg «Lønnsregistrering» og opprett en «Lønnskjøring». Overfør faste transaksjoner som skal være med. De som er timelønnede registreres som vanlig. Når feriepengene utbetales får de da både timelønn og feriepenger. Løpende naturalytelser kan være trekkfrie sammen med feriepenger. Gå ut av lønnsregistreringsbildet, svar «JA» til å lagre data. Velg «Rutiner / Registrering / Generering av feriepenger». Dersom bare noen ansatte eller en ansattgruppe skal ha utbetalt feriepenger huker du av bare for disse. Hvis du skal utbetale til alle skal krysset i feltet «Velg alle» stå på. Du krysser i feltet «Ansattgruppe» hvis du ønsker å generere feriepenger pr. ansattgruppe. Hvis du for eksempel har ansattgrupper med ulik prosentsats, må du generere en gruppe av gangen og manuelt endre verdi i feltet «Antall dager lønn / trekk». Hva som blir foreslått i feltene «Antall dager lønn / trekk» og «Antall dager i måneden» i utskriftsdialogen avhenger av feriepengeprosenten i året for utbetalingsåret og hvor mange arbeidsdager du har pr. uke. Se tabellen: VISMA Lønn Mix & Match 7

10 Dager pr. uke Feriepengeprosenten (lønnsopplysninger) (året før utbetalingsåret) Foreslår 5 Inntil 12% (mao. under 12) 0,67 /21, % (eller høyere) -3,33 / 21,67 6 Inntil 12% (mao. under 12) 1 / % (eller høyere) -4 / 26 I feltet «Antall dager lønn/trekk» anbefaler vi å legge inn -25 (feriedager), da vil lønnsslippen se slik ut: Fastlønn (21,67 dager) Trekk (25 dager) Feriepenger Dette gjør at det er litt lettere å forstå for den ansatte. I feltet «Feriepenger til gode ordinære» er det lagt inn «ALLE», det vil si at Visma Lønn utbetaler alle feriepengene. Når Visma Lønn skal beregne «Antall dager lønn / trekk» blir lønnsart 285 (eller 6502) og 286 brukt. Lønnsarttypen skal alltid stå til «Lønn/godtgjørelse», det er fortegnet i feltet «Antall dager lønn / trekk» som bestemmer om dette skal være en utbetaling eller trekk. Merk! Om Visma Lønn skal beregne 21,67 eller 26 deler styres fra «Grunndata / Firmaopplysninger / Lønnsopplysninger», feltet «6 arb.dgr. pr. uke». Dersom du ikke har huke i dette feltet beregnes det 21,67 deler. Dette kan overstyres i denne dialogen. Ansatt med redusert opptjening av feriepenger En nyansatt i fjor eller i år, har både en rett og en plikt, til å ta ut 21 dagers ferie. Arbeidstaker kan motsette seg avvikling av feriefritid og eventuell tilleggsfritid i den utstrekning feriepengene ikke dekker lønnsbortfallet under ferien. Dette kan for eksempel gjelde ansatte som kommer rett fra skole eller sykdom eller at differanse mellom lønn og feriepenger er stor (kraftig lønnsøkning). Merk at dersom en virksomhet innstiller driften helt eller delvis i forbindelse med ferieavvikling, kan likevel alle arbeidstakere som berøres av stansen pålegges å avvikle ferie og eventuell tilleggsfritid av samme lengde. Ansatte som kommer fra annen arbeidsgiver har fått feriepenger fra gammel arbeidsgiver som skal dekke årets ferie. 8 VISMA Lønn Mix & Match

11 Trekk i feriepenger Dersom arbeidstaker for eksempel har utleggstrekk på skatt skal dette være med i lønnskjøringen sammen med feriepenger. Jf. Arbeidsmiljølovens, hvor det står at trekk i lønn og feriepenger kan foretas når det er hjemlet i lov. Trekkfrie lønnsarter Eksempel på trekkfrie lønnsarter ved utbetaling av ferielønn (= trekkpliktige naturalytelser) Skattepliktig fordel, renter Skattepliktig fordel, bil Skattepliktig fordel, elektronisk kommunikasjon Fri kost og losji Fri bolig Fri bolig utlending Merk! Vi anbefaler at du oppretter en lønnskjøring med «Fullt trekk». Dersom det ikke skal beregnes skatt på lønnsartene som står som trekkpliktige kan du i lønnsregistreringsbildet hente frem kolonnen «Trekkode» og endre trekkoden på linjen. Sluttoppgjør Ferieloven, Utbetaling ved opphør av arbeidsforhold. Opphører arbeidsforholdet, skal alle opptjente feriepenger utbetales siste ordinære lønningsdag før fratreden. Den del av feriepengene som ikke lar seg beregne innen dette tidspunkt, kan utbetales i forbindelse med det avsluttende lønnsoppgjør. Når ansatte slutter skal de ha årets opptjente feriepenger utbetalt på siste lønn + eventuelle feriepenger opptjent året før. Du skal da benytte Feriepenger sluttoppgjør, opptjent i år (lønnsart 295 eller 6560). Lønnsart/er for feriepenger til gode tidligere år og over 60 år kommer evt. automatisk med ved lønnsberegning hvis det er feriepenger til gode. Husk også at den ansatte som får feriepenger året etter, telles som ansatt i forhold til din lisens. Merk! Lønnsartnummerene som det er henvist til, er ut i fra «standard» lønnsartregister. Har du konvertert eller bygd opp ditt eget lønnsartregister vil du måtte bruke de lønnsartnummer som ditt firma bruker under «Grunndata / Firmaopplysninger / Lønnsår / Lønnsarter feriepenger». VISMA Lønn Mix & Match 9

12 Registrering av feriedager brukt På lønnsslippen kan «Feriedager brukt» og «Feriedager til gode» vises. For å vedlikeholde dette må feriedager registreres under «Fravær» i hurtigmenyen til høyre. Her velger du «Ansatt» og merk de dagene den ansatte har hatt fravær, for eksempel ferie, velg så fraværskode «Ferie» i bildet som kommer opp og deretter «Lagre». Når du registrerer fravær, kan du enten markere aktuelle dager i kalenderen eller du kan legge inn linjer under fane «2 Fraværstilfeller». 10 VISMA Lønn Mix & Match