Viktig informasjon vedrørende årsoppgjør Bruk årsavslutningsversjonen også i 2007 Termin Årsavslutning Regelverk nytt og endringer

Transkript

1 Viktig informasjon vedrørende årsoppgjør 2006 De følgende sidene beskriver hvordan du skal kjøre årsavslutning med Huldt & Lillevik Lønn og Personal System 4. Vi anbefaler at du leser denne beskrivelsen nøye. Før du kjører årsavslutning, må du ha installert årsavslutningsversjonen Bruk årsavslutningsversjonen også i 2007 Med årsavslutningsversjonen kan du kjøre årsavslutning for 2006, overføre til nytt år og kjøre lønn for Når du overfører til nytt år, endres versjonen automatisk til Versjon inneholder trekktabeller for Du vil derfor ikke motta ny versjon for å kunne kjøre lønn i Du finner alle rutiner for årsavslutningen under oppgavevalg Termin Årsavslutning. Regelverk nytt og endringer Når det gjelder generelle spørsmål vedrørende regelverk henviser vi til Skattedirektoratets arbeidsgiverhefter og kodeoversikten 9. utgave som gjelder for inntektsåret Oslo, den 15. desember 2006

2

3 Innholdsfortegnelse Forslag til korrekt rekkefølge på årsavslutningen i System 4 Kjørejournal Installere årsavslutningsversjonen Lønn i Starte årsoppgjørsversjonen Forberede årsoppgjøret Kontrollere lønnsartenes LT-koder Kontrollere offentlige satser Kontrollere skattekortopplysninger Klargjøre for utskrift av årsavslutningslister Kontrollere opplysninger Registrere tilleggsopplysninger Registrere tilleggsopplysninger elektronisk kommunikasjon Avstemme mot regnskap Skrive ut feriepengeliste pr Håndtere avtalefestet ferie Skrive ut feriepengeliste - fremgangsmåte Regulere feriepengegrunnlaget Ekstrakjøring Fri bil Elektronisk kommunikasjon Fri avis Bompenger Kollektive pensjonspremier, OTP og avtalefestet pensjon (AFP) Rentefordel Antall dager vikarer Fagforening betalt av den ansatte Fagforening betalt av arbeidsgiver Ekstrakjøring uten utbetalinger (uten skattetrekk) Ekstrakjøring med utbetalinger (med skattetrekk) Skrive ut ny feriepengeliste Skrive ut kontroll- og avstemmingslister Skrive ut årsoppgave for arbeidsgiveravgift Skrive ut lønns- og trekkoppgaver Skrive ut lønns- og trekkoppgaver på papir Overføre lønns- og trekkoppgaver til diskett/cd Avstemme listen "Kvittering for mottatte data" Innberette lån Skrive ut personallister på papir - arkivsett Lage ekstra sikkerhetskopi Personec AS -1- System 4 Årsoppgjør 2006

4 Innholdsfortegnelse 11. Skrive ut periodiske lister Behandle negativ lønn Overføre og klargjøre til nytt år Overføre fravær fram til Overføre sum antall som "inngående saldo" til neste år Overføre til nytt år Lese diskett/cd med skattekortopplysninger for Overføre fravær før første lønnskjøring Skrive ut og slette logg Arbeidsgiveravgift nye regler System 4 Årsoppgjør Personec AS

5 Kjørejournal Kjørejournal Firma : Operatør : Dato : Kap Oppgave Valg i oppgavestyreren Frist Utført Ja Nei 1. Kontroller at du har kopiert Vises i tittellinjen øverst i bildet. inn siste versjon, Kontroller LT-kodene i henhold til Skattedirektoratets Kartotek Lønnsarter Registrere/Skrive ut kodeoversikt 9. utgave og tillegg Kontroller offentlige satser Kartotek Satser, firmaoppsett Firmaopplysninger Registrere 2.3 Kontroller skattekortopplysninger 2.4 Klargjør utskrift av årsavslutningslister Kartotek Satser, firmaoppsett Offentlige satser, feriepenger Arbeidsgiveravgift Kartotek Satser, firmaoppsett Offentlige satser, feriepenger Registrere Kartotek Satser, firmaoppsett Bilsatser Registrere Kartotek Personer Skrive ut Skattekortliste Termin Årsavslutning Klargjøre årsavslutning 2.5 Kontroller opplysninger Termin Årsavslutning Kontroll- og avstemmingslister Kontroll av opplysninger 2.6 Korriger eventuelle feil Termin Årsavslutning Registrere tilleggsopplysninger 2.7 Avstem opplysninger mot regnskap. Korriger eventuelle differanser i en ekstrakjøring Termin Årsavslutning Kontroll- og avstemmingslister Avstemmingsliste pr. konto 3.2 Skriv ut feriepengelisten Termin Årsavslutning Feriepengeliste Personec AS -3- System 4 Årsoppgjør 2006

6 Kjørejournal Kap Oppgave Valg i oppgavestyreren Frist Utført 4. Kjør eventuell ekstrakjøring Daglig Periodens lønn/trekk Registrere pr. person Daglig Periodens lønn/trekk Starte lønnsberegning Skriv ut aktuelle lister og godkjenn perioden 4.12 Skriv ut ny feriepengeliste 5. Kontroller og avstem opplysningene Termin Årsavslutning Kontroll- og avstemmingslister 6. Skriv ut årsoppgave Termin Årsavslutning Årsoppgave for arbeidsgiveravgift 7. Lønns- og trekkoppgaver. Skriv ut og lag fil Termin Årsavslutning Lønns- og trekkoppgaver 9. Skriv ut personallister Kartotek Personer Skrive ut Personalkort 10. Er alt i orden? Hvis ikke automatisk sikkerhetskopi: Ta sikkerhetskopi. Dato: Daglig Periodens lønn/trekk Lage Sikkerhetskopi 11. Skriv ut periodiske lister Termin Terminlister Terminoppgave Andre aktuelle lister Termin Lønnsstatistikker 12. Behandle negativ lønn Termin Lønnsstatistikker Generell statistikk 13.1 Hvis du overfører fravær til lønn: Overfør fravær fram til Daglig Fravær Overføre til lønn 13.3 Overfør til nytt år Termin Årsavslutning Overføre til nytt år 14. Les diskett med skattekortopplysninger Kartotek Personer Skattekortopplysninger fra diskett 15. Hvis du overfører fravær til lønn: Overfør fravær på vanlig måte før ny lønnskjøring Daglig Fravær Overføre til lønn Skriv ut og slett logg Daglig Periodens lønn/trekk Skrive ut Logg System Innstillinger Logg 17 Optimaliser databasen Verktøy Systemvedlikehold Du kan skrive ut kjørejournalen i oppgavevalg System Rapporter Kjørejournal årsavslutning. Ja Nei System 4 Årsoppgjør Personec AS

7 1. Installere årsavslutningsversjonen Installere årsavslutningsversjonen Før du kjører årsavslutning må du installere versjon : Sett inn CD'en i CD-spilleren. Installasjonen starter automatisk. Følg instruksjonene på skjermen. Hvis installasjonsprogrammet ikke starter automatisk, klikker du Start, velger Kjør (Run) og skriver d:\setup (vi forutsetter her at CDspilleren heter d:). Kontroller at installasjonen er utført korrekt. Lønnssystemet skal etter installasjon vise versjon i tittellinjen øverst i bildet. Siste versjon kan også lastes ned fra vår hjemmeside Lønn i 2007 Som en følge av nye regler og soner for beregning av arbeidsgiveravgift fra 2007, vil du i dette årsoppgjøret ikke kunne kjøre lønn i 2007 før du har avsluttet 2006 og overført til nytt år. Hvis du har flere klienter, vil kun klientene du har overført til nytt år være klare for lønnskjøring i På de andre klientene kan du fortsatt kjøre lønn for Hvis du må utbetale lønn på nytt år før du har overført klienten til nytt år, kan du gjøre dette ved å registrere og utbetale forskudd. Se Hjelp i systemet for nærmere beskrivelse av forskuddsbetaling. Velg menyvalg Hjelp Innhold og stikkordregister, klikk Innhold (Contens), velg Arbeidsoppgaver og Utbetale lønn og fast forskudd. 1.2 Starte årsoppgjørsversjonen Du kan benytte årsoppgjørsversjonen for lønnskjøringer både i 2006 og Så lenge du fortsatt jobber med årsavslutningen i 2006 på en klient, anbefaler vi at du ved pålogging oppgir en dato som er i 2006, for eksempel Personec AS -5- System 4 Årsoppgjør 2006

8 1. Installere årsavslutningsversjonen Systemet vil da automatisk foreslå termin 6 og statistikkmåned 12 på eventuelle ekstrakjøringer i System 4 Årsoppgjør Personec AS

9 2. Forberede årsoppgjøret 2. Forberede årsoppgjøret 2.1 Kontrollere lønnsartenes LT-koder Det er viktig at alle lønnsarter er kodet etter Skattedirektoratets kodeoversikt, 9. utgave og tillegg 1. Du finner oppdatert kodeoversikt på skatteetatens hjemmeside under Publikasjoner - Rettledninger. Fremgangsmåte ved kontroll av lønnsartenes LT-koder 1. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter Skrive ut Lønnsartoversikt. 2. Start utskriften. 3. Kontroller utskriften mot Skattedirektoratets kodeoversikt 9. utgave: a) Kontroller kolonnen LT-kode. b) Kontroller at koder i kodeoversikten som er etterfulgt av A har et kryss i kolonnen Grunnlag AA. 4. Hvis en lønnsart som er benyttet har feil LT-kode eller feil verdi i kolonnen Grunnlag AA, må du opprette en ny lønnsart med korrekt definisjon, og foreta en -/+ kjøring på de 2 lønnsartene. 5. Finn alle lønnsarter som er registrert med LT-kode 610, 613, 614, 616, 623, 626, 627, 714, 721 og 749 i lønnsartoversikten. 6. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter Registrere. 7. Kontroller at feltet Type LT-ytelse på lønnsartene er korrekt definert slik at tilleggsopplysningene oppdateres automatisk: a) Finn hvilke lønnsarter med LT-kode 610, 613, 616 og 626 som gjelder diett og hvilke som gjelder nattillegg. Det skal stå Diett eller Nattillegg i feltet Type LT-ytelse. b) Finn hvilke lønnsarter med LT-kode 610, 613, 614, 616, 623, 626 og 627 som gjelder måltidsfradrag. Det skal stå Måltidsfradrag i feltet Type LT-ytelse. c) Lønnsarter med LT-kode 714: Avhengig av hva lønnsarten gjelder skal det stå Passasjertillegg eller Annen ytelse i feltet Type LT-ytelse. d) Lønnsarter med LT-kode 721 eller 749: Avhengig av hva lønnsarten gjelder skal det stå Bilgodtgjørelse eller Annen ytelse i feltet Type LT-ytelse. Personec AS -7- System 4 Årsoppgjør 2006

10 2. Forberede årsoppgjøret Eksempel på lønnsartregister System 4 Årsoppgjør Personec AS

11 2. Forberede årsoppgjøret Personec AS -9- System 4 Årsoppgjør 2006

12 2. Forberede årsoppgjøret 2.2 Kontrollere offentlige satser 1. Velg oppgaven Kartotek Satser, firmaoppsett Firmaopplysninger Registrere. 2. Klikk mappen Parametre. 3. Kontroller at regel for arbeidsgiveravgift er korrekt. 4. Velg oppgaven Kartotek Satser, firmaoppsett Offentlige satser, feriepenger Arbeidsgiveravgift. 5. Kontroller at satsene er korrekte. 6. Velg oppgaven Kartotek Satser, firmaoppsett Offentlige satser, feriepenger Registrere. a) Kontroller satsene i mappen Offentlige satser. Endret System 4 Årsoppgjør Personec AS

13 2. Forberede årsoppgjøret b) Kontroller satsene i mappen Feriepenger. Hvis bedriften har avtalefestet ferie, leser du "3.1 Håndtere avtalefestet ferie" på side 20 for nærmere beskrivelse av hvordan du kan sette opp systemet. 7. Velg oppgaven Kartotek Satser, firmaoppsett Bilsatser Registrere. 8. Kontroller satsene. Personec AS -11- System 4 Årsoppgjør 2006

14 2. Forberede årsoppgjøret 2.3 Kontrollere skattekortopplysninger Du kan skrive ut personenes skattekortopplysninger i oppgavevalg Kartotek Personer Skrive ut Skattekortliste. Listen avdekker eventuelle feil i personenes fødselsnummer. Det er mulig å kjøre komplett årsavslutning selv om det er personer med ugyldig fødselsnummer. Dette av hensyn til utenlandske arbeidstakere. Hvis du mangler fødselsnummer til norske arbeidstakere, kan du kontakte folkeregisteret. Ved utbetaling til selvstendig næringsdrivende, skal mottakers organisasjonsnummer registreres i feltet for fødselsnummer. Organisasjonsnummeret registreres med to ledende nuller, fortløpende uten mellomrom. Du korrigerer feil i oppgavevalg Kartotek Personer Registrere hovedopplysninger. Listen viser når skattekortopplysninger sist er endret. System 4 Årsoppgjør Personec AS

15 2. Forberede årsoppgjøret Eksempel på skattekortlisten Personec AS -13- System 4 Årsoppgjør 2006

16 2. Forberede årsoppgjøret 2.4 Klargjøre for utskrift av årsavslutningslister Fremgangsmåte 1. Velge oppgaven Termin Årsavslutning Klargjøre årsavslutning. 2. Oppgi firmaets oppgavegrense (kr 1.000, eventuelt kr for skattefrie selskaper, foreninger og institusjoner). 3. Velg om lønns- og trekkoppgavene skal innberettes maskinelt (på diskett). Du skal normalt velge maskinell innberetning. Alle arbeidsgivere med EDB-baserte lønnssystemer skal levere maskinelle oppgaver til det offentlige (på diskett eller annet maskinlesbart medium). 4. For personlig firma oppgir du eiers fødselsnummer. 5. Klikk Utfør. Systemet blir klargjort slik at du kan skrive ut årsavslutningslistene. Hvis du kjører en ny lønn, endrer noe i oppgavevalg Kartotek Hittilverdier ved oppstart av system Registrere eller endrer andre opplysninger som påvirker årsavslutningen, må du kjøre klargjøringen på nytt. System 4 Årsoppgjør Personec AS

17 2. Forberede årsoppgjøret 2.5 Kontrollere opplysninger I forbindelse med årsavslutningen må du kontrollere opplysningene til lønns- og trekkoppgaven. Vi anbefaler at du foretar kontroll før ekstrakjøring for å avdekke mulige feil. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Kontroll- og avstemmingslister Kontroll av opplysninger. 2. Skriv ut listen og korriger eventuelle feil som listen viser. Hvis listen viser feil i tilleggsopplysninger (for eksempel elektronisk kommunikasjon), retter du dette i oppgavevalg Termin Årsavslutning Registrere tilleggsopplysninger. Se "2.6 Registrere tilleggsopplysninger" nedenfor for nærmere beskrivelse. Hvis listen viser negative beløp, må du korrigere beløpene i en ekstrakjøring, da det ikke er mulig å innberette negative beløp. Se "4. Ekstrakjøring" på side 27 for beskrivelse av ekstrakjøringer. 2.6 Registrere tilleggsopplysninger Her kan du registrere og endre tilleggsopplysninger på lønnsarter med LT-koder som skal innberettes med opplysninger utover antall og beløp. Hvis du skal endre akkumulerte verdier på en lønnsart, må du korrigere i en ekstrakjøring. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Registrere tilleggsopplysninger. Du ser linjer på lønns- og trekkoppgaven som skal spesifiseres med tilleggsopplysninger. Du kan velge om kun linjer med feil skal vises. Personec AS -15- System 4 Årsoppgjør 2006

18 2. Forberede årsoppgjøret 2. For å se detaljer om en LT-kode, klikker du +-tegnet foran LTkoden eller dobbeltklikker linjen. 3. Endre tilleggsopplysninger for den aktuelle linjen ved å dobbeltklikke linjen. Du får opp et vindu hvor du kan endre tilleggsopplysningene. Du ser først resultatet av endringene når du lagrer og henter opp personen på nytt. Det er sumlinjen for en LT-kode som må være korrekt med tanke på tilleggsopplysninger. Det vil vanligvis være tilstrekkelig å endre på en av de underliggende linjene. Selv om det ligger feil i en underliggende linje, kan du se bort i fra dette så lenge sumlinjen er korrekt. Etter at du har endret nødvendige opplysninger, kan du velge å kun se linjer med feil. Du kan flytte registreringer innen samme LT-kode ved behov. Merk da den (de) registreringen(e) som skal flyttes, klikk og hold venstre museknapp nede mens du drar de merkede registreringene til aktuell LT-kode. De flyttede registreringene får da samme tilleggsopplysninger som den LT-kode du flyttet til. 4. Når du er ferdig med å endre alle tilleggsopplysningene, bør du kjøre ut listen Termin Årsavslutning Kontroll- og avstemmingslister Kontroll av opplysninger på nytt. Listen viser om du må korrigere flere tilleggsopplysninger før du kan skrive ut årsavslutningslistene. 2.7 Registrere tilleggsopplysninger elektronisk kommunikasjon Det er egen rutine for å registrere tilleggsopplysninger for elektronisk kommunikasjon. Dette gjelder tilleggsopplysninger registrert på lønnsarter med LT-kode 130 og 130-A. System 4 Årsoppgjør Personec AS

19 2. Forberede årsoppgjøret 1. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Registrere tilleggsopplysninger. 2. Merk en linje med tilleggsopplysning mot LT-kode 130 eller 130-A. 3. Klikk høyre musetast og velg Endre sumlinje. 4. Når arbeidstaker har hatt flere enn ett abonnement, og disse har vært tilgjengelig for arbeidstaker i ulike tidsrom i løpet av året, skal koden benyttes en gang for hvert tidsrom den ansatte har disponert abonnementene. a) Hvis arbeidstaker har disponert alle abonnement for samme tidsrom, angir du beløp som er dekket av arbeidsgiver, arbeidstaker, antall abonnement og tidsrom. Klikk OK og Lagre. Personec AS -17- System 4 Årsoppgjør 2006

20 2. Forberede årsoppgjøret b) Hvis arbeidstaker har disponert flere abonnement for ulike tidsrom, fjerner du merke på transaksjonslinjen slik at kun linjer som skal være med i det aktuelle tidsrommet er merket. Klikk OK og Lagre. c) Gjenta punkt b for hvert tidsrom. Du ser først resultatet av endringene når du lagrer og henter opp personen på nytt. 2.8 Avstemme mot regnskap I forbindelse med årsavslutningen må du foreta avstemminger mot regnskap. I systemet finnes det en rekke kontroll- og avstemmingslister. Vi anbefaler at du foretar avstemming før ekstrakjøring for å avdekke mulige differanser. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Kontroll- og avstemmingslister Avstemmingsliste pr. konto. 2. Skriv ut listen. 3. Avstem mot hovedbok: a) Avstem konti for lønn, naturalytelser og utgiftsgodtgjørelser mot saldobalansen. b) Avstem forskuddstrekk, påleggstrekk, fagforeningstrekk og andre trekk slik: Finn sum beløp på avstemmingslisten Trekk fra innbetalt hittil i år (termin 1-5 for forskuddstrekk og påleggstrekk) Dette skal bli det samme som skyldig trekk i regnskapet (konto 2600, 2610 og 2650 i standard kontoplan NS 4102) 4. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Årsoppgave for arbeidsgiveravgift og merk av feltet Blankt papir. 5. Skriv ut listen. 6. Avstem grunnlaget for arbeidsgiveravgift slik: Beregn sum grunnlag på terminoppgavene hittil i år (termin 1-5) Differansen skal tilsvare grunnlaget for arbeidsgiveravgift for 6. termin Hvis du avdekker avvik i lønnssystemet, korrigerer du avviket i en ekstrakjøring. Se "4. Ekstrakjøring" på side 27 for nærmere beskrivelse. System 4 Årsoppgjør Personec AS

21 2. Forberede årsoppgjøret Feilsøking Hvis listene viser høyere tall enn det som er bokført, bør du kontrollere følgende: at alle bilag som vedrører lønn er bokført at alle tall er ført riktig vei (debet/kredit) at hittilverdiene utvikler seg riktig på regnskapsbilagene fra lønnssystemet. Dette kan gjøres ved å ta f eks hittilverdien på lønnsart 1 fra januarbilaget og legge til februars periodetall. Det tallet som fremkommer skal stemme med hittilverdien på regnskapsbilaget pr februar. Gjør tilsvarende kontroll for alle årets måneder. at hittilverdier ikke er endret i oppgavevalg Kartotek Hittilverdier ved oppstart av systemet Registrere uten at de samme korreksjoner er gjort i regnskapet Hvis listene viser lavere tall enn det som er bokført, bør du kontrollere følgende: at klargjøring er kjørt (oppgavevalg Termin Årsavslutning Klargjøre årsavslutning) at alle tall er ført riktig vei (debet/kredit) at alle ytelser er tatt med i lønnsregnskapet, f eks styrehonorarer, julegratiale osv. er det personer som har fått status Sluttet før godkjenning er kjørt? Lønn og feriepenger vil da være med på regnskapsbilaget, men ikke bli oppdatert på vedkommendes hittilverdier. Personec AS -19- System 4 Årsoppgjør 2006

22 3. Skrive ut feriepengeliste pr Skrive ut feriepengeliste pr Opptjeningsåret for feriepenger til utbetaling i 2007 utløper Når du har godkjent all lønn for opptjeningsåret, skriver du ut feriepengelisten og kontrollerer at denne er korrekt. 3.1 Håndtere avtalefestet ferie Bedrifter som har arbeidstakere med avtalefestet ferie, kan utbetale avtalefestede feriepenger på samme lønnsart som lovfestede feriepenger. Nedenfor finner du beskrivelse av hvordan du setter opp systemet hvis du ønsker utbetaling på samme lønnsart og hvordan du setter opp systemet med utbetaling på atskilte lønnsarter. Utbetale på samme lønnsart Du følger denne beskrivelsen hvis avtalefestede og lovfestede feriepenger skal utbetales på samme lønnsart (og konto) og feriepengeprosenten ikke overstiger 12,34% (den trekkfrie grensen). Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Feriepengeliste og skriv ut listen. 2. Korriger feriepengeprosenten slik: a) Velg oppgaven Kartotek Satser, firmaoppsett Offentlige satser, feriepenger Registrere. b) Klikk mappen Feriepenger. c) Oppgi feriepengeprosenten (inkludert den avtalefestede prosenten) i feltet Feriepengeprosent (eksempelvis 12,0). 3. Hvis enkelte grupper ansatte ikke omfattes av avtalen om mer ferie, plasserer du disse i egne ansattgrupper. Oppgi da den ordinære feriepengeprosenten (10,2%) og feriepengeprosenten over 60 år (2,3%) under Avvikende feriepengeprosent på ansattgruppen. Du oppretter ansattgrupper i oppgavevalg Kartotek Ansattgrupper Registrere. 4. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Feriepengeliste og skriv ut listen på nytt. Hvis selve satsen for avtalefestet feriepengeprosent er uendret, viser denne listen samme tall som feriepengelisten du allerede har skrevet ut. 5. Hvis du har endret selve satsen for avtalefestet feriepengeprosent, gjør du følgende: a) Finn differansen mellom beregnede feriepenger på de to feriepengelistene og avsett dette manuelt i regnskapet. b) Finn differansen mellom avsatt arbeidsgiveravgift på de to feriepengelistene og avsett dette manuelt i regnskapet. System 4 Årsoppgjør Personec AS

23 3. Skrive ut feriepengeliste pr Utbetale på atskilte lønnsarter Du følger denne beskrivelsen hvis avtalefestede og lovfestede feriepenger skal utbetales på atskilte lønnsarter (og eventuelt føres på atskilte konti) og/eller hvis feriepengeprosenten overstiger 12,34% (den trekkfrie grensen). Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Feriepengeliste og skriv ut listen. 2. Korriger feriepengeprosenten slik: a) Velg oppgaven Kartotek Satser, firmaoppsett Offentlige satser, feriepenger Registrere. b) Klikk mappen Feriepenger. Systemet foreslår verdier i feltene ut i fra hva du tidligere har oppgitt som feriepengeprosenter. Den lovfestede feriepengeprosenten skal stå i feltet Feriepengeprosent og den avtalefestede satsen skal stå under Avtalefestet ferie. c) Velg Ja i feltet Avtalefestet ferie. d) Registrer feriepengeprosenten (inkludert den avtalefestede prosenten) i feltet Sats for avtalefestet ferie (eksempelvis 12,0). e) Det skal vanligvis stå Nei i feltet Skal avtalefestet ferie inngå i feriepengegrunnlaget. [F1] gir mer hjelp om feltet. Systemet beregner den trekkpliktige delen av de avtalefestede feriepengene (hvis feriepengeprosenten overstiger 12,34%). 3. Hvis enkelte grupper ansatte ikke omfattes av avtalen om mer ferie, plasserer du disse i egne ansattgrupper. Oppgi da den ordinære feriepengeprosenten (10,2%) og feriepengeprosenten over 60 år (2,3%) under Avvikende feriepengeprosent på ansattgruppen. Du oppretter ansattgrupper i oppgavevalg Kartotek Ansattgrupper Registrere. 4. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Feriepengeliste og skriv ut listen på nytt. Hvis selve satsen for avtalefestet feriepengeprosent er uendret, viser denne listen samme tall som feriepengelisten du allerede har skrevet ut. 5. Hvis du har endret selve satsen for avtalefestet feriepengeprosent, gjør du følgende: a) Finn differansen mellom beregnede feriepenger på de to feriepengelistene og avsett dette manuelt i regnskapet. Personec AS -21- System 4 Årsoppgjør 2006

24 3. Skrive ut feriepengeliste pr b) Finn differansen mellom avsatt arbeidsgiveravgift på de to feriepengelistene og avsett dette manuelt i regnskapet. 3.2 Skrive ut feriepengeliste - fremgangsmåte Forutsetninger Siste lønnsberegning som skal være med i feriepengegrunnlaget må være godkjent. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Termin Årsavslutning Feriepengeliste. 2. Skriv ut feriepengelisten. 3. Hvis du har arbeidstakere med avtalefestet ferie, leser du "3.1 Håndtere avtalefestet ferie" på side 20 for nærmere beskrivelse. 4. Kontroller feriepengegrunnlaget på feriepengelisten på bakgrunn av ferielovens bestemmelser. 5. Reguler eventuelt feriepengegrunnlaget i en ekstrakjøring. Se "4. Ekstrakjøring" på side 27 og "3.3 Regulere feriepengegrunnlaget" på side 26. Når du overfører til nytt år, beregner systemet feriepenger til gode neste år og nullstiller feriepengegrunnlaget. System 4 Årsoppgjør Personec AS

25 3. Skrive ut feriepengeliste pr Om feriepengelisten Begrense 2,3% feriepenger? Justere rest feriepenger 2005? Avsetninger Personer over 62 år Avstem mot regnskap Feriepengelisten beregner automatisk 2,3% ekstra feriepenger for personer som fyller 60 år før i ferieåret. Listen viser om 2,3% er begrenset av 6G (Folketrygdens Grunnbeløp). Du velger om 2,3% skal begrenses av 6G eller ikke i oppgavevalg Kartotek Satser, firmaoppsett Offentlige satser, feriepenger Registrere (i mappen Feriepenger). Vi gjør oppmerksom på at G ble øket til kr med virkning fra og anbefaler at du sjekker G i oppgavevalg Kartotek Satser, firmaoppsett Offentlige satser, feriepenger Registrere. Feriepengelisten har egen kolonne for rest feriepenger opptjent i Denne kolonnen skal normalt være 0. Hvis det står et beløp i denne kolonnen betyr det at det er feriepenger opptjent i fjor som ikke er utbetalt. Du kan om ønskelig sette beløpet til 0 i oppgavevalg Kartotek Hittilverdier ved oppstart av systemet Registrere i feltene Feriepenger til utbetaling nederst til høyre. Du må gjøre eventuelle korreksjoner i regnskapet manuelt. Feriepengelisten viser feriepengegrunnlaget og hva dette utgjør i feriepenger pr dags dato. Listen viser også arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger pr sone. Listen viser avsatt arbeidsgiveravgift av feriepenger etter dagens satser uavhengig av om bunnfradraget er brukt opp. Hvis listen viser avvik mellom avsatte og beregnede feriepenger, kan du lese om mulige årsaker til dette i hjelpefilen til System 4. Velg menyvalg Hjelp Innhold og stikkordregister, klikk mappen Innhold (Contents), velg Temaer, Avsetninger i systemet og Avsetning av Feriepenger. Redusert sats for personer over 62 år er fjernet fra og med Systemet har avsatt arbeidsgiveravgift av feriepenger med redusert sats for personer over 62 år i Differansen mellom redusert og normal sats (4%) må korrigeres manuelt i regnskap. Avstem listen mot skyldige feriepenger i regnskapet (konto 2940 i standard kontoplan NS 4102). Personec AS -23- System 4 Årsoppgjør 2006

26 3. Skrive ut feriepengeliste pr Eksempel på feriepengelisten Side 1 System 4 Årsoppgjør Personec AS

27 3. Skrive ut feriepengeliste pr Eksempel på feriepengelisten Side 2 Personec AS -25- System 4 Årsoppgjør 2006

28 3. Skrive ut feriepengeliste pr Regulere feriepengegrunnlaget Hvis du skal regulere feriepengegrunnlaget, følger du denne fremgangsmåten: 1. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter Registrere. 2. Kontroller at lønnsarten for korreksjon av feriepengegrunnlag er definert og ser slik ut: 3. Velg oppgaven Daglig Periodens lønn/trekk Registrere pr. person. 4. Registrer korreksjon av feriepengegrunnlaget på egen lønnsart (lønnsart 135 i standard lønnsartregister). Hvis du skal redusere feriepengegrunnlaget, skriver du - (minus) foran beløpet. 5. Utfør resten av ekstrakjøringen på vanlig måte. Se "4. Ekstrakjøring" på side 27 for nærmere beskrivelse. System 4 Årsoppgjør Personec AS

29 4. Ekstrakjøring 4.1 Fri bil 4. Ekstrakjøring Du kan kjøre ekstrakjøringer når som helst i løpet av et år. Eksempler på ytelser i en ekstrakjøring: Fri bil Elektronisk kommunikasjon Fri avis Bompenger Kollektive pensjonspremier, OTP og avtalefestet pensjon (AFP) Rentefordel Antall dager vikarer Fagforening Hvis du registrerer alle ytelser fortløpende i løpet av året og ikke har behov for å korrigere noe, lar du være å kjøre ekstrakjøring og går direkte til "5. Skrive ut kontroll- og avstemmingslister" på side 44. Korrigere sats ved yrkeskjøring over kilometer Ved yrkeskjøring utover km i året skal fordelen beregnes ut fra 75% av listepris. Vanligvis gjør du dette i forbindelse med årets slutt. Personec AS -27- System 4 Årsoppgjør 2006

30 4. Ekstrakjøring Eksempel En ansatt har fri bil med listepris kr , og har kjørt over kilometer i løpet av Ordinært årlig fordelsbeløp for denne bilen er kr Ordinær årlig fordel kr Fordel når yrkeskjøring over km kr For mye fordelsbeskattet kr Velg oppgaven Daglig Periodens lønn/trekk Registrere pr. person. På lønnsart 75 angir du beløpet du skal korrigere med i feltet Beløp (med minus foran). Dersom personen har flere biler du skal korrigere på må du kjøre en kjøring for hver av bilene. Husk også at du må endre feltet status til Aktiv på bilen som skal være med i lønnskjøringen, og Avsluttet på bilen(e) som ikke skal være med. 4.2 Elektronisk kommunikasjon Fri telefon og bredbånd skal behandles som elektronisk kommunikasjon og følgende gjelder fra 2006: Ved ett abonnement fordel fastsettes til inntil kr pr år for den del av telefondekningen som overstiger kr 1.000,- (de første kr 1.000,- er skattefri). Ved to eller flere abonnement fordel fastsettes til inntil kr 6.000,- pr år for den del som overstiger kr 1.000,- (de første kr 1.000,- er skattefri). Det arbeidstaker dekker selv av elektronisk kommunikasjon, skal gå til fradrag i fordelsbeløpet. Fordelsbeløp for perioden er skattepliktig, men skal ikke medtas for beregning av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift. Arbeidsgivers dekning i 2006 som gjelder 2005, skal behandles etter reglene for Statens ordning for fri telefon eksisterer fortsatt, men har ikke lenger satser, og har ingen skattemessig betydning. System 4 Årsoppgjør Personec AS

31 For korrekt innberetning og behandling av elektronisk kommunikasjon kreves følgende opplysninger: 4. Ekstrakjøring Beløp Dekket av arbeidsgiver Dekket av den ansatte Antall abonnement Tidsrom Ved helt eller delvis dekning av flere abonnement, skal koden benyttes en gang for hvert tidsrom det foreligger to, tre eller flere abonnement. Dersom fordelen er 0, skal de øvrige opplysninger innberettes. Elektronisk kommunikasjon Personec AS -29- System 4 Årsoppgjør 2006