Årsoppgjøret i praksis

Transkript

1 Årsoppgjøret i praksis Viktig informasjon vedrørende årsoppgjør 2012 De følgende sidene beskriver hvordan du skal kjøre årsavslutning med Huldt & Lillevik Lønn. Vi anbefaler at du leser denne beskrivelsen nøye. Før du kjører årsavslutning, må du ha installert årsavslutningsversjonen Bruk årsavslutningsversjonen også i 2013 Med årsavslutningsversjonen kan du kjøre årsavslutning for 2012, overføre til nytt år og kjøre lønn for Når du overfører til nytt år, endres versjonen automatisk til Versjon inneholder trekktabeller for Du vil derfor ikke motta ny versjon for å kunne kjøre lønn i Du finner alle rutiner for årsavslutningen under oppgavevalg Årsoppgjør. Regelverk nytt og endringer Når det gjelder generelle spørsmål vedrørende regelverk henviser vi til Skattedirektoratets arbeidsgiverhefter og kodeoversikten 14. utgave som gjelder for inntektsåret Jaren, den 20. desember 2012

2

3 Innholdsfortegnelse Forslag til korrekt rekkefølge på årsoppgjør i Huldt & Lillevik Lønn Kjørejournal Installere årsoppgjørsversjonen Starte årsoppgjørsversjonen Lønn i 2013 før årsavslutning Forberede årsoppgjøret Oppsett for levering av oppgaver via Altinn Kontrollere lønnsartenes LT-koder Kontrollere offentlige satser Kontrollere skattekortopplysninger Rapportere pensjonstilbyder Personer med utenlandsk adresse Summere årsrapporter Kontrollere opplysninger Registrere tilleggsopplysninger Registrere tilleggsopplysninger elektronisk kommunikasjon og nettolønn Endre fra/til dato på fri bil Fri bil utenfor standardreglene LT-kode 135-A Avstemme mot regnskap Skrive ut feriepengeliste pr Håndtere avtalefestet ferie Skrive ut feriepengeliste - fremgangsmåte Regulere feriepengegrunnlaget Ekstrakjøring Fri bil Fri bil, utenfor standardregelen Elektronisk kommunikasjon Innholdstjenester Fri avis Bompenger Kollektive pensjonspremier, OTP og avtalefestet pensjon (AFP) Rentefordel Antall dager vikarer Fagforening betalt av den ansatte Fagforening betalt av arbeidsgiver Ekstrakjøring uten utbetalinger (uten skattetrekk) Ekstrakjøring med utbetalinger (med skattetrekk) Skrive ut ny feriepengeliste Skrive ut kontroll- og avstemmingslister Kontrollere persondata Skrive ut årsoppgave for arbeidsgiveravgift Aditro AS -1- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

4 Innholdsfortegnelse 7. Skrive ut lønns- og trekkoppgaver Skrive ut lønns- og trekkoppgaver på papir Overføre oppgaver via Altinn Overføre lønns- og trekkoppgaver til CD/DVD/Diskett Hente inn kvittering- og feilliste og årsoppgave i Altinn retur Innberette lån Skrive ut personallister på papir - arkivsett Lage ekstra sikkerhetskopi Skrive ut terminlister Reberegning av arbeidsgiveravgift Behandle negativ lønn Overføre og klargjøre til nytt år Hvis du overfører fravær til lønn: Overføre fravær fram til Overføre til nytt år Oppdatere skattekortopplysninger for Elektronisk skattekort Forespør skattekortopplysninger Importere skattekortopplysninger Kontroll med levering av skattekort Hvis du overfører fravær til lønn: Overføre fravær på vanlig måte før ny lønnskjøring Skrive ut og slette logg Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

5 Kjørejournal Kjørejournal Firma : Operatør : Dato : Kap Oppgave Valg i oppgavestyreren Frist Utført 1. Kontroller at du har kopiert inn siste versjon, Kontroller LT-kodene i henhold til Skattedirektoratets kodeoversikt 14. utgave. 2.3 Kontroller offentlige satser 2.4 Kontroller skattekortopplysninger 2.5 Kontroller pensjonstilbyder 2.6 Kontroller personer med utenlandsk adresse Vises i tittellinjen øverst i bildet. Kartotek Lønnsarter Kartotek Firmaoppsett Kartotek Arbeidsgiveravgift Kartotek Offentlige satser Rapporter Personalrapporter Skattekortliste Kartotek Firmaoppsett Kartotek Personer 2.7 Summere årsrapporter for utskrift av lister Årsoppgjør Summere årsrapporter 2.8 Kontroller opplysninger Årsoppgjør Avstemmingslister Kontroll av opplysninger Korriger eventuelle feil Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger 2.13 Avstem opplysninger mot regnskap. Korriger eventuelle differanser i en ekstrakjøring Årsoppgjør Avstemmingslister Avstemmingsliste pr. konto 3.2 Skriv ut feriepengelisten Årsoppgjør Feriepengeliste 4. Kjør eventuell ekstrakjøring Periodens lønn Registrere pr. person Periodens lønn Lønnsberegning Skriv ut aktuelle lister og godkjenn perioden 4.14 Skriv ut ny feriepengeliste 5. Kontroller og avstem Årsoppgjør Avstemmingslister opplysningene 5.1 Kontrollere persondata Årsoppgjør Kontrollere persondata 6. Skriv ut årsoppgave Årsoppgjør Årsoppgave for arbeidsgiveravgift Aditro AS -3- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012 Ja Nei

6 Kjørejournal Kap Oppgave Valg i oppgavestyreren Frist Utført 7.1 Lønns- og trekkoppgaver 7.2 Overføre oppgaver til Altinn (Når lønns- og trekkoppgaver ikke sendes på CD eller annen lagringsenhet). 7.3 Lønns- og trekkoppgaver til fil. (Når lønns- og trekkoppgaver ikke sendes via Altinn). Årsoppgjør Lønns- og trekkoppgaver Årsoppgjør Overføre oppgaver til Altinn Årsoppgjør Lønns- og trekkoppgaver 9. Skriv ut personallister Rapporter Personalrapporter Personalkort 10. Er alt i orden? Hvis ikke automatisk sikkerhetskopi: Verktøy Systemvedlikehold Manuell sikkerhetskopi Ta sikkerhetskopi. Dato: 11. Skriv ut periodiske lister Rapporter Terminlister Terminoppgave Andre aktuelle lister Rapporter Lønnsstatistikker 12. Behandle negativ lønn Rapporter Lønnsstatistikker Generell statistikk 13.1 Hvis du overfører Fravær Overføre til lønn fravær til lønn: Overfør fravær fram til Overfør til nytt år Årsoppgjør Overføre til nytt år 13.2 Skriv ut feriepengeliste etter overføring til nytt år 14.2 Send forespørsel skattekortopplysninger 14.3 Importere skattekortopplysninger 15. Hvis du overfører fravær til lønn: Overfør fravær på vanlig måte før ny lønnskjøring Årsoppgjør Feriepengeliste Periodens lønn Oppdatere skattekort Forespør skattekortopplysninger Periodens lønn Oppdatere skattekort Oppdater skattekortopplysninger Fravær Overføre til lønn Skriv ut og slett logg Rapporter Systemrapporter Logg Verktøy Logg Innstillinger Du kan skrive ut kjørejournalen i oppgavevalg Årsoppgjør Kjørejournal årsoppgjør. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS Ja Nei

7 1. Installere årsoppgjørsversjonen Installere årsoppgjørsversjonen Før du kjører årsoppgjør må du installere versjon Kontroller at installasjonen er utført korrekt. Lønnssystemet skal etter installasjon vise versjon i tittellinjen øverst i bildet. Siste versjon kan også lastes ned fra vår hjemmeside Starte årsoppgjørsversjonen Du kan benytte årsoppgjørsversjonen for lønnskjøringer både i 2012 og Så lenge du fortsatt jobber med årsoppgjøret i 2012 på en klient, anbefaler vi at du ved pålogging oppgir en dato som er i 2012, for eksempel Systemet vil da automatisk foreslå termin 6 og statistikkmåned 12 på eventuelle ekstrakjøringer i Lønn i 2013 før årsavslutning Du kan sette opp systemet slik at du kan kjøre lønn på 2 år samtidig. Dette gir deg mulighet til å kjøre lønn i 2013 før årsoppgjøret for 2012 er avsluttet. Alle ordinære lønnskjøringer for 2012 må være avsluttet. Du kan fortsatt kjøre ekstrakjøringer i 2012, men systemet vil ikke overføre transaksjoner fra fast lønn/trekk etter at du har åpnet for lønn på 2 år. Du kan importere skattekortopplysninger for 2013 selv om du ikke har overført til nytt år. Systemet benytter da skattekortopplysning for 2013 når du kjører en ny lønn i 2013, og skattekortopplysningene i 2012 ved ekstrakjøringer og ved lønnsinnberetningen. Under punkt 14 Oppdatere skattekortopplysninger for 2013 kan du lese hvordan du forespør og importerer skattekortopplysninger, og under Aditro AS -5- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

8 1. Installere årsoppgjørsversjonen Fremgangsmåte kjøre lønn i 2013 før årsavslutning nedenfor, ser du hvordan du får brukt skattekortopplysningene for 2013 før du har overført til nytt år. Når du åpner for to år(se neste punkt), og allerede har registrert periodiske transaksjoner i oppgaven Periodens lønn Registrere pr person vil disse transaksjoner bli overført som periodiske transaksjoner i Vi anbefaler derfor at du åpner for to år før du starter å registrere periodiske transaksjoner. Fremgangsmåte åpne for to år 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk i mappen Parametre. 2. Merk feltet To år samtidig under rammen Systemoppsett. Du får følgende melding: 3. Velg Ja for å aktivisere Systemet tar automatisk en sikkerhetskopi av dataene på klienten og danner filen åååå.mm.dd - nnn Flere Perioder Overforing klient xxxx aar åååå.ovf., der xxxx = firmanummer, dd er dag, mm er måned og åååå = år. Fremgangsmåte kjøre lønn i 2013 før årsavslutning 1. Velg oppgaven Kartotek Offentlige satser. Velg 2013 i feltet År og kontroller at korrekte satser er lagt inn for Hvis du har importert elektroniske skattekortopplysninger for 2013, gjør du følgende: a. Gå inn på Kartotek Personer på en ansatt og velg år 2013 øverst i bildet. b.velg Periodens lønn Oppdatere skattekort Oppdater skattekortopplysninger. Skatteopplysninger for 2013 vil nå bli oppdatert på alle ansatte du har mottatt skattekortopplysninger på. c. Når du går inn igjen på Kartotek Personer og velger år 2013 øverst i bildet, vil skattekortopplysningene for 2013 være synlige og disse vil bli brukt i lønnsberegning for perioder i Hvis du ikke har importert elektroniske skattekortopplysninger for 2013, må du registrere inn skatteopplysningene manuelt slik: Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

9 1. Installere årsoppgjørsversjonen a. Gå inn på Kartotek Personer og hent opp aktuell person. b.velg 2013 i feltet År og registrer inn skattekortopplysninger for personen i henhold til mottatt skattekort. c. Gjenta punkt b. for alle ansatte. 4. Registrer eventuelle endringer i faste data i oppgaven Kartotek Fast lønn/trekk eller Kartotek Ansattgruppe i mappen Fast lønn/trekk. Dataene du registrerer her vil kun gjelde for Registrer periodiske transaksjoner på en av følgende måter: a. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. person. Påse at du har valgt 2013 i feltet År. Registrer transaksjoner og klikk. b. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. lønnsart. Påse at du har valgt 2013 i feltet År. Registrer transaksjoner og klikk. c. Velg oppgaven Periodens lønn Importere. Påse at du har valgt 2013 i feltet År. Importer transaksjoner på vanlig måte. Hvis du skal overføre timer fra Ansattportalen, må du første kjøre en lønnsberegning for Deretter overfører du timene på vanlig måte i oppgaven Ansattportal Overføre timer. 6. Velg oppgaven Periodens lønn Lønnsberegning. Hvis du har logget inn med en dato i 2012 får du følgende melding når du åpner skjermbildet. 7. Velg Ja og du kommer inn i lønnsberegningen. 8. Legg inn en lønnsdato i Velg 2013 i feltet År bak feltet Periode og kjør lønnsberegning. Aditro AS -7- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

10 1. Installere årsoppgjørsversjonen Skriv ut aktuelle rapporter fra lønnskjøringen, og godkjenn på vanlig måte. Fremgangsmåte kjøre ekstrakjøringer i 2012 når du har åpnet for lønn på 2 år 1. Registrer periodiske transaksjoner på en av følgende måter: a. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. periode. Påse at du har valgt 2012 i feltet År. Registrer transaksjoner og klikk. b. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. lønnsart. Påse at du har valgt 2012 i feltet År. Registrer transaksjoner og klikk. c. Velg oppgaven Periodens lønn Importere. Påse at du har valgt 2012 i feltet År. Importer transaksjoner på vanlig måte. Hvis du skal overføre timer fra Ansattportalen, må du første kjøre en lønnsberegning for Deretter overfører du timene på vanlig måte i oppgaven Ansattportal Overføre timer. 2. Velg oppgaven Periodens lønn Lønnsberegning. 3. Velg 2012 i feltet År. a) Hvis du har ekstrakjøring uten utbetalinger og skattetrekk følger du fremgangsmåten under punkt 4.12 Ekstrakjøring uten utbetalinger (uten skattetrekk) på side 41. b) Hvis du har ekstrakjøring med utbetalinger og skattetrekk følger du fremgangsmåten under punkt 4.13 Ekstrakjøring med utbetalinger (med skattetrekk) på side 42. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

11 2. Forberede årsoppgjøret 2. Forberede årsoppgjøret 2.1 Oppsett for levering av oppgaver via Altinn Huldt & Lillevik Lønn 5.0 har støtte for levering av lønns- og trekkoppgaver via Altinn Kontrollere oppsett på Altinn portalen 1. For å kunne sende lønns- og trekkoppgaver/årsoppgave via Altinn portalen, må du ha tilstrekkelige rettigheter på 2. Innsending av og lønns- og trekkoppgaver krever at du har rollen: Regnskapsmedarbeider. Signering av lønns- og trekkoppgaver krever at du har rollen: Begrenset signeringsrettighet. Hvis du skal sende inn oppgaver til Altinn med en felles datasystem-id og passord på alle organisasjonene må du ha rollen Systeminnsending. Hvis du skal registrere datasystem-id og passord under Tilgangsstyring Datasystemer må du ha rollen Tilgangsstyring. Hvis du ikke har denne rollen vil du ikke ha dette menyvalget tilgjengelig i Altinn. Hvis du er registrert som regnskapsfører i enhetsregisteret, så inkluderer rollen for Regnskapsfører alle rettigheter i forbindelse med overføring, signering og systeminnsending. For mer informasjon om roller og rettigheter ved innsending se Ofte Stilte Spørsmål på våre kundesider 3. For å kontrollere hvilke rettigheter du har, velg Tilgangsstyring Rolleoversikt. Aditro AS -9- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

12 2. Forberede årsoppgjøret 4. For å kunne levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn kreves signering. Hvis oppgaver skal sendes direkte fra Lønn 5.0 med signering må du merke Aktiver signering via datasystemet under valget Tilgangsstyring Datasystemer, se nedenfor Kontrollere oppsett i Huldt & Lillevik Lønn 5.0 Du må sette opp lønnssystemet som beskrevet nedenfor for å kunne levere oppgaver via Altinn. 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk i mappen Oppsett integrasjon. Når du genererer oppgaver til Altinn kan du velge å sende disse direkte eller via skjermbildet for Altinn innsending i lønnssystemet. Dette velger du under rammen Sende skjema automatisk ved generering. Vi anbefaler at du velger Nei i dette feltet. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

13 2. Forberede årsoppgjøret 2. Velg menyen Fil Bruker. 3. Gjør følgende for hver bruker av lønnssystemet som skal kunne levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn: a) Merk feltet Tilgang til Altinn portal. b) Under Påloggingsinformasjon for bruker i Altinn portal oppgir du eventuelt fødselsnummer og passordet denne brukeren benytter ved pålogging til Altinn-portalen. Denne informasjonen MÅ registreres når brukeren skal levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn ferdig signert. c) Under Påloggingsinformasjon for klient i Altinn portal i. Marker aktuell klient under Valgte klienter ii. Oppgi Datasystem ID og Datasystem passord som systemet skal benytte ved innsendelse for denne klienten. iii. Klikk Bekreft dersom dette kun skal gjelde denne ene klienten eller Oppdater alle klienter dersom dette skal gjelde alle klientene. d) Klikk. 2.2 Kontrollere lønnsartenes LT-koder Det er viktig at alle lønnsarter er kodet etter Skattedirektoratets kodeoversikt, 14. utgave. Du finner oppdatert kodeoversikt på skatteetatens hjemmeside Aditro AS -11- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

14 2. Forberede årsoppgjøret Fremgangsmåte ved kontroll av lønnsartenes LT-koder 1. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter. 2. Klikk og velg Lønnsartoversikt. 3. Kontroller utskriften mot Skattedirektoratets kodeoversikt 13. utgave: a) Kontroller kolonnen LT-kode. b) Kontroller at koder i kodeoversikten som er etterfulgt av A har et kryss i kolonnen Grunnlag AA. 4. Hvis en lønnsart som er benyttet har feil LT-kode, endrer du denne. 5. Hvis en lønnsart som er benyttet har feil verdi i kolonnen Grunnlag AA eller Grunnlag FP, må du opprette en ny lønnsart med korrekt definisjon, og foreta en -/+ kjøring på de 2 lønnsartene. 6. Finn alle lønnsarter som er registrert med LT-kode 610, 613, 614, 616, 623, 626, 627, 714, 721 og 749 i lønnsartoversikten. 7. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter. 8. Kontroller at feltet Type LT-ytelse på lønnsartene er korrekt definert slik at tilleggsopplysningene oppdateres automatisk: a) Finn hvilke lønnsarter med LT-kode 610, 613, 616 og 626 som gjelder diett og hvilke som gjelder nattillegg. Det skal stå Diett eller Nattillegg i feltet Type LT-ytelse. b) Finn hvilke lønnsarter med LT-kode 610, 613, 614, 616, 623, 626 og 627 som gjelder måltidsfradrag. Det skal stå Måltidsfradrag i feltet Type LT-ytelse. I tillegg må måltidsfradrag ha Godtgjørelse/refusjoner i feltet Type og måltidsfradrag må registres med (minus) foran. c) Lønnsarter med LT-kode 714: Avhengig av hva lønnsarten gjelder skal det stå Passasjertillegg eller Annen ytelse i feltet Type LT-ytelse. d) Lønnsarter med LT-kode 721 eller 749: Avhengig av hva lønnsarten gjelder skal det stå Bilgodtgjørelse eller Annen ytelse i feltet Type LT-ytelse. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

15 2. Forberede årsoppgjøret Eksempel på lønnsartregister Aditro AS -13- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

16 2. Forberede årsoppgjøret Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

17 2. Forberede årsoppgjøret 2.3 Kontrollere offentlige satser 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett. 2. Klikk mappen Parametre. a) Kontroller at regel for arbeidsgiveravgift er korrekt. b) Kontroller satsene for feriepenger. Hvis bedriften har avtalefestet ferie, leser du punkt 3.1 Håndtere avtalefestet ferie på side 25 for nærmere beskrivelse av hvordan du kan sette opp systemet. 3. Velg oppgaven Kartotek Arbeidsgiveravgift. 4. Kontroller satsene. 5. Velg oppgaven Kartotek Offentlige satser. Aditro AS -15- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

18 2. Forberede årsoppgjøret 6. Kontroller satsene. For arbeidsgiveravgiftsregel GG Veitransport er Bunnfradrag beløp ,-. Grense rentefordel fastsettes av Finansdepartementet og kan endres inntil 6 ganger i året. I 2012 var normrentesatsen 2,75% fra januar til april og 2,25% fra mai til desember. Folketrygdens grunnbeløp skal være kr fra og med Kontrollere skattekortopplysninger Du kan skrive ut personenes skattekortopplysninger i oppgavevalg Rapporter Personalrapporter Skattekortliste. Listen gir melding hvis det er feil i personenes fødselsnummer. Det er mulig å kjøre komplett årsoppgjør selv om det er personer med ugyldig fødselsnummer. Dette av hensyn til utenlandske arbeidstakere. For utenlandsk arbeidstaker uten D-nummer oppgir du fødselsdato etterfulgt av i feltet Fødselsnummer. Dette gjør at du kan sende lønns- og trekkoppgaver for disse personene via Altinn. Hvis du mangler fødselsnummer til norske arbeidstakere, kan du kontakte folkeregisteret. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

19 2. Forberede årsoppgjøret Ved utbetaling til selvstendig næringsdrivende, skal mottakers organisasjonsnummer registreres i feltet for fødselsnummer med 00 foran. Du korrigerer feil i oppgavevalg Kartotek Personer. Listen viser når skattekortopplysninger sist er endret. 2.5 Rapportere pensjonstilbyder Informasjon om bedriften har pensjonsordning for ansatte skal oppgis på årsoppgaven for arbeidsgiveravgift. 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett. 2. Klikk i mappen Firmaopplysninger. 3. Hvis bedriften har en pensjonsordning velger du Ja i feltet Har pensjonsordning og oppgir navnet på selskapet bedriften har avtale med i feltet Pensjonstilbyder. 4. Hvis bedriften ikke har en pensjonsordning velger du Nei i feltet Har pensjonsordning. 5. Klikk. 2.6 Personer med utenlandsk adresse I Altinn er adressefeltene kun beregnet for innberetning av norske adresser. For at innberetning på utenlandske arbeidstakere skal bli korrekt må du registrere adresseopplysninger på utenlandske arbeidstakere som vist nedenfor. Velg aktuell landkode, og angi poststedet i feltet under landkoden. 2.7 Summere årsrapporter Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Summere årsrapporter. 2. Hvis klienten er et skattefritt selskap, forening eller institusjon, merker du feltet Ideell organisasjon. Systemet endrer oppgavegrensen til kr 4.000/ Aditro AS -17- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

20 2. Forberede årsoppgjøret 3. Klikk. Systemet summerer data slik at du kan skrive ut årsoppgjørslistene. Hvis du kjører en ny lønn, endrer noe i oppgavevalg Kartotek Oppstartsverdier eller endrer andre opplysninger som påvirker årsoppgjøret, må du summere årsrapporter på nytt. 2.8 Kontrollere opplysninger I forbindelse med årsoppgjøret må du kontrollere opplysningene til lønns- og trekkoppgaven. Vi anbefaler at du foretar kontroll før ekstrakjøring for å avdekke mulige feil. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Avstemmingslister Kontroll av opplysninger. 2. Skriv ut listen og korriger eventuelle feil som listen viser. Hvis listen viser feil i tilleggsopplysninger (for eksempel elektronisk kommunikasjon), retter du dette i oppgavevalg Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger. Se punkt 2.9 Registrere tilleggsopplysninger på side 19 for nærmere beskrivelse. Hvis listen viser negative beløp, kontrollerer du oppgavevalg Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger. Hvis totalt beløp på en LT-kode er negativ, må du korrigere beløpene i en ekstrakjøring, da det ikke er mulig å innberette negative beløp. Se punkt 4. Ekstrakjøring på side 30 for beskrivelse av ekstrakjøringer. Du kan også skrive ut en liste på aktuell person og lønnsart i oppgaven Rapporter Lønnsstatistikker Generell statistikk for ytterligere kontroll. Hvis en LT-kode for samme ytelse inneholder både negative og positive beløp, må du endre teksten på linjene slik at disse har samme tekstopplysning. Disse transaksjonene blir da summert sammen. Se punkt 2.9 Registrere tilleggsopplysninger på side 19 for nærmere beskrivelse. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

21 2. Forberede årsoppgjøret 2.9 Registrere tilleggsopplysninger Her kan du registrere og endre tilleggsopplysninger på lønnsarter med LT-koder som skal innberettes med opplysninger utover antall og beløp. Hvis du skal endre akkumulerte verdier på en lønnsart, må du korrigere i en ekstrakjøring. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger. Du ser linjer på lønns- og trekkoppgaven som skal spesifiseres med tilleggsopplysninger. Du kan velge om kun linjer med feil skal vises. 2. For å se detaljer om en LT-kode, klikker du +-tegnet foran LTkoden eller dobbeltklikker linjen. 3. Endre tilleggsopplysninger for den aktuelle linjen ved å dobbeltklikke linjen. Du får opp et vindu hvor du kan endre tilleggsopplysningene. Du ser først resultatet av endringene når du lagrer og henter opp personen på nytt. Det er sumlinjen for en LT-kode som må være korrekt med tanke på tilleggsopplysninger. Det vil vanligvis være tilstrekkelig å endre på en av de underliggende linjene. Selv om det ligger feil i en underliggende linje, kan du se bort i fra dette så lenge sumlinjen er korrekt. Etter at du har endret nødvendige opplysninger, kan du velge å kun se linjer med feil. Du kan flytte registreringer innen samme LT-kode ved behov. Merk den (de) registreringen(e) som skal flyttes, klikk og hold venstre museknapp nede mens du drar de merkede registreringene til aktuell LT-kode. De flyttede registreringene får da samme tilleggsopplysninger som den LT-koden du flyttet til. Aditro AS -19- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

22 2. Forberede årsoppgjøret 4. Hvis du skal registrere tilleggsopplysninger på LT-kodene 130-A, 961-A eller 971-A, er det egen rutine for dette. Se punkt 2.10 Registrere tilleggsopplysninger elektronisk kommunikasjon og nettolønn. 5. Når du er ferdig med å endre alle tilleggsopplysningene, bør du kjøre ut listen Årsoppgjør Avstemmingslister Kontroll av opplysninger på nytt. Listen viser om du må korrigere flere tilleggsopplysninger før du kan skrive ut årsoppgjørslistene Registrere tilleggsopplysninger elektronisk kommunikasjon og nettolønn Det er egen rutine for å registrere tilleggsopplysninger for elektronisk kommunikasjon og nettolønn. Dette gjelder tilleggsopplysninger registrert på lønnsart med LT-kode 130-A, 961-A og 971-A. Eksemplet nedenfor beskriver hvordan du registrerer tilleggsopplysninger for elektronisk kommunikasjon (130-A). Følg samme fremgangsmåte når du skal registrere for LT-kodene 961-A og 971-A. 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger. 2. Merk en linje med tilleggsopplysning mot LT-kode 130-A. 3. Klikk høyre musetast og velg Endre sumlinje. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

23 2. Forberede årsoppgjøret 4. Når arbeidstaker har hatt flere enn ett abonnement, og disse har vært tilgjengelig for arbeidstaker i ulike tidsrom i løpet av året, skal koden benyttes en gang for hvert tidsrom den ansatte har disponert abonnementene. a) Hvis arbeidstaker har disponert alle abonnement for samme tidsrom, angir du beløp som er dekket av arbeidsgiver, arbeidstaker, antall abonnement og tidsrom. Klikk OK og deretter. b) Hvis arbeidstaker har disponert flere abonnement for ulike tidsrom, fjerner du merke på transaksjonslinjen slik at kun linjer som skal være med i det aktuelle tidsrommet er merket. Klikk OK og deretter. c) Gjenta punkt b for hvert tidsrom. Du ser først resultatet av endringene når du lagrer og henter opp personen på nytt Endre fra/til dato på fri bil Hvis du skal endre fra/til dato på fri bil gjør du dette ved å endre faste opplysninger på personen. 1. Velg oppgaven Kartotek Fast lønn/trekk og klikk i mappen Fri bil. 2. Trykk [Enter] i feltet Reg.Nr. Aditro AS -21- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

24 2. Forberede årsoppgjøret 3. Du får opp veiviseren for fri bil. Klikk Neste. 4. Endre Fra dato og/eller Til dato for bilen Klikk Neste gjennom veiviseren og Lagre i siste skjermbilde. 5. Du kommer tilbake til skjermbildet for fast lønn/trekk. Klikk Lagre. 6. Velg oppgaven Årsoppgjør Summere årsrapporter. 7. Velg oppgaven Årsoppgjør Lønns- og trekkoppgaver og skriv ut oppgaven på personen og kontroller. 8. Hvis datoen ikke er endret må du gjøre tilsvarende endringer under oppstartsverdier. Velg da oppgaven Kartotek Oppstartsverdier og mappen Fri bil. Gjenta punkt 2 til 7 ovenfor Fri bil utenfor standardreglene LT-kode 135-A Ved innberetning i denne koden skal du gi tilleggsopplysning om Herav kjøring hjem-arbeid. Fra skatteetaten har vi fått beskjed om at tilleggsfeltet Herav kjøring hjem-arbeid i kode 135-A skal være begrenset til fire tegn, da dette er maks lengde de kan motta ved innberetning. Hvis du skal innberette kjøring hjem-arbeid med et antall som er høyere enn 9999 km, må du korrigere Herav kjøring hjem-arbeid i oppgaven Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger, og sette antall kilometer her til Overskytende antall registrerer du som en endringsoppgave på Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

25 2. Forberede årsoppgjøret Beskrivelse av hvordan du registrerer endringsoppgave finner du under Ofte stilte spørsmål på våre kundesider Avstemme mot regnskap I forbindelse med årsoppgjøret må du foreta avstemminger mot regnskap. I systemet finnes det en rekke kontroll- og avstemmingslister. Vi anbefaler at du foretar avstemming før ekstrakjøring for å avdekke mulige differanser. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Avstemmingslister Avstemmingsliste pr. konto. 2. Skriv ut listen. 3. Avstem mot hovedbok: a) Avstem konti for lønn, naturalytelser og utgiftsgodtgjørelser mot saldobalansen. b) Avstem forskuddstrekk, påleggstrekk, fagforeningstrekk og andre trekk slik: Finn sum beløp på avstemmingslisten Trekk fra innbetalt hittil i år (termin 1-5 for forskuddstrekk og påleggstrekk) Dette skal bli det samme som skyldig trekk i regnskapet (konto 2600, 2610 og 2650 i standard kontoplan NS 4102) 4. Velg oppgaven Årsoppgjør Årsoppgave for arbeidsgiveravgift. 5. Skriv ut listen. 6. Avstem grunnlaget for arbeidsgiveravgift slik: Beregn sum grunnlag på terminoppgavene hittil i år (termin 1-5) Differansen skal tilsvare grunnlaget for arbeidsgiveravgift for 6. termin Hvis du avdekker avvik i lønnssystemet, korrigerer du avviket i en ekstrakjøring. Se punkt 4. Ekstrakjøring på side 30 for nærmere beskrivelse. Feilsøking Hvis listene viser høyere tall enn det som er bokført, bør du kontrollere følgende: at alle bilag som vedrører lønn er bokført at alle tall er ført riktig vei (debet/kredit) Aditro AS -23- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

26 2. Forberede årsoppgjøret at hittilverdiene utvikler seg riktig på regnskapsbilagene fra lønnssystemet. Dette kan gjøres ved å ta f eks hittilverdien på lønnsart 1 fra januarbilaget og legge til februars periodetall. Det tallet som fremkommer skal stemme med hittilverdien på regnskapsbilaget pr februar. Gjør tilsvarende kontroll for alle årets måneder. at hittilverdier ikke er endret i oppgavevalg Kartotek Oppstartsverdier uten at de samme korreksjoner er gjort i regnskapet Hvis listene viser lavere tall enn det som er bokført, bør du kontrollere følgende: at årsrapporter er summert (oppgavevalg Årsoppgjør Summere årsrapporter) at alle tall er ført riktig vei (debet/kredit) at alle ytelser er tatt med i lønnsregnskapet, f eks styrehonorarer, julegratiale osv. er det personer som har fått status Sluttet før godkjenning er kjørt? Lønn og feriepenger vil da være med på regnskapsbilaget, men ikke bli oppdatert på vedkommendes hittilverdier. at siste lønn er godkjent. Husk at Avstemmingsliste pr konto i oppgavevalg Årsoppgjør Kontroll- og avstemmingslister kan skrives ut pr periode og konto. Dette kan være nyttig ved feilsøking. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

27 3. Skrive ut feriepengeliste pr Skrive ut feriepengeliste pr Opptjeningsåret for feriepenger til utbetaling i 2013 utløper Når du har godkjent all lønn for opptjeningsåret, skriver du ut feriepengelisten og kontrollerer at denne er korrekt. 3.1 Håndtere avtalefestet ferie Bedrifter som har arbeidstakere med avtalefestet ferie, kan utbetale avtalefestede feriepenger på samme lønnsart som lovfestede feriepenger. Nedenfor finner du beskrivelse av hvordan du setter opp systemet hvis du ønsker utbetaling på samme lønnsart og hvordan du setter opp systemet med utbetaling på atskilte lønnsarter. Utbetale på samme lønnsart Du følger denne beskrivelsen hvis avtalefestede og lovfestede feriepenger skal utbetales på samme lønnsart (og konto) og feriepengeprosenten ikke overstiger 12,34% (den trekkfrie grensen). Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Feriepengeliste og skriv ut listen. 2. Korriger feriepengeprosenten slik: a) Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett. b) Klikk mappen Parametre. c) Oppgi feriepengeprosenten (inkludert den avtalefestede prosenten) i feltet Feriepengeprosent (eksempelvis 12,0). 3. Hvis enkelte grupper ansatte ikke omfattes av avtalen om mer ferie, plasserer du disse i egne ansattgrupper. Oppgi da den ordinære feriepengeprosenten (10,2%) og feriepengeprosenten over 60 år (2,3%) under Avvikende feriepengeprosent på ansattgruppen. Du oppretter ansattgrupper i oppgavevalg Kartotek Ansattgrupper. 4. Velg oppgaven Årsoppgjør Feriepengeliste og skriv ut listen på nytt. Hvis selve satsen for avtalefestet feriepengeprosent er uendret, viser denne listen samme tall som feriepengelisten du allerede har skrevet ut. 5. Hvis du har endret selve satsen for avtalefestet feriepengeprosent, gjør du følgende: a) Finn differansen mellom beregnede feriepenger på de to feriepengelistene og avsett dette manuelt i regnskapet. Utbetale på atskilte lønnsarter Du følger denne beskrivelsen hvis avtalefestede og lovfestede feriepenger skal utbetales på atskilte lønnsarter (og eventuelt føres på Aditro AS -25- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

28 3. Skrive ut feriepengeliste pr atskilte konti) og/eller hvis feriepengeprosenten overstiger 12,34% (den trekkfrie grensen). Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Feriepengeliste og skriv ut listen. 2. Korriger feriepengeprosenten slik: a) Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett. b) Klikk mappen Parametre. Systemet foreslår verdier i feltene ut i fra hva du tidligere har oppgitt som feriepengeprosenter. Den lovfestede feriepengeprosenten skal stå i feltet Feriepengeprosent og den avtalefestede satsen skal stå under Avtalefestet ferie. c) Merk feltet Avtalefestet ferie. d) Registrer feriepengeprosenten (inkludert den avtalefestede prosenten) i feltet Sats for avtalefestet ferie (eksempelvis 12,0). e) Det skal vanligvis stå Nei i feltet Skal avtalefestet ferie inngå i feriepengegrunnlaget. Systemet beregner den trekkpliktige delen av de avtalefestede feriepengene (hvis feriepengeprosenten overstiger 12,34%). 3. Hvis enkelte grupper ansatte ikke omfattes av avtalen om mer ferie, plasserer du disse i egne ansattgrupper. Oppgi da den ordinære feriepengeprosenten (10,2%) og feriepengeprosenten over 60 år (2,3%) under Avvikende feriepengeprosent på ansattgruppen. Du oppretter ansattgrupper i oppgavevalg Kartotek Ansattgrupper. 4. Velg oppgaven Årsoppgjør Feriepengeliste og skriv ut listen på nytt. Hvis selve satsen for avtalefestet feriepengeprosent er uendret, viser denne listen samme tall som feriepengelisten du allerede har skrevet ut. 5. Hvis du har endret selve satsen for avtalefestet feriepengeprosent, gjør du følgende: a) Finn differansen mellom beregnede feriepenger på de to feriepengelistene og avsett dette manuelt i regnskapet. 3.2 Skrive ut feriepengeliste - fremgangsmåte Forutsetninger Siste lønnsberegning som skal være med i feriepengegrunnlaget må være godkjent. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Feriepengeliste. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

29 3. Skrive ut feriepengeliste pr Skriv ut feriepengelisten. 3. Hvis du har arbeidstakere med avtalefestet ferie, leser du punkt 3.1 Håndtere avtalefestet ferie på side 25 for nærmere beskrivelse. 4. Kontroller feriepengegrunnlaget på feriepengelisten på bakgrunn av ferielovens bestemmelser. 5. Reguler eventuelt feriepengegrunnlaget i en ekstrakjøring. Se punkt 3.3 Regulere feriepengegrunnlaget på side 29 og 4. Ekstrakjøring på side 30. Når du overfører til nytt år, beregner systemet feriepenger til gode neste år og nullstiller feriepengegrunnlaget. Om feriepengelisten Begrense 2,3% Feriepengelisten beregner automatisk 2,3% ekstra feriepenger for feriepenger? personer som fyller 60 år i ferieåret. Listen viser om 2,3% er begrenset av 6G (Folketrygdens Grunnbeløp). Du velger om 2,3% skal begrenses av 6G eller ikke i oppgavevalg Kartotek Firmaoppsett (i mappen Parametre). Vi gjør oppmerksom på at G ble øket til kr med virkning fra og anbefaler at du sjekker G i oppgavevalg Kartotek Offentlige satser. Justere rest feriepenger 2011? Avsetninger Avstem avsatte feriepenger mot regnskap Avstem avsatt aga av avsatte feriepenger mot regnskap Feriepengelisten har egen kolonne for rest feriepenger opptjent i Denne kolonnen skal normalt være 0. Hvis det står et beløp i denne kolonnen betyr det at det er feriepenger opptjent i fjor som ikke er utbetalt. Hvis beløpet er feil kan du endre dette i oppgavevalg Kartotek Oppstartsverdier i feltene Feriepenger til utbetaling nederst til høyre. Du må gjøre eventuelle korreksjoner i regnskapet manuelt. Feriepengelisten viser feriepengegrunnlaget og hva dette utgjør i feriepenger pr dags dato. Hvis listen viser avvik mellom avsatte og beregnede feriepenger, kan du lese om mulige årsaker til dette i hjelpefilen til Huldt & Lillevik Lønn 5.0. Velg menyvalg Hjelp Innhold og stikkordregister, velg Temaer, Avsetninger i systemet og Avsetning av Feriepenger. Avstem listen mot skyldige feriepenger i regnskapet (konto 2940 i standard kontoplan NS 4102). Du finner også en egen avstemmingsliste for avsatte feriepenger og arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger pr periode i oppgaven Årsoppgjør Avstemmingslister Feriepenger pr periode. Hvis du ønsker å avstemme avsatt arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger i regnskapet (konto 2780 i standard kontoplan NS 4102) skriver du ut feriepengelisten pr arbeidssted. Velg oppgaven Årsoppgjør Feriepengeliste og angi Arbeidssted/ Person ID i feltet Velg sortering. Velg Ja i feltet Ønskes bruddsum. Aditro AS -27- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

30 3. Skrive ut feriepengeliste pr Eksempel på feriepengelisten Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

31 3. Skrive ut feriepengeliste pr Regulere feriepengegrunnlaget Hvis du skal regulere feriepengegrunnlaget, følger du denne fremgangsmåten: 1. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter. 2. Kontroller at lønnsarten for korreksjon av feriepengegrunnlag er definert og ser slik ut: 3. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. person. 4. Registrer korreksjon av feriepengegrunnlaget på egen lønnsart (lønnsart 135 i standard lønnsartregister). Hvis du skal redusere feriepengegrunnlaget, skriver du - (minus) foran beløpet. 5. Utfør resten av ekstrakjøringen på vanlig måte. Se punkt 4. Ekstrakjøring på side 30 for nærmere beskrivelse. Aditro AS -29- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

32 4. Ekstrakjøring 4. Ekstrakjøring 4.1 Fri bil Du kan kjøre ekstrakjøringer når som helst i løpet av et år. Eksempler på ytelser i en ekstrakjøring: Fri bil Elektronisk kommunikasjon Fri avis Bompenger Kollektive pensjonspremier, OTP og avtalefestet pensjon (AFP) Rentefordel Antall dager vikarer Fagforening Hvis du registrerer alle ytelser fortløpende i løpet av året og ikke har behov for å korrigere noe, lar du være å kjøre ekstrakjøring og går direkte til punkt 5. Skrive ut kontroll- og avstemmingslister på side 44. Eksempel Korrigere sats ved yrkeskjøring over kilometer Ved yrkeskjøring utover km i året skal fordelen beregnes ut fra 75% av listepris. Vanligvis gjør du dette i forbindelse med årets slutt. En ansatt har fri bil med listepris kr , og har kjørt over kilometer i løpet av Bilen er under 3 år gammel. Ordinært årlig fordelsbeløp for denne bilen er kr Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

33 4. Ekstrakjøring Ordinær årlig fordel kr Fordel når yrkeskjøring over km kr For mye fordelsbeskattet kr Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. person. På linjen for lønnsart 75 klikker du i feltet Beløp og angir beløpet du skal korrigere med (med minus foran). Klikk OK i dialogboksen som kommer opp. Dersom personen har flere biler du skal korrigere på må du kjøre en kjøring for hver av bilene. Husk også at du må endre feltet status til Aktiv på bilen som skal være med i lønnskjøringen, og Avsluttet på bilen(e) som ikke skal være med. 4.2 Fri bil, utenfor standardregelen Fordel fri bil som kun er benyttet til kjøring mellom hjem og arbeid skal innberettes på lønnsart som vis nedenfor. Påse at det er valgt Fri bil i feltet Bruk satser fra i mappen Parameter. Beregnet fordel når det er klart misforhold mellom listepris og fordel ved privat bruk skal innberettes på følgende lønnsart. Aditro AS -31- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

34 4. Ekstrakjøring 4.3 Elektronisk kommunikasjon Fri telefon og bredbånd skal behandles som elektronisk kommunikasjon og følgende gjelder: Ved ett abonnement fordel fastsettes til inntil kr pr år for den del av telefondekningen som overstiger kr 1.000,- (de første kr 1.000,- er skattefri). Ved to eller flere abonnement fordel fastsettes til inntil kr 6.000,- pr år for den del som overstiger kr 1.000,- (de første kr 1.000,- er skattefri). Det arbeidstaker dekker selv av elektronisk kommunikasjon, skal gå til fradrag i fordelsbeløpet. Statens ordning for fri telefon eksisterer fortsatt, men har ikke lenger satser, og har ingen skattemessig betydning. For korrekt innberetning og behandling av elektronisk kommunikasjon kreves følgende opplysninger: Beløp Dekket av arbeidsgiver Dekket av den ansatte Antall abonnement Tidsrom Ved helt eller delvis dekning av flere abonnement, skal koden benyttes en gang for hvert tidsrom det foreligger to, tre eller flere abonnement. Dersom fordelen er 0, skal de øvrige opplysninger innberettes. Om innholdstjenester se punkt 4.4 Innholdstjenester på side 37. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

35 4. Ekstrakjøring For å forenkle arbeidet med innberetningen, anbefaler vi regneark for beregning av innberetning som du finner på våre kundesider under Ofte Stilte Spørsmål og mappen Årsoppgjør. Eksempel 1 Arbeidsgiver dekker mobiltelefon hele året, dvs en tjeneste. Dekket Arb.giver Total regning Dekket arb. taker Sk.pl. beløp Mobil Dersom du har ført fordel elektronisk kommunikasjon som et fast beløp pr. måned må du registrere tilleggsopplysninger i oppgaven Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger. Registrering av elektronisk kommunikasjon blir slik i oppgavevalg Periodens lønn Registrere pr person: Aditro AS -33- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

36 4. Ekstrakjøring Eksempel 2 Arbeidsgiver dekker fasttelefon for hele året, dvs en tjeneste. Dekket Arb.giver Total regning Dekket arb. taker Sk.pl. beløp Fast tlf Registrering av elektronisk kommunikasjon blir slik i oppgavevalg Periodens lønn Registrere pr person: Eksempel 3 Arbeidsgiver dekker kr til mobiltelefon hele året, dvs en tjeneste. Beløp ut over dette dekker arbeidstaker selv. Dekket Arb.giver Total regning Dekket arb. taker Sk.pl. beløp Mobil = 0 Registrering av elektronisk kommunikasjon blir slik i oppgavevalg Periodens lønn Registrere pr person: Når du registrerer fri telefon med fordelsbeløp 0, må du oppgi 1 i feltet Antall for at linjen skal innberettes. Eksempel 4 Arbeidsgiver dekker mobiltelefon, fasttelefon og bredbånd hele året, dvs tre tjenester. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

37 4. Ekstrakjøring Dekket Arb.g. Total regning Dekket arb. taker Mobil Bredbånd Fasttelefon Sk.pl. beløp Dersom du har ført fordel elektronisk kommunikasjon som et fast beløp pr. måned må du registrere tilleggsopplysninger i oppgaven Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger. Registrering av elektronisk kommunikasjon blir slik i oppgavevalg Periodens lønn Registrere pr person: Eksempel 5 Arbeidsgiver har dekket mobiltelefon hele 2012, mens bredbånd er dekket fra Mobil Mobil Bredbånd Dekket Arb.g. Total regning Dekket arb. taker Sk.pl. beløp Dersom du har ført fordel elektronisk kommunikasjon som et fast beløp pr. måned må du registrere tilleggsopplysninger i oppgaven Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger. Registrering av elektronisk kommunikasjon blir slik i oppgavevalg Periodens lønn Registrere pr person: 1. Registrerer perioden Aditro AS -35- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

38 4. Ekstrakjøring 2. Registrerer perioden Korrigere elektronisk kommunikasjon Hvis du har ført fordel for elektronisk kommunikasjon gjennom hele året og du skal korrigere fordelsbeløpet, gjør du følgende: 1. Registrere beløpet du skal korrigere med i oppgaven Periodens lønn Registrere pr person. 2. Kjør og godkjenn lønn på vanlig måte. 3. Korriger tilleggsopplysninger i oppgaven Årsoppgjør Registrere tilleggsopplysninger. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

39 4. Ekstrakjøring 4.4 Innholdstjenester Privat bruk av innholdstjenester som dekkes av arbeidsgiver skal fordelbeskattes i tillegg til sjablonbeløpet for elektronisk kommunikasjon. 4.5 Fri avis Aditro AS -37- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

40 4. Ekstrakjøring 4.6 Bompenger 4.7 Kollektive pensjonspremier, OTP og avtalefestet pensjon (AFP) Arbeidsgivers premie (eventuelt tilskudd til premiefond) til kollektiv pensjonsforsikring, OTP og AFP er kun arbeidsgiveravgiftspliktig, og skal ikke innberettes på de ansatte. Premien skal innberettes i egen rubrikk på årsoppgaven for arbeidsgiveravgift. For å få med premien på årsoppgaven og få avsatt arbeidsgiveravgift av premien på regnskapsbilaget, må du registrere arbeidsgivers tilskudd til slike ordninger i oppgavevalg Periodens lønn Registrere pr. person. Du fordeler premien forholdsmessig pr arbeidsgiveravgiftssone og registrerer premien på en tilfeldig person i hver avgiftssone. Du registrerer premien på en egen lønnsart. Kollektiv pensjonsforsikring er lønnsart 127 i standard lønnsartregister. Lønnsarten må ha 21. Arb.givers andel pensjon/afp i Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

41 4. Ekstrakjøring feltet Måte (under Beregning). For å unngå utskrift av lønnsarten på lønnsslippen, velger du Vises ikke i feltet Spesifikasjon. 4.8 Rentefordel Hvis rentefordelen er beregnet feil, korrigerer du dette på en egen lønnsart. Korrigere rentefordel 1. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter og opprett lønnsart for korreksjon av rentefordel. Beløpet som skal korrigeres må beregnes manuelt. 2. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. person og registrer beløpet du skal korrigere med på lønnsarten for korreksjon av rentefordel (lønnsart 169 i dette eksemplet). Hvis du skal redusere fordelsbeløpet, registrerer du beløpet med - (minus) foran. 4.9 Antall dager vikarer Hvis en person har arbeidet i atskilte perioder i løpet av året, skal antall dager vedkommende har arbeidet angis på lønns- og trekkoppgaven. Du oppgir antall dager i antallfeltet i oppgavevalg Periodens lønn Registrere pr. person. Hvis du er ferdig med ekstrakjøring(er) kan du registrere antall dager i oppgavevalg Kartotek Oppstartsverdier. Aditro AS -39- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

42 4. Ekstrakjøring 4.10 Fagforening betalt av den ansatte Arbeidsgiver er pålagt å innberette fagforeningskontingent som den ansatte selv har betalt. Samtidig kan trekket redusere den ansattes trekkgrunnlag inntil grensen for skattefri fagforening (kr 3.750). Hvis du har registrert fagforeningskontingenten i ordinære lønnskjøringer i løpet av året, ser du bort fra denne beskrivelsen. Du må registrere fagforeningstrekket umiddelbart før du summerer årsrapporter. Velg oppgaven Kartotek Oppstartsverdier. Velg aktuell person, oppgi lønnsarten for egenbetalt fagforening (lønnsart 188 i standard lønnsartregister) og oppgi innbetalt beløp med - (minus) foran. Når du registrerer egenbetalt fagforening, trenger du ikke opprette trekket som en fordring. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

43 4. Ekstrakjøring 4.11 Fagforening betalt av arbeidsgiver Arbeidsgiver er pålagt å innberette fagforeningskontingent når arbeidsgiver betaler for den ansatte. Trekket kan redusere trekkgrunnlaget for den ansatte inntil grensen for skattefri fagforening (kr 3.750). Hvis du har registrert fagforeningskontingenten i ordinære lønnskjøringer i løpet av året, ser du bort fra denne beskrivelsen. 1. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter og opprett lønnsarten for fordelen av betalt fagforening. Lønnsarten må ha 112 i feltet LT-kode, Prosent i feltet Skatt og feltet Arbeidsgiveravgift må være merket. 2. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. person. 3. Registrer lønnsarten for fordel av betalt fagforening (lønnsart 100 i dette eksemplet) og registrer beløpet som arbeidsgiver har betalt. 4. Velg oppgaven Kartotek Oppstartsverdier. 5. Velg aktuell person, oppgi lønnsarten for egenbetalt fagforening (lønnsart 188 i standard lønnsartregister) og oppgi innbetalt beløp med - (minus) foran. Når du registrerer egenbetalt fagforening, trenger du ikke opprette trekket som en fordring Ekstrakjøring uten utbetalinger (uten skattetrekk) Hvis du kjører en ekstrakjøring med trekkpliktige ytelser som ikke utbetales, for eksempel gruppelivsforsikring og elektronisk kommunikasjon, og personene ikke får utbetalt annen lønn det kan trekkes skatt av, kan det ikke beregnes skattetrekk av de trekkpliktige ytelsene. Følg da denne fremgangsmåten. Vær oppmerksom på at det å unnlate beregning av skattetrekk ikke er i samsvar med Aditro AS -41- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

44 4. Ekstrakjøring trekkreglene. Se punkt 4.13 Ekstrakjøring med utbetalinger (med skattetrekk) på side 42 hvis det skal beregnes skattetrekk. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. person. 2. Registrer ytelsene som skal være med. 3. Hvis du skal endre på fast lønn/trekk som fri bil og fordringer gjør du følgende: a) Klikk Fast/Variable og faste transaksjoner for personen vises. b) Klikk i feltet Beløp og angi beløp for fri bil/fordring som skal være med i ekstrakjøringen. c) Klikk. 4. Velg oppgaven Periodens lønn Lønnsberegning. 5. Velg Skatt ved ekstrakjøring (ingen skatt) i feltet Skatt. Systemet beregner da ingen skatt, heller ikke av lønnsarter med Prosent i feltet Skatt. 6. Merk feltet Kun variable data. Fast lønn og trekk blir da ikke med i lønnsberegningen. 7. Påse at det står Termin 6 i feltet Termin. 8. Utfør lønnsberegning på vanlig måte. Hvis du har dagens dato i 2013, får du melding om at trekktabeller for 2012 benyttes. Svar Ja for å fortsette. 9. Skriv ut lønnsslipper og regnskapsbilag. Lønnsslippene skal vise 0 (null) i beløp til utbetaling. 10. Godkjenn perioden på vanlig måte. Ved bokføring i regnskapet, må du nøye vurdere hvilke av beløpene på konteringsbilaget som skal posteres i regnskapet. Noen av beløpene kan være bokført tidligere Ekstrakjøring med utbetalinger (med skattetrekk) Hvis du kjører en ekstrakjøring med trekkpliktige ytelser som ikke utbetales, for eksempel gruppelivsforsikring og elektronisk kommunikasjon, og personene i tillegg får utbetalt annen lønn, skal det beregnes skattetrekk. Følg da denne fremgangsmåten. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

45 4. Ekstrakjøring Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Kartotek Lønnsarter. Påse at lønnsarter som skal være med i ekstrakjøringen har Prosent i feltet Skatt. 2. Velg oppgaven Periodens lønn Registrere pr. person. 3. Registrer ytelsene som skal være med. 4. Hvis du skal endre på fast lønn/trekk som fri bil og fordringer gjør du følgende: a) Klikk Fast/Variable og faste transaksjoner for personen vises. b) Klikk i feltet Beløp og angi beløp for fri bil/fordring som skal være med i ekstrakjøringen. c) Klikk. 5. Velg oppgaven Periodens lønn Lønnsberegning. 6. Velg Normal skatt i feltet Skatt. Systemet beregner da forskuddstrekk på vanlig måte. 7. Merk feltet Kun variable data. Fast lønn og trekk blir da ikke med i lønnsberegningen. 8. Påse at det står Termin 6 i feltet Termin. 9. Utfør lønnsberegning på vanlig måte. Hvis du har dagens dato i 2013, får du melding om at trekktabeller for 2012 benyttes. Svar Ja for å fortsette. 10. Skriv ut lønnsslipper og regnskapsbilag. 11. Godkjenn perioden på vanlig måte. Ved bokføring i regnskapet, må du nøye vurdere hvilke av beløpene på konteringsbilaget som skal posteres i regnskapet. Noen av beløpene kan være bokført tidligere Skrive ut ny feriepengeliste Hvis noe i ekstrakjøringen påvirker feriepengegrunnlaget, må du skrive ut feriepengelisten på nytt. Se punkt 3.2 Skrive ut feriepengeliste - fremgangsmåte på side 26 for nærmere beskrivelse. Aditro AS -43- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

46 5. Skrive ut kontroll- og avstemmingslister 5. Skrive ut kontroll- og avstemmingslister Du finner samtlige kontroll- og avstemmingslister under oppgavevalg Årsoppgjør Avstemmingslister. Før du skriver ut disse listene, må du ha summert årsrapporter. Se punkt 2.7 Summere årsrapporter på side 17 for nærmere beskrivelse. Du velger selv hvilke lister du vil skrive ut. Hvis du ikke tidligere har skrevet ut Kontroll av opplysninger, skriver du ut denne først. Kontroll av opplysninger Listen viser om det er opplysninger du må registrere eller korrigere før du kan fortsette med årsoppgjøret. Hvis listen viser feil, leser du punkt 2.9 Registrere tilleggsopplysninger på side 19 for beskrivelse av hvordan du retter feilene. Avstemmingsliste pr. LT-kode Listen skriver sum hittil og sum innberettet pr LT-kode spesifisert pr lønnsart, totalt arbeidsgiveravgiftsgrunnlag og feriepengegrunnlag. Avstemmingsliste pr. konto Listen skriver sum hittil og sum innberettet pr konto spesifisert pr lønnsart. Du kan gjøre utvalg på periode eller statistikkmåned ved utskrift av listen. Denne listen er egnet til å avstemme lønn mot hovedbok. Se punkt 2.13 Avstemme mot regnskap på side 23 for mer detaljer om avstemmingen. Feriepenger pr. periode Listen skriver ut feriepengegrunnlag, avsatte feriepenger, avsatt arbeidsgiveravgift av avsatte feriepenger og sum avsetning hittil i år pr person. Du kan gjøre utvalg på periode eller statistikkmåned ved utskrift av listen. Personer under grensen for oppgaveplikt Listen viser personer som har tjent mindre enn oppgavegrensen. Hvis det er trukket forskuddstrekk for personer under oppgavegrensen, innberettes kun forskuddstrekket. Lønnen skrives på egen linje på årsoppgaven. Lønn under oppgavegrensen er arbeidsgiveravgiftspliktig. Arbeidsgiveravgiftsgrunnlag pr. person Listen viser arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget og beregnet arbeidsgiveravgift. Du kan velge å skrive ut rapporten pr termin, arbeidssted eller ansatt. Rapporten kan kun skrives ut for terminer det er skrevet ut terminoppgave for. Beløpene på rapporten er ikke avrundet. Dette kan medføre avvik hvis du avstemmer rapporten mot terminoppgaven. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

47 5. Skrive ut kontroll- og avstemmingslister Oversikt tilleggsopplysninger Skriver ut alle lønnsregistreringer som skal innberettes med tilleggsopplysninger på lønns- og trekkoppgaven. Komprimert lønns- og trekkoppgave Skriver ut lønns- og trekkoppgaver på hvitt papir for kontroll. Listen kan for eksempel brukes til å kontrollere navn, skattekommune, antall dager for vikarer og ansettelsestidspunkt. 5.1 Kontrollere persondata Før utskrift av lønns- og trekkoppgaver må du kontrollere at alle data på personen er korrekt. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Kontrollere persondata. 2. Klikk. 3. Systemet kontrollerer persondata og skriver personer med ugyldig data til skjerm. Hvis du får melding om feil, må du rette dette og kjøre en ny kontroll. Alle persondata må være korrekt før du kan generere lønns- og trekkoppgaver. Aditro AS -45- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

48 6. Skrive ut årsoppgave for arbeidsgiveravgift 6. Skrive ut årsoppgave for arbeidsgiveravgift Forutsetninger Du må ha skrevet ut kontrollisten i oppgavevalg Årsoppgjør Avstemmingslister Kontroll av opplysninger og korrigert eventuelle feil. Du må ha valgt korrekt beløpsgrense for innberetning (kr 1.000/ 4.000) når du summerte årsrapporter i oppgavevalg Årsoppgjør Summere årsrapporter. Når du skriver ut endelig årsoppgave, må all lønn for 2012 være kjørt og godkjent. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Årsoppgave for arbeidsgiveravgift. 2. Klikk. 3. Skriv ut årsoppgaven. Årsoppgaven skrives ut på blankt papir. Hvis du skal sende inn årsoppgaven fører du beløpene fra listen over i blanketten RF Når du sender lønns- og trekkoppgaver via Altinn, inneholder denne også informasjon til årsoppgaven. Dette betyr at du ikke skal sende inn årsoppgaven. Årsoppgaven blir generert på grunnlag av innsendte data, og kan hentes ut i menyvalget Verktøy Altinn Altinn retur, eventuelt på Når du leverer lønns- og trekkoppgaver på CD, sender du årsoppgaven straks du mottar "Kvittering for mottatte data". Hvis du derimot leverer lønns- og trekkoppgaver på papir, sender du årsoppgaven sammen med lønns- og trekkoppgavene innen den tidsfristen som gjelder for lønns- og trekkoppgaven. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

49 7. Skrive ut lønns- og trekkoppgaver 7. Skrive ut lønns- og trekkoppgaver Du må alltid skrive ut lønns- og trekkoppgavene på papir. Arbeidstaker og arbeidsgiver skal alltid ha en kopi av oppgaven. Fristen for innlevering av lønns- og trekkoppgaver elektronisk for 2012 er 31. januar. 7.1 Skrive ut lønns- og trekkoppgaver på papir Forutsetninger Du må ha skrevet ut kontrollisten i oppgavevalg Årsoppgjør Avstemmingslister Kontroll av opplysninger og korrigert eventuelle feil. Du må ha valgt korrekt beløpsgrense for innberetning (kr 1.000/ 4.000) når du summerte årsrapporter i oppgavevalg Årsoppgjør Summere årsrapporter. Når du skriver ut endelige lønns- og trekkoppgaver, må all lønn for 2012 være kjørt og godkjent. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Lønns- og trekkoppgaver. Du kan skrive ut lønns- og trekkoppgavene så mange ganger du ønsker. 2. Velg ønsket formular i feltet Velg formular. Formular Blankt papir RF-1015 RF-1023 RF-1026 Brukes når? Denne lønns- og trekkoppgaven på blankt papir med raster er ikke godkjent for bruk. Bruk derfor dette formularet kun ved utskrift av lønns- og trekkoppgaver for kontroll. Lønns- og trekkoppgave beregnet for laserskrivere. Du må kjøre ut ett eksemplar både til arbeidsgiver og arbeidstaker (samt ett til kommunekassereren ved manuell innlevering). Hvis plasseringen i rubrikkene på formularet er unøyaktig, kan du justere margene ved å klikke Oppsett i bildet der du starter utskriften. Prøv deg fram med små justeringer. Lønns- og trekkoppgave for matriseskrivere ved manuelle oppgaver (3 eksemplarer). Brukes også ved manuelle endringsoppgaver. Arbeidsgivere som benytter pressfalsutgaven av lønns- og trekkoppgaveblanketten (RF-1026) skal bestille denne direkte fra: Wittusen & Jensen Mobil: Fax: E-post: VKInnkjopFelles@wj.no Aditro AS -47- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

50 7. Skrive ut lønns- og trekkoppgaver 3. Klikk. 4. Når lønns- og trekkoppgavene er kontrollert og funnet i orden, kan du overføre lønns- og trekkoppgavene til Altinn eller CD/DVD (se nedenfor). 7.2 Overføre oppgaver via Altinn Forutsetninger Lønns- og trekkoppgavene må være skrevet ut på papir, kontrollert og funnet i orden. Du må ha klargjort systemet for levering av oppgaver via Altinn, jfr punkt 2.1 Oppsett for levering av oppgaver via Altinn på side 9. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Overføre oppgaver til Altinn. 2. Klikk og filen genereres. Dette kan ta noe tid avhengig av antall lønns- og trekkoppgaver. 3. Klikk og filen klargjøres for overføring til Altinn. a) Hvis du valgte Ja til å sende skjema automatisk ved generering i oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Oppsett integrasjon, overfører systemet filen direkte til Altinn. Hvis det er feil i filen kommer du inn i skjermbildet Altinn innsending, se punkt 4. b) Hvis du valgte Nei til å sende skjema automatisk ved generering i oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Oppsett integrasjon, åpner systemet menyen Verktøy Altinn Altinn innsending hvor du sender filen. 4. I menyvalg Verktøy Altinn Altinn innsending vises alle genererte oppgaver og status på innsendelser. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

51 7. Skrive ut lønns- og trekkoppgaver 5. Merk oppgaven(e) du skal sende inn og klikk Send. 6. Når du sender lønns- og trekkoppgaver og har oppgitt fødselsnummer og passord på brukeren, får du spørsmål om oppgaven skal signeres. 7. Velg Ja (Yes) for å sende oppgaven til Altinn med signering. 8. Velger du Nei (No) får du følgende melding. 9. Velg Ja (Yes) for å sende oppgaven til Altinn uten signering. Velg Nei (No) for å avbryte innsendingen. Husk at når du sender en oppgave til Altinn er det først når du har fått status Ferdigbehandlet i Altinn at innsendelsen er fullført. Vi anbefaler at du kontrollerer status på innsendte oppgaver her ved å merke aktuell oppgave og klikke Hente status. Du kan også kontrollere status på bedriftens side på For mer informasjon om bruk at skjermbildet Altinn Innsending i Huldt & Lillevik Lønn 5.0, klikk. Aditro AS -49- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

52 7. Skrive ut lønns- og trekkoppgaver 7.3 Overføre lønns- og trekkoppgaver til CD/DVD/Diskett Forutsetninger Lønns- og trekkoppgavene må være skrevet ut på papir, kontrollert og funnet i orden. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Lønns- og trekkoppgaver. 2. Klikk. 3. Oppgi hvor filen skal plasseres. Systemet foreslår å lagre filen på standard filområde. Hvis du skal lagre filen på diskett, velger du diskettstasjon (vanligvis A:) og setter inn en nyformatert diskett i diskettstasjonen. Systemet lager lønns- og trekkoppgavene på fil. Filen heter GAXDFLT. I tillegg lager systemet en kopi av filen som heter GAXDFLT.xxxx der xxxx er klientnummeret. Kopien plasseres på lønnsområdet. 4. Hvis du skal sende filen på CD/DVD, må du brenne ut filen fra harddisk til CD/DVD. a) Merk CD/DVD/Diskett slik: Innsenders navn (firma) : Innsenders org.nr. : Telefonnummer : Kontaktperson : Filnavn : GAXDFLT Maskintype : f.eks. IBM z/os Operativsystem : f.eks. Windows- XP Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

53 b) Send CD/DVD/Diskett til: Skattedirektoratet Grunnlagsdata Innhenting Postboks 6551, Etterstad 0606 OSLO 7. Skrive ut lønns- og trekkoppgaver 7.4 Hente inn kvittering- og feilliste og årsoppgave i Altinn retur Hvis du har sendt inn lønns- og trekkoppgavene via Altinn innsending, kan du hente inn kvittering og årsoppgave i Altinn retur. Skatteetaten oppgir at de vil sende ut årsoppgavene fra ca. 20. januar. Hvis du sender inn lønns- og trekkoppgavene etter det (og før fristen går ut 31. januar), skal årsoppgaven komme i retur innen 72 timer. 1. Velg Verktøy Altinn Altinn retur, fanen Hent returmeldinger fra Altinn. 2. Velg hvilke klienter du ønsker å hente betalingsopplysninger på. Tilgjengelige klienter vil være klienter du har tilgang til og som har samme datasystem-id i Altinn. 3. Velg Årsoppgaver og Andre meldinger i filteret og klikk Vis tilgjengelige returmeldinger i Altinn. 4. Du vil få opp et autentiseringsbilde mot Altinn hvor du kan velge å autentisere deg med pinkode på SMS eller pinkode fra Altinnbrev. Aditro AS -51- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

54 7. Skrive ut lønns- og trekkoppgaver 5. Logg deg inn i Altinn på den måten du ellers gjør det. Hvis du i Altinn før har angitt at du skal motta engangskoder pr SMS, velger du Pinkode på SMS som autentiseringsmetode og klikker Pinkode. Pinkoden du mottar via SMS legger du så inn i vinduet du får opp og klikker OK. Du vil nå være innlogget mot Altinn. Meldinger som er tilgjengelige, vil legge seg som linjer i bildet. 6. Merk linjen(e) og klikk Hent valgte meldinger fra Altinn. Meldingen(e) vil du nå finne igjen under fanen Oversikt hentede meldinger. 7. Dersom du har mottatt en Kvittering- og feilliste, merker du linjen og høyreklikker. 8. Klikk på Kvittering/feilliste, lønns- og trekkoppgaver.pdf og du vil få opp kvitteringen på høyre side. 9. Høyreklikk når du står i kvitteringslisten og velg Skriv ut. 10. Dersom du har mottatt Årsoppgaven, merker du linjen og høyreklikker. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

55 7. Skrive ut lønns- og trekkoppgaver 11. Du får nå valget om du ønsker å se Årsoppgaven i pdf-format eller xml-format. Du skal vanligvis velge pdf-format. Du vil nå få opp Årsoppgaven på høyre side i skjermbildet. 12. Høyreklikk når du står i årsoppgaven og velg Skriv ut. Du kan også hente ut kvitteringsliste og årsoppgave inne på Alle arbeidsgivere som sender lønns- og trekkoppgaver på CD/DVD/Diskett mottar kvitteringen fra Skattedirektoratet i posten. Listen heter "Kvittering for mottatte data". Du kan kontrollere kvitteringslisten mot listen Avstemmingsliste pr. LT-kode i oppgavevalg Årsoppgjør Avstemmingslister. Aditro AS -53- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

56 8. Innberette lån 8. Innberette lån Hvis bedriften gir lån til ansatte, kan renter og saldo innrapporteres til skattemyndighetene. Løsningen dekker ikke innskudd, tilbakebetaling av renter og konti der andre har disposisjonsrett. Arbeidsgiver er ikke pålagt å innberette dette. Nytt i år er at det er mulig å innrapportere dette via Altinn, enten ved at du laster opp fil som vedlegg til RF-1301 Ligningsoppgaver som vedlegg eller ved at du fyller ut skjema RF-1183B Oppgave som innskudd, utlån og renter mv. Begge disse skjemaene krever Altinnrollene Regnskapsmedarbeider og Begrenset signeringsrettighet. Skjemaene vil være tilgjengelige i Altinn fra 2. januar 2013, og frist for innrapportering er 20. januar Arbeidsgivere som ikke har mulighet til å levere via Altinn, kan sende fil på maskinlesbart medium, eller papirblankett RF-1183B. Dette må da sendes rekommandert til: Skattedirektoratet Grunnlagsdata Innhenting Postboks 6551 Etterstad 0606 OSLO NB: Hvis man skal levere papirblanketter er det ikke anledning til å benytte gamle eller egenproduserte blanketter. Gyldige blanketter og følgeskriv kan lastes ned fra skatteetatens hjemmeside Hvis man ønsker å lage fil i Huldt & Lillevik Lønn, følger du denne fremgangsmåten: Forutsetninger Lånet må være registrert med kontonummer (i oppgavevalg Kartotek Fast lønn/trekk og mappen Fordringer). Skrive ut oppgaver 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Innskudd, utlån og renter. 2. Legg inn riktig årstall og trykk Forhåndsvisning. 3. Skriv ut og kontroller oppgavene. Lage fil 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Innskudd, utlån og renter. 2. Oppgi Opplysninger om kontaktperson. 3. Klikk bak feltet Katalog og oppgi hvor filen skal lagres. 4. Klikk for å eksportere filen. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

57 Filnavnet er bygget opp slik: SaldoRente_orgnummer_år_dato_klokkeslett.zip Sende inn fil via Altinn 1. Logg deg på altinn.no og velg organisasjon du skal innrapportere for. 2. Gå inn på fanen Skjemaer og tjenester. 3. Finn igjen skjema RF-1301 Likningsoppgaver som vedlegg. 4. Når du har åpnet skjemaet, velger du oppgavetype Innskudd, utlån og renter mv under Type likningsoppgave. 5. Fyll ut informasjon om kontaktperson. 6. Gå inn på fanen Oversikt skjema og vedlegg. 7. Trykk Browse bak Legg til fil og hent opp fila som du har lagret. (SaldoRente_orgnummer_år_dato_klokkeslett.zip) 8. Trykk deretter Legg til. 9. Kontroller og send inn skjema. 10. Kvittering og eventuell feilliste vil bli sendt tilbake til Min meldingsboks i Altinn. 8. Innberette lån Aditro AS -55- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

58 9. Skrive ut personallister på papir - arkivsett 9. Skrive ut personallister på papir - arkivsett Du bør ved årets slutt skrive ut personallister på papir og arkivere utskriften. Du skriver ut personallistene i oppgavevalg Rapporter Personalrapporter Personalkort. Vi anbefaler at du skriver ut listen sortert på navn. 10. Lage ekstra sikkerhetskopi Har du satt opp systemet til å ta automatisk sikkerhetskopi før overføring til nytt år, ser du bort fra dette punktet. Menyvalg Verktøy Systemvedlikehold viser hvordan systemet er satt opp når det gjelder sikkerhetskopiering. Hvis du ikke tar automatisk sikkerhetskopi, anbefaler vi at du tar en ekstra sikkerhetskopi i forbindelse med årsoppgjøret. Du tar sikkerhetskopien på vanlig måte. 11. Skrive ut terminlister Som ved utgangen av en måned, termin eller kvartal, må du huske på å skrive ut de listene du har behov for under oppgavevalg Rapporter Terminlister og under Rapporter Lønnsstatistikker. Husk at terminoppgaven for 6. termin skal sendes inn. Fristen for innsending og betaling er 15. januar Reberegning av arbeidsgiveravgift Et unntak fra hovedregelen for beregning av arbeidsgiveravgift er at foretak som driver såkalt ambulerende virksomhet kan beregne arbeidsgiveravgift etter en annen sone enn der hvor foretaket er registrert. Forutsetningen er at arbeidstakeren i løpet av en termin har jobbet mer enn 50% i en annen sone enn der hvor foretaket er registrert. Ved beregning av prosenten skal antall arbeidsdager legges til grunn. Vi illustrerer dette med noen eksempler fra Skattedirektoratet: Eksempel 1 Arbeidstaker A jobber i bygg- og anleggsbransjen og arbeidet fordeler seg slik for en bestemt termin: 51 % i sone 3 Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

59 11. Skrive ut terminlister 49 % i sone 4 Sone 5 er virksomhetens registreringskommune Her vil en måtte beregne avgift etter satsen som gjelder for sone 3 for 51 % av lønnskostnadene. For resten, dvs. 49 %, skal en benytte sone 5 sats 0 %. Dette til tross for at arbeidstakeren i realiteten utøver denne delen av arbeidet i sone 4. Eksempel 2 Arbeidstaker B jobber i bygg- og anleggsbransjen/transportbransjen og arbeidet fordeler seg slik for en bestemt termin: 49 % i sone 3 26 % i sone 4 25 % i sone 5 som er virksomhetens registreringskommune Her jobber arbeidstakeren under 50 % i sone 3. En skal derfor benytte sone 5 sats 0 % for hele terminen. Rutinen for å reberegne arbeidsgiveravgiften gir deg mulighet for å beregne nye terminoppgaver dersom du har ansatte hvor det er benyttet feil sats for arbeidsgiveravgift i en termin. Forutsetninger Prosent for fordeling av arbeidsgiveravgift pr arbeidssted er beregnet for personer som skal ha reberegnet arbeidsgiveravgift. Fordele lønn pr arbeidssted er merket i oppgaven Kartotek Firmaoppsett og mappen Parametre. Terminer du skal reberegne er låst opp. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Rapporter Terminlister Terminoppgave og mappen Terminoversikt. Velg Lås opp/slett siste til terminer du skal reberegne er låst opp. 2. Velg oppgaven Rapporter Terminlister Ambulerende virksomhet. 3. Velg terminen du skal reberegne. 4. Gjør følgende for personen som skal ha reberegnet arbeidsgiveravgift: a) Angi Person-ID i feltet Person. Systemet viser grunnlag og beregnet aga. b) Angi ny Kommune og andelen i % som skal beregnes etter denne kommunen i feltet Prosent. Systemet henter ny sone ut fra kommunen du har valgt. c) Trykk [Enter]. System beregner ny arbeidsgiveravgift for personen. Aditro AS -57- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

60 12. Behandle negativ lønn 5. Gjenta punkt 4 for alle personer som skal ha beregnet ny arbeidsgiveravgift. Klikk for å lagre. 6. Gjenta punkt 3 5 for hver termin du skal reberegne. 7. Skriv ut nye terminoppgaver i oppgaven Rapporter Terminlister Terminoppgave. Nye terminoppgaver skal sendes inn til din skatteoppkrever. Når det gjelder hvordan innsendelse og oppgjør av avgift skal skje, kontakt din skatteoppkrever for å avtale dette. 12. Behandle negativ lønn Hvis bedriften bruker automatisk overføring av negativ lønn til neste periode, må du dokumentere balansen ved å skrive ut en oversikt over hva som blir overført av negativ lønn til neste år. Du skriver ut det som blir overført til neste år i oppgavevalg Rapporter Lønnsstatistikker Generell statistikk. Velg lønnsarten for utligning av negativ lønn (lønnsart 200 i standard lønnsartregister), den siste godkjente lønnsperioden og sortering pr. person. 13. Overføre og klargjøre til nytt år Når årsoppgjøret er ferdig, må du klargjøre og overføre til nytt år. Hvis du overfører fravær til lønn, må du først overføre fravær fram til Hvis du overfører fravær til lønn: Overføre fravær fram til Hvis du vanligvis overfører ferie, egenmeldinger og/eller fravær til lønn i oppgavevalg Fravær Overføre til lønn, må du følge denne fremgangsmåten før du overfører til nytt år. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Fravær Registrere fravær og ferie. 2. Registrer alt fravær fram til Hvis fraværet går inn i år 2013, kan du registrere fraværet med sluttdato i år 2012, og ny linje for Velg oppgaven Fravær Overføre til lønn. 4. Skriv i feltet Til og med dato. 5. Velg aktuelle ansattgrupper. 6. Klikk. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

61 13.2 Overføre til nytt år 13. Overføre og klargjøre til nytt år Systemet overfører antall brukte feriedager og egenmeldinger fram til årsskiftet og eventuelt fravær frem til årsskiftet. Forutsetninger Du må ha skrevet ut alle lister vedrørende årsoppgjøret, inklusiv feriepengelisten, før du overfører til nytt år. Hvis du bruker overføring av fravær til lønn må du ha kjørt overføring av fravær fram til Det er viktig at du har tatt sikkerhetskopi av dataene før du overfører til nytt år. Du må ha avsluttet alle åpne skjermbilder før du starter overføing til nytt år. Fremgangsmåte 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Overføre til nytt år. 2. Oppgi totalt antall feriedager i 2013 for personer under og over 60 år. Eksemplene nedenfor forutsetter 5 dagers ferieuke. Hvis alle eller de fleste personene i bedriften har 5 uker ferie (12,0% feriepenger), oppgir du 25 i feltet Antall feriedager og 30 i feltet Antall feriedager over 60 år. Hvis alle eller de fleste personene i bedriften har ordinær ferie (10,2% feriepenger), oppgir du 21 i feltet Antall feriedager og 26 i feltet Antall feriedager over 60 år. 3. Hvis du ønsker at systemet skal beregne antall feriedager i forhold til den ansattes deltidsprosent merker du feltet Beregne antall feriedager i henhold til deltidsprosent. 4. Klikk. Systemet gjør følgende: Nullstiller feriepengegrunnlaget Overfører beregnede feriepenger til feriepenger til utbetaling Overfører feriedager tilgode (ved bruk av fraværsdelen i systemet) Aditro AS -59- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

62 14. Oppdatere skattekortopplysninger for 2013 Går automatisk over til versjon Lønnsberegningen i versjon beregner da forskuddstrekk ut i fra trekktabeller for Hvis du kjører lønn for flere klienter, er det kun klientene som er overført til nytt år som bruker versjon De øvrige klientene vil fortsatt ha versjon Du ser klientens versjonsnummer i tittellinjen øverst i bildet. 5. Hvis du har personer med avvikende feriepengeprosent, må du korrigere antall feriedager til gode for de som avviker fra det du oppga i overføringen til nytt år. Du korrigerer dette i oppgavevalg Kartotek Oppstartsverdier (i feltet Feriedager til gode - Inngående balanse). 6. Velg oppgaven Årsoppgjør Feriepengeliste. Skriv ut listen og kontroller denne mot feriepengelisten du skrev ut før overføring til nytt år. 14. Oppdatere skattekortopplysninger for Elektronisk skattekort Skatteetaten innfører nå elektronisk skattekort. Med elektronisk skattekort blir håndteringen av skattekort enklere for deg som arbeidsgiver. Du slipper å oppdatere lønnssystemet manuelt når en ansatt for eksempel har endret skattekort eller ved nyansettelser blir et frivillig overgangsår. Skatteetaten vil sende ut skattekort på papir som i dag, og de ansatte må levere skattekortet til sin arbeidsgiver. Papirskattekortene avvikles i sin helhet fra inntektsåret Fra du bestiller skattekortopplysninger og til de sendes til din meldingsboks i Altinn vil det gå en virkedag. Hvis du har satt opp varsling i Altinn, vil du få beskjed på e-post og/eller SMS når skattekortopplysningene er klare i Altinn. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

63 Den nye ordningen innebærer 14. Oppdatere skattekortopplysninger for 2013 Du kan enkelt bestille skattekort elektronisk for dine ansatte. Du kan velge å be om varsling når noen av dine ansatte har endret skattekort. Du har alltid tilgang til siste gyldige skattekort gjennom hele året. Du må ha tilgang til de ansattes fødselsnummer/d-nummer for å hente elektronisk skattekort. Du har bare lov til å hente elektronisk skattekort for personer du skal utbetale trekkpliktige ytelser til. Fra og med årsoppgjørsversjonen (5.12.4) vil Huldt & Lillevik Lønn 5.0 være tilrettelagt for denne tjenesten i oppgavevalget Periodens lønn Oppdatere skattekort. Det er ikke lenger anledning til å sende forespørsel om skattekortopplysninger til Skatteetaten på diskett/cd Forespør skattekortopplysninger Hvis du har tilgang til kun èn klient 1. Velg oppgavevalget Periodens lønn Oppdatere skattekort Forespør skattekortopplysninger. Aditro AS -61- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

64 14. Oppdatere skattekortopplysninger for Velg Varseltype. Her har du to valg: Varsel ved første endring Ingen varsling Hvis du sender inn forespørsel med Varsel ved første endring, vil du få beskjed hvis noen av dine ansatte har endret skattekort. 3. Velg hvilket år du ønsker å forespørre skattekortopplysninger for. 4. Fyll ut kontaktinformasjon med navn, mobilnummer og e- postadresse. Feltene er obligatoriske. Hvis du har bedt om Varsel ved første endring, så er det denne informasjonen som blir brukt til varsling. 5. Velg Personutvalg. Her har du tre valg: Spør på alle. Dette MÅ du velge ved første forespørsel i året, men valget kan også brukes ved forespørsel ellers i året. Når du velger dette, vil det dannes en fil med alle dine aktive ansatte (ansatte med status Sluttet under Kartotek Personer, vil ikke bli tatt med i forespørselsfilen), og du får tilbake en fil med skattekortopplysninger på alle. Spør på endringer og de som mangler skattekortinfo. Her vil du få tilbake opplysninger på de av dine ansatte som har endret skattekort siden forrige gang du innhentet opplysninger pluss at du sender med en fil med de av dine ansatte som ikke har skattekortinformasjon registrert (for eksempel nyansatte). Spør på kun endringer. Her vil du kun få tilbake opplysninger på de av dine ansatte som har endret skattekort siden forrige gang du innhentet opplysninger. På høyre side under Personer funnet vil man se hvor mange og hvilke ansatte det blir sendt forespørselfil på. Dersom du har registrert en ansatt uten gyldig fødselsnummer, vil den ansatte ikke komme med i forespørselfila, og du vil få beskjed om det nederst på siden. Hvis du har tilgang til flere klienter Hvis du har tilgang til flere klienter, får du i tillegg disse valgene: 6. Klientutvalg, her har du to valg: Kun pålogget klient Velg blant tilgjengelige klienter Hvis du velger Kun pålogget klient, vil du sende forespørsel kun for ansatte i den klienten du er pålogget. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

65 14. Oppdatere skattekortopplysninger for 2013 Hvis du velger Velg blant tilgjengelige klienter får du opp et valg på høyre side der du velger hvilke klienter du ønsker å sende forespørsel for. 7. Hvis du under Klientutvalg har valgt Velg blant tilgjengelige klienter, vil Innsendingsfordeling bli aktivt. Her vil du da ha to valg: Alle valgte i samme innsending En innsending pr klient Hvis du velger Alle valgte i samme innsending, vil det sendes inn èn fil med ansattinformasjon for alle valgte klienter. Det vil da også bare komme èn returfil tilbake. Hvis du velger En innsending pr klient, vil det lages èn fil pr klient med klientens organisasjonsnummer som innsender. Hvis du velger Alle valgte i samme innsending, vil du under Innsender kunne velge om innsender skal være Pålogget klient eller Felles overordnet innsender. Felles overordnet innsender kan brukes av regnskapsbyråer og lønnssentraler, der det er regnskapsbyrået eller lønnssentralen som har fått delegert Altinn-rettighetene fra sine klienter. Informasjonen her angir firma i Altinn hvor skattekortinformasjonen ønskes returnert. Dette firma behøver ikke være en klient i Lønn 5.0, men må være registrert med samme datasystemid i Altinn som pålo klient. Neste virkedag vil returfil med skattekortopplysninger ligge Til min behandling i Altinn. Du velger selv om du ønsker å hente ned filen der og lagre den på harddisk eller om du ønsker å hente inn returfil i Lønn 5.0 ved hjelp av menyvalget Altinn retur. Hente inn returfil i menyvalget Altinn retur 1. Velg menyvalget Verktøy Altinn Altinn retur. Klikk på fanen Hent returmeldinger fra Altinn. 2. Angi filter Oppdaterte skattekortopplysninger og klikk Vis tilgjengelige returmeldinger i Altinn. 3. Du vil nå få opp et autentiseringsbilde mot Altinn. Velg den måten du ellers bruker for å logge deg inn på Altinn med, enten med pinkode på SMS eller med pinkode fra Altinn-brev. Aditro AS -63- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012

66 14. Oppdatere skattekortopplysninger for Merk meldingen som kommer opp og klikk Hent valgte meldinger fra Altinn. 5. Meldingen vil nå ligge under fanen Oversikt hentede meldinger. Hvis du holder musepekeren over feltet Sammendrag, vil du se resultatet av overføringen Importere skattekortopplysninger 1. Velg oppgaven Periodens lønn Oppdatere skattekort Oppdager skattekortopplysninger. 2. Hent inn filen slik: a) Hvis du har hentet inn filen via Altinn retur, vil du finne den igjen øverst i bildet. Dobbeltklikk på filen. a) Hvis du har hentet filen inne på og lagret filen på harddisk, klikk og hent opp filen. 3. Klikk. ny Systemet oppdaterer personenes skattekortopplysninger. Systemet oppdaterer også skattekommunen hvis personen har skattekommune. 4. Hvis du har ansatte med skattekommune 2100 Svalbard, vil disse ikke bli oppdatert ved import av skattekortopplysninger, selv om filen inneholder skatteopplysninger for fastlandet på disse ansatte. Hvis en ansatt skal endres fra svalbardskatt til skatt på fastland, må dette gjøres manuelt. Personer med Tabelltype=8 Ingen beregning, vil heller ikke bli oppdatert med importerte skattekortopplysninger. 5. Skattekortfilen vil inneholde alle skattekortopplysninger på den ansatte, uavhengig av om du er hovedarbeidsgiver eller biarbeidsgiver. Lønn 5.0 Årsoppgjør Aditro AS

67 14. Oppdatere skattekortopplysninger for 2013 Du må derfor merke de ansatte som du er biarbeidsgiver for i bildet Kartotek Personer: Når dette feltet er haket av, vil prosenttrekk benyttes. Dette tilsvarer da del 2 av skattekortet. Selv om du oppdaterer skattekortopplysningene elektronisk, skal arbeidstaker også i 2013 levere skattekortet til arbeidsgiver Kontroll med levering av skattekort For å forenkle rutinen med å kontrollere at de ansatte har levert sine skattekort for 2013, kan du ta i bruk funksjonen Skattekort levert. Denne rutinen kan benyttes uavhengig av om du importerer skattekortopplysninger. 1. Velg oppgaven Kartotek Firmaoppsett og klikk i mappen Parametre. 2. Merke feltet Skattekort levert. 3. I oppgaven Kartotek Personer har du nå et nytt felt i gruppen Skattekort. Feltet Skattekort levert benytter du for å markere at du har mottatt skattekort fra en ansatt. 4. Velg oppgaven Kartotek Skattekortopplysninger. Her får du en tabellarisk oversikt over ansatte og deres skattekortopplysninger. Du kan også vedlikeholde skattekortopplysninger for de ansatte direkte i dette skjermbildet. Merk feltet Vis kun skattekort ikke levert hvis kun personer som ikke har levert skattekort skal vises i skjermbildet. 5. Du kan også skrive ut en liste over personer som ikke har levert skattekort i oppgaven Rapporter Personalrapporter Aditro AS -65- Lønn 5.0 Årsoppgjør 2012