Huldt & Lillevik Lønn Lønn 5.0. Versjon

Transkript

1 Lønn 5.0 Versjon

2 Innhold Hva er nytt i denne versjonen Oppdatere til Om årsavslutning i Lønn Begrensninger ved levering av lønns- og trekkoppgaver via Altinn Innsendte oppgaver skal ha status Ferdigbehandlet i Altinn Andre endringer Elektronisk skattekort Innberetning av Innskudd, utlån og renter Vikarbyrådirektivet Import fravær Remittering terminoppgjør Rapporter Personalrapporter Sortert personalliste Sekvensnummer bankfil Lønn Copyright 2012 Aditro Side 1

3 Hva er nytt i denne versjonen Denne versjonen inneholder endringer i Lønn 5.0 for lønnsinnberetningen Versjon er oppdatert i samsvar med 14. utgave av Skattedirektoratets kodeoversikt. Du må oppdatere til siste versjon før du kan skrive ut og sende inn lønns- og trekkoppgaver for Det er viktig at du leser dette produktnotatet nøye før du starter med årsavslutningen, da det inneholder nyttig informasjon om lønnsinnberetningen for På vår kundeside under Applikasjoner Huldt & Lillevik Lønn 5.0 Ofte stilte spørsmål Årsoppgjør/Termin kan du laste ned heftet Årsoppgjøret i praksis. Dette heftet beskriver hvordan du gjennomfører årsavslutningen i Lønn 5.0. Vi anbefaler at du leser heftet før du starter med årsavslutningen. 1 Oppdatere til Du laster ned versjonen fra vår hjemmeside Nederst på siden finner du de siste versjonene. Klikk på aktuell link, og lagre filen på arbeidsstasjon/server. Selve oppdateringen skal du kjøre på arbeidsstasjon/server hvor installasjonen ble kjørt første gang. På siden hvor versjonene ligger finner du installasjonsveiledning for nyinstallasjon og oppdatering. Hvis du skal installere første gang, anbefaler vi at du leser veiledningen før du starter installasjonen. Ved oppdatering vil du nå få opp beskjed om at alle brukere må være utlogget mens oppgradering pågår. Dersom du får beskjed om at det finnes innloggede brukere, må du bekrefte at disse skal kobles fra før oppgradering kan fortsette. 2 Om årsavslutning i Lønn Begrensninger ved levering av lønns- og trekkoppgaver via Altinn I følgende tilfeller vil det ikke være mulig å levere lønns- og trekkoppgaver via Altinn for I disse tilfellene må du levere oppgavene på cd eller annet maskinlesbart medium. Hvis det på et firma (klient) er flere enn 1000 lønns- og trekkoppgaver. Dette er en begrensning i mottakssystemet hos Altinn Lønn Copyright 2012 Aditro Side 2

4 Hvis det på et firma (klient) er ansatte som har ytelser til LT-kode 914-A Jan Mayen inntekt, skal manuelle oppgaver for disse personene sendes direkte til arbeidstakers skattekommune. Øvrige ansatte på klienten vil bli innrapportert på vanlig måte til Altinn. Det er ikke mulig å signere oppgaver direkte fra lønnssystemet med Buypass-brikke, da dette er en tjeneste som kun tilbys i portalen. Benytter du Buypass-brikke ved pålogging til Altinn portalen, må du signere lønns- og trekkoppgaver i Altinn portalen. 2.2 Innsendte oppgaver skal ha status Ferdigbehandlet i Altinn Når du sender en oppgave fra menyvalget Verktøy Altinn Altinn innsending får denne status Overført til Altinn, ikke signert eller Overført til Altinn og signert, avhengig av om oppgaven er sendt med eller uten signering. Dette indikerer at oppgaven er overført til Altinn for videre behandling. Når du har sendt en oppgave må du derfor klikke Hent status i oppgaven Verktøy Altinn Altinn innsending. Det er først når en oppgave har fått status Ferdigbehandlet i Altinn at levering av oppgaven er fullført Du bør også sjekke at alle oppgaver du har sendt er blitt behandlet på 3 Andre endringer 3.1 Elektronisk skattekort Vi har i denne versjonen av Lønn 5.0 gjort tilpasninger til den nye ordningen med elektronisk skattekort. Menypunktet for elektronisk skattekortinnhenting er flyttet fra Årsoppgjør til Periodens lønn. Under Periodens lønn Oppdatere skattekort Forespør skattekortopplysninger finner du følgende bilde: 1. Velg Varseltype. Her har du to valg: Varsel ved første endring Ingen varsling Hvis du sender inn forespørsel med Varsel ved første endring, vil du få beskjed hvis noen av dine ansatte har endret skattekort. 2. Velg hvilket år du ønsker å forespørre skattekortopplysninger for Lønn Copyright 2012 Aditro Side 3

5 3. Fyll ut kontaktinformasjon med navn, mobilnummer og e-postadresse. Feltene er obligatoriske. Hvis du har bedt om Varsel ved første endring, så er det denne informasjonen som blir brukt til varsling. 4. Velg Personutvalg. Her har du tre valg: Spør på alle. Dette MÅ du velge ved første forespørsel i året, men valget kan også brukes ved forespørsel ellers i året. Når du velger dette, vil det dannes en fil med alle dine aktive ansatte (ansatte med status Sluttet under Kartotek Personer, vil ikke bli tatt med i forespørselsfilen), og du får tilbake en fil med skattekortopplysninger på alle. Spør på endringer og de som mangler skattekortinfo. Her vil du få tilbake opplysninger på de av dine ansatte som har endret skattekort siden forrige gang du innhentet opplysninger pluss at du sender med en fil med de av dine ansatte som ikke har skattekortinformasjon registrert (for eksempel nyansatte). Spør på kun endringer. Her vil du kun få tilbake opplysninger på de av dine ansatte som har endret skattekort siden forrige gang du innhentet opplysninger. På høyre side under Personer funnet vil man se hvor mange og hvilke ansatte det blir sendt forespørselfil på. Dersom du har registrert en ansatt uten gyldig fødselsnummer, vil den ansatte ikke komme med i forespørselfila, og du vil få beskjed om det nederst på siden. Hvis du har tilgang til flere klienter Hvis du har tilgang til flere klienter, får du i tillegg disse valgene: 5. Klientutvalg, her har du to valg: Kun pålogget klient Velg blant tilgjengelige klienter Hvis du velger Kun pålogget klient, vil du sende forespørsel kun for ansatte i den klienten du er pålogget. Hvis du velger Velg blant tilgjengelige klienter får du opp et valg på høyre side der du velger hvilke klienter du ønsker å sende forespørsel for. 6. Hvis du under Klientutvalg har valgt Velg blant tilgjengelige klienter, vil Innsendingsfordeling bli aktivt. Her vil du da ha to valg: Alle valgte i samme innsending En innsending pr klient Hvis du velger Alle valgte i samme innsending, vil det sendes inn èn fil med ansattinformasjon for alle valgte klienter. Det vil da også bare komme èn returfil tilbake. Hvis du velger En innsending pr klient, vil det lages èn fil pr klient med klientens organisasjonsnummer som innsender. Hvis du velger Alle valgte i samme innsending, vil du under Innsender kunne velge om innsender skal være Pålogget klient eller Felles overordnet innsender. Felles overordnet innsender kan brukes av regnskapsbyråer og lønnssentraler, der det er regnskapsbyrået eller lønnssentralen som har fått delegert Altinn-rettighetene fra sine klienter Lønn Copyright 2012 Aditro Side 4

6 Informasjonen her angir firma i Altinn hvor skattekortinformasjonen ønskes returnert. Dette firmaet behøver ikke være en klient i Lønn 5.0, men må være registrert med samme datasystemid i Altinn som pålogget klient. Neste virkedag vil returfil med skattekortopplysninger ligge Til min behandling i Altinn. Du velger selv om du ønsker å hente ned filen der og lagre den på harddisk eller om du ønsker å hente inn returfil i Lønn 5.0 ved hjelp av menyvalget Altinn retur. Hente inn returfil i menyvalget Altinn retur 1. Velg menyvalget Verktøy Altinn Altinn retur. Klikk på fanen Hent returmeldinger fra Altinn. 2. Angi filter Oppdaterte skattekortopplysninger og klikk Vis tilgjengelige returmeldinger i Altinn. 3. Du vil nå få opp et autentiseringsbilde mot Altinn. Velg den måten du ellers bruker for å logge deg inn på Altinn med, enten med pinkode på SMS eller med pinkode fra Altinn-brev. 4. Merk meldingen som kommer opp og klikk Hent valgte meldinger fra Altinn. 5. Meldingen vil nå ligge under fanen Oversikt hentede meldinger. Hvis du holder musepekeren over feltet Sammendrag, vil du se resultatet av overføringen. Importere skattekortopplysninger 1. Velg oppgaven Periodens lønn Oppdatere skattekort Oppdater skattekortopplysninger. 2. Hent inn filen slik: a. Hvis du har hentet inn filen via Altinn retur, vil du finne den igjen øverst i bildet. Dobbeltklikk på filen. 3. Klikk. b. Hvis du har hentet filen inne på og lagret filen på harddisk, klikk og hent opp filen der du har lagret den. Systemet oppdaterer personenes skattekortopplysninger. Systemet oppdaterer også skattekommunen hvis personen har ny skattekommune. 4. Hvis du har ansatte med skattekommune 2100 Svalbard, vil disse ikke bli oppdatert ved import av skattekortopplysninger, selv om filen inneholder skatteopplysninger for fastlandet på disse ansatte. Hvis en ansatt skal endres fra svalbardskatt til skatt på fastland, må dette gjøres manuelt. Heller ikke ansatte med tabelltype=8 Ingen beregning, vil bli oppdatert med skatteopplysninger Lønn Copyright 2012 Aditro Side 5

7 5. Skattekortfilen vil inneholde alle skattekortopplysninger på den ansatte, uavhengig av om du er hovedarbeidsgiver eller biarbeidsgiver. Du må derfor merke de ansatte som du er biarbeidsgiver for i bildet Kartotek Personer: Når dette feltet er haket av, vil prosenttrekk benyttes. Dette tilsvarer da del 2 av skattekortet. Selv om du oppdaterer skattekortopplysningene elektronisk, skal arbeidstaker også i 2013 levere skattekortet på papir til arbeidsgiver. Skattekort utstedt av SFU (skattekontoret for utenlandssaker) vil bli tilgjengelige elektronisk i løpet av januar Innberetning av Innskudd, utlån og renter Nytt i år er at det er mulig å innrapportere dette via Altinn, enten ved at du laster opp fil som vedlegg til RF-1301 Ligningsoppgaver som vedlegg eller ved at du fyller ut skjema RF-1183B Oppgave over innskudd, utlån og renter mv. NB: Skjemaene vil være tilgjengelige i Altinn fra 2. januar 2013, og frist for innrapportering er 20. januar Hvis du ønsker å lage fil i Lønn 5.0, gjør du følgende: 1. Velg oppgaven Årsoppgjør Innskudd, utlån og renter. 2. Legg inn riktig årstall og trykk Forhåndsvisning. 3. Skriv ut og kontroller oppgavene. Gå tilbake til oppsett 4. Oppgi Opplysninger om kontaktperson. 5. Klikk bak feltet Katalog og oppgi hvor filen skal lagres. 6. Klikk for å eksportere filen. Filnavnet er bygget opp slik: SaldoRente_orgnummer_år_dato_klokkeslett.zip Lønn Copyright 2012 Aditro Side 6

8 3.2.2 Sende inn fil via Altinn 1. Logg deg på altinn.no og velg organisasjonen du skal innrapportere for. 2. Gå inn på fanen Skjemaer og tjenester 3. Finn igjen skjema RF-1301 Likningsoppgaver som vedlegg 4. Når du har åpnet skjemaet, velger du oppgavetype Innskudd, utlån og renter mv under Type likningsoppgave. 5. Fyll ut informasjon om kontaktperson. 6. Gå inn på fanen Oversikt skjema og vedlegg. 7. Trykk Browse bak Legg til fil og hent opp fila som du har lagret. (SaldoRente_orgnummer_år_dato_klokkeslett.zip) 8. Trykk deretter Legg til. 9. Kontroller og send inn skjema. 10. Kvittering og eventuell feilliste vil bli sendt tilbake til Min meldingsboks i Altinn Sende inn opplysninger på annen måte Arbeidsgivere som ikke har mulighet til å levere via Altinn, kan sende fil på maskinlesbart medium, eller på papirblankett RF-1183B. Hvis man skal levere papirblanketter er det ikke anledning til å benytte gamle eller egenproduserte blanketter. Blanketter og følgeskriv kan lastes ned fra skatteetatens hjemmeside Vikarbyrådirektivet EUs vikarbyrådirektiv trer i kraft 1. januar Vikarbyrådirektivet innfører et likebehandlingsprinsipp. Dette prinsippet innebærer at arbeidstakere som blir leid ut fra et vikarbyrå, skal ha de samme lønns- og arbeidsvilkår mens de er i innleievirksomheten som de ville fått ved direkte ansettelse. Dette medfører at vikarbyråer blant annet må kunne håndtere at den samme ansatte kan ha lønn med forskjellig feriepengeopptjeningsprosent i samme året. Vi har derfor i denne versjonen av 5.0 tilrettelagt for dette. Under Kartotek Firmaoppsett Parametre har du fått et nytt valg: Utvidet feriepengefunksjonalitet. NB: Dette vil ikke være tilgjengelig før du har overført til nytt år Lønn Copyright 2012 Aditro Side 7

9 Hvis du haker av her, vil du under Kartotek få et nytt oppgavevalg, Feriepengesatser. Her ligger det inne to satser som standard, 10,2% og 12%, men du kan selv opprette så mange forskjellige satser du har behov for. Du vil også under Periodens lønn Registrere pr person ha fått en ny kolonne som heter Feriepengesatsnr. Her registrerer du hva slags feriepengesats de registrerte timene skal ha. Det samme feltet vil også være tilgjengelig under Periodens lønn Registrere pr lønnsart og Kartotek Fast lønn/trekk. Hvis det ikke ligger noe registrert i Feriepengesatsnr, vil systemet lete etter feriepengsats på Ansattgruppe. Finner den ingen feriepengesats på Ansattgruppe, brukes feriepengesats oppgitt under Kartotek Firmaoppsett. Løsningen er ikke i denne versjonen tilrettelagt for å kjøre sluttoppgjør på personer som har feriepenger opptjent med forskjellig feriepengesats. Dette vil komme i versjon Lønn Copyright 2012 Aditro Side 8

10 I versjon vil også feriepengelisten bli endret sånn at man får riktige feriepenger på de ansatte som har feriepenger opptjent med forskjellig feriepengesats. 3.4 Import fravær Det er gjort en del forandringer når det gjelder import av fravær fra eksterne systemer (ikke Ansattportalen) Samkjørte prosedyrer for registrering i systemet og import Tidligere var ikke automatikken ved registrering av fravær i systemet overført til import av fravær, slik at det kunne bli forskjellig behandling. Nå er dette samkjørt, sånn at behandlingen blir lik uavhengig av hvor fraværet er registrert Valg for at eksternt fraværssystem er master for fravær Under Kartotek Firmaoppsett Oppsett integrasjon kan du nå sette opp at eksternt fraværssystem skal være master for fraværet. Det vil innebære at importert fravær vil overstyre og erstatte fravær som allerede ligger i Lønn 5.0. på samme datoer. Fravær som er overført til lønn vil ikke bli erstattet. Du vil få en melding om det hvis du forsøker å importere en endring på et fravær som er overført til lønn. Dette gjelder foreløpig ikke fravær importert fra Ansattportalen Lønn Copyright 2012 Aditro Side 9

11 3.5 Remittering terminoppgjør Vi har i denne versjonen fjernet prefikset til Filnavn, da vi opplevde at dette skapte vanskeligheter for noen av våre kunder. Du står nå helt fritt til å velge filnavn. Hvis du lar det forhåndsutfylte ligge der, må du være klar over at du ved danning av fil vil overskrive filen du lagde forrige termin Lønn Copyright 2012 Aditro Side 10

12 3.6 Rapporter Personalrapporter Sortert personalliste I rapporten Sortert personalliste har man nå fått valgene AA innmeldt og AA utmeldt under Kolonne 1 3. Ved å kjøre rapporten med dette utvalget, kan du enkelt få en oversikt over dine ansattes status i Arbeidsgiver og arbeidstakerregisteret. 3.7 Sekvensnummer bankfil I forrige versjon av Lønn 5.0 ble ikke sekvensnummer oppdatert ved godkjenning når du brukte et av valgene med Telepay format ved remittering av bankfil. Dette er rettet til denne versjonen Lønn Copyright 2012 Aditro Side 11