Årsavslutning Maritech Lønn

Transkript

1 Innholdsfortegnelse Årsavslutning Maritech Lønn 1. Lønns- og trekkoppgaver Årsoppgave (følgeskriv RF 1025) Innberetning Kjøring av lønn på nytt år Lønns- og trekkoppgaver Sørg for at all lønn er kjørt og godkjent. Ta ut Feriepengeliste Generer lønn- og trekkoppgavene under Årsavslutning, Lønns- og trekkoppgaver, Klargjør oppgaver Du har mulighet til å bytte innberetningskoder, beløp og oppdatere spesifikasjoner friere. Les mer om veiledning for dette her: For å ivareta at data er korrekte, anbefaler vi likevel at det kjøres en ekstra lønnsperiode hvis du trenger å legge til nye koder og endre beløp ved årsavslutning (for så å slette/klargjøre oppgavene på nytt). Gå deretter på menyvalget Vedlikehold oppgaver. Her kan du kontrollere hvilke ansatte som mangler spesifikasjoner, utføre endringer, kontrollere gjenstående endringer og holde rede på hva som er endret uten å bytte skjermbilde, samt utnytte resultatet av kontrollen til å filtrere bort ansatte som ikke har spesifikasjoner som må redigeres. o Trykk på knappen Kontroll for å kontrollere om de enkelte koder har de spesifikasjoner de skal ha. I tillegg kontrolleres enkelte faste ansattopplysninger som fødselsnummer m.m. o Har du hake for Vis kontrollogg får du fram en rapport som viser AnsattNr og hvilke innberetningskoder det gjelder, mens hake for Filter på kontrollerte filtrerer ansatte direkte i skjermbildet. Maritech Lønn - Årsavslutning Side 1

2 Her er det mulig å endre opplysningene på den enkelte koden på den enkelte ansatte. Finn aktuell ansatt og dobbeltklikk på vedkommende. Da får du opp en lønnsoppgave. Dobbeltklikk på aktuelle innberetningskode. Her er 130A brukt som et eksempel. På denne koden ser vi at systemet ønsker de 3 spesifikasjonene som er ringet rundt med rødt. NB! Denne koden er litt spesiell i og med at den har en spesifikasjon det IKKE er nødvendig å fylle ut. Den er merket med blått. Maritech Lønn - Årsavslutning Side 2

3 Splitt linje Det er kun mulig å endre spesifikasjonene eller å splitte en kode dersom samme innberetningskode skal brukes mer enn en gang på oppgaven (like koder som skal innberettes flere ganger). Når oppgavene blir klargjort vil det kun komme EN linje pr kode. Dersom den skal splittes så er det en funksjon som heter Splitt linje (se bildet over). Viktig her er at summen av linjer med denne koden skal stemme med det som er lønnskjørt (du må taste riktig beløp som skal over til den nye linjen). Selve beløpet kan ikke endres. Deretter kan begge kodene spesifiseres på vanlig måte. Du kan bla til neste/forrige ansatte ved å bruke tastene <Page Down> / <Page Up> når du står inne på selve oppgaven. En endringslogg kan skrives ut for å se hvilke manuelle endringer som er gjort på lønns- og trekkoppgavene dersom det er behov for å klargjøre oppgavene på nytt (og dermed har mistet de endringene du har gjort). For å endre beløp må man kjøre en egen lønnskjøring (lønnsperiode) og eventuelt opprette lønnsarter i overensstemmelse med aktuell kode. Utskrift oppgaver skriver ut lønns- og trekkoppgavene på de fortrykte oppgavene du får hos din kommunekasserer eller lignende. Du kan også skrive ut lønns- og trekkoppgavene uten fortrykte etiketter om du ønsker det. Du får da grafiske bokser med på utskriften på en grå bakgrunn. 2. Årsoppgave (følgeskriv RF 1025) Generer følgeskriv: Genererer årsoppgaven på bakgrunn av: 1. Genererte lønnopggaver 2. Terminoppgaver for hele året. Det betyr at lønnsoppgavene må være klargjort. Dersom det er endringer på lønnoppgavene må du klargjøre følgeskrivet på nytt. Endre følgeskriv: Endring av hodet på årsoppgaven med informasjon om manuelle oppgaver m.m (Det er ikke mulig å endre linjene her, dette må i så fall endres på terminoppgaven) Skriv ut: Skriver ut terminoppgaven, utskriften er tilpasset slik at det ikke skal være nødvendig å skrive disse opplysningene over på blankett. Maritech Lønn - Årsavslutning Side 3

4 Kladd følgeskriv: Systemet produserer kladd til følgeskriv RF Denne kladden avstemmes mot mottatt kvittering for maskininnberettede oppgaver og viser en del tall summert pr sone. Spesifikasjon: Dette gir en detaljert liste over innberetningene for de enkelte ansatte gruppert etter skattekommune og fordelt på pliktig / ikke pliktig (innberetningsplikt). Sum terminoppgave pr år: En summering av terminoppgavene for valgte år. Et lite tips i avstemmingsarbeidet kan være å ta ut en Forespørsel, Innberetningskoder og fjerne haken for spesifiser ansatte. Dette vil gi en totalrapport summert pr innberetningskode. Her skal det f.eks IKKE være ført på koder som ikke er haket av for aktiv. 3. Innberetning Oppgaver Altinn Du kan kun sende inn for den klienten du står på. Filnavn/versjon kan ikke endres. Dette er verdier for skjemanr, år og klientnr. Maritech Lønn - Årsavslutning Side 4

5 Når du har klikket på knappen Utfør vil du etter hvert få opp følgende vindu. Dersom du ikke har benyttet arbeidsstasjonen du sitter på til å sende inn til altinn2 tidligere, vil en bli bedt om å velge autoriseringsmetodikk for pålogging, alternative valg er AltinnPin, TaxPin og SMSpin. Velg den som du tror du kan benytte, dette kan endres i skjermbildet senere. Forklaring til felter i skjermbildet: Avansert Org. Nr Personnummer User password SystemuserName SystemPassword AuthMethod Se Appendix i brukermanualen. Organisasjonsnummeret som er lagret i filen du forsøker å sende inn, hentet fra klienten. Kan ikke endres, regenerer filen om du trenger å endre dette. Ditt personnummer. Er knyttet til orgnummer, og dersom disse ikke stemmer overens, vil innsending feile. Ditt passord for å logge inn i AltInn. Må være riktig innfyllt. SystemID i AltInn, altså det tildelte sifferet Maritech programvaren har for deg i altinn (Lønn/Regnskap) under Tilgangsstyring/datasystemer. Passordet knyttet til SystemuserName (SystemID). Gå inn i altinn og opprett SystemuserID og SystemPassword om du ikke har dette fra før. Du vil bli spurt om hvordan du vil identifisere deg for innsending, brukernavn og passord kryssjekkes mot hhv SMSPin, TaxPin og AltInnPin. Vi anbefaler SMSPin da dette er enkelt å forholde seg til. Forutsetter at du har angitt ditt mobiltelefonnr i Maritech Lønn - Årsavslutning Side 5

6 profilen i Altinn. AltInnPin fåes ved å kontakte brukerstøtte AltInn, TaxPin tilsvarende eller via bla selvangivelsen. Dersom alt dette er i orden, vil du ved å trykke knappen Send starte innsendingsprosedyren. Du vil bli møtt med spørsmål fra innsendingstjenesten om å identifisere deg ift. en av de tre metodene du kan velge mellom. AltInnpin: SMSpin: Maskinell oppgave på fil. Her kan du velge flere klienter. Disse må være ferdig med hensyn på klargjøring og spesifikasjonsendringer. Filen kan lagres direkte på diskett eller legges på et annet område for så igjen brennes på en CD. o CD eller disketten skal merkes med (direkte på mediet): o Innsenderens firmanavn og adresse o Organisasjonsnummer o Telefonnummer o Kontaktperson o Filnavn (GAXDFLT) Sendes til: Skattedirektoratet, SITS-IT-DS-Applikasjoner, Postboks 6300 Etterstad, 0603 OSLO. 4. Kjøring av lønn på nytt år. Før første lønnsperiode på nytt år kan kjøres må du kjøre Årsavslutning, Godkjenn/Klargjør nytt år. VIKTIG at året som står der er det året som er avsluttet. Maritech Lønn - Årsavslutning Side 6

7 Lønn kan kjøres på gammelt år selv om man har klargjort nytt år. Det er da viktig og holde rede på aktivt årstall og periode på klienten. Maritech Lønn - Årsavslutning Side 7

8 Momenter å være klar over dersom man kjører lønn på nytt år før all lønn er ferdig på gammelt år: Dersom du kjører lønn på gammelt år etter at lønns- og trekkoppgavene/følgeskrivet er generert må disse genereres på nytt. De manuelle endringer man har gjort på lønnsoppgavene må da legges inn på nytt. Dersom du kjører lønn på gammelt år etter at å ha startet på nytt år og du på denne lønnsperioden har ytelser som inngår i feriepengegrunnlaget så bør du kjøre Godkjenn/Klargjør nytt år igjen. Har du utbetalt feriepenger i mellomtiden (på nytt år) må disse endres manuelt på de ansatte det gjelder. (Til gode på det nye året) NB! Dersom du kjører Godkjenn/Klargjør Nytt år flere ganger og har ansatte som går over til å få feriepenger ekstra uke ved dette årsskiftet må du sjekke at de ikke har feriepenger til gode ekstra uke inne på Kartotek, Ansatte, Hovedvedlikehold. Disse verdiene MÅ nullstilles manuelt. Maritech Lønn - Årsavslutning Side 8