Brukerveiledning a-ordningen. Lønn 5.0. Versjon Side 1

Transkript

1 Lønn 5.0 Versjon Side 1

2 Oppsett Person og Arbeidsforhold...3 Kontrollere opplysninger...3 Konvertere lønnsarter fra LT-koder til nytt kodeverk...8 Manuell koding av lønnsarter...10 Kodespeil for LTO-koder og Veiledning a-melding...11 Rapportere permisjon og permittering...13 Generere og sende a-melding Hente a-melding retur...18 Innhold i a-melding retur...20 Side 2

3 Oppsett Person og Arbeidsforhold Formålet med den nye ordningen er i første rekke å forenkle arbeidsgivers innrapportering ved at arbeidsgiver ikke skal måtte levere de samme opplysninger flere ganger. Det er viktig å kontrollere at du har registrert nødvendige opplysninger på de ansatte. Kontrollere opplysninger a) Kartotek Personer Person Nye felt Annen identifikator Inntektsmottaker skal oppgis med offisiell norsk identifikator som fødselsnummer eller D- nummer fra folkeregisteret. For inntektsmottakere som ikke har norsk fødselsnummer eller D-nummer, kan det midlertidig oppgis en internasjonal identifikator med tillegg av navneopplysninger. Side 3

4 Fire typer identifikatorer kan brukes: Pass nummer Social security number Tax identification number Value added tax identification number NB! Du må alltid oppgi fødselsdato. Skatteregel Ved opprettelse av person blir feltet Skatteregel satt til Ordinær ved lagring, med mindre annen regel er valgt. Når du velger Skattekommune 2100 Svalbard eller 2435 Kildeskatt pensjon utland, blir skatteregel automatisk satt tilsvarende. Skatteregel på person blir låst etter årets første godkjenning av lønnstransaksjoner. Hvis en ansatt har to skatteregler i løpet av året, må det opprettes to ansattnummer. Lønnstrinn Lønnstrinn skal kun brukes av Staten og av enkelte arbeidsgivere som har ansatte på tariffavtaler. b) Kartotek Personer A-ordning Side 4

5 Arbeidsforhold type Det skilles mellom fire typer arbeidsforhold: Ordinært arbeidsforhold Maritimt arbeidsforhold Frilanser, oppdragstaker, honorar personer mm (rapporteres ikke til NAV/SSB). Pensjon eller andre ytelser uten ansettelsesforhold (rapporteres ikke NAV/SSB). Informasjonen benyttes til å knytte arbeidstaker til arbeidsgiver, kontrollere rapporteringspliktige arbeidsforhold, samt danne grunnlag for hvilke rettigheter arbeidstaker har til ytelser fra Arbeids- og velferdsetaten. I systemet er det også en type som kan benyttes for arbeidstakere som rapporterer til SFU: Rapporteres via RF-1199 til Skattekontoret for utenlandssaker (SFU) Ved Maritimt arbeidsforhold er feltene Fartsområde, Skipsregister, Skipstype aktive. Yrkeskode Du kan laste ned yrkeskoder under menyvalg Kartotek SSB yrkeskoder. Informasjon om yrkeskoder finner du på SSB sine sider Her kan du også søke i yrkeskatalogen. Stillingsbetegnelse Ved valg av yrkeskode registreres stillingsbetegnelse automatisk. Opplysninger i feltet rapporteres ikke i a-meldingen, og kan overstyres. Avlønningstype Med avlønningstype menes om inntektsmottaker er: Akkordlønnet Fastlønnet Honorar Provisjonslønnet, prosentlønn Timelønnet Side 5

6 Arbeidstidsordning Det skilles mellom fem typer arbeidstidsordning: Arbeid offshore - 33,6 timer per uke Døgnkontinuerlig skiftarbeid og turnusarbeid - 35,5 timer per uke (Driften går sammenhengende døgnet rundt. Arbeidshvile på helge- og høytidsdager.) Helkontinuerlig skiftarbeid og andre ordninger - med 33,6 timer per uke (Driften går sammenhengende døgnet rundt, året rundt.) Ikke skift Skiftarbeid - 36,5 timer per uke Antall timer per uke full stilling Hvis arbeidstid per uke i 100% stilling er 37,5 legger du inn 37,5 i feltet. ArbeidsforholdID Systemet genererer automatisk en Arbeidsforhold ID når person/ansattnummer opprettes. Den kan inneholde en kombinasjon av opplysninger, som f. eks. ansattnummer og organisasjonsnummer. Generert ID er knyttet til arbeidsforholdet, og kan ikke endres. Ved rapportering er det ingen kontroll av ArbeidsforholdID mot juridisk organisasjonsnummer eller virksomhetsnummer. Siste lønnsendring Dette er dato for når siste lønnsregulering ved sentrale eller lokale lønnsforhandlinger trer i kraft. Unntak! Gjelder ikke endring i lønn som følge av endret yrke, stillingsprosent /arbeidstid eller lignende. Når du registrerer dato for lønnsendring i Kartotek Ansattgruppe oppdateres feltet på alle som tilhører ansattgruppen. Hvis det ikke er registrert dato på ansattgruppen, velger systemet automatisk datoen i Andre opplysninger Lønn endret fra, alternativt Begynt dato på personen. Dato sist endret stillingsprosent Dato du oppgir ved lagring av endret stillingsprosent (fastlønnede) Side 6

7 Arbeidssted Fylles ut for firma som har flere geografiske lokasjoner eller driver med flere næringer på samme lokasjon. Du kan sjekke om firmaet har flere virksomhetsnumre på hvor du taster inn organisasjonsnummer og velger «Oversikt over registrerte underenheter» nederst på siden. c) Slette personer Hvis du ønsker å slette personer i systemet, finner du beskrivelse i Brukerveiledningen. Hjelp Brukerveiledning 4. Temaer Slette fra kartotek. Side 7

8 Konvertere lønnsarter fra LT-koder til nytt kodeverk Systemet foreslår en gyldig kombinasjon ut fra opplysninger i eksisterende lønnsart. Lt-kode, SSB kode, Beregningsmåte m.m. Du må selv kontrollere at beskrivelsen er riktig for den ytelsen som skal rapporteres. Verktøy Oppsett lønnsarter for A-melding For å få tilgang til dette menyvalget må brukeren i Huldt & Lillevik Lønn 5.0 ha Adgangsprofil 105 Full adgang eller 100 Admin adgang. Merk lønnsarten du ønsker å konvertere Klikk Utfør Systemet identifiserer Lønnsbeskrivelse, Fordel og Tilleggsopplysning. Gyldig oppsett bekreftes med grønn skrift: Side 8

9 Når Lønnsart er ferdig kodet, sett hake eller trykk mellomrom for å merke som godkjent. Klikk Lagre, eller Enter for å gå til neste lønnsart i listen. Systemet viser antall lønnsarter som ikke er ferdig kodet. Når det finnes flere alternativ til lønnsbeskrivelse får du melding (med rød skrift) om at andre valg er tilgjengelige. Side 9

10 Velg ønsket Lønnsbeskrivelse med Piltast ned eller klikk i utvalget. Når Lønnsart er ferdig kodet, sett hake eller trykk mellomrom for å merke som godkjent. Klikk Lagre, eller Enter for å gå til neste lønnsart i listen. Husk å Lagre før du går ut av menyvalget. Manuell koding av lønnsarter Kartotek Lønnsarter I feltet a-melding velger du Lønnsbeskrivelse, Fordel og evt. Tilleggsopplysninger. Ved hake for Spesifikasjon spør vi om land med mer når transaksjonen registreres. Ved koding av lønnsarter for Pensjonsytelser, velger du xxxx Pensjon i Lønnsbeskrivelse. For trekkarter er det bare ett nivå under Fradrag - Fradragsbeskrivelse. Lønns- og trekkarter som ikke skal være med i a-meldingen (de uten LT-kode i dag) skal ha Ikke innberetningspliktig i feltet for Lønn- /trekkbeskrivelse. Side 10

11 Kodespeil for LTO-koder og Veiledning a-melding Vi anbefaler å bruke veiledningene som ligger på Altinn.no ved oppsett for a-ordningen. Eksempel fra kodespeilet Søk på lto kode 111-A Fast lønn Bonus Legg inn gyldig kombinasjon på lønnsarten. Side 11

12 Søk på lto kode 711 Bilgodtgjørelse Legg inn gyldig kombinasjon på den aktuelle lønnsarten. Eksempel fra Veiledningen Søk på frilanser Du finner informasjon som hjelper deg å velge riktig Arbeidsforhold type på en ansatt. Side 12

13 Rapportere permisjon og permittering Permisjon og permittering må registreres i Fraværsmodulen i Huldt & Lillevik Fravær Registrere fravær og ferie. Ved generering av a-melding hentes opplysninger om fravær med Fraværskode for permisjon og permittering automatisk. Tidsrom, prosent, permisjonsid og beskrivelse rapporteres. Utdrag fra innsendingsfil: Side 13

14 Generere og sende a-melding. 1. Gå inn på oppgavevalg Periodens lønn A-melding 2. Velg kalendermåned og lønnskjøring(er) du ønsker å sende. Klikk Utfør. NB! Innsending må gjøres i kronologisk rekkefølge. Hvis du har flere kjøringer, og merker (som vist nedenfor) Lønn februar, blir begge med i a-melding for kalendermåned 1. Bekreft at du har valgt riktig kalendermåneden for kjøringene du skal rapportere. Side 14

15 Hvis det er feil i validering av personopplysninger/arbeidsforhold, må dette rettes før ny generering av a-melding. 3. Dobbeltklikk på linjen med navn/feilbeskrivelse og korriger opplysninger i Kartotek Personer - A-ordning 4. Velg Forkast a-meldingsutkast og generer ny a- melding. Du kan se personer som er inkludert, og nøkkeltall i a-meldingen. Nytt A-meldingsnr opprettes hver ganger du genererer a-meldingen. Nytt Meldingsnummer opprettes for hver innsending. 5. Tilleggsopplysninger Hvis du får feil i grunnlag/tilleggsopplysninger, kan du korrigere før innsending: Side 15

16 Når du høyreklikker på transaksjonslinjen, får du opp valget Endre tilleggsopplysninger. Registrer tilleggsopplysninger og klikk på Lagre korrigeringer. 6. Hvis du ikke har hatt lønnskjøring, men kun skal rapportere arbeidsforhold, velger du Periodens lønn A-melding og hake for Innsending av kun arbeidsforhold. 7. Når validering av grunnlag er OK, klikk Eksport. Hvis du ikke ønsker å eksportere, velger du Forkast a-meldingsutkast. Sende a-melding. Innsending og henting av returmelding krever at du har rollen Utfyller/Innsender i Altinn. Side 16

17 Annullere melding Hvis du ønsker å erstatte en innsending som er bekreftet mottatt av a-ordningen, går du til Periodens lønn A-melding Status. Sett hake for Innsending arkivert/ferdigbehandlet i Altinn. Velg innsending og klikk Annuller melding. Når du har sjekket status og klikker OK, kommer du automatisk til Altinn innsending. Du kan se opplysninger om innsendingen under Skjemainformasjon. Merk innsendingen og Send. Denne innsendingen vil nullstille alt som er rapportert i den valgte meldingen. Lønnskjøringen vil bli tilgjengelig igjen under Periodens lønn A-melding. NB! Hvis du glemmer å sende annulleringen, vil ytelsene i erstatningsmeldingen legge seg til de som tidligere var rapportert for denne måneden. Annullering er aktuelt hvis du f.eks. har registrert feil virksomhetsnummer. Annullering skal ikke brukes ved «ordinær» korrigering av lønnstransaksjoner. Korrigeringer gjøres i ny lønnskjøring, og rapporteres i ny a-melding. Side 17

18 Hente a-melding retur A- meldingen vil få status Ferdigbehandlet i Altinn når den er sendt. Det betyr at den er mottatt og videresendt til a-ordningen. Filen som sendes fra systemet lagres i mappen Exsport på «Standard filområde». (Amld-ÅÅÅÅ-MM-XX-X-XXXXXX) Når a-meldingen er behandlet vil retur fra a-ordningen være tilgjengelig som en xml fil (A03) i Altinn. Huldt & Lillevik har «oversatt» returfilen, og rapporten kan du hente i Verktøy Altinn Altinn retur. Velg Hent returmeldinger fra Altinn, sett hake for a-melding tilbakemelding og klikk på Vis tilgjengelige returmeldinger i Altinn. Velg autentiseringsmetode. Merk meldingen og klikk på Hent valgte meldinger i Altinn. Returmeldingen vises under fanen Oversikt hentede meldinger. Når du høyreklikker på meldingen, kan du velge å vise vedlegg: XML-filen og rapporten. Side 18

19 Rapporten vil også være tilgjengelig i Rapporter Lønnsrapporter A-melding retur Velg sortering og rapporteringsperiode. Forhåndsvisning. A-melding retur viser: Innsenders firmanavn- og organisasjonsnummer. Rapporteringsmåned. Forskuddstrekk og Arbeidsgiveravgift å betale. Evt. avvik på firma og person m/ forretningsregel og alvorlighetsgrad. Innsendinger denne måneden. Evt. avvik som gjelder neste måned. Side 19

20 Avvik i a-melding retur Eksempler ved brudd på forretningsregler: En ansatt er registrert med ugyldig yrkeskode. Arbeidsstedet Hol og Finse er registrert med feil virksomhetsnummer. ng En ansatt er rapportert med Annen identifikator. I dette eksemplet er det registrert passnummer. Side 20