Visma Lønn. Nyheter og forbedringer

Transkript

1 Visma Lønn Nyheter og forbedringer

2 Oslo, August opplag All informasjon i denne dokumentasjonen vil kunne forandres uten varsel og representerer ikke en forpliktelse fra produsenten. Alt materiale i denne dokumentasjonen og de program den omhandler, er beskyttet av lov om opphavsrett og den særskilt inngåtte Avtale om bruksrett og vedlikehold. Alle rettigheter til dette materiell innehas av Visma Software AS. Enhver kopiering eller gjengivelse av materiell i denne boken, inkludert uten begrensninger, tekst, skjermbilde utseende, ikoner eller metoder, er forbudt. Som en del av den kontinuerlige utviklingen av systemet vil Visma Software AS kunne endre sammensetningen av pakkeløsninger, moduler og funksjoner. Visma Software AS fraskriver seg ethvert ansvar for eventuelle feil eller mangler i systemet, utover hva som uttrykkelig beskrives i den til enhver tid gjeldende Avtale om bruksrett og vedlikehold. Bruk av systemet på andre maskiner enn den systemet er lisensiert for, er ulovlig og medfører anmeldelse og krav om erstatning.

3 INNHOLD Innledning... 1 Nyheter... 2 EDAG - A-melding - A-opplysningsloven...2 Lønnsopplysninger...2 Lønnsart / Inntektstyper (kombinasjoner)...2 Ansatt...3 Lønnsregistrering...4 Status lønnskjøringer...4 Felles registre...4 Lønns-ticker...4 Rapporter...5 A-melding (A02)...5 Oppdatere inntektskombinasjoner A-melding...6 Beregnet arbeidsgiveravgift pr. lønnskjøring...6 Altinn meldingsboks...6 Hva må du sette opp i Visma Lønn før du tar i bruk A-melding:...7 Arbeidsgiveravgift...7 Grensegjenger...7 Integrasjon DI-regnskap...7 Visma.net Payslip...7 Forbedringer Oppsett reiseregning Visma HR & Travel...10 Lønnsart...10 Overføring av faste transaksjoner / Fraværstransaksjoner...10 Skattetrekk...10 Visma.net Financials...10 Skattekort (RF-1211)...10 Import av fraværstransaksjoner...10 Rapporter...11 Trekkopplysninger for arbeidstaker NAV AA-register pr. uke...11 Terminoppgave bankliste...11 SSB Egenmeldt fravær (RA-0182)...11 Feriepengeliste...11 Passord Lønnslipp / Overskredet fravær...11 Grunndata og satser Lønnsår...12 Kommuner...12 Kommuneår...12 Normrentesatser...12

4 INNLEDNING Dette dokumentet beskriver endringene som er implementert i Visma Lønn versjon Vi anbefaler at du tar deg tid til å lese igjennom alle punktene før du starter å bruke Visma Lønn versjon Da er du sikker på at du ikke går glipp av rutiner/nyheter som er nyttige for deg og din bedrift. De største endringene er: A-melding Integrasjon DI regnskap Visma.net Payslip Tilrettelagt for endring av «differensiert arbeidsgiveravgift» fra 1.juli 2014 Merk: Nyheter og Forbedringer inneholder korte og enkle beskrivelser av endringene som er gjort til versjon Merk: Du må minimum ha versjon for å kunne oppgradere til versjon På Visma Community kan du lese om lønnsfaglige og programrelaterte emner. VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer 1

5 NYHETER De største endringene til denne versjonen er: EDAG - A-melding - A-opplysningsloven I 2015 innføres A-opplysningsloven. Det skal gjøre lovpålagt innrapportering enklere for arbeidsgiver. Skattedirektoratet, NAV og SSB har samarbeidet i et prosjekt som heter EDAG myndighetenes storsatsning innen lønnsrapportering. EDAG står for Elektronisk Dialog med Arbeidsgiver og skal være etablert fra 1. januar A-melding går ut på at arbeidsgiver sender en komplett rapport med alle relevante lønnsdata til myndighetene hver måned via Altinn. Med det utgår følgende oppgaver: Terminoppgave AA-registeret Lønnsstatistikk til SSB Lønns- og trekkoppgaven Årsoppgaven Disse oppgavene blir erstattet av en A-melding. Lønnsopplysninger I bilde Grunndata\ Lønnsopplysninger må du legge inn dato for når du skal starte med innrapportering av A-meldinger. Når du oppgraderer til versjon 9.00 blir datoen satt til Lønnsart / Inntektstyper (kombinasjoner) Med A-melding forsvinner LT-kodene. Lønn skal ikke lenger innrapporteres henvist til LT-kode 111-A osv. «A-meldingsnr» og «Inntektstype» erstatter LT-koder. Når du oppgraderer til versjon 9.00 vil Visma Lønn foreslå «A-meldingsnr» / «Inntektstype» ut fra hvordan lønnsarten er definert (dagens LT-kode, evt. i kombinasjon med SSB-kode og/eller behandlingsregelen). Myndighetene har utarbeidet et «kodespeil» som viser hvordan lønns- og trekkarter skal innberettes ut fra eksisterende LT-koder. Det er viktig at du påser at Visma Lønns konvertering har blitt gjort korrekt. Det er ikke alle tilfeller hvor det er mulig å fastsette hvilken ny verdi som er riktig. I tillegg kan feil forekomme, det kan også være dine lønnsarter er litt unøyaktig definert, dette kan gi seg utslag nå. Registeret, som erstatter det gamle lønns- og trekkoderegisteret, finner du under «Grunndata Lønnsarter Inntektskombinasjoner» 2 VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer

6 Les om «A-meldingsnr» og «Inntektstyper» på Visma Community. Ansatt Det er lagt inn følgende nye felt på ansatt: Arbeidsforholdtype 1- Ordinært arbeidsforhold 2- Frilanser, oppdragstaker mm 3- Maritimt arbeidsforhold 4- Pensjon og annet Når du oppgraderer får alle ansatte verdien «1 Ordinært arbeidsforhold». Avlønningstype (skiftet navn fra Avlønningsform) Alternativ 4 og 5 er nye i tråd med A-meldingen: 1- Fast lønnet 2- Timelønnet 3- Provisjonslønnet 4- Akkordlønnet 5- Honorar Erfaringsvis er mange timelønnede definert med kode 1, så vi ber deg sjekke dette ekstra grundig. Arbeidstidsordning Dette feltet er flyttet i fra fanen 5 SSB/AA- opplysninger og skiftet navn i fra Skiftarbeid til Arbeidstidsordning. Yrkeskode Alle ansatte må ha «Yrkeskode» når du skal sende inn A-melding. Hvis ditt yrkeskoderegister viser alle yrkeskoder (over 6000) finnes det en smart rutine for kun å vise de som kan være aktuelle for en virksomhet i deres næring (pluss de ekstra du måtte ha behov for). Har du mange ansatte med samme yrkeskode kan du endre dette via masseendring. Utenlandske ansatte Følgende nye felt må fylles ut dersom du har utenlandske ansatte og den ansatte ikke har fødselsnummer eller D-nummer: Identifikatortype Her kan du velge i nedtrekkslisten: Passnummer Social security number Tax identificator number Value added tax identification number Identifikator Har du utenlandske ansatte og lagt inn Identifikatortype legger du inn identifikator nummer i dette feltet. Identif.landkode Har du utenlandske ansatte og lagt inn Identifikatortype legger du inn identifikator landkode i dette feltet. VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer 3

7 Lønnsregistrering Det er lagt inn to nye felt på lønnskjøringen, når lønnen er «Opptjening fra» og «Opptjening til». Når du legger inn utlønningsdato blir dato på lønnskjøringen automatisk satt til den første og siste datoen i måneden. Dersom du ønsker å ha avvikende verdier på enkelte transaksjoner, kan du endre dette på transaksjonens tilsvarende felter. Disse datoene blir brukt i A-meldingen. Status lønnskjøringer Det er lagt inn tre nye felt i bildet «Forespørsel Status lønnskjøringer». Lønnskjøringens «Opptjening fra» og «Opptjening til», samt «A-melding Altinn» (kryss når sendt). Felles registre Det er lagt inn mulighet for å ha felles register på «Inntektskombinasjoner». Lønns-ticker Det er lagt inn nytt felt for A-meldingsnummer under utvalg. Du kan også velge A-meldingsnummer på detaljnivå på rapportene «Godkjente lønnstransaksjoner», «Ikke godkjente lønnstransaksjoner» og «Regnskapsbilag». 4 VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer

8 Rapporter Det er lagt inn følgende nye rapporter: A-melding (A02) Rapporten «A-melding» finner du i mappen Altinn. Når du innrapporterer A-melding er det denne du skal bruke. A-melding skal du sende inn hver måned. Forklaring til feltene i utskriftsdialogen: Felt Rapporteringsgrunnlag Lønnsår Lønnskjørenr Kun ansattopplysninger Rapporteringsperiode Rapporteringsår Rapporteringsmåned Beskrivelse Erstatte tidligere innsendt a-melding for angitt rapporteringsmåned Erstatningsmelding Melding som skal erstattes Innsender Overstyr aktivt firma Org.nr Forklaring I dette feltet velger du det året du vil skrive ut rapporten for. Du kan søke i feltet. I dette feltet legger du inn hvilke lønnskjøringer som skal være med i innsendingen. Har du flere lønnskjøringer i rapporteringsmåneden angir du flere lønnskjørenummer for eksempel 2,3,4. Skal du kun sende inn endringer på ansattopplysninger krysser du i feltet. Her velger du lønnsåret du skal sende inn A-melding for. Her velger du Rapporteringsmåned du skal sende inn A-melding for. Du velger fra For eksempel 1= januar. Her kan du legge inn en beskrivelse til innsendingen. Teksten i feltet er kun informasjon til deg selv, blir ikke sendt i A-melding. Beskrivelsen blir lagret i tabellen Rapporterte A-meldinger og du vil se teksten i søke-dialogen når du velger Erstatningsmelding eller Nullstill A-melding. Skal du erstatte tidligere innsendte A-meldinger krysser du i feltet. Her velger du hvilken A-melding som skal erstattes. Når du har valgt rapporteringsmåned får du opp den / de innsendingene ved søk i feltet som gjaldt valgte rapporteringsmåned. Skal du sende inn A-melding for flere klienter samtidig anbefaler vi at du står på Hovedfirma. Kryss av på høyre side for alle firmaer eller de du ønsker å sende for. Org.nummer som ligger på firmaopplysninger på hvert enkelt firma blir sendt i A-meldingen. Sender du inn A-melding for kun et firma trenger du ikke å legge inn org. nummer, da blir org.nummer som ligger registrert på firmaopplysninger brukt. Sender du inn A-melding for flere firmaer legger VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer 5

9 Nullstille tidligere innsendte a-melding for angitt rapporteringsperiode Nullstill a-melding Melding som skal nullstilles du inn Org.nr i dette feltet for innsender. Du krysser i feltet dersom du skal nullstille tidligere innsendt A-melding. Når du har valgt rapporteringsmåned får du opp den / de innsendingene ved søk i feltet som gjaldt valgte rapporteringsmåned. Se informasjon på Community eller kontakt support før du bruker denne funksjonen. Oppdatere inntektskombinasjoner A-melding Rapporten «Oppdatere inntektskombinasjoner A-melding» finner du i mappen «Andre rapporter». Denne rapporten gjennomgår godkjente transaksjoner for utvalgte periode, og oppdaterer A-meldingskoder på godkjente transaksjonene ut fra lønnsarten. Om du har behov for å endre A-meldingskoder på en lønnsart, og det skal påvirke lønn som er godkjent korrigerer denne rapporten dette. Beregnet arbeidsgiveravgift pr. lønnskjøring Rapporten «Beregnet arbeidsgiveravgift pr. lønnskjøring» finner du i mappen «Kontrollrapporter». Du kan bruke denne rapporten når du skal avstemme arbeidsgiveravgift mot det du har sendt inn i a-melding. Altinn meldingsboks Når du har sendt inn A-melding til Altinn vil du få en tilbakemelding i fra Altinn. Denne må du sjekke etter hver innsending. Returmelding får du som regel i løpet av noen minutter. Når du logger deg på Altinn via Visma Lønn sin Altinn-meldingsboks vil du kunne se tilbakemelding på innsendingene. Ved eventuelle feil i innsending ser du dette i tilbakemeldingen. Du kan også logge deg på for å sjekke innsendinger og returmeldinger. Innsendte A-meldinger blir lagt i din meldingsboks under «Arkiv». Tilbakemelding fra Altinn ligger i din meldingsboks under «Til min behandling». 6 VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer

10 Hva må du sette opp i Visma Lønn før du tar i bruk A-melding: 1. Lønnsopplysninger: Du må legge inn A-melding fra dato. 2. Lønnsarter: Gjennomgå alle lønnsarter og sjekke at de har riktig a-meldingsnummer. 3. Ansatt: Du må legge inn Yrke på alle ansatte. Arbeidsgiveravgift Visma Lønn er nå tilrettelagt for endring av «differensiert arbeidsgiveravgift» fra 1.juli Grensegjenger Det er tilrettelagt for ansatt som er «grensegjenger» i Visma Lønn. Har du ansatte som er grensegjenger må du sette opp følgende: Firmaopplysninger Grunndata Firmaopplysninger Lønnsår Satser og grenser. Nytt felt i bildet er «Skattesats for grensegjenger», ved oppgradering til versjon 9.00 er denne satt til 10 % for inntektsåret Ansatt Grunndata Ansatt. Nytt felt «Grensegjenger» på ansatt (under «Forskuddstrekk og feriepengeopplysninger»). Du må hente frem feltet via tabelloppsett om det skal benyttes. Er den ansatte definert som «grensegjenger» benyttes aktuell sats ved lønnsberegning. Integrasjon DI-regnskap I Visma Lønn 9.00 har vi tilrettelagt for integrasjon med Visma DI (regnskap). Dette sørger for en enkel overføring av regnskapsbunt, enten automatisk ved godkjenning av lønnskjøring eller manuelt på et senere tidspunkt. Du kan hente inn kontoplan, avdelinger, prosjekter og ytere fra DI-regnskap. Til DI kan du overføre ansatte. Oppsettet gjøres i Grunndata Firmaopplysninger Oppsett Økonomisystem. Der velger du «Visma DI» i nedtrekkslisten. Fyll inn klientdisk og klientnummer som du bruker i DI, samt brukernavn og passord til brukeren som har tilgang til dette firmaet i Visma DI. Skjermbildet for integrasjonen finner du under Rutiner Registrering Import Visma DI, samt at du kan legge opp Visma DI i Hotbar til høyre. Fra dette skjermbildet har du også enkel tilgang til oppsett av økonomisystem. Visma.net Payslip Fra Visma Lønn kan du sende lønnsslippene til Visma.net. Alle lønnsmottakere kan laste ned en App og få tilgang til lønnsslippen på sin mobil. Det betyr at lønnsslippen kan leses på mobil (og etterhvert også på web i Visma.net). VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer 7

11 Før du tar i bruk Visma.net Payslip i Visma Lønn, må du installere Visma On Premises Gateway, installasjon og dokumentasjon ligger vedlagt. Når du har en lønnskjøring du ønsker å publisere til Visma.net gjør du følgende: Velg først utsendelsesmetode Klargjør for publisering / send på e-post, skriv ut resten i utskriftsdialogen for lønnsslipp. Åpne skjermbildet Visma.net Payslip, velg lønnsår og kjørenr og trykk publiser lønnsslipper. Alle ansatte som har hake for Visma.net (HR & Travel) i Ansattopplysninger og en hake for Kunne publisere lønnsslipp m.m i Personalopplysninger vil nå få lønnsslippen sendt til Visma.net. Viktig! Sjekk E-postadressen på alle ansatte før du overfører lønnslippen, da brukere vil bli opprettet med denne epostadressen hvis de ikke finnes fra før i Visma.net. Har den ansatte allerede en Visma.net bruker, sørg for å benytte samme epostadresse, slik at man ikke får flere brukere og brukernavn. For å lese lønnsslippen på mobil må den ansatte gjøre følgende: Laste ned den mobile appen Visma Mobile Employee, som finnes i Google Play og App Store. For å logge inn, brukes Visma.net brukernavn og passord. For ansatte som allerede benytter andre Visma.net tjenester, som f.eks. Visma.net Expense, er det dette brukernavnet og passord som skal benyttes. Hvis brukeren ikke finnes, vil dette oppdages under publisering av lønnsslipper fra Visma Lønn og en bruker vil bli opprettet automatisk. Fremgangsmåte for å aktivere denne brukeren blir sendt på mail til den ansatte sin epostadresse som er oppgitt i feltet E-post i ansattopplysninger. Når lønnsslippene er publisert, kan man sjekke status på publiseringen, ved å trykke på sjekk status lønnsslipper i Visma.net Payslip skjermbildet. Denne vil fortelle deg om alt har gått bra, evt. om noe har feilet. Hvis du sender mange lønnsslipper, kan det ta noe tid før alle er behandlet. Alle transaksjoner på lønnsslippen vil bli synlig i appen. Det anbefales derfor å sjekke Lønnsslippkategori på lønnsartene, for at alle transaksjonene skal bli gruppert logisk riktig i den mobile versjonen av lønnsslippen spesielt viktig hvis du har opprettet egne lønnsarter. For å sjekke lønnsslippkategori, åpner du skjermbildet Lønnsarter, går til Lønnsartlister og henter opp feltet Lønnsslippkategori hvis dette feltet ikke er synlig. Feltet lønnsslippkategori ser du også i skjermbilde lønnsart under lønnsslipp. Lønnsslippkategoriene i lønn blir kategorisert i seks faste grupper i den mobile lønnsslippen. Se tabell for hvor de forskjellige kategoriene i lønn blir gruppert. Lønnsslippkategori (Visma Lønn) Fastlønn Timelønn Overtid Bonus Annen lønn Gruppe i appen (Visma Mobile Employee) Lønn Lønn Lønn Lønn Lønn Skattepliktig naturalytelse Lønn 8 VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer

12 Reise/Diettgodtgjørelser Utgiftsgodtgjørelser Bilgodtgjørelser Pensjon Forskuddstrekk Andre Ferie Feriepenger Time Udefinert Kompensasjon Kompensasjon Kompensasjon Pensjon Skatt og trekk Skatt og trekk Ferie og tid Ferie og tid Ferie og tid Diverse VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer 9

13 FORBEDRINGER Oppsett reiseregning Visma HR & Travel Det er nå ikke tillatt å i passord i reiseregning oppsett for Visma HR & Travel. Har i passord må dette endres. Lønnsart Lønnsarter med behandlingsregel 10-Timelønn. Ved oppgradering fjerner Visma Lønn kryss i feltet Stopp i tilleggsinformasjon på disse lønnsartene. Overføring av faste transaksjoner / Fraværstransaksjoner Lønnsarter med lønnsarttype 3-Påvirker grunnlag, ikke utbetaling som ikke har konto / motkonto. Når du overfører faste transaksjoner eller fraværstransaksjoner får du nå varsel markert gult dersom konto/motkonto ikke er utfylt. Skattetrekk Når du har skattetrekk som er utenfor tabell ble det trukket feil beløp, dette er nå rettet. Visma.net Financials Felt 5 "TransCode" legger nå ut verdien "L" til Visma.net Financials. Skattekort (RF-1211) Nå er det kun ansatte med 11 siffer i fødselsnummer og hvor de siste 5 siffer ikke er som blir hentet ut til forespørsel av nytt skattekort. Ansatte med sluttdato og /eller Arbeidsstatus sluttet blir nå ikke hentet ut til forespørsel av nytt skattekort. Import av fraværstransaksjoner I enkelte tilfeller ble ikke alle fraværstransaksjoner importert når du importerte fravær via.csv fil, dette er nå rettet. 10 VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer

14 Rapporter Trekkopplysninger for arbeidstaker NAV Visma Lønn har tilrettelagt for endring på skjema NAV Endret AA-register pr. uke Rapporten AA-register pr. uke sjekker nå på utlønningsdato uavhengig av lønnsår når du skriver ut rapporten. Terminoppgave bankliste Terminoppgave bankliste summerer nå også UTL1 fra terminoppgaven. SSB Egenmeldt fravær (RA-0182) Altinn krever nå at feltet Tilleggsopplysninger er utfylt ved innsending av rapporten SSB egenmeldt fravær. Du må nå fylle ut feltet i utskriftsdialogen før innsending av rapporten til Altinn. Feriepengeliste Feriepengeliste viser nå også utbetalt sluttoppgjør når du har brukt feriepenge lønnsarter uten arbeidsgiveravgift (lønnsart 275 og 277). Passord Lønnslipp / Overskredet fravær Når du sender lønnsslipp / overskredet fravær på mail og ikke har angitt passord for å åpne lønnsslippen på de ansatte er standard passord endret. Tidligere var standard passord fødselsnummer til den ansatte. Nå er passordet 5 siste siffer i bankkonto nummer til den ansatte. VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer 11

15 GRUNNDATA OG SATSER Lønnsår Grunnbeløp pr blir satt til kr ,-. Kommuner Kommune nr Pensjon utland er lagt inn i kommuneregistret. Endret adresse på kommune nr Sokkel- /utlandsavdelingen. Kommuneår Oppdaterer sone på kommuner som har byttet sone fra 1. juli. Normrentesatser Alle satser for 2014 for termin 2 og ut året blir satt til VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer

16 visma.no Visma Software AS Karenslyst allé 56 Pb. 733 Skøyen 0214 Oslo Norge Tlf: Faks: visma.no