Nyheter og forbedringer versjon 7.75 Visma Avendo Lønn

Transkript

1 Nyheter og forbedringer versjon 7.75 Visma Avendo Lønn Desember 2012

2 INNHOLD Innledning... 3 Nyheter... 4 Lønns- og trekkoppgaver og årsoppgave for Skattetrekktabeller for Skattekort Altinn...4 Visma.net Expense...4 Nøkkeltall...4 Huskelapp...5 Abonnement e-postvarsel...5 Abonnement e-postvarsel til flere mottakere...6 Rapporter...7 Lønnslipp som PDF pr ansatt...7 Lønns- og trekkoppgave...7 Endringsoppgave Lønns- og trekkoppgave og Årsoppgave...7 Kontrolliste før innsending av lønns- og trekkoppgave til Altinn...7 Renter betalte...7 Timer til gode...7 Lønnslipp...8 Terminoppgave...8 Fraværsrapporter...10 Forbedringer Ansatt...11 Fravær...11 Fraværsmal...11 Rapporter...11 Lønns- og trekkoppgave til fil...11 AA-register pr. uke...11 Fraværsstatistikk (NAV)...11 SSB / AA-Opplysninger...12 Oppfølging legemeldt sykefravær...12 Fravær...12 Abonnement e-postvarsel oppfølging sykmeldte...12 Bankliste...12 Lønnsslipp...12 Fødselsdag- og jubileumsliste...12 FNO Bransjestandard elektronisk...12 Påleggstrekk...13 Visma HR & Travel...13 Grunndata og satser Lønns- og trekkoder...14 Fagforeningsfradrag...14 Statens satser for kilometergodtgjørelse fra 1. januar Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer 1

3 2 Grensebeløpet for listepris bil...14 Lønnsår...14 Normrente...14

4 INNLEDNING Dette dokumentet beskriver endringene som er implementert i Visma Avendo Lønn versjon Vi anbefaler at du tar deg tid til å lese igjennom alle punktene før du starter å bruke Visma Avendo Lønn versjon Da er du sikker på at du ikke går glipp av rutiner/nyheter som er nyttige for deg og din bedrift. De største endringene er: Lønns- og trekkoppgaver og årsoppgave for 2012 Skattetrekktabeller for 2013 Sende og motta skattekort via Altinn Integrasjon mot Visma.net Expense Videreutvikling av Nøkkeltall som raskt gir deg veldig mye nyttig lønns- og personalinformasjon Design ditt eget favorittbilde med Nøkkeltall E-post varsling kan sendes vedr. en rekke nye aktuelle hendelser Huskelapper kan registreres Timer til gode kan overføres til neste år Generer lønnsslipper på ulike måter i en operasjon Terminoppgaven er tilrettelagt utenlandske arbeidstakere Ny fraværsrapport (din nye favoritt?) Merk: Nyheter og Forbedringer inneholder korte og enkle beskrivelser av endringene som er gjort til versjon Merk: Du må lese Installasjonsveiledning nøye før du oppgraderer til versjon 7.75 (ligger på nedlastingssiden og CD-en). Merk: Du må minimum ha versjon 7.60 for å kunne oppgradere til versjon På Visma Infoline kan du lese om lønnsfaglige og programrelaterte emner. Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer 3

5 NYHETER Lønns- og trekkoppgaver og årsoppgave for 2012 Denne versjonen er tilrettelagt for lønns- og trekkoppgaver og årsoppgave for Skattetrekktabeller for 2013 Denne versjonen er tilrettelagt for nye skattetrekktabeller for Skattekort Altinn Du kan nå sende og motta skattekort via Altinn. Når du skal sende skattekort, gjør du dette fra utskriftsentralen i mappen for Altinn, velg Skattekort (RF-1211). Skal du sende skattekort for flere klienter, krysser du av i utskriftsdialogen for Overstyr aktivt firma under Innsender. Legg inn et organisasjonsnummer for alle firmaer ved innsending. Org.nr som ligger på firmaopplysninger på hvert enkelt firma blir liggende i fila som sendes. Sender du inn skattekort opplysninger for kun et firma trenger du ikke å legge inn Org.nr, da blir org.nr som ligger registrert på firmaopplysninger brukt. Under kontaktperson registrerer du mobil og/eller e-post. Når du har registrert dette, får du SMS /e-post når ny retur fil er klar i Altinn. Når du skal hente skattekort i retur går du i skjermbildet Forespørsel / Altinn meldingsboks. Har du sendt inn for et firma kan du krysse av for Hent fra firmaopplysninger da blir org.nr som ligger på firma hentet i feltet. Har du sendt inn for flere firmaer, legger du inn org.nr som du har sendt inn skattekort på i feltet Innsenders orgnr.. Legg inn Brukernavn / fødselsnummer og passord, det samme som du logger deg på med i Altinn. Trykk på Hent ny engangskode, du vil da få tilsendt engangskode på SMS til telefonnummer som du har registrert i Altinn. Når du har mottatt engangskode på SMS, legger du inn koden i feltet Engangskode og trykker på Hent meldinger. Du vil da få opp meldingsboksen til firmaet i Altinn. Under Tittel ligger skattekort retur RF-1211 Elektronisk skattekort, retur. Trykker du på denne, får du opp en fil i bilde RF1211.txt. Du trykker på Oppdater for å få oppdatert skattekortretur for de ansatte. Ønsker du å sjekke innhold i filen, velger du Åpne. Visma.net Expense "Visma.net Expense" er vårt helt nye reiseregningssystem, en mer moderne utgave av "Visma Travel Expense". Visma Avendo Lønn er integrert med Visma.net Expense på akkurat samme enkle, fine og omfattende måte som Visma Travel Expense. Du vil kunne lese mye om Visma.net Expense på våre nettsider fremover. Nøkkeltall Nøkkeltall er utvidet med nye spennende elementer! Bl.a. en oversikt som viser fraværet i % siste 5 kvartaler, spesifisert på egenmelding, sykmelding, og fravær grunnet barns sykdom. Et annet element viser deg Personalopplysninger som % -fordeling menn/kvinner, og antall årsverk og gjennomsnittsalder i virksomheten (fast ansatte). 4 Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer

6 Du kan designe ditt eget favorittbilde med nøkkeltall! Dette gjør at du kan få opp et skjermbilde som dette hver gang du starter Visma Avendo Lønn: Under Verktøy kan du definere ditt eget skjermbilde, under Grunndata / Firmaopplysninger / Oppsett / Infomeldinger angir du hvilket skjermbilde som skal vises når du logger deg på Visma Avendo Lønn. Huskelapp Selv om det er mulig å registrere lønn og andre ting som først skal gjelde en gang frem i tid, kan det være ønskelig å notere seg huskelapper relatert til ditt lønns- og personalarbeid. Dette kan du nå gjøre under Rutiner / Registrering /Huskelapper. Her kan du registrere generelle notater eller notater knyttet til en bestemt ansatt. Når du angir at huskelappen er utført, flyttes den til fanen Historikk huskelapper. Du kan også sende E-postvarsel på huskelapper du har lagt inn. Abonnement e-postvarsel Det er flere nyheter og forbedringer relatert til e-postvarsling Du kan nå sende e-postvarsel på Ansatt sertifikat /kompetanse utløper Ansatt sluttdato nærmer seg Ansatt blir pensjonist Ansatt ansiennitetsjubileum (1, 5 eller 10 år) Huskelapp Huskelapp ansatt Du kan gjøre utvalg på ansattes avlønningsform når du sender e-postvarsel. F.eks. kun sende varsel vedr. fastlønnede og timelønnede, men ikke vedr. provisjonslønnede. Merk at det er 2 forskjellige hendelser å abonnere på avhengig om angitt huskelapp er registrert med henvisning til en ansatt eller ei (i praksis bør du med andre ord aktivere begge hendelsene hvis du ønsker å benytte deg av varslingen). Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer 5

7 Abonnement e-postvarsel til flere mottakere Du kan nå velge å sende samme e-postvarsel til flere mottakere. F.eks. både til avdelingsleder og personalavdelingen (angitt som spesifisert mottaker). Ønsker du det, oppretter du en hendelse pr mottaker. 6 Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer

8 Rapporter Lønnslipp som PDF pr ansatt Det er lagt inn ny utsendelsesmetode for lønnslipp Publiser PDF på filområdet (angitt i firmaopplysninger). Når du velger denne utsendelsesmetoden blir det lagd en PDF-fil pr ansatt pr lønnskjøring (fremkommer av navnet på filen). Vi benytter det område som du har angitt i firmaopplysninger i feltet Sti for eksport av rapporter. Lønns- og trekkoppgave Lønns- og trekkoppgave til ansatt som har sluttet skrives ut på papir, istedenfor eventuelt å sende det til Visma HR & Travel som vedkommende fort vekk ikke har tilgang til lengre. Du kan nå skrive ut Lønns- og Trekkoppgave med engelsk layout (RF-1015E). Ansatte du har krysset av for Lønnsslipp m.m. på engelsk, vil få engelsk layout. Endringsoppgave Lønns- og trekkoppgave og Årsoppgave Du kan nå legge inn flere lønnskjørenummer når du skriver ut endringsoppgave for lønns- og trekkoppgave eller årsoppgave (for eksempel eller 13,14 ). Kontrolliste før innsending av lønns- og trekkoppgave til Altinn Vi har lagd en ny rapport vi anbefaler alle å kjøre ut før innsending av lønns- og trekkoppgaver. Rapporten Kontrolliste før innsending av lønns- og trekkoppgave til Altinn ligger i utskriftsentralen under mappen Årsrapporter. Denne rapporten skriver ut feilliste over data som vil gjøre at innsending til Altinn feiler. Renter betalte Elektronisk innrapportering av renter er nå ikke mulig. Denne rapporten er fjernet. Du må registrere renter manuelt i Altinn. Du kan skrive ut rapporten Renter betalt, Oversikt. Denne finner du i Utskriftsentralen i mappen Årsrapporter. Rapporten skriver ut saldo og påløpt renter for valgt år i utskriftsdialogen, for lån som ligger på den ansattes faste lønnstransaksjoner. Timer til gode Det er lagt inn en ny rutine / rapport for å overføre timer til gode (innarbeidede - avspaserte timer) fra et lønnsår til neste lønnsår. Rapporten finner du under Årsrapporter i utskriftssentralen. Rutinen finner antall innarbeidede timer avspaserte timer forrige år, og legger timer til gode inn på ønsket lønnskjøring (januar år etter). Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer 7

9 Lønnslipp Du kan gjøre utvalg på ansattes Ansettelsesforhold når du skriver ut lønnslipper. Tanken bak det er å kunne publisere lønnsslipper til fast ansatte i Visma HR & Travel (tidligere kalt Visma Ansattportal), mens lønnsslipper for vikarer og andre distribueres på e-post / papir. NB! Ved utskrift av lønnsslipper har det nederste valget i feltet Utsendelsesmetode endret navn og funksjonen er forbedret. Ledeteksten Klargjør for publisering til Visma Ansattportal er nå endret til Klargjør for HR & Travel / send på e-post, skriv ut resten. Dette valget er tenkt å gjøre akkurat hva du ønsker i en operasjon! Valget gjør følgende Klargjør lønnsslipper for publisering vedr. ansatte som er angitt å benytte Visma HR & Travel Sender lønnsslipp på e-post vedr. ansatte som er angitt med publiser lønnsslipp elektronisk (men som ikke benytter Visma HR & Travel) Skriver ut lønnsslipper på skjerm/papir vedr. ansatte som ikke ønsker elektroniske lønnsslipper Terminoppgave Visma Avendo Lønn har nå tilrettelagt for utenlandske arbeidstakere med særskilt prosent (7 %) på terminoppgaven. Følgende felt må være utfylt: Ansatte som faller inn under aktuelle regler må markeres. Dette gjør du i nytt felt under Forskuddstrekk / Feriepengeopplysninger. 8 Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer

10 Grunndata / Firmaopplysninger / Lønnsår / Satser og grenser, feltet Utenlandske arbeidstakere særskilt AGA fylles ut med rett prosent (p.t 7%). Om det registreres sykepenger refundert av NAV på en UTL1 ansatt, må dette registreres på en egen lønnsart. Hvilken lønnsart du benytter til formålet, må angis under Grunndata / Firmaopplysninger / Lønnsår / Lønnsart. Mange kunder har lønnsart for refusjon sykepenger som lønnsart 99, og lønnsart 98 ledig. Vi anbefaler i så fall at lønnsart 99 kopieres til lønnsart 98, og at du angir lønnsart 98 i feltet Refusjon NAV sykepenger UTL1. Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer 9

11 Fraværsrapporter Hastighet på rapporten SSB egenmeldt fravær er forbedret. Det er lagt inn to nye fraværsrapporter (lagd i Visma Rapportering). Fraværsstatistikk NAV (Visma Rapportering) Fravær i prosent Fraværsstatistikk NAV (Visma Rapportering) er en raskere rapport enn den gamle (som vi likevel har beholdt), i tillegg har den en annen layout. Rapporten Fravær i prosent vil raskt og tydelig vise deg fraværsprosenten Pr avdeling (og totalt for hele virksomheten), spesifisert innenfor o Egenmelding o Sykmelding o Barns sykdom Du kan også få splittet fraværet i korttidsfravær og langtidsfravær. Hvor grensen for antall dager går, angir du i utskriftsdialogen. Ferie og andre fridager (permisjoner) vil ikke påvirke rapporten! Ferie vil redusere avtalte dagsverk men naturlig nok ikke fremkomme som fraværsdager. Vi har tro på at mange vil foretrekke Fravær i prosent som sin foretrukne fraværsrapport. Ved å klikke på (et av) avdelingens tall, vil du få opp hver enkelt ansatts data (drilldown). 10 Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer

12 FORBEDRINGER Ansatt Feltet Til Visma HR & Travel har endret navn til Til HR & Travel / Expense. Dersom du ikke benytter deg av integrasjonen, vil ikke feltet være krysset av når du oppretter nye ansatte. Fravær Tolkningen for når 2 sykefravær skal ses i sammenheng er justert. Om det er 16 dager i mellom fraværstilfellene, blir de sett på som 2 separate fraværstilfeller. Med dette skal det stå 16 dager i feltet på aktuelle fraværskoder. Fraværsmal På fraværsmal 99-Standard fraværsmal 6-dagers uke er det rettet feil i til-dato i malen. Tilfellet hadde dato og til dato Rapporter Lønns- og trekkoppgave til fil Når du overfører Lønns- og trekkoppgave til fil GAXDFLT blir fødselsnummer som er registrert i firmaopplysninger skrevet i fila når ikke juridisk org.nummer er utfylt. AA-register pr. uke Nå blir timene på alle transaksjonene i perioden summert på rapporten. Fraværsstatistikk (NAV) Har du en egenmelding knyttet til en sykemelding blir nå antall tilfeller riktig på rapporten. VISMA Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer 11

13 SSB / AA-Opplysninger NAV / AA-registeret har bedt oss fjerne muligheten til å taste inn Korreksjon i feltet Meldingstype under engasjementer da denne ikke skal benyttes. Oppfølging legemeldt sykefravær Rapporten skriver nå fraværsgraden i feltet Frav.grad pr. dato ut i fra hvilken dato som er valgt i utskriftsdialogen. Rapporten tar hensyn til egenmelding når denne er et knyttet tilfelle til en sykemelding. Fravær Feltet Gjenta fraværstilfelle under repeterende tilfeller i fraværsregistrering er nå tilgjengelig. Abonnement e-postvarsel oppfølging sykmeldte Varslingstype Oppfølging sykefravær hendelse 1-6 tar nå med varsler på sykefravær som starter med egenmelding når dette er knyttet tilfelle. Bankliste Har du flere lønnskontosett kan du nå ha forskjellige kontoer for lønn men samme konto for forskuddstrekk. Lønnsslipp Du får nå sendt lønnslipp på e-post til ansatte som har 9 siffer i ansattnummer. Fødselsdag- og jubileumsliste Avkrysningsfeltet "Kun runde årstall" i utskriftsdialogen er erstattet med feltet jubileumsår hvor du kan velge jubileumsår selv. På jubileumslisten er det lagt inn et avkrysningsfelt i utskriftsdialogen Benytt ansiennitetsdato. Krysser du i feltet beregner Visma Avendo Lønn ut i fra feltet ansiennitetsdato på de ansatte, om ikke benyttes ansattdato. FNO Bransjestandard elektronisk Antall timer en ansatt jobber pr år, skal oppgis eksklusiv ferie. Feltet vi legger ut i filen (timer-arsverkansatt) er derfor ansattes Ant.t.pr. mnd ganget med 11 (og ikke 12 som tidligere). 12 Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer

14 Påleggstrekk Påleggstrekk har endret navn til Utleggstrekk for skatt og avgift. Visma HR & Travel Visma Ansattportal har byttet navn til "Visma HR & Travel". Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer 13

15 GRUNNDATA OG SATSER Lønns- og trekkoder LT-kode 210 Uførepensjon til personer over 67 år og LT-kode 242 Skattefritt ektefelletillegg er lagt inn i grunndata. Fagforeningsfradrag Satsen for fradragsberettiget fagforeningskontingent blir satt til kr 3.850,- for inntektsåret Statens satser for kilometergodtgjørelse fra 1. januar 2013 Satsen økes til kr. 4,05 for de første km, og til kr. 3,40 for overskytende. Nye satser er lagt inn på lønnsarter når du oppretter nytt firma. Satser og regler er som kjent alltid oppdatert ved bruk av Visma Travel Expense / Visma.net Expense. Eksisterende kunder må endre satsen selv når du er ferdig registrert på 2012 (standard lønnsart 100 og 101). Grensebeløpet for listepris bil Fordelen ved privat bruk av firmabil fastsettes til 30% av bilens listepris som ny, inntil kr ,-. Gjelder for inntektsåret Lønnsår Grunnbeløp pr blir satt til kr ,-. Normrente Normrentesats blir oppgradert, fastsatt til og med 3. termin Visma Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer