Nyheter og forbedringer versjon 7.51 Visma Avendo Lønn

Transkript

1 Nyheter og forbedringer versjon 7.51 Visma Avendo Lønn Desember 2010

2 INNHOLD Innledning... 2 Nyheter... 3 Skattetrekktabeller for Lønns og trekkoppgave og Årsoppgave for Status min lønnsklient Nøkkeltall...3 Pensjonsrapport - ny bransjestandard...3 Oppfølging av sykmeldte...3 Nytt fraværsskjema til NAV (inntekts- og trekkopplysninger)...4 ENDRINGER / FORBEDRINGER... 5 Fødselsnummer /Bankkonto på lønnsslipper...5 Kryptert / passordbeskyttet lønnsslipp (og lønns- og trekkoppgave)...5 Ansatt historikk...5 Terminoppgave til AltInn, beregningsform EE...5 SSB lønnsstatistikk...5 Import av fraværstransaksjoner...5 Regenerering av lønnsslipp...5 Telepay format V SSB egenmeldt fravær / knyttet fravær...6 Fraværsregistrering...6 Hendelsesstyrt varsling (abonnement e-post varsling)...6 Utskrifter...6 Grunndata og satser... 7 Lønnsart...7 Kommuner...7 VISMA Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer 1

3 INNLEDNING Dette dokumentet beskriver endringene som er implementert i Visma Avendo Lønn versjon Vi anbefaler at du tar deg tid til å lese igjennom alle punktene før du starter å bruke Visma Avendo Lønn versjon Da er du sikker på at du ikke går glipp av rutiner/nyheter som er nyttige for deg og din bedrift. De største endringene er: Skattetrekktabeller for 2011 Tilpasset lønns- og trekkoppgaver / Årsoppgave for 2010 Nytt oversiktsbilde ved oppstart av firma, Nøkkeltall Automatisk oppfølging av sykmeldt ihht lover og regler Ny pensjonsrapport (ny bransjestandard) Fødselsnummeret skrives på lønnsslippen Lønnsslipper på e-post sendes alltid kryptert (lønns- og trekkoppgaver tilsvarende) Merk: Du må lese "Installasjonsveiledning" nøye før du oppgraderer til versjon Merk: Du må minimum ha versjon 7.45 for å kunne oppgradere til versjon På Visma Infoline kan du lese om lønnsfaglige og programrelaterte emner. 2 VISMA Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer

4 NYHETER Skattetrekktabeller for 2011 Denne versjonen er tilrettelagt for nye skattetrekktabeller for Lønns og trekkoppgave og Årsoppgave for 2010 Denne versjonen er tilrettelagt for lønns- og trekkoppgave og årsoppgave for Status min lønnsklient Nøkkeltall Ved oppstart av Visma Avendo Lønn får du en oversikt over statusen på ditt firma. Oversikten viser lønnskostnader hittil i år (kontra 2 siste år), antall fraværsdager i inneværende og forrige måned (vs i fjor), status på dine lønnskjøringer, samt status vedrørende innsendelse av terminoppgaver. Vedrørende lønn og fravær, kan du klikke på ulike felt og selv bestemme hva du vil se av informasjon. Bildet finner du også i menyvalget Forespørsel / Nøkkeltall. Hvis du ikke ønsker at dette bildet skal vises ved oppstart, kan du slå det av. Gå til Grunndata / Firmaopplysninger / Oppsett / Info.meldinger og fjern krysset for Vis skjermbilde ved pålogging av firma. Merk! For at oversikten skal vise at lønnsslipper er overført til Visma Ansattportal, må du i tillegg til å publisere lønnsslipper, klikke på sjekk status (knappen under i samme skjermbilde). Pensjonsrapport - ny bransjestandard Finansnæringens hovedorganisasjon (FNH) har sammen med de fleste pensjonsaktører utarbeidet en ny felles pensjonsrapport (OTP). Visma Avendo Lønn versjon 7.51 har støtte for den. Hør med din pensjonsaktør om de har støtte for ny bransjestandard, evt. når det vil skje. Du finner 2 rapporter i mappen Pensjonsrapporter. Rapporten FNH bransjestandard skriver ut data på skjerm / papir. Rapporten FNH bransjestandard elektronisk lager ønsket xml fil, som du deretter sender inn. Når xml-fil skal lages, angir du plassering og ønsket filnavn i feltet Filnavn. Oppfølging av sykmeldte Nå kan du bruke Visma Avendo Lønn som et godt hjelpemiddel vedrørende oppfølging av sykmeldte. Systemet har støtte for NAVs krav rundt aktiv oppfølging av langtidssykmeldte ansatte. Utdrag av regelverket Oppfølgingsplanen skal være ferdig utarbeidet etter 6 uker. Dialogmøte 1 skal avholdes etter 12 uker. Dialogmøte med NAV skal avholdes etter 26 uker. Informasjonsmøte innen 52 uker Alt dette er det enkelt å få Visma Avendo Lønn til å varsle. VISMA Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer 3

5 Varslingen (oppfølgingen) er basert på samme prinsipper som Hendelsesstyrt varsling (hvor du kan få Visma Avendo Lønn til å sende e-post i forkant av utløpt prøvetid, vikariat, permisjon, jubileer og lignende). Du registrerer fraværet på vanlig måte, så sender løsningen ut e-post når fraværet når ulik lengde! I oppsettet angir du hvem som skal få e-posten, for eksempel personalansvarlig eller den ansattes avdelingsleder. Oppsett Under Grunndata / Firmaopplysninger / Diverse registre / Oppfølging sykefravær ligger det ferdig definert forslag til når fravær skal følges opp. Du kan selv endre tekst eller antall uker (For eksempel når regelverket endres, slik det er varslet for neste år). Du kan legge inn inntil 6 varslinger (hendelser) pr. fraværstilfelle. Visma Avendo Lønn legger inn Oppfølgingsplan, Dialogmøte 1, Dialogmøte 2 NAV og Informasjonsmøte som standard i hendelse 1-4. Fraværsregistrering I fraværsregistrering er det lagt inn en ny fane Oppfølging sykefravær. Har du registrert legemeldt sykefravær vises fraværet i denne fanen. Når du er ferdig med oppfølgingen av en hendelse, angir du dato for dette, for eksempel i feltet Oppfølgingsplan dato. Oppfølging av sykefravær Automatisk oppfølging fra Visma Avendo Lønn baserer seg på rutinen hendelsesstyrt varsling, som du kan lese mer om nedenfor. Der angir du hvor mange dager før siste frist varselet (e-posten) skal gis. Hvis du for eksempel angir 7 dager, vil det vedrørende oppfølgingsplan (hvor siste frist er 6 uker), sendes en e- post når et fravær har vart i 5 uker. Rapporten Oppfølging sykefravær Det er lagt inn en ny rapport Oppfølging sykefravær (under fraværsrapporter i utskriftssentralen). Rapporten viser alt (legemeldt) sykefravær pr. dato som angis i utskriftsdialogen. Rapporten viser fraværets lengde per. dato (antall uker) og når siste frist for oppfølging av de ulike hendelser er. Når oppfølging er gjort (dato angitt), vises dette med et kryss (X) i rapporten. Nytt fraværsskjema til NAV (inntekts- og trekkopplysninger) Det er to nye skjemaer for Inntekts- og trekkopplysninger for arbeidstakere som skal ha sykepenger, foreldrepenger, svangerskapspenger, pleie-/opplæringspenger eller omsorgspenger. Du finner rapportene i fanen "NAV" i fraværsregistreringen. Skjema for trekkopplysninger blir skrevet ut etter skjema dersom de ansatte har trekkpålegg, bidragstrekk m.m registrert i faste transaksjoner. Hvis arbeidsgiver forskutterer lønn, skrives kun skjema ut (inntektsopplysninger). Det er lagt inn nye felt i utskriftsdialogen: Hvor lenge krever du refusjon utbetalt av NAV Mottar den ansatte naturalytelser E-postadresse (firmaets kontaktpunkt) NB! Dersom de ansatte har to eller flere trekk av samme type må du fylle ut skjema manuelt. 4 VISMA Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer

6 ENDRINGER / FORBEDRINGER Fødselsnummer /Bankkonto på lønnsslipper I tråd med nye lover og regler, skrives fødselsnummer på lønnsslipp. Bankkonto nummeret viser kun de siste 5 sifrene på lønnslippen. Kryptert / passordbeskyttet lønnsslipp (og lønns- og trekkoppgave) Nå blir alltid passord på lønnsslipper og lønns- og trekkoppgaver som sendes på e-post kryptert. Har du ikke registrert passord på den ansatte er det fødselsnummer til den ansatte som blir brukt som passord. Ansatt historikk Det er lagt inn et nytt felt i Ansattoversikten Dato endr. historikk. Dersom du endrer i et felt hvor historikk lagres, må du fylle ut dato for når endringen gjelder fra. Da vil historikken på de ansatte bli oppdatert korrekt. Historikk gjelder endring av feltene: Ansettelsesforhold, Arbeidsstatus, Stillingsbrøk, Avdeling, Prosjekt, Stilling, Stillingsbeskrivelse, Hovedarbeidssted, Kategori, Rapporterer til, Lønnstrinn, Kampanje, Ekstra1, Ekstra2, Ekstra3. PS! Når data er lagret, vil feltet Dato endr. Historikk i Ansattoversikten (fane 3) igjen være blankt, men du vil se at historikken er oppdatert (fane 8). Terminoppgave til AltInn, beregningsform EE Når du har beregningsform EE Kun innberetning av forskuddstrekk, ingen avgiftsberegning blir det nå lagt ut blankt i felt Del 2 Arbeidsgiveravgift i AltInn. SSB lønnsstatistikk Hvis du hadde stillingsbeskrivelse på over 40 tegn fikk du feilmelding når du sendte SSB-lønnsstatistikk (RA-0500) til AltInn, dette er nå rettet. Import av fraværstransaksjoner Ved import av fraværstransaksjoner CSV-fil, kan feltet fraværsgrad importeres. Regenerering av lønnsslipp Ved regenerering lønnsslipper, blir fortegnet på akkumulert forskuddstrekk satt riktig. Telepay format V2.01 Når du åpner filen i notisblokk vises ÆØÅ riktig. VISMA Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer 5

7 SSB egenmeldt fravær / knyttet fravær Fraværsrapportering til SSB teller nå antall tilfeller som en dersom to egenmeldingstransaksjoner er knyttet sammen. Du kan knytte dem manuelt i fraværsregistreringen eller sette opp kryss for automatisk knytting på fraværskoden. Fravær skjema Inntekts- og trekkopplysninger NAV Når du har registrert sykemelding på arbeidsgiverperioden og den ansatte jobber noen dager slik at arbeidsgiverperioden på 16 dager ikke er sammenhengende, tar nå Visma Avendo Lønn hensyn til den perioden den ansatte jobber på skjema Inntekts- og trekkopplysninger NAV / 02. Fraværsregistrering Viser nå riktig feriedager tilgode også før du har begynt å registrere ferie og fravær på nytt år. Hendelsesstyrt varsling (abonnement e-post varsling) Denne rutinen er forenklet. Når du skal registrere en ny varsling (under Verktøy / Administratorfunksjoner / System / Abonnement e- post varsling), gjør du det via knappen øverst til venstre i bildet: "Opprett abonnement e-postvarsel". Velg hva som skal varsles (varslingstype), og angi hvor mange dager før hendelsen e-posten skal sendes. Feltene i gruppeboksen "Kriterier for gjentatte varsler" gjelder kun for terminoppgave, skattekort og brukerdefinerte, slik at disse feltene vil være nedtonet dersom du velger en av de andre varseltypene. Hvis det IKKE er den ansattes avdelingsleder som skal få varslingen, må du endre e-postmottaker. Dette gjør du ved å dobbeltklikke (eller trykke <F7>) i feltet Varslingstype. Varsling er noe du bør sette opp serveren til å gjøre hver dag. Altså sjekk om det er nye hendelser å varsle. Dette gjør du via knappen Registrere planlagt søk. Typisk en oppgave man automatiserer til å skje sent hver kveld eventuelt tidlig hver morgen (men ikke på et tidspunkt hvor Visma Avendo Lønn serveren kan være tatt ned pga backup-rutine). IT-ansvarlig eller forhandler kan hjelpe deg med det tekniske. NB! For at Visma Avendo Lønn skal vite leders e-postadresse, må ansvarlig leder være angitt i avdelingsregisteret (eventuelt prosjektregisteret). I tillegg må det være angitt e-post adresse på vedkommende i ansattregisteret. Utskrifter Lønns- og trekkoppgaver Når du sender lønns- og trekkoppgaver via e-post, blir nå fødselsnummeret skrevet på lønns- og trekkoppgaven. Lønns og trekkode 110 / 110A tar nå hensyn til hva du har satt opp på Spesif.nivå på lønns og trekkoden. 6 VISMA Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer

8 GRUNNDATA OG SATSER Lønnsart Ny lønnsart nr. 138 Trekkpliktig del dekket overtidsmat. Blir lagt inn på nytt firma. Ved bruk av Visma Travel Expense vil dekket beløp bli splittet i trekkfritt og trekkpliktig beløp i henhold til lover og regler. Lønnsarten ser slik ut: Kommuner Følgende kommuner har fått Adresse = c/o Kemneren i Follo, PB 510, Postnr 1411 Kolbotn Vestby 0213 Ski 0214 Ås 0215 Frogn 0217 Oppegård 0229 Enebakk Grensebeløpet for listepris bil Fordelen ved privat bruk av firmabil fastsettes til 30 % av bilens listpris som ny, inntil kr ,-. Fraværsmaler og fraværskalender Ved oppgradering blir kalenderen oppdatert med 2012, og systemets fraværsmaler (nr. 1 og 99) er oppdatert med helg- og helligdager. Fridager for 2012 blir kopiert ut på alle ansatte som har benyttet disse malene tidligere. Merk: Dersom du benytter andre fraværsmaler må du selv legge inn fraværsdager og oppdatere på riktig utvalg av ansatte via menyvalget "Rutiner/Fravær/Mal til ansattkalender". Postnummer Postnummer er oppdatert. VISMA Avendo Lønn - Nyheter og forbedringer 7