VEIVISER FOR SSB LØNNSSTATISTIKK I HOGIALØNN PÅ FIL

Transkript

1 VEIVISER FOR SSB LØNNSSTATISTIKK I HOGIALØNN PÅ FIL Med HogiaLønn kan du enkelt få laget SSB lønnsstatistikk som du kan sende inn på fil til Statistisk Sentralbyrå. Kort fortalt må følgende gjøres: - Bestemme hvor filen skal lagres - Innstillinger i Firmaopplysningene - Angi felt på lønnsartene - Legge inn opplysninger på de ansatte i ansattregisteret - Be om rapporten Her følger en detaljert beskrivelse: Hvor skal filen lagres Gå inn på Arkiv, Innstillinger, skillekortet Program/data: Når du markerer Mappe for SSB-statistikk får du opp forslag på hvor filen skal lagres. Om du ønsker å legge den i en annen mappe, velger du dette ved å klikke på Endre, Bla osv.

2 side 2 Firmaopplysninger Skillekortet statistikk: Kryss av i ruten som heter SSB s lønnsstatistikk. Du kan også fylle ut feltet Kode for arbeidsgiverorg. Koden består av inntil 4 siffer. SSB s rettledning forteller hva som evt. skal oppgis.

3 side 3 Arbeidssted Den juridiske enheten(foretaket) er den som er oppgavepliktig etter loven. Det betyr at det er foretaket som står som avsender. Men under foretaket finnes det en eller flere virksomheter(bedrifter). Dvs. det er alltid minst en virksomhet(bedrift). Slik forklares det hos NAV: Organisasjonsnummer og bedriftsnummer Alle foretak som er registrerte som arbeidsgiver i Enhetsregisteret, eller som driver økonomisk aktivitet uten noen ansatte, har fått tildelt to eller flere organisasjonsnumre, av Enhetsregisteret. Et organisasjonsnummer er registrert på det juridiske foretaket og det eller de andre organisasjonsnumrene er registrert på virksomheten(e). Arbeidsgivere med flere bedrifter Når et foretak driver sin virksomhet på forskjellige adresser (geografisk atskilte steder), skal hver virksomhet (bedrift) registreres med et eget organisasjonsnummer. Unntak fra denne regelen har, blant andre, transport-, bygg- og anleggsvirksomhetene. For disse næringene skal det bare registreres én virksomhet, fortrinnsvis der avdelings- eller administrasjonskontoret befinner seg. Foretak som driver virksomheter i ulike bransjer på samme adresse skal også registreres med forskjellige organisasjonsnumre hvis hver bransje sysselsetter minst fem personer. Et eksempel på dette er et bakeri som i tillegg til produksjon av bakervarer også på samme sted driver kafé. Statistikk skal leveres pr. virksomhet(bedrift)/arbeidssted. I arbeidsstedsregistret må derfor virksomhetens(bedriftens) organisasjonsnummer legges inn. Dette organisasjonsnummeret ligger her under Bedriftsnummer. Foretakets organisasjonsnummer ligger under Org. Nummer. I arbeidsstedsregistret blir det som følger: Foretak med en virksomhet(bedrift) Her ligger Foretakets organisasjonsnummer som organisasjonsnummer og Virksomhetens(Bedriftens) organisasjonsnummer som Bedriftsnummer. Det er Bedriftsnummer som blir brukt i overføringen til Altinn for å identifisere Virksomheten(Bedriften).

4 side 4 Foretak med flere virksomheter(bedrifter) Dersom det er flere virksomheter(bedrifter) og vi ser på en av de andre, kan det se slik ut: Her ligger Virksomhetens(Bedriftens) organisasjonsnummer både som Organisasjonsnummer og Bedriftsnummer organisasjonsnummer.

5 side 5 Lønnsarter Du har her et skillekort som heter SSB. Du krysser av for hva lønnsarten skal påvirke i statistikken. Timelønn (lønnskode 0010) antall og beløp: Her skal du krysse av dersom lønnsarten skal behandles som timelønn i statistikken. Skal også inkludere akkordutbetalinger. Se rettledning fra SSB for nærmere spesifikasjon. Fastlønn (lønnskode 0020) beløp: Her skal du krysse av dersom lønnsarten skal påvirke hva som skal ansees som fastlønn i statistikken. Fastlønn på statistikken regnes ut som følger: Om avlønningsform på den ansatte er 1 - Fast lønn, så vil systemet hente beløp fra formelen på lønnsarten som har kryss for fast lønn. Eks. om Anna har kr ,- i feltet for P1 (Personlig opplysning 1) og lønnsart 030 har kryss for fast lønn og formelen på lønnsarten er basert på P1 vil systemet hente opp kr.21000,- som fast lønn på Anna. Dersom hun i tillegg har kr. 123,- i feltet for P3 (Personligopplysning 3) og lønnsart 010 har kryss for fast lønn og formelen på lønnsarten er basert på P3, vil systemet hente opp kr. 123,- i tillegg slik at total fast lønn på Anna vil bli kr ,- Overtid (lønnskode 0035) antall og beløp: Her skal du krysse av dersom lønnsarten skal behandles som overtid i statistikken. Det er den samlede overtidsutbetalingen som skal med ikke kun tillegget.

6 side 6 Uregelmessige tillegg (lønnskode 0037) beløp: Her skal du krysse av dersom lønnsarten skal behandles som uregelmessig tillegg i statistikken. Uregelmessig tillegg kan være f.eks. Utkallings-, vakt-, skift-, sone-, smuss-, og offshoretillegg. Se rettledning fra SSB for nærmere spesifikasjon. Bonuser o.l. (lønnskode 0038) beløp: Her skal du krysse av dersom lønnsarten skal behandles som bonus i statistikken. Bonus o.l. omfatter betalinger som ikke vedrører en enkelt lønnsperiode. Herunder kommer bonus, produksjonstillegg, gratialer, overskuddsdeling, provisjon, tantieme og lignende. Se forøvrig SSB s rettledning. Utvalgte summer 1 (lønnskode 0040) og utvalgte summer 2 (lønnskode 0041) beløp: Her skal du krysse av dersom lønnsarten skal inn i en av disse summene i statistikken. Hva som skal inn i summene varierer fra bransje til bransje. Rettledningen fra SSB forteller hva som skal med i hver enkel bransje. Ansattregister Nede på første skillekortet Ansatt, finnes det et felt som heter Andel stilling i %. Her angir du om den ansatte er hel- eller deltidsansatt ved å angi en prosentsats i feltet. 100 om heltidsansatt, 50 om deltidsansatt osv. I feltet Stillingsbeskrivelse angir du stillingsbetegnelsen.

7 side 7 Det finnes også en knapp som heter Statistikk. Klikk på denne: Hak av på med i SSB. Angi Stillingskode med inntil 4 siffer. Se SSB s rettledning for å finne riktig stillingskode. Avtalt arbeidstid pr. uke angis i antall timer. Jobbstatus angis med en av følgende koder: 1 - Lønnstakere uten lederstatus 2 - Leder i en undergruppe 3 - Leder av gruppe 4 - Leder av gruppeledere 5 - Lærlinger 6 - Personer med eierandel i bedriften på mer enn 50 prosent. 7 - Ferievikarer 8 - Lønnstakere på arbeidsmarkedstiltak 9 - Lønnstakere på permisjon Se forøvrig SSB s rettledning Ansettelsesforhold angis med en av følgende koder: 1 - Fast stilling 2 - Midlertidig stilling Se forøvrig SSB s rettledning

8 side 8 Skiftarbeid angis med en av følgende koder: 1 - Ikke skiftarbeid 2 Arbeid offshore 3 - Helkontinuerlig skiftarbeid 4 - Døgnkontinuerlig skiftarbeid 5-2-skift Se forøvrig SSB s rettledning Avlønningsform angis med en av følgende koder: 1 - Fast lønnet 2 - Timelønnet 3 - Provisjonslønnet Se forøvrig SSB s rettledning. Avlønningsperiode angis med en av følgende koder: 1 - Månedslønn, 12 ganger 2-14-dagers lønn 3 - Ukelønn 4 - Månedslønn, 12.5 ganger 5 - Månedslønn, 13 ganger 6. Timelønn 7. Provisjons- eller prosentlønn Se forøvrig SSB s rettledning. For å gjøre det enklere har vi gjort det slik at du får 1, 2 og 3 som forslag, dersom disse er angitt som lønnsperiode på den ansatte. Dvs. lønnsperiode Månedslønn, 14-dagers lønn eller ukelønn. Ansiennitet: Du får ansettelsesdato som forslag. Det som skal spesifiseres er den dato lønnstakeren første gang ble registrert i bedriftens lønnssystem (primært foretaket). Gir således bedriftsansienniet og ikke ansiennitet på stilling. Spesialopplysning 1-3: SSB s rettledning spesifiserer hva som evt. skal oppgis her. Dersom du oppgir Stillingstype (gjelder kun NHO medlemmer), vil koden bli lagt ut i filen som Spesialopplysning 1.

9 side 9 Ansatte som skal med på lønnsstatistikk i en annen bedrift enn der de har sitt arbeidssted. Dette kan være tilfelle ved bl.a. hjemmekontor eller ambulerende virksomhet. Ansatt Vilde har arbeidssted Bodø: I utgangspunktet står det også Bodø på Bedrift under Statistikk. Men hva gjelder innberetning på lønnsstatistikk tilhører hun Oslo. Du kan derfor velge å endre til Oslo.

10 side 10 Legge inn samme informasjon på flere ansatte Dersom du har flere ansatte det skal registreres samme informasjon for på Statistikk, kan du gjøre det ved å gå inn på knappen Spes. funk i ansattregisteret. Klikk på knappen og du kommer til: Når du har gjort utvalget av ansatte og lagt inn den informasjon som er felles, klikker du OK og de ansatte du har valgt blir oppdatert.

11 side 11 Rapporten Den finner du under Rapporter, skillekortet Statistikk. Når du klikker på SSB statistikk får du opp følgende valg: Dagens dato og klokkeslett kommer automatisk. Oppgavegiverens navn, adresse og organisasjonsnummer hentes fra firmaopplysningene. Dersom du benytter bransjeløsningen for regnskapskontor hentes opplysningene fra Arkiv, Regnskapskontor. Det er viktig at opplysningene tilhører oppgavegiveren. Angi så siste dato hittil verdier i statistikken skal gjelde for. Dvs. dersom statistikken skal gjelde for 2. kvartal, så skal siste dato være 30062xxx.

12 side 12 Siste utbetalingsdato: Dato for siste lønnskjøring. Hentes fra firmaregistret, men det er mulig å endre hvis datoen skulle være feil. Datoen brukes for å finne fram til verdier ved siste lønnskjøring. De ansatte som ikke har transaksjoner på siste lønnskjøring taes ikke med, kun med i hittil verdier. Versjon skal angis som følger: Skal ha verdien 1 ved første gangs innberetning. Ved omlevering skal denne oppdateres fortløpende. Dvs. ved første omlevering til 2, osv. Søkevei: Denne hentes fra det du anga under Arkiv, Innstillinger, Program/data. Klikk OK når du har gått igjennom alle feltene. Du kommer tilbake til Rapportmenyen og kan velge å skrive den ut (skape den) ved å klikke på skjerm eller fil. Dersom du angrer deg, kan du klikke på Avbryt istedet. Filen vil nå bli lagret og du vil få en rapport på skjermen/skriveren. Denne inneholder sammendrag av informasjonen som legges i filen. Lønnsstatistikken kan leveres på: - Skjema RA Filen som skapes i HogiaLønn legges som vedlegg. Du henter den fra mappen som ble angitt ut Arkiv, Innstillinger, Program/data, Mappe for SSB-statistikk. Filen heter SSB.TXT. Se neste side for ytterligere beskrivelse. - Filen kan også sendes på e-post til lonnstat@ssb.no. Du henter den fra mappen du har lagret den i. Filen heter SSB.TXT - Diskett/CD til SSB. Disketten/CD en skal ha påklistret etikett og vedlagt brev som gir opplysning om: Innsenderens navn (firma), kontaktperson og telefonnummer, 9-sifret organisasjonsnummer samt programvareleverandørens navn, i dette tilfellet Hogia Lønn AS. Filen må kopieres ut på diskett/cd fra mappen du har lagret den i Filen heter SSB.TXT.

13 side 13 Innlevering via skjema RA-0724 Fyll ut skjema: Klikk på Oversikt skjema vedlegg

14 side 14 Klikk på Velg filvedlegg og velg rett mappe: Marker filen, klikk Åpne og filen legges ved. Kontroller skjema og send inn.