Veiledning for KS fraværsstatistikk Del 2 - Beskrivelse av fraværsdatafilene

Transkript

1 Veiledning for KS fraværsstatistikk Del 2 - Beskrivelse av fraværsdatafilene Fraværsdata i KS hentes fra lokale lønnssystemer som skal overføres KS to ganger i året. Data leveres i maskinlesbar form leveres som 2 filer. Innholdet i disse filene deles opp i nøkkelbegreper, faste og variable opplysninger. Nøkkelbegrep er de begrep som faste opplysninger og variable opplysninger er knyttet til i databasen og forekommer i begge filene. Faste opplysninger er opplysninger knyttet til hver enkelt stilling ved rapporteringsperiodens utløp. Disse opplysningene skal også oppgis for arbeidstakere som overhodet ikke har hatt fravær. Variable opplysninger viser fraværsopplysningene over en tilbakelagt ettårsperiode fordelt på kvartal. Opplysninger her oppgis kun for arbeidstakere som har hatt fravær. Dataelementer Felt nr. Feltnavn 1. År 2. Brukernummer 3. Fødselsnummer 4. Stillingsnummer (løpenummer) NØKKELBEGREP (Er med i begge filer) 1

2 FASTE OPPLYSNINGER Felt nr. Felt navn 10 Utdanningskode 11 Stillingskode 12 Ansiennitet 13 Kjønn 14 Begynt dato 15 Dellønnsprosent 16 Tilsettingsforhold 17 Arbeidstid i full stilling 18 Ansettelsesforhold - Undervisning 19 Tjenestestedskode 20 Arbeidsstedets kommunenummer 21 Blank 22 Sentralkode 23 Kode for lønns-/personalsystem VARIABLE OPPLYSNINGER Felt nr Feltnavn 5. Fraværskode kvartal 2014 Antall fraværstilfeller kvartal 2014 Antall fraværsdager kvartal 2014 Antall tapte dagsverk kvartal 2015 Antall fraværstilfeller kvartal 2015 Antall fraværsdager kvartal 2015 Antall tapte dagsverk kvartal 2015 Antall fraværstilfeller kvartal 2015 Antall fraværsdager kvartal 2015 Antall tapte dagsverk kvartal 2015 Antall fraværstilfeller kvartal 2015 Antall fraværsdager kvartal 2015 Antall tapte dagsverk Feltbeskrivelsen ovenfor gjelder for begge de årlige innsamlingene av fraværsstatistikk. 2

3 Beskrivelse av feltenes innhold Feltnr. Feltnavn 1. År Årstall for innsamlingsår skal stå her. For statistikk som gjelder perioden fra og med 4. kvartal 2014 til og med 3. kvartal 2015 skal det stå Feltet er med i begge filene. 2. Brukernummer Feltet er med i begge filene. Se Del 1 i B-rundskriv nr. 200/2015 for detaljer. 3. Fødselsnummer 11 siffer for entydig identifikasjon av den enkelte arbeidstaker. Feltet er med i begge filene. 4. Stillingsnummer Løpenummer for å kunne skille flere arbeidsforhold en person kan ha i samme brukernummer. Løpenummer lages av oppgavegiver. Feltet er med i begge filene. 5. Fraværstype (variable opplysninger) Hver fraværstype har sin egen kode: Fraværskode Tekst 01 Egenmelding 1-3 dager 02 Sykefravær med varighet fra 1 til 3 fraværsdager. Kun med sykemelding 03 Sykefravær uten egenmelding med varighet fra 4 til 10 fraværsdager. Dersom det knytter seg egenmelding til sykefravær med varighet fra 4 til 10 fraværsdager skal man benytte kode 24 (IA- bedrifter) 04 Sykefravær uten egenmelding med varighet fra 11 til 40 fraværsdager. Dersom det knytter seg egenmelding til sykefravær med varighet fra 11 til 40 fraværsdager skal man benytte kode 25 (IA- bedrifter) 05 Sykefravær med varighet på over 40 fraværsdager. Dersom det knytter seg egenmelding til sykefravær med varighet på over 40 fraværsdager skal man benytter kode 26 (IA- bedrifter) 06 Lønnet permisjon pga. sykt barn og/eller lønnet permisjon på grunn av barnepassers sykdom 3

4 07 Lønnet svangerskapspermisjon og inntil 15 dagers svangerskapspengeperiode før fødsel. Også foreldrepermisjon skal føres her. 08 Lønnet omsorgspermisjon 09 Lønnet permisjon pga. adopsjon 10 Lønnet permisjon ikke nevnt andre steder 11 Permisjon uten lønn 24 Sykefravær med egenmelding med varighet fra 4 til 10 fraværsdager. Dersom det ikke knytter seg egenmelding til sykefravær med varighet fra 4 til 10 fraværsdager skal man benytter kode Sykefravær med egenmelding med varighet fra 11 til 40 fraværsdager. Dersom det ikke knytter seg egenmelding til sykefravær med varighet fra 11 til 40 fraværsdager skal man benytter kode Sykefravær med egenmelding med varighet på over 40 fraværsdager. Dersom det ikke knytter seg egenmelding til sykefravær med varighet på over 40 fraværsdager skal man benytter kode Utdanningskode Se Del 4 i B-rundskriv nr. 200/ Stillingskode Se Del 3 i B-rundskriv nr. 200/ Lønnsansiennitet Se Del 1 i B-rundskriv nr. 200/ Kjønn Kode for å angi kjønn. M for mann og K for kvinne. 14. Begynt dato Tidspunkt (mmåååå) for når arbeidstaker begynte hos sin nåværende arbeidsgiver. F.eks for arbeidstaker som begynte i juli 1996 hos sin nåværende arbeidsgiver. (For ordens skyld gjør vi oppmerksom på at datoformatet for dette feltet er forskjellig fra datoformatet for feltet med samme navn i PAI-registeret). 15. Dellønnsprosent (Deltidsprosent) Se Del 1 i B-rundskriv nr. 200/2015. Det er dellønnsprosenten pr som skal benyttes for statistikk som gjelder perioden fra og med til Tilsettingsforhold 4

5 Hver stilling skal tilhøre enten fastlønte ansatte (tilsettingsforhold F), timelønte over 14 timer per uke (tilsettingsforhold T), timelønte under 14 timer per uke (tilsettingsforhold B), vikarer (tilsettingsforhold V) og ansatte på pensjonistvilkår (tilsettingsforhold P). En vikar skal merkes V, uansett om vedkommende har fastlønn eller timelønn. Ansatte på pensjonistvilkår merkes P, uavhengig av om vedkommende er vikar eller ikke. 17. Arbeidstimer pr. uke ved full stilling For deltidsansatte skal det her føres opp arbeidstimer pr. uke tilsvarende full stilling. Se Del 1 i B-rundskriv nr. 200/ Ansettelsesforhold - Undervisning For undervisningspersonell skal denne fylles ut med «U» og for turnuspersonell skal denne fylles ut med «T». For andre arbeidstakere skal denne fylles ut med «R». Se veiledningens del 1 for detaljer. 19. Tjenestestedskode Se Del 5 i B-rundskriv nr. 200/2015. Husk at også undervisningspersonell må påføres tjenestestedskode. 20. Arbeidsstedets kommunenummer Her skal kommunenummeret som arbeidsplassen til arbeidstakeren ligger i, føres opp. (Arbeidsstedets kommunenummer må ikke forveksles med arbeidsgivers brukernummer). 21. Blank 22. Sentralkode Kode for datasentral/programleverandør som administrerer lønns-/personalsystemet som brukes. Se Del 2c i B-rundskriv nr. 200/ Kode for lønns- og personalsystem Kode for lønns-/personalsystem som brukes. Se Del 2c i B-rundskriv nr. 200/ kvartal - Antall fraværstilfeller Antall fraværstilfeller er definert i Del 1 av denne veiledningen. Vi gjentar likevel at et sammenhengende fravær alltid skal registreres som kun ett fravær selv om det knytter seg flere sykemeldinger til det kvartal - Antall fraværsdager Antall fraværsdager er definert i Del 1 av denne veiledningen kvartal - Antall tapte dagsverk Antall tapte dagsverk er definert i Del 1 av denne veiledningen. 5

6 kvartal - Antall fraværstilfeller Jfr. felt 30 ovenfor kvartal - Antall fraværsdager Jfr. felt 31 ovenfor kvartal - Antall tapte dagsverk Jfr. felt 32 ovenfor kvartal - Antall fraværstilfeller Jfr. felt 30 ovenfor kvartal - Antall fraværsdager Jfr. felt 31 ovenfor kvartal - Antall tapte dagsverk Jfr. felt 32 ovenfor kvartal - Antall fraværstilfeller Jfr. felt 30 ovenfor kvartal - Antall fraværsdager Jfr. felt 31 ovenfor kvartal - Antall tapte dagsverk Jfr. felt. 32 ovenfor. Recordbeskrivelse for faste opplysninger Her følger recordbeskrivelse for fraværsdata på maskinlesbar form. Tidligere er det angitt hvilke arbeidstakere som skal plukkes ut til databasen. Posisjon fra-til angir feltets posisjon på recorden. Type/lengde angir om feltet er numerisk (num) eller alfabetisk (alf). Lengden på feltet er angitt i parentes. Feltnr. Posisjon Type/lengde Navn fra-til Nøkkelbegrep: 6

7 Num (4) År Num (4) Brukernummer Num (11) Fødselsnummer Num (1) Stillingsnummer (løpenr.) Faste opplysninger: Num (3) Utdanningskode Num (4) Stillingskode Num (4) Ansiennitet Alf (1) Kjønn Num (6) Begynt dato Num (5) Dellønnsprosent Alf (1) Tilsettingsforhold Num (3) Arbeidstid i full stilling Alf (1) Ansettelsesforhold. Undervisning Num (4) Tjenestestedskode Num (4) Arbeidsstedets kommunenummer Blank Alf (1) Sentralkode Alf (1) Kode for lønns-/ personalsystem Nærmere om felt nr. 15 Dellønnsprosent Dersom en arbeidstaker f.eks. har en dellønnsprosent på 66,6 skal det til felt 15 overføres/tastes in Nærmere om felt nr. 17 Arbeidstid i full stilling Angir ukentlig arbeidstid med tre siffer, uten desimalskilletegn. Dersom f.eks. arbeidstid ved full stilling er 35,5 timer pr. uke for en arbeidstaker skal felt nr. 17 ha verdien

8 Recordbeskrivelse for variable opplysninger Her følger recordbeskrivelse for variable fraværsdata på maskinlesbar form. Den ansattes fravær skal summeres i fraværsfeltene og lagres i en record pr. fraværstype. Hver record skal ha sitt nøkkelbegrep her som for de faste opplysningene, samt kode for fraværstype. Det er i dag i bruk 14 fraværstyper. Dette antall kan endres senere. Dersom f.eks. en stilling i løpet av tellingsåret har hatt 4 ulike fraværstyper, skal vedkommende ha 4 records - en for hver fraværstype. Samtidig skal stillingen ha en record i filen med de faste opplysningene. Posisjon fra-til angir feltets posisjon på recorden. Type/lengde angir om feltet er numerisk (num) eller alfabetisk (alf). Feltlengden er angitt i parentes. Feltnr. Posisjon Type/lengde Navn fra-til Nøkkelbegrep: Num (4) År Num (4) Brukernummer Num (11) Fødselsnummer Num (1) Stillingsnummer (løpenr.) Variable opplysninger: Num (2) Fraværstype Num (2) Antall fraværstilfeller 4. kvartal) Num (2) Fraværsdager (4. kvartal) Num (2) Antall tapte dagsverk 4. kvartal Num (2) Antall fraværstilfeller (1. kvartal) (Num (2) Fraværsdager (1.kvartal) (Num (2) Antall tapte dagsverk (1. kvartal) (Num (2) Antall fraværstilfeller (2. kvartal) (Num (2) Fraværsdager (2. kvartal) (Num (2) Antall tapte dagsverk (2. kvartal) (Num (2) Antall fraværstilfeller (3. kvartal) (Num (2) Fraværsdager (3. kvartal) (Num (2) Antall tapte dagsverk (3. kvartal) 8

9 Fraværsopplysningene per kvartal skal plasseres på samme posisjon uavhengig av innsamlingsperioden. Dette betyr at for eksempel Antall Fraværstilfeller for 4. kvartal skal plasseres i samme posisjon (32) uavhengig av innsamlingsperiode. 9