KOMME IGANG! NYE HogiaLønn på. (praktiske tips)

Transkript

1 NYE HogiaLønn på KOMME IGANG! (praktiske tips) Her finner du tips til hvordan du skal begynne arbeidet med HogiaLønn, samt arbeidsgang for å lage en lønning.

2 Hvordan du KOMMER I GANG med NYE HogiaLønn! Starte HogiaLønn 3 Spørsmål? Trykk på F1-tasten 4 Opprette eget firma - Grunnregister - Firmaopplysninger - Innstillinger 5/6 Legg inn ansatte 7 Arbeidsgang ved hver lønnskjøring 8 Registrere en lønning 9/10 Kontrollere en lønning 11/12 Bekrefte en lønning 13 Skriv ut en lønning 14 Lykke til! Flere måter HogiaLønn kan støtte deg på 15 2

3 Starte HogiaLønn Når du har installert HogiaLønn blir det automatisk en snarvei på ditt skrivebord. Klikk på den for å starte systemet. Den ser slik ut: HogiaLønn Du kan også gå på Start, velge Programmer, og HogiaLønn. 3

4 Spørsmål? Trykk på F1-tasten! Hele brukerhåndboken ligger inne som hjelptekst i HogiaLønn. Trykk på tasten F1 på tastaturet, og du får opp håndboken med det aktuelle avsnittet. Er du for eksempel inne på Lag lønn, får du opp tekst som omhandler registreringen av neste lønning. Du kan også søke i hjelpteksten etter forskjellige emner. 4

5 Opprette eget firma Klikk på knappen Firma, og på knappen Nytt. Du får opp en dialogboks der du skriver inn navnet på firmaet du skal føre lønninger for: Klikk OK på følgende dialogboks: Forts. neste side 5

6 Opprette eget firma - forts. Klikk også OK i følgende bilde: Grunnregister I HogiaLønn finnes allerede innlagt et lønnsartsregister og et akkumulatorregister. Disse kopieres til det firma du legger inn i systemet. Dette trenger systemet for å lage de lønningene du ber om. Firmaopplysninger Du kommer automatisk inn i Firmaopplysninger når du har laget ditt firma. Her legger du inn navn, adresse og så videre om ditt firma. Innstillinger Du kommer automatisk inn i Innstilinger når du er klar med Firmaopplysninger. 6

7 Legg inn ansatte Klikk på knappen Ansatte. Du får opp en dialogboks som ikke inneholder noen ansatte. Klikk på knappen Ny, og du får en dialogboks der du kan legge inn opplysninger om den enkelte ansatte. Tips: Husk - feltet ansattidentitet kan ikke endres siden! Når du har lagt inn de ansatte, er du klar for å registrere den første lønningen. 7

8 Arbeidsgang ved hver lønnskjøring Start i Lag Lønn med å registrere lønn på de ansatte. Velg Kontroll for å kontrollere registreringene og for å oppgi periodedato. Hvis du finner feil eller mangler går du tilbake til Lag lønn, og gjør korrigeringer. Så tar du igjen og ber om en Kontroll. Dette kan du gjøre så mange ganger du vil, helt til alt er rett og klart for utbetaling.ta sikkerhetskopi. Det gjør du under Arkiv og Sikkerhetskopiering. Hvis Kontrollen er OK, velg Bekreft for å bokføre lønnen og gi utbetalingsdato. Det er nå klart for å ta ut alle rapporter. Ta ut rapporter for denne lønnskjøringen. Et minimum er: bankliste til banken bankliste til arkivering lønnsslipp til ansatte lønnsslipp til arkivering regnskapbilag til regnskapet 8

9 Registrere en lønning Første gangen du skal registrere en lønning, må du legge inn alt. Det vil si alle faste utbetalinger og trekk, slik som månedslønn. Dette gjelder kun første gangen. Siden registrerer du kun endringene. For å registrere en lønning, velger du knappen Lag lønn. Du får en dialogboks med følgende felt: 9 Forts. neste side

10 Registrere en lønning - forts. HogiaLønn foreslår den første i ansattregisteret. Du kan begynne registreringen på den, eller velge en annen ansatt. For å registrere linjer dobbeltklikker du i feltet under teksten Lønnsart. Feltet endres slik at du kan klikke på pilen til høyre i feltet for så å velge en lønnsart. For eksempel Månedslønn. HogiaLønn henter beløp for Månedslønn fra den ansatte. Forskuddstrekk, bidragstrekk og restskatt trenger du ikke selv registrere her. Det gjør HogiaLønn automatisk hvis du har lagt det inn på den ansatte. Når du har registrert alt på en ansatt, klikker du på knappen Ok & Neste. Du får da følgende spørsmål: Hvis du vet at alt er klart, klikker du på Ja. Du kan fortsatt registrere mer på den ansatte hvis det viser seg nødvendig. Vet du helt sikkert at du må registrere mer på den ansatte før den neste lønningen er klar, klikker du på knappen Nei. Eventuelt også om den ansatte IKKE skal få lønn denne gangen. Slik fortsetter du til alle ansatte er blitt registrert. Da klikker du på Avbryt og Lukk. 10

11 Kontrollere en lønning Nå bestiller du en Kontroll ved å klikke på knappen Oppgi hvilken periode den registrerte lønningen gjelder for. Normalt er dette neste lønning. Du kan la det være krysset av for alle ansatte. HogiaLønn vil bare utbetale til de ansatte som du i registreringen har svart Ja på, at er "Klar for godkjenning". Du får en liste på skjermen som viser hvilke ansatte og hva som blir utbetalt: Forts. neste side 11

12 Kontrollere en lønning - forts. Gå igjennom listen og se at alt er rett. Finner du feil, velg Lag lønn igjen. Hent opp den ansatte og gjør dine korrigeringer. Bestill så en ny Kontroll. Dette kan du gjøre flere ganger, helt til alt er riktig. Når alle ansatte er med og med riktige lønninger på denne Kontrollen, er du klar for å Bekrefte slik at alle rapporter blir oppdatert. Men først bør du ta en sikkerhetskopi. Det gjør du under Arkiv og Sikkerhetskopiering. 12

13 Bekrefte en lønning Når det er gjort, klikker du på knappen Oppgi dato for utbetaling av den aktuelle lønning i bildet under: Når du klikker på OK får du en kvittering på skjermen. Sammenlign gjerne summene med summene på utskriften Kontroll, for å se at du har samme antall ansatte og summer. Stemmer dette, er du nå klar for å ta ut rapporter. 13

14 Skrive ut en lønning Klikk på knappen Rapporter: Du får opp alle skillekortene der du bestiller utskrifter. Den mest vanlige etter en lønnskjøring finner du på første skillekort. Kryss av for de rapportene du ønsker. Tips: Alle rapporter kan taes ut flere ganger og så ofte du vil. Når du har skrevet ut alt du trenger, er du ferdig med denne lønningen. Neste gang du skal lage en lønning, er det kun endringer du trenger å gjøre under knappen Lag lønn. Lag lønn er allerede nå klargjort slik at du kan begynne registreringen av neste lønning. 14

15 LYKKE TIL! Vi ønsker deg Lykke til! med igangsettelse og bruk av det nye programmet, men glem ikke at HogiaLønn har flere måter for å hjelpe deg og støtte deg videre. HogiaLønn tilbyr 2 viktige avtaler som gir ekstra brukerglede: BRUKERSTØTTEAVTALE Med Brukerstøtteavtale kan du alltid være trygg. Du får hjelp pr. telefon eller e-post når du trenger det. For eksempel ved installasjon av program, oppdateringer og oppgraderinger, samt praktiske spørsmål i forbindelse med lønnsføring. Det er frivillig å tegne denne avtalen. VEDLIKEHOLDSAVTALE Med Vedlikeholdsavtale kan du alltid være trygg. Du får automatisk ny versjon når det er endringer. For eksempel ved endringer i arbeidsgiveravgiften, endrede satser for dietter, samt nye skattetabeller og lønns- og trekkoppgaver ved årsskiftet. Avtalen er pliktig. Begge avtaler er kostnadsfrie i kjøpsmåneden og måneden etter. 15

16 Hogia Lønn AS Sandakervn. 76E Postboks 4487 Nydalen 0403 Oslo Tlf.: Fax: E-post: