Pensjonsinnberetning til Vital

Transkript

1 Pensjonsinnberetning til Vital Sist endret à jour vs Visma Lønn versjon 7.30 Nyttig dokument som tar sikte på å gi deg den informasjonen du trenger for å rapportere pensjonsgrunnlag til Vital. Nyttig å vite Hva Konseptet i Visma Lønn Kommentar Hvem rapporteres Ansatte med hake for pensjonsinnberettes (fane3) NB! En person som er innmeldt, blir ikke utmeldt fordi haken fjernes Innmelding nytt medlemskap Ansatte som er opprettet med en ansattdato i perioden det rapporteres for, vil bli rapportert som nye ( innmelding nytt medlemskap ) NB Skulle det være behov for å sette innmelding manuelt: Sett hake i feltet innmeldt nytt medlemskap (felt du kan få frem i et tabelloppsett i ansattregisteret). Utmeldinger - Ansatt meldes utmeldt måneden etter de har sluttet - Ønskes ansatt utmeldt av andre årsaker, må gjøres manuelt til Vital (f.eks som følge av < 20% grense) Person med sluttdato i april blir mao. utmeldt i mai, og fra juni av utelatt fra rapporteringen TIPS! Rapporten Vital lønnsgrunnlag viser ansatte som har jobbet mindre enn 20% stilling siste 12 måneder Rapporteringsperiode Pr måned angis i feltet Periode, dato til/fra i utskriftsdialogen (tar med aktuelle lønnskjøringer ut fra lønnskjøringenes utlønningsdato ) NB! Rapportering i ettertid (uttrekk måneder tilbake i tid) Dette er enkelt å få til, men det er et par små ting å være klar over. Ansattes lønnsgrunnlag og stillings% vises ut i fra perioden det rapporteres for f.eks i juli ta ut for årets 6 første måneder (som 6 rapporter). NB! Har du ansatt som begynte f.eks i april, må du fjerne pensjonsinnberettes haken på vedkommende når du rapporterer for perioder før vedkommende begynte. Når du etter hvert skal rapportere for april, haker du av ansatte som har begynt i perioden da vil de bli innmeldt i ordningen. NB! Hvis du har behov for å lage fil til Vital Finn frem feltet innmelding nytt

2 Ved behov for å kjøre ut samme rapport (utrrekk) på nytt for en periode på nytt, må du gjøre et lite manuelt grep i Visma Lønn for at nyansatte skal komme med ønsket flagg i filen medlemsskap i ansattregisteret og påse at ansatte som har begynt i perioden det rapporteres for har hake i feltet (haken nullstilles nemlig hver gang rapporten kjøres) Ansattes stillings% - Vedr fastlønnede (dem med årslønn), hentes ansattes stillingsbrøk for aktuell rapporteringsperiode - For timelønnede; beregnes stillings% av Visma Lønn ut fra antall timer personen har jobbet i perioden det rapporteres for Eksempel timelønnede: Visma Lønn henter antall (timer) angitt på den eller de lønnsarter angitt i Timelønn i utskriftsdialogen til Vital for hver enkelt ansatt (ut i fra antall timer den ansatte jobber i 100% stilling). Ansattes gjennomsnittlige stillings% siste 12 måneder Lønnsgrunnlag vs feriepenger - Håndteres automatisk av Visma Lønn Hvordan rapportere riktig lønnsgrunnlag vs feriepenger? NB! Vital skiller på fastlønnede (årslønnede) og timelønnede. Fastlønnede: Skal rapporteres med avtalt fastlønn (i 100% stilling) hver måned,12 måneder i året. Avsatte / utbetalte feriepenger påvirker mao. ikke rapporteringen. NB! NB! Timelønnede: Vital anbefaler å rapportere feriepengene når de opptjenes. Kontakt Vital for nærmere avtale før dette eventuelt unnlates Mao at person med timelønn på kr i full stilling innrapporteres med et grunnlag på kr (12% feriepenger tillagt). Når feriepenger utbetales, skal ikke det danne nytt lønnsgrunnlag. Jobbet 130 timer i perioden og 162,5 timer i full stilling = 80% Jobber den ansatte 16,25 timer neste periode, blir stillingsprosenten automatisk 10%. For timelønnede ut fra antall timer jobbet siste 12 måneder og evt hensyntatt at personen har begynt i perioden (jobbet færre enn 12 måneder) For å håndtere Vitals ønsker som beskrevet, er det for timelønnede behov for å lage en hjelpelønnsart som hver måned beregner avsatte feriepenger (se egen beskrivelse for hvordan det kan gjøres). Ved generering av fil til Vital, angir man så at også denne lønnsarten danner lønnsgrunnlag. NB! I tillegg må man gjøre noe spesielt for å få timelønnedes stillings% korrekt i det feriepenger utbetales. Dette fordi antall utlønnede timer i perioden da er tilnærmet null (og stillings% beregnes ut fra det). For å få riktig stillings% (det den ansatte er ansatt på evt den ansattes gjennomsnittlige stillings%), må ønsket antall (timer) registreres på en lønnsart som danner lønnsgrunnlag (art som angis i utskriftsdialogen). Det enkleste er

3 Ansatte som er syke / ute i lønnet permisjon (Ansattes arbeidsstatus) Fastlønnet som ikke får lønn en måned Ansatte < 20% stilling Ansatt Ikke 100% arbeidsdyktig Ansattes Arbeidsstatus brukes kun vedr nyansatte og sluttede de blir innmeldt og utmeldt (se ovenfor). Status permisjon f.eks påvirker ikke rapporteringen, de blir rapportert på ordinært vis Hake i felt på ansatt har uførgrad medfører innrapportering ikke 100% arbeidsdyktig nok også her å opprette en hjelpelønnsart, en lønnsart som ikke medfører penger til utbetaling, den trengs heller ikke skrives ut på lønnsslippen. Hva skjer hvis man ikke gjør noe spesielt for timelønnede? Da vil brutto lønn innrapporteres gjennom året, og da bør utbetalte feriepenger innrapporteres ved utbetaling. NB! Også da må man gjøre noe for at stillings% ikke skal bli tilnærmet 0%. Kontakt Vital før du evt gjør dette. NB! Hvis de ansatte får lønn fra NAV etter arbeidsgiverperioden Fastlønnede (årslønn) vil rapporteres som før NB! Hvis timer ikke registreres for timelønnede, vil de bli rapportert inn med Stillings% = 0 (når lønn ikke utbetales) For å få Stillings% som ønsket, må du benytte en hjelpelønnsart for å få registrert ønsket antall timer (se beskrivelse under feriepenger) NB! En fastlønnet (med årslønn) som av en eller annen grunn ikke får lønn en måned (eller redusert lønn), påvirker ikke dette innrapporteringen. Slike ansatte skal innrapporteres på ordinært vis. Ved spørsmål om dette, kontakt Vital. Utskriften til Vital viser om ansatte har jobbet i under 20% stilling siste 12 måneder. Evt utmelding av pensjonsordningen må skje manuelt. Feltet har uførgrad kan du få frem i et tabelloppsett i ansattregisteret

4 VIKTIG: Filen til Vital dannes når man kjører rapporten Vital elektronisk. Før denne kjøres, bør man kjøre ut rapporten Innbetalingsopplysninger til Vital. Denne vil gi deg en meget god oversikt over dataene du er i ferd med å rapportere, og kan gi deg nyttig informasjon.

5 Forklaring til spesielle felt som innrapporteres Feltnavn Vitals beskrivelse Sammenheng Visma Lønn (lønnsarter angitt i utskriftsdialogen i følgende felt) Monthly SalarySaving Fastlønn (i full stilling) Eller Timelønn (timesats * antall timer i måneden i full stilling) Kommentar Eksempel: Ansatt med timelønn kr. 200 vil i kolonnen Fastlønn, timelønn (som tilsvarer Vitals MonthlySalarySaving) bli rapportert inn med kr (200*162,50). Dette selv om personen bare har jobbet noen få timer i perioden VariableMonthlySalary Beløp på de lønnsarter angitt i feltet Overtid i utskriftsdialogen NB! Verdien Vital ønsker i dette feltet, er beløp i full stilling Ansatt fått utbetalt kr på aktuelle lønnsarter. Har stillingsbrøk 60%. Beløp i feltet 3000 / 0,60 = 5000 ExtraSalaryPayment Tilleggslønn Uavhengig stillingsbrøk TotalSalaryThisYear PartTimePercent Fastlønn Timelønn Overtid Tilleggslønn Stillingsprosent Hentes fra Stillingsbrøk på fastlønnede ansatte For timelønnede beregnes denne fra gang til gang ut fra antall (utlønnede timer) på de/den lønnsart angitt i feltet Timelønn Beløp utbetalt hittil i år på alle angitte lønnsarter Eksempel utregning timelønnede Angitt lønnsart 5 i feltet Timelønn i utskriftsdialogen På lønnskjøringer med utlønningsdato i angitt periode, har en person 130 i antall på lønnsart 5. I ansattregisteret fane 7 står det at ansatt jobber 162,50 timer i måneden i full stilling 130 timer / 162,50 timer = 80% SlidingWorkPercent Gjennomsnittlig stillingsprosent siste 12 måneder Visma Lønn beregner den ansattes gjennomsnittlige stillingsprosent siste 12 måneder (ihht rapporteringsperioden) For fastlønnede så er det Stillingsbrøk, men hensyn tatt

6 evt endringer siste 12 måneder For timelønnede er det antall arbeidede timer siste 12 måneder, jfr PartTimePercent utregningen Det tas hensyn til ansatte begynt siste 12 måneder. Ved rapportering f.eks for oktober 2007, vil en person som begynte 1. Mai beregnes ut i fra 6 måneder, ikke 12 (dvs vi teller kalenderdager)

7 Noen skjermbilder

8