Huldt & Lillevik Lønn Lønn 5.0. Versjon

Transkript

1 Lønn 5.0 Versjon

2 Innhold Hva er nytt i denne versjonen Integrasjoner Oppdatere til A-ordningen og prøveinnsending Generelt om a-ordningen Forberedelser til prøveinnsending Prøveinnsending generere og sende a-melding Tilbakemeldinger E-skattekort online Andre endringer Endret begrepet Periode til Kjørenr Andre begrepsendinger Endringer i kodeoversikten for Integrasjon med 24SevenOffice Trekkskjema er oppdatert til ny versjon Periodens lønn Registrere pr. person Lønn.doc Copyright 2014 Aditro Side 1

3 Hva er nytt i denne versjonen 1 Integrasjoner Denne versjonen inneholder flere endringer, og mange av dem er ønsker fra brukerne. Disse endringene er listet opp under Andre endringer. Som kjent trer a-ordningen i kraft fra 1. januar 2015 og denne versjonen er forberedt for prøveinnsending av a-meldinger. En annen stor nyhet er at e-skattekort nå er klargjort for «øyeblikkelig» retur. Du slipper altså å vente til dagen etter. Se mer om disse endringene nedenfor. Vi anbefaler alle våre kunder å oppdatere til denne versjonen. Dersom du bruker Ansattportalen, må du også oppgradere denne til siste versjon, build 286 eller senere. 2 Oppdatere til Du laster ned versjonen fra vår hjemmeside Nederst på siden finner du de siste versjonene. Klikk på aktuell link, og lagre filen på arbeidsstasjon/server. Selve oppdateringen skal du kjøre på arbeidsstasjon/server hvor installasjonen ble kjørt første gang. På siden hvor versjonene ligger finner du installasjonsveiledning for nyinstallasjon og oppdatering. Hvis du skal installere første gang, anbefaler vi at du leser veiledningen før du starter installasjonen. 3 A-ordningen og prøveinnsending 3.1 Generelt om a-ordningen Nå nærmer det seg ikrafttreden av A-ordningen (1. januar 2015) og hvis du ikke er kommet i gang med forberedelsene, er det på tide å starte nå. I forrige versjon av 5.0 kunne du gjøre det meste av oppsett og vedlikehold av opplysninger, mens denne versjonen også er klargjort for prøveinnsending av a-melding. Se den offisielle nettsiden til a- ordningen på for mer informasjon, både om ordningen og om prøveinnsending. Informasjon om hvordan du setter opp systemet og genererer a-meldinger, finner du i menyvalg Hjelp Brukerveiledning a-ordning Lønn.doc Copyright 2014 Aditro Side 2

4 3.2 Forberedelser til prøveinnsending Det er nå åpnet for at alle oppgavegivere (arbeidsgivere) kan teste innsending av a-meldinger fra sine lønnssystemer. Ettersom meldingen skal sendes via Altinn, må brukere av Lønn 5.0 som skal sende meldinger, være satt opp med tilgangsinformasjon til Altinn. Du trenger rollen som utfyller/innsender for å sende a-melding til Altinn. Dette er samme rolle som dagens terminoppgave. Vi vil presisere at prøveinnsendingen er en test, og at innsendte data blir slettet før oppstart av ordningen. Hensikten med prøveinnsendingen er å få testet at du har satt opp lønnssystemet riktig, at arbeidsforhold er oppdaterte og at du bruker gyldige organisasjons- og virksomhetsnummer. Nedenfor finner du noen punkter som må være i orden før du begynner prøveinnsending. For detaljert beskrivelse av oppsett, generering og innsending av a-melding, se dokumentet Brukerveiledning a-melding, som henvist til ovenfor. Lønnsarter: Før du kan starte prøveinnsending må du kode lønnsartene med de nye beskrivelsene, og den raskeste og sikreste måten å gjøre det på er å bruke veiviseren i menyvalg Verktøy Oppsett lønnsarter for a-melding. Her vil også Kodespeilet, som du finner på den offisielle nettsiden, være til god nytte. Personer: Du må sjekke at riktig skatteregel er angitt, og at begynt og sluttet datoer er korrekte. For å unngå å sende a-melding på personer som har sluttet før 1. januar 2015, sørg for at alle disse har en sluttet dato i 2014 eller tidligere. Arbeidsforhold: Denne versjonen har en ny fane, A-ordning, under oppgavevalg Kartotek Personer. Den vil erstatte fanen Statistikk i løpet av 2015, når a-ordningen er «friskmeldt» og alle gamle rapporteringsmåter kan tas bort. Det nye skjermbildet har en logisk oppbygging i forhold til de opplysningene du må oppgi om arbeidsforhold i a-meldingen, og vi anbefaler å bruke dette når du skal sjekke eller registrere informasjon om arbeidsforhold. I dette bildet åpner vi bare de feltene som er nødvendige i forhold til valgt arbeidsforholdstype. Etter ønske fra kunder har vi valgt å ta med feltet Stillingsbetegnelse videre. Dette er et fritt tekstfelt hvor du kan oppgi interne stillingsnavn, men som ikke blir brukt i a-meldingen. 3.3 Prøveinnsending generere og sende a-melding Generering av a-melding gjør du i oppgavevalg Periodens lønn A-melding, og for prøveinnsending i 2014 er alle lønnskjøringer tilgjengelige. Som standard vil systemet foreslå den eldste måneden å rapportere på, da innsendingene må være kronologiske. Hvis det er flere lønnskjøringer i samme måned, vil alle være merket. Måneden som blir vist er oppgitt statistikkmåned, mens rapporteringsmåned skal følge kontantprinsippet. Derfor har du muligheten til å overstyre til en annen måned før du genererer a-meldingen. Når du genererer a-meldingen vil systemet gå gjennom alle data og sjekke for mulige avvik på forretningsregler. Hvis du får melding om at opplysninger mangler, må du rette disse før du kommer videre. Ved mangler på personer, typisk at informasjonsmangler om arbeidsforhold, kan du dobbeltklikke på linjen, og du kommer til personbildet. Tallet først i feilbeskrivelsen er nummeret på forretningsregelen som er brutt Lønn.doc Copyright 2014 Aditro Side 3

5 NB! Det er noen opplysninger i forbindelse med spesielle skatteregler som ikke er klargjort til denne versjonen. Dette er ting som vil gi utslag på forretningsreglene, men som du ikke trenger å gjøre noe med i prøveinnsendingen. Eventuelle avvik på grunn av dette vil også komme på tilbakemeldingen. Disse opplysningene er ikke med i versjonen: - Nettolønn, disse vil ikke få riktige koblinger til a-meldingen. - Datointervall for opphold på Svalbard eller Jan Mayen og bilandene mangler. - Sjøfolk, opplysninger om antall døgn om bord og antall døgn småutgifter mangler. 3.4 Tilbakemeldinger Når en a-melding er sendt Altinn, blir den videresendt for behandling, og det kommer en tilbakemelding med betalingsopplysninger og eventuelle avvik. Et avvik er brudd på en forretningsregel, og disse har tre alvorlighetsgrader. - Avvisning, som betyr at innholdet i meldingen ikke blir behandlet videre, og at du må rette feil og sende ny a-melding. - Øyeblikkelig, som betyr at meldingen er mottatt og lagret, men at det er feil som du må korrigere. Her må du sende en erstatningsmelding, korrigere avvikene og så sende ny melding. Disse avvikene vil bli fulgt opp. - Retningslinje, som betyr meldingen kanskje inneholder feil, men at det ikke er nødvendig å korrigere disse opplysningene med mindre det faktisk er feil. Disse avvikene vil ikke bli fulgt opp av. For prøveinnsendingen er det ikke nødvendig å korrigere alle meldinger, som for eksempel tilleggsopplysninger, men du må sjekke at oppsettet er riktig i systemet. En feil som du må rette opp før 2015, er brudd på forretningsregel 142, hvor oppgitt virksomhetsnummer ikke er knyttet til oppgitt juridisk nummer. Se brukerveiledningen for eksempel. 4 E-skattekort online Skatteetaten har nå lansert en oppdatert tjeneste ved skattekortforespørsel, slik at forespørselen blir behandlet med en gang. Du slipper altså å vente til neste dag med å hente skattekortopplysningene i retur. En konsekvens av dette er at du ikke vil få varsel når skattekortfilen er klar for henting i Altinn. Vi har oppgradert denne versjonen til den nye løsningen, som Skatteetaten kaller «E-skattekort online». 5 Andre endringer 5.1 Endret begrepet Periode til Kjørenr Når vi først måtte endre noen betegnelser i systemet på grunn av a-ordningen, har vi også benyttet anledningen til å endre begrepet Periode til Kjørenr i hele systemet Lønn.doc Copyright 2014 Aditro Side 4

6 5.2 Andre begrepsendinger I forbindelse med overgangen til a-ordningen har vi endret flere betegnelser i systemet. Bedriftsnummer er endret til Virksomhetsnummer. Sjømann er endret til Sjøfolk. 5.3 Endringer i kodeoversikten for 2014 Endringer i kodeoversikten for 2014 er tatt inn i denne versjonen. For lt-kode 130 Elektronisk kommunikasjon er tilleggsopplysningen om tidsrom tatt bort. Ellers er det kun endringer i tittelen på noen koder. 5.4 Integrasjon med 24SevenOffice I denne versjonen har vi tatt inn integrasjon mot 24SevenOffice, som du finner i oppgavevalg Periodens lønn Lønnsrapporter Regnskapsbilag. Ved første gangs bruk krever denne løsningen noen opplysninger, som du legger inn samme sted. 5.5 Trekkskjema er oppdatert til ny versjon Skjemaet «Trekkopplysninger for arbeidstaker», som blir brukt ved søknad om refusjon av sykepenger, er oppdatert til ny versjon. 5.6 Periodens lønn Registrere pr. person I oppgavevalgene for registrering av variable transaksjoner finner dere nå et nytt ikon på verktøylinjen. Det forestiller en kalender og er en av/på knapp for ved å vise to datofelt. Dette er en forberedelse for a-ordningen, og vi kommer tilbake til bruken av disse datoene i neste dokumentasjonen for neste versjon. Du skal ikke bruke disse feltene i Lønn.doc Copyright 2014 Aditro Side 5