Opprette firma. Innhold

Transkript

1 Innhold Opprette firma... 2 Opprette første firma... 2 Sett tilgang til firma... 5 Opprette nytt firma som kopi... 5 Sett tilgang til firma... 6 Opprette nytt firma... 6 Sett tilgang til firma... 7 Eksport av data fra firma... 7 Hvilken informasjon kan eksporteres... 8 Hvilken informasjon kan IKKE eksporteres... 8 Import av data fra firma... 8 Hvilken informasjon kan importeres...10 Slett firma...11 Tilgang...11 Fakta...12 Oppbygging av data...13 Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 1 av 13

2 Opprette firma Når du skal opprette nye firma i Aditro Lønn skal du enten: Opprette første firma, generer data fra grunndata Opprette ett firma som kopi av et eksisterende firma Opprette ett firma, generer data fra grunndata eller egengenerert datafil Når du har generert et nytt firma må du alltid sette tilganger for firmaet før du kan ta det i bruk. Opprette første firma Skal du opprette første firma, finner du funksjonen under menypunkt Ajourhold faste opplysninger Firma Legg inn firmainformasjon og oppdater. Ved opprettelse av første firma i en tom database, må du vente med å legge inn postnummer, kontorkommune og virksomhetsnummer siden denne informasjonen foreløpig ikke er tilgjengelig før firma er generert. Øvrige felt kan legges inn ved opprettelse eller ajourholdes i ettertid. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 2 av 13

3 Logo på lønnsslipp Det er mulig å få logo skrevet på lønnsslipper. Velg Plassering på slipp Logo legges inn ved å Legge til bilde ved å trykke på høyre musetast. Anbefalt format på bildefil.png Skalering gjøres automatisk ved utskrift av slipp Etter Lagring, er firmatabellen (CompanyInfo) oppdatert. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 3 av 13

4 Videre må man kopiere inn en del faste opplysninger fra en datafil som alltid følger med installasjonen. Velg mappen Eksport/ Import/ Generering som vist under. I og med at dette er et nytt firma (dvs. det finnes ikke data i tabell FirmaIDStyring for dette firma), får man kun mulighet for Generering. Du gjør følgende: 1. I feltet Import-fil velger du <fellesområde>\initdata\personeclonndata.xml 2. I feltet Firmastyring velger du Fra importfil 3. I feltet Hovedfirma angir du firmaid for det firmaet du holder på å opprette. 4. Velg alle tabellene i rammen Tilgjengelige og flytt dem til rammen Valgte. 5. Klikk Firmastyring 6. Du kan eventuelt endre firmastyringen før du fortsetter. 7. Klikk Generer firma 8. Programmet genererer alle data for det nye firmaet. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 4 av 13

5 Sett tilgang til firma Etter at firmaet er generert, må man gi tilgang til dette firmaet ved hjelp av menypunkt Systemadministrasjon Datatilgang. Du må opprette en Rolle og for den rollen må du gi tilgang til det firmaet du har opprettet. I mappen Brukertilgang via Rolle må du gi Brukergruppen tilgang til rollen du har definert. Før du kan ta i bruk firmaet må du gå ut av Neptune meny og starte på ny. Opprette nytt firma som kopi Hvis du skal opprette et nytt firma som kopi av et firma du bruker i produksjon gjør du følgende: 1. Start menyvalg Ajourhold faste opplysninger Firma. 2. Angi FirmaID for det firmaet du skal kopiere. 3. Velg Fil Lagre som. 4. Programmet starter egen dialog Opprett kopi. 5. I feltet Skrive inn ny kode angir du firmaid for det firmaet du skal opprette. 6. Klikk OK. Når du har bekreftet ny firmaid kopieres alle data fra følgende tabeller FirmaIDStyring SystemParameter DictionaryDL (hvis ikke felles) Poststed (hvis ikke felles) TekstKode (hvis ikke felles) LoennArt (hvis ikke felles) KonteringKode (hvis ikke felles) FravaerArt (hvis ikke felles) Stilling (hvis ikke felles) Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 5 av 13

6 Organisasjon (hvis ikke felles) Sett tilgang til firma Etter at firmaet er generert, må man gi tilgang til dette firmaet ved hjelp av menypunkt Systemadministrasjon Datatilgang. Opprette nytt firma Nytt firma kan opprettes på vanlig måte i menypunkt Ajourhold faste opplysninger Firma og etterpå generere firma ut i fra fil. Etter lagring, er firmatabellen (CompanyInfo) oppdatert. Videre må man kopiere inn en del faste opplysninger fra en datafil som alltid følger med installasjonen. Velg fane Eksport/ Import/ Generering som vist under. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 6 av 13

7 I og med at dette er et nytt firma (dvs. det finnes ikke data i tabell FirmaIDStyring for dette firma), får man kun mulighet for «Generering». Velg import-fil: <fellesområde>\initdata\personeclonndata.xml (her kan man også benytte data-filer som er dannet vha. eksport fra et annet firma) Velg firmastyring: «Fra importfil» eller et eksisterende firma Velg hovedfirma. Sett tilgang til firma Velg de tabellene du ønsker oppdatert (hvis du er usikker, så velg alle). Klikk på knappen Firmastyring og justér eventuelt firmastyring av hver enkelt tabell i nederste del av bildet. Når dette er ferdig, start genereringen av firma med knappen «Generer firma». Etter at firmaet er generert, må man gi tilgang til dette firma ved hjelp av menypunkt Systemadministrasjon Datatilgang. Eksport av data fra firma Start menypunkt Ajourhold faste opplysninger Firma. Velg det firma du ønsker å eksportere data fra, og velg fane «Eksport/ Import/ Generering» som vist under. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 7 av 13

8 Hvis du ikke har tilgang på fanen «Eksport/ Import/ Generering», skyldes det sannsynligvis at du ikke har rettigheter til dette firmaet eller denne funksjonen. Dette kan korrigeres i menypunkt Systemadministrasjon Datatilgang Velg Eksport. Angi utvalg: «0 Eksporter data fra valgt firma» og eksportfil (f.eks. <fellesområde>\export\personeclonndataexport40.xml). Velg de tabellene du vil ha med i eksporten, og start eksporten vha. knappen «Eksporter datasett». Hvilken informasjon kan eksporteres Tabeller med kolonner som inneholder objekter, blir ikke eksportert. Dette gjelder f.eks. MailInfo, MailInfoAttachments og Reports som alle inneholder store kolonner (text/ varchar(4000)) eller objekter (image/ blob). Enkelte styrefiler lar seg ikke eksportere. Hvilken informasjon kan IKKE eksporteres SystemdictionaryTable SystemdictionaryField kan ikke eksporteres, og er av den grunn er heller ikke de tabellene tilgjengelige. Import av data fra firma Start menypunkt Ajourhold faste opplysninger Firma. Velg det firma du ønsker å importere data til, og velg fane «Eksport/ Import/ Generering» som vist under. Hvis man ikke har tilgang på fanen «Eksport/ Import/ Generering», skyldes det sannsynligvis at man ikke har rettigheter til dette firmaet. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 8 av 13

9 Dette kan korrigeres i menypunkt Systemadministrasjon Datatilgang Velg import. Velg hvilken type import du ønsker: Bare ny data: Hvis forekomst til en tabell finnes fra før i tabellen, vil man hoppe over denne forekomsten. Nye forekomster vil importeres. Oppdater eksisterende + ny: Hvis forekomst til en tabell finnes fra før i tabellen, vil gammel data erstattes av ny for denne forekomsten. Nye forekomster vil importeres. Slett eksisterende data før: Data for angitt firma fjernes fra tabellen før import av ny data til tabellen startes. Dette betyr at man kan få ryddet opp i gamle forekomster samtidig med at nye importeres. Angi utvalg: «0 Importer data til valgt firma» og velg «Importfil». Velg de tabellene du vil importere data til. Før man starter importen må man ta stilling til hva man skal gjøre med tabeller som er koblet mot hovedfirma og tabeller som ikke inneholder firmanummer (gjelder kun hvis man har valgt «Oppdater eksisterende + ny» eller «Slett eksisterende data før»). Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 9 av 13

10 Nederst i bildet har man et valg «Slett også på hovedfirma». Hvis man f.eks. har koblet Fraværsarter mot hovedfirma og har valgt import av Fraværsarter, vil man slette (eller oppdatere) fraværsartene på hovedfirma hvis «Slett også på hovedfirma» er slått på. Det samme gjelder tabeller uten firmanummer (f.eks. Poststed- / trekkeiere ). Når «Slett også på hovedfirma» er aktivisert tømmes og oppdateres tabellene ved import. Hvis «Slett også på hovedfirma» er slått av, vil man ikke røre tabeller som er koblet mot hovedfirma eller tabeller uten firmanummer. Start importen vha. knappen «Importer datasett». Hvilken informasjon kan importeres Styretabeller som SystemDictionaryTable, SystemDictionaryField og FirmaIDStyring skal ikke importeres. Skal disse korrigeres, må man gjøre dette manuelt vha. script (SystemDictionaryTable og SystemDictionaryField) eller fra System vedlikehold (FirmaIDStyring). Tabeller som har bare løpenummer (identity) som indeks, kan ikke importeres. Dette gjelder tabeller som f.eks. Endringslogg, RefusjonTrans, VitalRappFaktura etc. Disse tabellene vil man heller ikke kunne velge ved import. Tabeller med kolonner som inneholder objekter, blir ikke importert. Dette gjelder blant annet enkelte styretabeller for A-melding, MailInfo, MailInfoAttachments og Reports som alle inneholder store kolonner (text/ varchar(4000)) eller objekter (image/ blob). Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 10 av 13

11 Slett firma Forutsetning for at du skal slette et firma er at det ikke finnes personer i firmaet. Fremgangsmåte 1. Velg Ajourhold faste opplysninger Firma 2. Angi FirmaID. 3. Klikk Slett. Tilgang 4. Bekreft at du ønsker å slette firmaet. Når du har opprettet et nytt firma må du opprette tilgang til dette firmaet. Det er tre forskjellige tilganger du må ta hensyn til: Datatilgang Sikkerhet rappportviser Sikkerhet frie lønnsrapporter Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 11 av 13

12 Fakta Hvis du skal bruke Fakta for det nye firmaet ditt må du enten koble det nye firmaet til en eksisterende Unit eller du må opprette en ny Unit for det nye firmaet. Forutsetningen for at du kan bruke felles Unit med andre firma er: Firmaene bruker felles Tekstkode Lønns og trekkarter Organisasjon Stilling Fraværsarter Fremgangsmåte felles Unit 1. Velg Systemadministrasjon System vedlikehold 2. Skriv inn Unit 3. Flytt det nye firmaet fra Tilgjengelige til Valgte firma 4. Klikk Lagre Fremgangsmåte ny Unit 1. Velg Systemadministrasjon System vedlikehold Fakta 2. Klikk Ny. 3. Skriv inn Unit og Beskrivelse. 4. Flytt det nye firmaet fra Tilgjengelige til Valgte firma. 5. Velg Firmastyring. 6. Angi Fakta Database, Bruker og Passord. 7. Klikk Initiering. Initieringen oppretter ny Unit i Fakta database. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 12 av 13

13 Oppbygging av data Når du har opprettet et firma må du opprette: Bedriftsnummer under Ajourhold faste opplysninger Tekstkoder med Tekstkode type AUN. Organisasjon under Ajourhold faste opplysninger Organisasjon. Kontonummer under Ajourhold faste opplysninger Tekstkoder med Tekstkode type K. I tillegg oppretter du gyldige kontoelementer (avdelinger, prosjekter osv.) Yrkeskoder kan importeres fra nettet under Systemadministrasjon systemrutiner Oppdateringer Hent fra SSB. Velg de yrkeskoder du ønsker å benytte og trykk på Oppdater tekstkoder Stillinger under Ajourhold faste opplysninger Stilling. Her bør du minst opprette en stilling for hver type arbeid dine ansatte har. Avhengig av hvordan lønnen beregnes må du opprette: Regulativ under Ajourhold faste opplysninger Regulativ. Lønnsramme under Ajourhold faste opplysninger Lønnsramme. Når disse grunndataene er på plass kan du importere eller registrere ansatte i det nye firmaet. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 13 av 13