Brukerveiledning for PMP Kvalitet V2 med video veiledning V

Transkript

1 Brukerveiledning for PMP Kvalitet V2 med video veiledning V

2 Innholdsfortegnelse 1 Hva er nytt i PMP Kvalitet Versjon Bruker hensyn Utvalgsliste Lenke liste Forside editor Egen Logg/Lynk funksjon Forbedret import Arbeidsflyt Konvertering og gjøremål Integrert med TR trykkordresystem Automatisk sikkerhetskopi ved nye dokumenter Utvidet eksport Valg av tilgangsbaner og lagerplass Automatisk oppdatering av Dep og avdelinger Hovedvindu Metadata for en publikasjon (video) Hovedvindu verktøyknapper (video) Arbeidsflyt Funksjoner for hovedvindu Verktøylinje Dokumentutvalg Video Dokumentutvalg (video) Dokumentutvalgslista (video) Lag nye dokumentutvalg (video) Menyer i hovedvindu Import / eksport meny Importer publikasjon Eksport til regjeringen.no Eksport til regjeringen.no (video) Eksporter formater Dokument meny

3 4.2.1 Registrer nytt dokument (video) Åpne dokumentet i utforsker Rediger dokumentets forside (foreløpig utgave) Lag foreløpig utgave (video) Lagre metadata og arbeidsflyt Hent tittel fra dokumentet Hent dette dokumentets data fra lagerplassen Fjern dette dokumentet fra basen Lager meny Oppdater fra TR trykkordresystem Oppdatere lagerbasen fra reelle filer på lager Oppdater lagerbasen for dokumentutvalget Oppdater lagerbasen for dette dokumentet Oppdatere DepAvdelinger Arbeidsflyt menyen Rediger arbeidsflyt Oppdater dette dokumentet far mal Sjekk alle HTML figurer Gi nytt filnavn til Unik ID navn Editer forsidelenker Editer forsidelenker (video) Konverter til XHTML for Episerver Automatisk feilsjekk Vis HTML for test Vis menyen Vis utvalgslista Lim fast Utvalgslista Vis hendelseslogg Lim fast Hendelseslogg Teknisk merknad Administrering (admin) Brukere

4 Rediger denne bruker Logg på som annen bruker Rediger alle brukere (admin) Formater Oppdater formatlista Opphev eventuell skrivebeskyttelse Hjelp Brukerveiledning Unik Id og URL Vedlegg 1 Punkter i arbeidsflyten for hver rolle Oversikt over hele arbeidsflyten (rolleansvar står i parentes) Kopier alle filer til lager (trykkeri) (video) Gi alle filer unik id som filnavn (trykkeri) (video) Sjekk alle HTML figurer (trykkeri, publiserer) (video) Konvertering av filer (trykkeri, publiserer) (video) Se igjennom HTML for test (trykkeri, publiserer) (video) Kvalitsikre av filer (trykkeri) (video) Filer mottatt fra trykkeri (teknisk redaksjon) (video) Kvalitetsrevisjon av filer (publiserer) (video) Publisere på regjeringen.no (publiserer) Sjekk at alle filer er publisert før sperrefrist Vedlegg 3 Rediger arbeidsflytmal (kun admin)

5 1 Hva er nytt i PMP Kvalitet Versjon Bruker hensyn Applikasjonen kjenner nå igjen de ulike brukerne av systemet og hvilke roller disse har (trykkeri, Teknisk redaksjon, publiserer) 1.2 Utvalgsliste Alle valg av dokument skjer fra en liste slik at man slipper å klikke både dokumenttype, sesjon og nr for å velge et dokument. Utvalget i lista kan tilpasses det bruket man ønsker ( eks. Alle med sperrefrist denne uken). Utvalgslista kan utvides med andre opplysninger om dokumentet som arbeidsflytstatus, dager til sperrefrist med mer. 1.3 Lenke liste Det er ikke lengre nødvendig men manuelle justeringer etter at dokumentet er importert til regjeringen.no. Lenker til andre dokumenter som Særskilt vedlegg og rettebrev med mer. Blir lagt til på forhånd før opplasting til regjeringen.no og man definerer dette kun en gang selv om dokumentet lastes opp på nytt. 1.4 Forside editor Det er enklere å lage foreløpig utgave og endre forsiden på andre dokumenter. Foreløpige utgaver konverteres nå på samme måte som andre dokumenter. 1.5 Egen Logg/Lynk funksjon En utvidet loggfunksjon med Lynk funksjonalitet er inkludert. Denne brukes til alt fra systemmeldinger til manuelle meldinger mellom brukere av systemet (Lynk). Det brukere gjør på systemet vil kunne ses i denne loggen automatisk. Man kan filtrere det man ønsker å se og vekk det man ikke ønsker å se i loggen, slik at det ikke kommer informasjon som oppfattes som støy. 1.6 Forbedret import Import av dokumenter fra trykkeriet skjer nå med drag and dropp til applikasjonen. Applikasjonen finner selv ut hvilket dokument det er og lagrer det på riktig lagerplass automatisk. Den melder også om feil eller mangler i dokumentpakken før import. 1.7 Arbeidsflyt Det er lagt til en arbeidsflytfunksjon som fungerer som en huskeliste over alle momenter man må igjennom for å klargjøre og publisere en publikasjon. Status for denne arbeidsflyten kan ses i utvalgslista slik at man raskt får en oversikt om alle dokumenter er publiser og lignende. 5

6 Arbeidsflyten er spesifikk for de ulike brukergruppene (trykkeri, teknisk redaksjon, publiserer) 1.8 Konvertering og gjøremål All konvertering og gjøremål kan nå velges fra en egen meny i tillegg til fra arbeidsflytlista 1.9 Integrert med TR trykkordresystem Data fra Teknisk redaksjon sitt trykkordresystem vil automatisk leses av applikasjonen og hva som forventes av publikasjoner og hvilken sperrefrist de har vil komme fram i utvalgslista hvis relevant utvalgsliste er valgt Automatisk sikkerhetskopi ved nye dokumenter. Ved import av et rettet dokument som er importert tidligere, vil systemet selv sørge for sikkerhetskopi av det gamle dokumentet. Brukeren trenger ikke å foreta seg noe her annet en å håndtere dokumentet som et helt nytt dokument som kommer fra trykkeriet Utvidet eksport En bedre eksportfunksjon er laget der man kan eksporteres samlet en eller flere dokumenter med en eller flere formater, basert på den utvalgslista man har Valg av tilgangsbaner og lagerplass Lagerplass og andre systemtilgangsbaner kan nå velges enklere fra et adminvindu. Du må være admin bruker for å kunne endre tilgangsbaner Automatisk oppdatering av Dep og avdelinger. Ved endringer i Departementsnavn eller avdelinger under et departement, så kan dette oppdateres automatisk i PMP Kvalitet ved velge å sjekke oppdatering. PMP Kvalitet er koblet opp mot regjeringen.no via en webservise som regjeringen.no tilbyr og som henter siste oppdaterte data her. 6

7 2 Hovedvindu Figur 2.1 Her vises en publikasjon med tilhørende metadata og formater. 2.2 Metadata for en publikasjon (video) Viser hvordan man setter på metadata for en publikasjon 2.3 Hovedvindu verktøyknapper (video) Viser funksjoner for alle knapper i verktøylinja. 7

8 2.4 Arbeidsflyt Figur 2.2 Her vises hovedvindu med dokumentets arbeidsflyt og status for arbeidsflytpunktene. Du vil i utgangspunktet se de punktene i arbeidsflyten som er tildelt din rolle. Du kan allikevel velge en annen rolle fra boksen Vis roller slik at andre rolles arbeidsflyt kan synliggjøres. Alle punkter i arbeidsflyten må være godkjent for at man skal importere dokumentet til regjeringen.no. Ved arbeidsflytpunkter som har automatiske prosesser knyttet til seg, vil det komme relevant tekst i kommentarvinduet som forteller hvilken prosess som startet og hva resultatet ble. Se Error! Reference source not found., som forteller i detalj de ulike punktene for hver rolle i arbeidsflyten. 8

9 2.4.2 Funksjoner for hovedvindu Verktøylinje Figur 2.3 Det er egen verktøylinje for de mest brukte funksjonen. Knapp 1: Vis publikasjonsliste. Viser eller lukker vindu for dokumentutvalg. Knapp 2: Import publikasjon. Åpner vindu for import av dokumenter fra trykkeriet. Knapp 3: Eksport av dokument for regjeringen.no. Knapp 4. Lagre de siste endringer og oppdater det visuelle grensesnittet. Knapp 5: Åpne lagerplassen for dokumentet i utforsker. Knapp 6: Vis eller lukk hendelsesliste. Knapp 7: Hjelp. Åpner mappe med brukerveiledninger i utforsker. Alle funksjonene er også tilgjengelig fra nedtrekks menyen. 9

10 3 Dokumentutvalg Her velger man det dokumentet man vil behandle eller se nærmere på Et klikk på dokumentet vil vise dette i hovedvindu. Ønsker man et annet utvalg, kan dette velges i Velg dokumentutvalg nedtrekklista. Man kan definere egne utvalg hvis de forhandsdefinerte, ikke fyller det behovet man har. Ved å øke bredden på vinduet kan man se mer informasjon om hvert dokument. 10

11 3.1 Video Dokumentutvalg (video) Dokumentutvalgslista (video) Viser utvalgslista og alle kolonner i utvalgslista Lag nye dokumentutvalg (video) Viser hvordan man lager nytt dokumentutvalg. 11

12 4 Menyer i hovedvindu 4.1 Import / eksport meny Importer publikasjon Et klikk på denne menyen eller knapp 2 i verktøylinja vil åpne følgende vindu 12

13 Ved å dra og slippe toppmappen for en publikasjon her, f eks. mappe 001GUL for gul bok, vil følgende vises: Publikasjonen kommer opp og det foretas en test av filene som vil gi en melding til bruker. Denne meldingen blir lagret i arbeidsflytpunktet for import av dokumenter slik at man i ro og mak kan se nærmere på denne etter importen. Klikk på Importer nytt dokument for å importere dokumentet. Hvis dokumentet er importert tidligere vil skjermen se slik ut etter drag and dropp: 13

14 Klikk på Lag backup og importer for å lage sikkerhetskopi av det allerede lagrede dokumentet og importere dette på nytt Eksport til regjeringen.no Velg først hvilket dokument som skal eksporteres i Dokumentutvalgslista ved å krysse av for ønskede dokumenter. Det kan velges en eller flere dokumenter. Her er Prop 26 ( ) valgt. 14

15 Et klikk på eksport til regjeringen.no vil åpne dette vinduet: Valgene i vinduet er nå forhåndsinnstilt for eksport av filene til regjeringen.no. Et forslag på tilgangsbane kommer opp der filen for eksport blir lagret. Man kan velge en annen tilgangsbane med knappen Velg eksport tilgangsbane. Browse knappen åpner utforsker med tilgangsbanen. Systemet lager tilgangsbanen hvis den ikke er laget fra før Eksport til regjeringen.no (video) Viser hvordan man eksporterer et dokument for import til regjeringen.no Eksporter formater Alle andre formater kan eksporteres samlet slik man måtte ønske. Velg først hvilke dokumenter som skal eksporteres fra dokumentutvalgsvindu og og hvilke formater for disse dokumentene fra Hovedvindu i Metadata / Formater fanen. Her er formatene PDF Trykk og PDF T-Skjerm valgt. 15

16 Velg deretter eksporter formater: Et klikk på eksporter formater vil åpne dette vinduet: 16

17 Valgene er forhåndsinnstilt for eksport av avkryssede formater. Valg: Lag ny mappe for hvert dokument vil sørge for at filene for hvert dokument kommer i egne mapper. Valg: Lag unik id mappehierarki vil lage det samme filhierarkiet som filene som eksporteres til regjeringen.no. Hvis ingen valg er avkrysset vil alle eksportfilene komme i samme mappe. 4.2 Dokument meny Registrer nytt dokument (video) Dette valget vil åpne følgende vindu: En hjelpetekst nederst forteller at dokumentet finnes frå fø. Det er fordi startdokumentet alltid er det valgte dokumentet som vises i hovedvinduet. 17

18 For å kunne lage et nytt dokument må man anngi et dokument som ikke finnes fra før ved å velge riktig publikasjon, sesjon og nr. Hvis det er et nytt dokument vil vindu se eksempelvis slik ut: Hjelpeteksten nederst sier nå at dette er et nytt dokument som ikke finnes i lageret fra før. Velg OK for å opprette en lagerplass for dokumentet. Det nye dokumentet vil vises i utvalgslista, hvis utvalget omfattes av dette dokumentet. NB: hvis lageret er delt i flere fysiske lager. F eks alle fra 1996 til 2010 og alle fra til i dag, og gjeldende lager er det seneste lageret fra 2011 og framover, vil denne ikke kjenne igjen dokumenter fra det gamle lageret fra før 2010, slik at disse vil bli oppfattet som nye dokumenter. Viser hvordan man registrerer et nytt dokument Åpne dokumentet i utforsker Dette valget er det samme som et klikk på knapp 5. Se figur 2.3. Dokumentplassen åpnes i utforsker. 18

19 4.2.3 Rediger dokumentets forside (foreløpig utgave) Dette valget åpner dette vinduet: Avhengig av dokumenttype vil de relevante valg for tekst på forsiden komme opp. I et eksisterende dokument vil man kunne endre denne tekste. I et nytt dokument skrives teksten inn på nytt. Dette må gjøres ved foreløpig utgave og andre dokumenter som kun har PDF og ikke HTML fra før slik at det lages en dokumentforside for regjeringen.no der lenker til andre formater ligger. 19

20 4.2.4 Lag foreløpig utgave (video) Viser hvordan man endrer forsiden på regjeringen.no Lagre metadata og arbeidsflyt Denne sørger for å lagre di siste endringer som er skrevet inn. Disse data blir automatisk lagret når man velger et annet dokument. Dette er den samme funksjonen som knapp 4 i figur Hent tittel fra dokumentet Denne henter tittel til visning i hovedvindu hvis denne tittelen mangler her Hent dette dokumentets data fra lagerplassen. Denne velges hvis andre har oppdatert dokumentet for å oppdatere det visuelle grensesnittet i applikasjonen Fjern dette dokumentet fra basen Dette valget lager en sikkerhetskopi av dokumentet og fjerner det fra utvalgslister. Dokumentet havner i en Versjonsmappe som vil få et mappenavn som inneholder VER + nr for versjonen. Eks. 032VER01 vil være versjon 1 av publikasjon med nr Lager meny 20

21 4.3.1 Oppdater fra TR trykkordresystem Dette valget vil oppdatere med endringer fra Teknisk redaksjon sitt trykkordresystem. Nye dokumenter blir lagt til med riktig nr. og sperrefrist. En oppdatering her vil gjelde alle som er tilknyttet samme lageret, slik at det holder at en oppdaterer Oppdater lagerbasen for dokumentutvalget Denne oppdaterer data for utvalgslista kun for de dokumentene som vises i utvalgslista Oppdater lagerbasen for dette dokumentet Oppdaterer kun data for dette dokumentet Oppdatere DepAvdelinger Denne funksjonen henter DepAvdelinger fra regjeringen.no og sørger dermed for at de siste endringer er oppdatert. PCen må være tilkoblet internett for at dette skal fungere Admin funksjon -> Oppdatere lagerbasen fra reelle filer på lager Dette valget tar normalt ganske lang tid avhengig av hvor mange dokumenter som er på lager. Det er derfor kun admin bruker som kan gjøre dette. Funksjonen sørger for at utvalgslistene er oppdatert med der som finnes på lager. 21

22 4.4 Funksjoner menyen Rediger arbeidsflyt Dette valget fungerer kun for admin brukere. Her kan arbeidsflyten endres og nye punkter kan defineres og andre kan fjernes med mer. Se Error! Reference source not found.for mer informasjon om redigering av arbeidsflyt mal Legg til og oppdater alle arbeidsflytpunkter fra mal Hvis malen er endret kan eksisterende dokumenters arbeidsflyt mal oppdateres. Nye punkter i malen vil flettes inn i dokumentets eksisterende arbeidsflyt Erstatt alle arbeidsflytpunkter fra mal og fjern gamle. Dette punktet fjerner arbeidsflytpunkter som ikke er i den oppdaterte malen. Dt er tette punktet som normalt brukes for å oppdatere fra malen. 22

23 4.4.4 Sjekk alle HTML figurer Alle valg under delestreken i nedtrekk menyen er valg som også finnes i arbeidsflyten. (Under Arbeidsflyt fanen). Dette valget åpner et vindu som viser alle html figurer for dokumentet. På venstre siden vises en liste over alle figurer i HTML/Grafikk katalogen. Øverst i ramma på vinduet vises bredde for vinduet figuren vises i slik at man kan se om bredden overstiger anbefalt bredde for figurer på regjeringen.no Rename filnavn til Unik ID navn Dette valget sørger for at alle filnavn som skal ha unik id som filnavn får dette. 23

24 4.4.6 Editer forsidelenker Alle forsidelenker for regjeringen.no kan settes opp på forhånd slik at man slipper å sette inn disse manuelt i etterkant. Dette valget åpner følgende vindu som administrerer dette. RTF ZIP, PDF T-Skjerm og EPUB lenker blir generert automatisk. Nye lenker kan legges til ved å klikke på Legg til ny lenke knappen. Gruppeoverskrift brukes i de tilfeller det er flere dokumenter i samme gruppe. F eks. flere særskilte vedlegg. Da får alle dokumenter en felles overskrift som man angir her. Ved å fjerne avkryssingen foran, vil lenken ikke bli generert i HTML dokumentet. 24

25 Editer forsidelenker (video) Viser hvordan man lager nytt dokumentutvalg Konverter til XHTML for Episerver Konverterer og klargjør for import til Episerver. Etter endring i metadata, må det konverteres på nytt for å få med de nye metadataene i importfilene Automatisk feilsjekk Dette valget sjekker automatisk en del ting i filene og viser en feilrapport Vis HTML for test Viser HTML for test i en nettleser slik at man kan sjekke filen før import til regjeringen.no 25

26 4.5 Vis menyen Vis utvalgslista Dette er samme funksjon som knapp 1 i figur 2.3. Den viser dokumentutvalgslista Lim fast Utvalgslista Dette valget sørger for at utvalgsiste sitter sammen med hovedvinduet på venstre side Vis hendelseslogg Viser hendelsesloggvinduet. Samme valg som knapp nr 6 i figur Lim fast Hendelseslogg Dette valget sørger for å hendelsesloggen sitter sammen med hovedvinduet på høyre side Teknisk merknad Viser teknisk merknad vinduet som ser slik ut: Figur 4.1 Denne kan brukes for å finne igjen dokumenter med spesielle særegenheter. Skriv inn det du vil merke deg her, så er det søkbart. 26

27 4.5.6 Administrering (admin) Man må være administrator for å få tilgang her: Dette vinduet åpnes: Her kan man markere hvilke lenker som automatisk skal lages. Oppdater Dep Avdelinger. Dette valget henter alle departementer og avdelinger direkte fra regjeringen.no. Det må være en internett tilgang for at dette skal fungere. Endre tilgangsbaner Her kan man endre hvilke tilgangsbaner som systemet bruker. F eks kan lagerplassen endres. Man kan gi et navn og en farge til de ulike lagerområder. Disse vil angi hvor lageret er og vises i toppen av Hovedvindu. 27

28 4.5.7 Brukere Rediger denne bruker Her kan info om gjeldende bruker endres Logg på som annen bruker 28

29 For å kunne logge på som en annen bruker. Dette skal normalt ikke være nødvendig, da brukere blir logget inn automatisk Rediger alle brukere (admin) Man må være logge t på som admin bruker for å kunne redigere alle brukere. En liste over alle brukere kommer opp, der man kan legge til og slette brukere. 4.6 Formater Her velges hva som skal krysses av i format lista. Dette er samme funksjon som å klikke på knappen for: Velg hva som skal vises F i knappen angir filer på lager. A i knappen angir alle filer og I i knappen angir at ingen filer er avkrysset Oppdater formatlista Dette valget sjekker hva som finnes av formater og oppdaterer lista i henhold til dette Opphev eventuell skrivebeskyttelse Dette valget sørger for at ingen filer for publikasjonen er skrivebeskyttet. 29

30 4.7 Hjelp Brukerveiledning Dette valget åpner stedet der denne brukerveiledningen er lagret, i utforsker. 30

31 4.7.2 Unik Id og URL Figur 4.2 Viser unik id og URL for dokumentet på regjeringen.no 31

32 1 Vedlegg 1 Punkter i arbeidsflyten for hver rolle 1.1 Oversikt over hele arbeidsflyten (rolleansvar står i parentes) Kopier alle filer til lager (trykkeri) (video) Sørg for at alle filer ligger i sine respektive mapper. Filer som skal med er: 1. PDF-T, PDF-TS, 2. RTF 3. Word fra forfatter, 4. Framemaker i 4 versjoner (RTF, XML og PDF trykk og PDF TS) 5. Figurer for trykk i SGML/Grafikk mappe. 6. Figurer for Web og EPUB i HTML/Grafikk mappe. 7. Omslag skal i PDF Omslag mappen. 8. Frame XML i Frame Felles-XML mappe.) Viser hvordan man setter på metadata og lager mapper for de ulike filformatene. Viser alle ulike filformater og hvor de skal lagres før konvertering. 32

33 1.1.2 Gi alle filer unik id som filnavn (trykkeri) (video) Automatisk funksjon som gir nytt navn til alle filer som trenger dette til unik id som filnavn. En rapport blir laget i kommentar feltet. Viser hvordan man gir alle filer unik ID som filnavn Sjekk alle HTML figurer (trykkeri, publiserer) (video) En knapp åpner eget vindu der alle figurene kan sjekkes. Viser hvordan man sjekker alle HTML figurer Konvertering av filer (trykkeri, publiserer) (video) Konverterer fra Frame XML til XHTML for Episerver og HTML for test. Gjøres av trykker og gjøres på nytt av publiserer for å sikre at eventuelle endrede metadata kommer med. Viser hvordan man konverterer fra Frame felles XML til XHTML for Episerver Se igjennom HTML for test (trykkeri, publiserer) (video) Åpner HTML for test i en nettleser for å kunne se igjennom denne. Viser hvordan man sjekker HTML før publisering på regjeringen.no. 33

34 1.1.6 Kvalitsikre av filer (trykkeri) (video) Sjekker at alle formater er som forventet etter at all konvertering er klar. I tillegg må man for: HTML for test: Skroll igjennom å se at filen ser grei ut og at alle lenker fungerer PDF-TS: Hvis filstørrelsen er unormalt stor (over 5-10 Mb) forsøk å redusere denne. Husk RTF: Husk å sette tilbake tabellkoder fra Framemaker og kjør stilkonvertering i Word etter eksport fra Framemaker Viser hvordan man kvalitetsikrer alle filer. Viser hvordan man kopierer ut filer for å brenne på cd til teknisk redaksjon Filer mottatt fra trykkeri (teknisk redaksjon) (video) Godkjent når filene er mottatt fra trykkeriet og importert til lager. Viser hvordan man importerer filer fra trykkeri til lager hos DSS Kvalitetsrevisjon av filer (publiserer) (video) Kjører automatisk filsjekk med egen knapp. EPUB: Se at den åpnes og vises i Firefox RTF: Sjekk at den åpnes i Word og ser riktig ut og er stilet. PDF-TS: Sjekk at den ser ok ut. Sjekk at alle filer og filformater er med. Viser hvordan man sjekker at alt er i orden før import til regjeringen.no. 34

35 1.1.9 Publisere på regjeringen.no (publiserer) Se Kap for eksport av filer. Etter publisering på regjeringen.no, skal det sjekkes at alle lenker fra forsiden fungerer. Episerver ID skal settes inn i felt Regjeringen.no ID i arbeidsflyten. Alle punkter i arbeidsflyten skal nå være godkjent. Arbeidsflyten vil kunne tilpasses og endres ved behov, slik at det kan være avvik fra denne veiledningen Sjekk at alle filer er publisert før sperrefrist Dette står ikke i arbeidsflytlista, men man kan i dokumentutvalgslista enkelt sjekke at alle file er publisert ved å velge utvalget: Alle med sperrefrist denne uken og sjekke kolonne Status. Her skal alle ha et id nr som er regjeringen.no s dokumet id. 35

36 2 Vedlegg 3 Rediger arbeidsflytmal (kun admin) Arbeidsflytmalen redigeres kun av admin. Ved gjentatte feil fra trykkeri, eller hvis noe av arbeidsflyten er uklar, bør denne redigeres slik at nødvendige oppgaver ikke blir glemt eller gjennomfør på feil møte. 36