Utplukk og sortering. Innhold

Transkript

1 Innhold Utplukk og sortering... 2 Definering av utplukk... 2 Velge felter for utplukket... 2 Filtrering og søk på tilgjengelige databasefelter... 3 Endre databasekobling etter at felt er valgt... 7 Valg av sammenligningsoperator og verdi... 7 Slette utplukksrader...10 Flere utplukksrader og logiske operatorer...10 Sortering...12 Sammenligningsoperator...13 Tilgjengelige operatorer...14 Spesielle hensyn...14 Lagring, åpning og sletting av utplukk...15 Lagre...15 Åpne...17 Slette...17 Akseptere og bruke utplukket...17 Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 1 av 17

2 Utplukk og sortering Utplukksdialogen brukes i forbindelse med en rekke rapporter og importer, og gir deg muligheten til å definere et utplukk for å begrense omfanget av rapporten eller importen din. Den gir deg også mulighet til å definere sortering der dette er relevant. Funksjonaliteten baserer seg på at du kan sette begrensninger på verdier på alle databasefelt som er tilgjengelig i den konteksten du befinner deg i, og kombinere disse med logiske operatorer for å lage mer komplekse utplukk. Det er ikke noe eget menypunkt du kan kjøre for å vise Utplukksdialogen, den vil være tilgjengelig i en rekke skjermbilder ved å trykke på knapper markert Utplukk. Den brukes også direkte i skjermbildet for menypunktene Rapporter Utskrifter og Lønnsadministrasjon Tekster slipp. Definering av utplukk Her følger en beskrivelse av hvordan du kan bruke utplukksdialogen for å definere utplukk og sorteringer for rapporter og importer. Velge felter for utplukket Når du velge felter for utplukket må du først velge et databasefelt fra listen til venstre ved å klikke på det. Se avsnittet Filtrering og søk på tilgjengelige databasefelter. Etter du har valgt et databasefelt fra listen, klikker du på den grønne linjen til høyre i bildet. Da legges databasefeltet du valgte til som en rad i utplukket. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 2 av 17

3 Når du skal legge til rader i utplukket skal man alltid klikke på en av de grønne linjene i feltet til høyre. Hvis du ikke velger et databasefelt før du trykker på den grønne linjen, vil det bli lagt til en rad med tomt databasefelt. Se avsnittet Endre databasekobling etter felt er valgt for mer informasjon om hvordan du kan koble til et felt etter at raden er lagt til. Filtrering og søk på tilgjengelige databasefelter Det er flere måter du kan søke i og filtrere listen over tilgjengelige databasefelt på. Dette gjør det lettere for deg å finne frem til de feltene du ønsker å bruke. Vis bare felt fra en valgt databasetabell Øverst til venstre over listen av databasefelt finner du en boks som styrer de tilgjengelige databasetabellene som skal vises. Standard verdi når du åpner Utplukksdialogen første gang er Alle, men du kan endre den til å vise bare én av de tilgjengelige tabellene ved å velge den tabellen i listen. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 3 av 17

4 Fritekstsøk Til høyre for databasefeltvelgeren er det en tekstboks du bruker til å søke i databasefeltene. Søket utføres umiddelbart, og bare de feltene som matcher søketeksten din vises. Systemet leter etter søketeksten både i feltbeskrivelsen og i feltnavnet i databasen. Hvis du vet hva feltet heter i databasen, kan du også søke etter det. Du kan kombinere fritekstsøk og valg av databasetabell for å begrense søket til en spesifikk tabell. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 4 av 17

5 Database feltnummersøk Hvis du vet nummeret til feltet du leter etter, kan du søke etter det ved å skrive inn tall i fritekstsøkeboksen. Systemet søker fritekstsøk etter tallet og lister opp alle felt som har feltnummer likt tallet. På samme måte som for fritekstsøk kan dette søket kombineres med å velge en tabell for å begrense søket. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 5 av 17

6 Hvis du vet både tabellnummer og feltnummer til databasefeltet du leter etter, er det en kortform for å enkelt søke opp dette feltet. I fritekstsøkefeltet skriver du inn <tabellnummer>/<feltnummer>, for eksempel 5/10 for tabell 5, felt 10. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 6 av 17

7 Endre databasekobling etter at felt er valgt Hvis du vil endre databasefelt til en utplukksrad etter den er lagt til, eller du la til utplukksraden uten databasekobling, trykker du på knappen Endre databasefelt. Det er knappen rett til venstre for sammenligningsoperator-feltet. Når du trykker på knappen, viser systemet et nytt vindu der du kan endre databasefeltet. Utplukksraden som du endrer felt på vil nå vises som grønn for å indikere hvilken rad man endrer på. Vinduet for valg av databasefelt har de samme mulighetene for filtrering og søk som databasefelt-velgeren i selve utplukksdialogen. Valg av sammenligningsoperator og verdi Velg en sammenligningsoperator fra listen. Denne operatoren avgjør måten systemet sammenligner verdier fra databasefeltet du valgte opp mot verdien i utplukksraden. For en beskrivelse av sammenligningsoperatorene, se avsnittet Sammenligningsoperatorer i dette dokumentet. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 7 av 17

8 Når du har valgt en sammenligningsoperator kan du skrive inn verdien det skal sammenlignes mot. Du kan enten skrive verdien direkte i tekstboksen for verdi, eller du kan bruke knappen Vis tilgjengelige verdier for å velge verdi fra listen over tilgjengelige verdier. Når du klikker på knappen Vis tilgjengelige verdier viser systemet et nytt vindu der du får se alle tilgjengelige verdier for dette feltet. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 8 av 17

9 Verdiene i listen som har en * foran seg er verdier som er i bruk, og som ligger lagret i databasen. Verdier uten * er mulige verdier som er i listen over tilgjengelige verdier for dette feltet men som ikke har vært brukt enda. Hvis du bare ønsker å se verdier som har vært brukt, kryss av for Bare verdier i bruk. Dialogen Tilgjengelige verdier for felt har også en enkel søkefunksjon, som utfører et fritekstsøk på verdiene. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 9 av 17

10 Slette utplukksrader Du må være oppmerksom på er at datoer presenteres som tall på formatet ååååmmdd. Hvis du skal ha et utplukk for å finne de ansatte som er ansatt 1. Juli 2005 må du altså lage en utplukksrad med ansattdato og verdi For å slette en rad trykker du på det lille søppelkasse-ikonet helt til høyre på utplukksraden. Hvis raden er en del av et større sammensatt utplukk, omplasserer og komprimere systemet resten av radene for å representere utplukket så kompakt som mulig. Flere utplukksrader og logiske operatorer Du kan ha så mange rader du vil i et utplukk. Når du har flere enn én rad, må du kombinere rader med logiske operatorer. Når bildet er tomt, ligger det én grønn knapp du kan bruke for å legge til en utplukksrad. Alle andre rader du legger til etter dette, vil du slå sammen med andre rader. Når du legger til en ny rad sammen med en eksisterende rad, danner du en rad-gruppe. Alle radene i en radgruppe har en felles logisk operator som bestemmer hvordan systemet skal tolke dem i forhold til hverandre. Mulige operatorer er Og og Eller. For å endre logisk operator for en radgruppe, trykk på teksten eller/og for å bytte mellom Og og Eller. Har du en radgruppe med 2 rader, vil du se 3 grønne knapper på skjermen. De grønne knappene Legg til rad tilhører alltid den gruppen som er representert av den sorte/grå grupperings-grafikken. For Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 10 av 17

11 eksempel på bildet over vil du hvis du legger til en ny rad ved å klikke på den helt nederste grønne knappen, legge til en tredje rad i radgruppen. Hvis du derimot bruker en av de grønne knappene under en av radene som ligger der, oppretter du en ny radgruppe med din nye rad, og den raden som tilhører den grønne knappen. Når du deler opp i nye grupper kan du kombinere logiske operatorer for å lage mer komplekse utplukk. Det er ingen begrensninger på hvor komplekse utplukk kan være, verken i antall rader eller dybde i treet. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 11 av 17

12 Sortering Noen utplukk gir deg muligheten til å definere en sortering i tilegg til selve utplukket. For å definere en sortering må du åpne fanen Utplukkets sortering. Hvis konteksten for utplukket tillater sortering vil du se tilgjengelige felt på venstresiden. Det er ikke i alle tilfeller man kan legge til sortering, da er listen på venstresiden tom. På venstresiden finner du de tilgjengelige feltene du kan bruke i sorteringen. Du har de samme mulighetene for søk og filtrering her som du har på valg av databasefelt for selve utplukket. For å definere en sortering må du først velge et databasefelt i listen på venstresiden. Når du har valgt et felt vil knappene Stigende og Synkende bli aktiverte. Ved å klikke på en av disse overfører du feltet til listen over felt det skal sorteres på, med den sorteringsretningen indikert av knappen. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 12 av 17

13 Du kan velge så mange felter du ønsker for sorteringen, og systemet vil sortere dataen på alle, i den rekkefølgen de står i listen. Hvis du ønsker å fjerne et felt fra sorteringen kan du velge feltet på høyresiden og trykke på knappen Fjern. Sammenligningsoperator Her følger en beskrivelse av alle sammenligningsoperatorene du kan velge i Utplukksdialogen. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 13 av 17

14 Tilgjengelige operatorer Spesielle hensyn Forklaring på operatorer: Lik ( = ) Selvforklarende Forskjellig fra ( <> ) Selvforklarende Større enn ( > ) Selvforklarende Større enn eller lik ( >= ) Selvforklarende Mindre enn ( < ) Selvforklarende Mindre enn eller lik ( <= ) Selvforklarende Som ( == ) Dette er en fritekstsøk-operator. Den vil sammenligne alle verdier som inneholder utplukksteksten på en eller annen måte. For eksempel vil et utplukk med hans finne verdiene Hans Olsen og Ole Hansen. For tallverdier, vil man også behandle disse som tekst, og finne alle verdier som inneholder tallet man søker etter i ett av siffrene. For eksempel vil et utplukk med 1 finne verdiene 110, 120, 210 og 221. Ikke som (!= ) Dette er en fritekstsøk-operator som fungerer akkurat motsatt av operatoren Som. Det vil si at den finner alt som ikke stemmer. For eksempel vil et utplukk med 1 finne alle tall som ikke inneholder 1 som noen av sifrene. Hvordan systemet tolker operatorene i forbindelse med tekstverdier er avhengig av hvordan databasen er satt opp. Hvis du opplever at utplukket ikke gir de resultatene du forventer, kan dette være en årsak. Ta dette opp med driftsansvarlig for databasen, og få vedkommende til å verifisere at database-innstillingene er korrekt. Store/små bokstaver Databaseinnstillinger styrer om sammenligningsoperatorer skal ta hensyn til store eller små bokstaver eller ikke. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 14 av 17

15 Særnorske tegn (æ, ø, å) Det er et par ting du må være obs på i forbindelse med de særnorske tegnene æ, ø og å, og eventuelle andre spesielle tegn du finner i andre språk. Det første er at det er avhengig av språkinnstillinger i databasen på hvilken måte disse spesialtegnene sorteres sammen med andre bokstaver. Hvis man har et annet språk enn norsk kan for eksempel bokstavene æ og å bli sortert mellom a og b. Dette vil få innvirkninger hvis man bruker sammenligningsoperatorene Større enn og Mindre enn. Det andre du må være oppmerksom på er at det er er en innstilling sammen med språk som styrer om og hvordan man skal tolke spesielle bokstavkombinasjoner. Dette vil si at det kan være at databasen er satt opp slik at den for eksempel sier at aa er lik å. Dette vil si at alle søk etter å vil treffe på aa og omvendt. Andre språkinnstillinger kan ha andre regler, for eksempel kan oe bli sammenstilt med ö eller ø. Lagring, åpning og sletting av utplukk Hvis du har vanlige utplukk du bruker ofte kan du lagre disse, og hente dem igjen senere. De lagrede utplukkene er koblet til rapporten hvor utplukket ble brukt, slik at et utplukk lagret for Lønnsslipper vil bare dukke opp i listen over tilgjengelige utplukk for denne rapporten. Utplukkene lagres for alle brukere av systemet, slik at utplukk lagret av deg vil kunne brukes av andre. Lagre For å lagre et nytt utplukk skal du trykke på knappen Lagre som etter at du er ferdig med å definere utplukket. Du vil da bli spurt om å oppgi et navn som utplukket skal lagres som. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 15 av 17

16 Etter å ha skrevet inn et navn trykker du på OK. Utplukket er nå lagret, og du får melding om dette. Hvis du tidligere har åpnet et utplukk og endret dette og nå ønsker å lagre endringene trykker du på knappen Lagre. Da overskrives utplukket du åpnet med dine nye endringer. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 16 av 17

17 Åpne For å åpne et tidligere lagret utplukk bruker du nedtrekksmenyen Tidligere brukte utplukk. Her finner du en liste over alle lagrede utplukk for den rapporten du definerer utplukk for, og du kan åpne et utplukk ved velge det i listen. Slette For å slette et utplukk må du først åpne det, se beskrivelse over. Etter du har åpnet utplukket, trykker du på knappen Slette. Utplukket slettes fra databasen, og fjernes fra skjermbildet. Akseptere og bruke utplukket Når du står i definisjonsbildet for en rapport og trykker på knappen Utplukk får du opp utplukksdialogen. Når du er ferdig med å definere utplukket, trykker du på den grønne Ok knappen nederst til venstre for å bruke utplukket i rapporten. Om du ikke ønsker å endre utplukk på dette tidspunktet, kan du bruke knappen Angre for å gå tilbake til rapportdefinisjonsbildet uten å endre utplukkskriteriene. Vil du fjerne utplukket på en rapport, åpner du utplukksdialogen og verifiserer at den er tom. Hvis den ikke er tom, kan du tømme den ved å trykke på knappen Nullstill. Når dialogen er tom trykker du på den grønne Ok knappen og utplukket for rapporten er tømt. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 17 av 17